Propuesta metodológica para el análisis de la interacción de los elementos de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo según la norma OHSAS 18001

Introducción

Hoy es común que las empresas en Colombia realicen el proceso de certificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), bajo los requerimientos de la norma OHSAS 18001:2007. Sin entrar a revisar las razones o los motivos de las empresas que las llevan a implementar el SGSST, y considerando que la norma no establece las posibles relaciones entre sus elementos y tampoco enuncia los criterios de desempeño, es importante reflexionar sobre cómo el sistema de gestión debe responder efectivamente al control de la accidentalidad laboral, al igual que la trazabilidad de las acciones y la interacción de los elementos del SGSST, generando una estructura sólida y coherente. Teniendo en cuenta lo anterior, se parte básicamente del objeto planteado por la NTC OHSAS 18001:2007, en donde se especifica los requisitos de un SGSST para hacer posible que una organización controle sus riesgos de seguridad y salud en el trabajo, y mejore su desempeño en este sentido (ICONTEC, 2009).

Considerando que la norma no estable las posibles relaciones que entre sus elementos se podrían presentar y tampoco enuncia los criterios de desempeño, es importante reflexionar sobre las interacciones de los elementos del SGSST y sus posibles efectos. Ya que surge la pregunta ¿Cómo interactúan los elementos del modelo OHSAS 18001 para darle solidez y coherencia al sistema?, de allí se deriva el objetivo de analizar la interacción de estos elementos y de cómo tener un instrumento que sirva para tal fin.

Para proporcionar una visión frente al tema expuesto es primordial realizar un acercamiento a los conceptos de sistema y de gestión, para llegar a una conclusión de lo que se considera sistema de gestión. Por otra parte, se realizaron entrevistas a los responsable de seguridad y salud en el trabajo de seis organizaciones que tienen un SGSST certificado bajo los parámetros OHSAS 18001, para evaluar empíricamente si está relación ocurría en la práctica diaria de la gestión de seguridad y salud en el trabajo en las empresas, para finalmente presentar una propuesta de esquema de la interacción de los elementos de un SGSST.

Antecedentes

Para definir qué se entiende por un sistema de gestión, se revisan algunas definiciones de la palabra sistema y gestión (Tabla 1).

Tabla 1. Algunas definiciones de los conceptos de sistema y gestión

Vistas estas definiciones de sistema y gestión, se puede concluir que un sistema conlleva la interdependencia e interacción de elementos y la gestión es el logro de los objetivos propuestos. En conclusión, un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo tendrá una serie de elementos o requisitos interdependientes que interactúan para el logro de los objetivos propuestos, los cuales se traducen en el control de los riesgos a la salud de las personas y la reducción o minimización de los incidentes (accidentes y casi-accidentes).

Según el objeto y campo de aplicación de la NTC OHSAS 18001:2007, se define que esta es aplicable a cualquier organización que desee: establecer un sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo con el fin de eliminar o minimizar los riesgos para el personal y otras partes interesadas que pueden estar expuestas a peligros de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) asociados con sus actividades; además, en el literal C del numeral 4.4.4 de la norma, se determina que la documentación del sistema debe incluir: “la descripción de los principales elementos del sistema de gestión de SST y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados”.

Con estos pocos apartes tomados de la NTC OHSAS, y teniendo en cuenta lo que se concluyó que era un sistema de gestión, se observa que esta norma incluye los tres ítems de un sistema de gestión: establece que hay unos elementos (los definidos como principales); define que interactúan; y busca el logro de los objetivos (controlar, eliminar o reducir los riesgos de SST). Ahora bien, caben en este momento las siguientes preguntas: ¿Son los requisitos de la NTC OHSAS 18001:2007 los principales elementos del sistema? ¿Cómo se puede definir la interacción de tales elementos?

Para dar respuesta a estos cuestionamientos, primero se abordará lo definido por la ley 1562 de 2012 en cuanto a las exigencias para el SGSST y los lineamientos de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) acerca del SGSST.

