El software como herramienta auxiliar en la gestión de riesgos en seguridad y salud ocupacional

El artículo aborda la gestión del riesgo laboral a partir de un enfoque conceptual basado en la gestión del conocimiento y como este debe ser administrado en la organización para mejorar continuamente el proceso de gestión. Además, se hace hincapié en como las tecnologías de información y comunicación dan soporte a las organizaciones para gestionar la información que será transformada en conocimiento creando conectividad y con la cooperación de los miembros de la misma, haciendo uso de diferentes software y/o aplicaciones informáticas -algunas de las cuales son descriptas- que permitan minimizar los riesgos a través de la generación, sistematización, puesta en valor, actualización y la comunicación pertinente y efectiva del conocimiento adquirido.
Main Author: 
Ricardo
Rezzónico
UTN Córdoba
Argentina
Co-authors: 
Jorgelina
LInares
GINGEOS UTN Córdoba
Argentina

Introducción

De acuerdo a lo que expresan Rodríguez Carnero y García Miguélez (2013), las organizaciones deben facilitar a los trabajadores información y documentos que le permitan conocer los riesgos a los cuales se enfrenta en su actividad laboral diaria. Es decir, deben existir actividades conjuntas para la generación de estos mecanismos; a su vez, este trabajo en equipo debe ser tenido en cuenta en el momento en el que se desee diseñar o bien implementar un sistema de información para la gestión de los riesgos, de forma tal que esta aplicación de software permita gestionar los riesgos que se han identificado. Como explicitan Capote, LLanten Astaiza, Pardo Calvache, González Ramírez y Collazos (2008), las organizaciones orientadas al conocimiento requieren nuevas estructuras, cambios culturales profundos, nuevas plataformas tecnológicas y modelos para la estructuración del conocimiento y de los procesos que permiten gestionarlo.

Metodología

Para este estudio exploratorio se ha realizado una revisión bibliográfica limitada de fuentes secundarias alojadas en diversas bases de datos científico-académicas (residentes en www.biblioteca.mincyt.gob.ar),  en internet abierta y en sitios web de los proveedores de las tecnologías que son descriptas, utilizando las palabras claves: gestión de conocimiento, gestión de riesgos, tecnologías de información, software, salud y seguridad ocupacional.

Información, riesgo y conocimiento. Gestionarlos, una tarea clave

Según Rojas Mesa (2006), citando a Davenport, el conocimiento consiste en una combinación de experiencia estructurada, valores, información sobre el contexto e internacionalización experta que permite evaluar nuevas experiencias e información. El conocimiento no sólo se encuentra en documentos o bases de datos sino también en las rutinas, procesos, prácticas y normas institucionales. Por su parte, Briceño Moreno y Bernal Torres (2010) consideran que el conocimiento se origina cuando se produce una transformación del conocimiento tácito de los individuos en conocimiento explícito en las dimensiones individual, grupal y organizacional. A su vez definen el conocimiento explicito como el que puede encontrarse en libros, archivos de información, bases de datos y aplicaciones de computación, mientras que el conocimiento tácito es el conocimiento personal, el cual es difícil de articularlo y sus principales raíces están en las experiencias contextuales. Cuando se ha convertido el conocimiento tácito en conocimiento explicito, este debe ser distribuido o puesto a disposición de quienes lo requieran y a la vez se debe corresponder con las metas y objetivos de la organización (Rojas Mesa, 2006).

Actualmente el conocimiento es reconocido como el único recurso económico significativo que tienen las empresas. Es por ello que se realizan esfuerzos para poder adquirirlo, representarlo, retenerlo y administrarlo dado que es intangible, volátil y difícil de precisar y retener (Zorrilla, 1997). Ante esta situación, aprender a aprender es lo que toda organización que desee competir y lograr el éxito en el contexto actual debe hacer; es decir, debe incorporar aquella información relevante y disponible, hacer uso de las experiencias de los miembros de la organización, de los involucrados (stakeholders) y sus clientes (Rojas Mesa, 2006). Para lograr hacer uso de la información existente es necesario contar con la organización interna adecuada, el correcto manejo de la información, las tecnologías para la gestión y los involucrados relacionados preparados para el cambio. La combinación de estos diversos elementos da lugar a lo que se conoce como la “gestión del conocimiento” (Silva, 2001).