Inicialmente se concentrará el análisis de los cambios generados por la Ley 1562 de 2012, ya que establece que para Colombia, un SGSST consiste en el desarrollo lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objeto de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

Para continuar con el análisis, la directiva de la OIT (ILO-OSH 2001) estableció las Directrices del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, (OIT, 2002) las cuales ofrecen un modelo compatible con otros modelos de gestión y fue ratificado por la OIT en el 2007 (Strauss y Corbin, 2002).

Revisando las exigencias normativas y legales, además de visualizar las similitudes y las diferencias, y teniendo claro que cada una de estas busca controlar los riesgos que afectan la salud de las personas en su lugar de trabajo, es difícil poder ver la interacción de los diferentes elementos. Sin embargo, la NTC OHSAS 18001:2007 exige que se establezca la interacción de los elementos claves del sistema, pero no lo manifiesta de manera explícita en su contenido.

Para efectos que cada organización incluya dentro de la definición y desarrollo del Sistema de Gestión, la forma en que cada uno de los elementos interactúa con los demás, se propone un esquema de interacción de los elementos y su respectivo plan de acción. En la tabla 2, se observan los elementos del sistema que tienen una incidencia directa en el control de los riesgos y su efecto en la accidentalidad, y para cada uno de ellos se plantearon las principales interacciones, que hacen que el Sistema funcione como tal.

Tabla 2. Interacción de elementos del Sistema de Gestión de SST

De acuerdo con lo anterior, surge la inquietud de ¿Cuáles son las acciones del modelo que tienen una injerencia directa en la generación de los resultados en los riesgos a la salud de las personas? Esta pregunta se resuelve con el análisis de cada uno de los requisitos del modelo OHSAS 18001:2007, llegando a los siguientes supuestos:

· Política de seguridad y salud en el trabajo: es el direccionamiento del sistema, lo da lo determinado en la Política y todas las acciones que se ejecuten dentro del mismo, buscan darle cumplimiento a los parámetros establecidos en la misma. Es importante recordar que la política establece el direccionamiento hacia los objetivos del sistema, en relación con el control de los riesgos a la salud de las personas, la reducción de la frecuencia y severidad de las lesiones por eventos de origen laboral y el control de la morbilidad generada por condiciones laborales.

· Identificación de peligros, valoración de riesgos: Para poder controlar los eventos de origen laboral, es necesario establecer mecanismos que permitan la continua identificación de peligros, en función del desarrollo de las operaciones de las organizaciones. De igual forma, establecer mecanismos de valoración de los riesgos con base en el control establecido en el pasado, los resultados del modelo en cada uno de sus programas de prevención y protección implementados. Por último, definir controles y evaluar la eficacia en la reducción del nivel de riesgo, de cada uno de los peligros y los factores de riesgo que generan.

· Objetivos y programas: Respondiendo al direccionamiento de la política, los factores de riesgo identificados y su nivel de riesgo a la salud de las personas; se definen los objetivos del sistema y los programas de prevención y protección que definirán el cómo lograrlos.

· Control operacional de los contratistas: Teniendo en cuenta que un alto porcentaje de trabajadores expuestos a los peligros y sus factores de riesgo, son vinculados a través de la subcontratación; se debe revisar como el sistema involucra a estos trabajadores y como hace seguimiento a los resultados obtenidos.

· Seguimiento y medición del desempeño: Es el elemento a través del cual se verifican los resultados del sistema y su impacto sobre los factores de riesgo, el control del nivel de riesgo a la salud de las personas y disminución de las lesiones, enfermedades y su severidad.

· Investigación de incidentes: Por último, la medición de la frecuencia y severidad de los accidentes y cuasi-accidentales laborales y que tan eficaces son las acciones correctivas que se generan de su análisis posterior.

Estos seis elementos o requisitos del modelo son los que se consideraron en la investigación, como aquellos que tienen una directa relación en el impacto que el sistema de gestión tiene en la accidentalidad laboral (frecuencia y severidad).

Metodología

La presente investigación tiene un enfoque cualitativo definido por Strauss y Corbin (2002) como cualquier tipo de investigación que produce hallazgos a los que no se llega por medio de procedimientos estadísticos u otros medios de cuantificación. Esta investigación se ha clasificado de tipo descriptivo cuya primordial preocupación radica en describir algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos. Las investigaciones descriptivas utilizan criterios sistemáticos que permiten poner de manifiesto la estructura o el comportamiento de los fenómenos en estudio, proporcionando de ese modo información sistemática y comparable con la de otras fuentes (Sabino, 1992). Así mismo es considerada como un tipo de estudio retrospectivo, ya que el inicio de la investigación es posterior a los sucesos estudiados y los datos se recogen de archivos o entrevistas sobre hechos sucedidos.

Se realizó la revisión de literatura con el fin de estructurar el marco teórico que sustenta la propuesta, se analizaron los elementos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo bajo criterios OHSAS 18001:2007, y se definieron las variables a incluir en la propuesta, que posteriormente se valida con expertos en el tema.

Se estableció que las empresas que participaron voluntariamente en la investigación deberían responder a los interrogantes de la investigación, por medio de una entrevista dirigida usando un instrumento previamente diseñado, que buscó recolectar la información general de identificación de la empresa. Las respuestas dadas por las personas vinculadas a las empresas que participaron en la investigación, se cruzaron con la documentación existente del sistema.

Para la investigación se diseñaron dos instrumentos de recolección de información, primero un formato de entrevista semiestructurada que según Sampieri (2010), se basan en una guía de asuntos o preguntas y el entrevistador tiene la libertad de introducir preguntas adicionales para precisar conceptos u obtener mayor información sobre temas deseados. En esta investigación se utilizó esta técnica, con el propósito de conocer cómo ha sido la interacción de los elementos definidos para el estudio, se entrevistaron a los responsables del Sistema de gestión en cada empresa. A su vez se utilizó una lista de chequeo para la revisión de la documentación de la empresa, que estuviera asociada con los elementos a evaluar.

En el desarrollo de la investigación participaron seis empresas colombianas, de diversos sectores económicos, cuatro empresas privadas y dos públicas, el requisito de inclusión es que quisiera participar en la investigación y tuvieran más de dos años de certificación en la norma OHSAS 18001. El periodo de recolección de la información fue entre marzo y mayo de 2014.

Resultados

Mediante las entrevistas realizadas a los responsables del SGSST, se obtuvo como resultados la caracterización de los discursos de los actores involucrados y con ello se realizó la codificación abierta, definida como el proceso analítico por medio del cual se identifican los conceptos y se descubren en los datos sus propiedades y dimensiones. De este proceso se obtuvo un total de 290 codificaciones; y la codificación axial, entendida como el proceso de relacionar las categorías a sus subcategorías, denominado “axial” porque la codificación ocurre alrededor del eje de una categoría, y enlaza las categorías en cuanto a sus propiedades y dimensiones. De la codificación axial se obtuvo como resultado seis mapas de las categorías relacionadas con sus respectivas subcategorías. A continuación se presenta el análisis de la información por elemento:

a. Política: La norma OHSAS 18001:2007 refiere que la alta dirección debe establecer la política de SST de la organización, y asegurar que, dentro del alcance definido de su SGSST sea apropiada a la naturaleza y escala de riesgos de la organización, que incluya un compromiso de cumplir como mínimo los requisitos legales aplicables y otros requisitos que suscriba la organización, relacionados con sus peligros, proporcionando el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de SST, que se documenta, implementa,  mantiene y comunica a todas las personas que trabajan bajo el control de la organización, con la intención de que sean conscientes de sus obligaciones individuales y se revisa periódicamente para asegurar que sigue siendo pertinente y apropiada para la organización (ICONTEC, 2007).