La gestión del conocimiento para su mejor desempeño, debe conjuntamente desarrollarse con la gestión de la información. Se debe mencionar que la gestión de información tiene como objetivo básico el organizar y poner en uso los recursos de información de la organización ya sean internos como externos para permitir que la misma pueda operar, aprender y adaptarse a los cambios del ambiente (Rojas Mesa, 2006). La gestión de información comprende las actividades realizadas para la obtención de la información que sea adecuada, tanto en tiempo como en lugar y precio para la toma de decisiones (Aja Quiroga, 2002). Siguiendo esta línea de pensamiento, el aprendizaje de las organizaciones esta soportado por la gestión de información. Pavez Salazar (2000) formula una de las principales diferencias entre la gestión de información, en donde es posible automatizar la recolección de datos y la gestión del conocimiento, donde no es posible hacer esta automatización.

Por su parte Silva (2001) afirma que la gestión del conocimiento se ha convertido en una técnica efectiva de gestión que hace uso del valor más importante de las organizaciones: el recurso humano y el conocimiento que tienen las personas de la organización. Basado en esto define a la gestión del conocimiento como la gestión de información más la gestión de recursos humanos. De acuerdo a lo que expresan Israel, Núñez y Núñez Govín (2005), cada persona interpreta la información que percibe basado en sus experiencias pasadas influenciada por los grupos a los que perteneció y pertenece. De esta forma se determina que el conocimiento existe tanto en la persona como en los grupos de la organización. Por ello es importante que la gestión del conocimiento debe acompañarse con una adecuada política de aprendizaje organizacional que involucra a los miembros de la organización y que ayudan en el proceso de creación de valor como el desarrollo de entendimientos y conocimientos; este aprendizaje es clave para que las personas y las organizaciones sean más inteligentes y logren transformar la información y la práctica cotidiana en conocimientos (Rojas Mesa, 2006).

Para Nieves Lahaba y León Santos (2001) el éxito en la gestión del conocimiento se dará cuando las acciones para desarrollarla se correspondan con la estrategia de la compañía, cuando se transforme el conocimiento implícito en explicito, cuando el conocimiento adquirido sea transmitido a toda la organización y se cuente con el apoyo de la gerencia al momento de surgir iniciativas basadas en los resultados del proceso.

Las organizaciones actualmente utilizan técnicas de administración del conocimiento y de gestión del riesgo para poder responder con acciones más eficientes en momentos de crisis. Según Almaguer Riverón, Núñez Jover y Pierra Conde (2008), la gestión del conocimiento en el desempeño de la gestión de riesgos se debe orientar al conocimiento de las percepciones sobre los peligros, proporcionar información clara sobre los posibles riesgos y las diferentes formas de protección, incorporando en los procesos de comunicación de riesgos los factores culturales y sociales que caracterizan a los grupos de la organización, fomentar el dialogo y la cooperación entre los diferentes grupos organizacionales, y promover el uso de las tecnologías de información y comunicación para reducir el riesgo (en particular para la formación, el intercambio y la divulgación de información entre las distintas categorías de interesados).

Siguiendo la misma línea de pensamiento, la posibilidad de contar con la ayuda del conocimiento acumulado en los diferentes niveles, sobre evaluación del riesgo y la vulnerabilidad, servirán para la elaboración de políticas organizaciones con el fin de prevenir daños. De acuerdo a Menéndez (2003), es importante que se utilice el conocimiento de todos los miembros de la organización y no solamente valerse del conocimiento de expertos en riesgos, dado que esto provocaría ausencia de debate; con la colaboración de todos los involucrados se busca lograr una participación social en la evaluación de riesgos.

La gestión del riesgo tanto correctiva como preventiva debe contemplar el aprendizaje organizacional y el involucramiento de los miembros de la organización para garantizar su reducción o previsión. Se deben generar organizaciones inteligentes capaces de adaptarse rápidamente a las necesidades sociales al mismo tiempo que generan conocimiento sobre cómo se construye el riesgo, cuáles son sus factores constitutivos y los procesos humanos involucrados (Barbetti, 2014).