Durante la codificación de las entrevistas se identifica una relación entre la política y los objetivos, indicando que de estos últimos se desprenden la política y siendo está el marco de referencia, tal como lo propone la norma, adicionalmente basados en estos objetivos se establecen los indicadores, metas y estrategias de cumplimiento.

Los participantes coinciden en su mayoría, que los objetivos del sistema se desprenden de la política de SST, sin embargo no existe una clara evidencia de cómo se presenta este proceso, puesto que no se ejemplifica o no se profundiza en la respuesta de los mismos.

Durante el análisis de la información, se identifica la siguiente interacción de los elementos y de la política son: medición de desempeño pues se refiere monitoreo y seguimiento del cumplimiento de los objetivos que se desprenden de la política y que miden el cumplimiento de la misma; control operacional con la divulgación de la política a proveedores y contratistas, algunos de los entrevistados refieren verificación de cumplimiento de esta por parte de los proveedores, sin embargo no se indica sensibilización para generar conciencia sobre la importancia del cumplimiento de los lineamientos de seguridad y salud en el trabajo.

b. Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles: La norma OHSAS 18001:2007 refiere que la organización debe establecer, implementar y mantener unos procedimientos para la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles necesarios, en la información recolectada se evidencia la interacción de este elemento con la investigación de incidentes y accidentes, pues los entrevistados refieren modificaciones en la identificación de peligros y determinación de controles derivados de las investigaciones.

c. Objetivos y programas: la norma OHSAS define que la organización debe establecer, implementar y mantener documentados los objetivos de SST en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización, adicionalmente debe establecer, implementar y mantener unos programas para lograr sus objetivos, los programas se deben ajustar si es necesario para asegurar el cumplimiento de los objetivos. En cuanto a las interrelaciones se identificaron primero con la política pues se encontró una relación directa con objetivos, siendo la política el marco de los mismos;  la medición de desempeño, pues se establecen indicadores de seguimiento basados en estos; la identificación de peligros  teniendo en cuenta que los programas se generan de dicha identificación y de la valoración de los riesgos, y finalmente de la investigación de incidentes y accidentes, pues algunas empresas refieren especialización de sus programas producto de las investigaciones.

d. Control operacional (contratistas): Según la norma la organización debe determinar aquellas operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados, en donde la implementación de los controles es necesaria para gestionar los riesgos de SST. En general las empresas entrevistadas refieren controles en cuanto a nuevas incorporaciones de contratistas y evaluaciones de los mismos, así como procesos de auditorías para verificar el cumplimiento de requisitos.  Algunos de los entrevistados refieren verificación de cumplimiento de la política por parte de los proveedores, pero no se indica sensibilización para generar conciencia sobre la importancia del cumplimiento de los lineamientos de SST. La interacción de este elemento únicamente se da con la medición de desempeño, puesto que se realizan evaluaciones a proveedores y contratistas, aunque no se da claridad sobre el seguimiento a planes de acción y controles ejecutados por las empresas.

e. Investigación de incidentes: Teniendo en cuenta que la OHSAS 18001 define que la organización debe establecer, implementar y mantener unos procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes, para esto las empresas en la interacción de la accidentalidad y la identificación de peligros, valoración de riesgos y establecimiento de controles, destacan la mejora de los panoramas de riesgos, identificación de nuevos peligros e inclusión o mejora de los controles. En cuanto a la interacción con objetivos y programas se indican ajustes a los mismos y mejoramiento de programas. Las investigaciones de accidentes han permitido identificar algunos riesgos no identificados y mejorar controles existentes y los programas se han especializado debido a los hallazgos de las investigaciones.

f. Medición y Seguimiento de desempeño: La norma OHSAS 18001:2007 indica que la organización debe establecer, implementar y mantener unos procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeño de SST. En el proceso de seguimiento y medición de desempeño se identificaron las siguientes interrelaciones: con la política las empresas entrevistadas refieren monitoreo y seguimiento del cumplimiento de los objetivos que se desprenden de esta y su cumplimiento. Los responsables de SST de las empresas refieren que si se realiza una medición y seguimiento de la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles pero no se profundiza en el tema. En relación con los objetivos y programas, se establecen indicadores de seguimiento basados en objetivos y en control operacional los entrevistados presentan evaluaciones de desempeño a proveedores y contratistas, aunque no se da claridad sobre el seguimiento a planes de acción y controles ejecutados por las empresas.

En la figura 1, se presentan gráficamente las interrelaciones e interacciones mencionadas entre cada uno de los seis elementos seleccionados como los clave para la valoración de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo frente a su impacto en la accidentalidad laboral.

Figura 1. Interrelación e interacción de los elementos de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

Discusión de resultados

Las organizaciones de todo tipo están cada vez más preocupadas por lograr y demostrar un desempeño sólido en cuanto a seguridad y salud en el trabajo mediante el control de sus riesgos, en coherencia con su política y objetivos, todo esto dentro del contexto de una legislación cada vez más estricta, el desarrollo de políticas económicas y otras medidas que fomentan buenas prácticas de salud y seguridad y la creciente preocupación expresada por las partes interesadas acerca de estos aspectos. La norma OHSAS está prevista para brindar a las organizaciones los elementos de un SGSST que se pueda integrar a otros requisitos de gestión y ayuden a las organizaciones a lograr objetivos (ICONTEC, 2007).

Como se evidenció los sistemas de gestión son dinámicos, y por tanto, su desarrollo es permanente e implica la interrelación de sus elementos, labor que debe ser realizada por la organización y no determinada por la norma, debido a sus necesidades particulares. De allí que la organización deba definir quiénes y con base en que se elabora, revisa y actualiza la política de seguridad y salud en el trabajo, su proceso de comunicación para generar conciencia y el direccionamiento del sistema en cuanto a los objetivos y programas. Además, tomar la matriz de peligros y riesgos, verificando la metodología de elaboración y efectuar los ajustes para establecer la continuidad en el proceso e introducir la interacción con los otros elementos del sistema.

Así mismo, es importante verificar métodos y participantes en la definición de objetivos y aplicarlo para el establecimiento de los mismos en el SGSST, definiendo las entradas con las que se construyen, la forma de redacción, estipulación de indicadores y forma de cálculo; alineándolos con las especificaciones de la política de SST.

Por otra parte, establecer los programas necesarios para dar cumplimiento a los objetivos y controlar los riesgos a la salud de las personas, incluyendo las emergencias que se hayan identificado, definiendo quien participa y cómo, que se comunica y a quien, junto con los mecanismos de medición del sistema, los indicadores, las fuentes de información y la periodicidad de la misma. Tener presentes los establecidos por ley y ya incluidos por la empresa en sus programas de seguridad y salud en el trabajo.

Ante las desviaciones, tener en cuenta los métodos y formatos que se tienen para investigar accidentes e incidentes del trabajo; ajustando o definiendo los responsables, métodos y registros a generar. Con todo lo anterior se espera que los elementos del sistema de gestión estén interrelaciones e interactúen, tal como lo contempla su definición, y con el fin de alcanzar el objetivo de disminuir los riesgos para la salud y seguridad de las personas en una organización.

Conclusiones

Finalmente, la propuesta metodológica contenida en este artículo permite establecer un panorama frente a los efectos de la implementación del sistema teniendo en cuenta el proceso y los resultados de este. A su vez, suministra los elementos de análisis que debe considerar la empresa para sus acciones de mejora continua frente a la accidentalidad laboral. Lo anterior, sumando a la posibilidad de evidenciar las interacciones e interrelaciones que pueden surgir en la implementación, mantenimiento y maduración de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con el objetivo de minimizar los accidentes laborales.

Agradecimientos

Los autores agradecen a la Universidad Jorge Tadeo Lozano, por financiar esta primera fase de la investigación “Comparativo de la accidentalidad laboral en empresas del sector petroquímico que se encuentran certificadas en el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional bajo criterios OHSAS 18001:2007”

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