Las tecnologías de información y comunicación y su apoyo a la gestión de riesgos

El conocimiento dentro de la organización está caracterizado por su relación con las tecnologías de la información y comunicación (TICs) que permiten enviar, recibir, circular, transferir, acumular, convertir y almacenar conocimiento. Se busca con la gestión del conocimiento disminuir los niveles de riesgos y facilitar la toma de decisiones y elaborar planes de contingencia efectivos ante problemas ya sean internos o externos que afecten al desarrollo normal de las actividades dentro de la organización (Briceño Moreno y Bernal Torres, 2010). Como menciona Zorrilla (1997) algunas de estas herramientas permiten resolver el problema del uso del saber de la empresa ayudando a capturar, modelar, validar, verificar y mantener el conocimiento para desarrollar aplicaciones basadas en tecnologías de información. Estas herramientas por si solas no pueden reemplazar a los humanos, por lo que las organizaciones requieren del esfuerzo de las personas para entender el conocimiento, interpretarlo, combinarlo con otra información o sintetizarlo. Además, el autor expresa que la inversión realizada en tecnología debe ser acompañada con inversión en el proceso de adaptación/adecuación a las mismas.

Las organizaciones recurren a la implementación de sistemas de gestión de información, espacios e infraestructura para poder almacenar su propia información, compartir sus recursos y poseer canales que brinden una comunicación rápida y eficiente para contribuir al desarrollo del trabajo y la toma de decisiones (Rojas Mesa, 2006). Si bien las TICs son una herramienta valiosa en los procesos de manipulación de información, es de notable importancia la experiencia del profesional responsable del direccionamiento estratégico, el cual puede definir qué tipo de herramientas son adecuadas de acuerdo con los resultados que la organización pretende obtener (Aguilera Castro y Riascos Erazo, 2009).

Existen diversas herramientas para gestionar la información basado en la tecnología que una organización puede utilizar para difundir el conocimiento adquirido y elaborar estrategias para la administración del riesgo, dentro de las cuales se pueden mencionar videoconferencias, listas de discusión, bases de datos en línea, internet, e incluso las intranet y software específico (Nieves Lahaba y León Santos, 2001). De acuerdo a Gálvez Albarracín, Riascos Erazo y Contreras Palacios (2014), las organizaciones han encontrado herramientas en “la nube” y webs que les brindan una oportunidad para acceder a las TICs a un menor costo comparado con tecnologías in situ.

Según lo que expresa Pavez Salazar (2000), las TICs para la gestión del conocimiento pueden clasificarse en herramientas para la generación del conocimiento, como por ejemplo sistemas expertos, facilitadores de la generación de conocimiento -como lo son las intranets y el email corporativo- y medidores de conocimiento, las cuales permiten visualizarlo. Siguiendo con la línea de pensamiento de Rojas Mesa (2006), la sociedad de la información exige que las personas se encuentren con un avance tecnológico de renovación permanente el cual no está relacionado a un entrenamiento constante sino más bien a una permanente relación con la educación.

Como detalla Pavez Salazar (2000), el conocimiento más importante se encuentra en la mente de las personas y facilitar el acceso a él a través de la administración de la información es parte importante de la gestión del conocimiento; por ello es necesario utilizar las herramientas que estén al alcance para mejorar la eficiencia de la organización. La infraestructura tecnológica debe facilitar los flujos de información y la comunicación entre las personas y grupos en todo momento. Así, las TICs dinamizan la transmisión de la información pero la gestión eficaz del conocimiento depende de la cognición humana y de la comunicación (Israel, Núñez y Núñez Govín, 2005).

Uno de los problemas con los que se enfrentan las organizaciones a la hora de hacer uso de las tecnologías de la información es que se puede producir más conocimiento que el que el que se tiene capacidad para manejar; es por ello que se debe tener una estrategia de administración de esos intangibles para evitar que surjan otros riesgos por el exceso de información (Valerio, 2002). Si bien la gestión del conocimiento puede basarse en las TICs, el mayor problema no está dado desde el punto de vista tecnológico, sino mayormente un problema organizacional. Aquellas organizaciones que puedan administrar y coordinar personas y tecnología serán las que gestionen con éxito el conocimiento.

Penedés (2011) sostiene que las TICs aportan a la gestión de riesgos un gran valor ya que -entre otras variables- permiten hacer un seguimiento de diversos indicadores clave y medir la accidentalidad, por lo tanto supervisar la eficacia de las medidas existentes, como así también analizar las causas y circunstancias relacionadas con las pérdidas (y por tanto actuar sobre las mismas), proporcionar información en tiempo real que permita una actuación inmediata para el control del riesgo, mejorar la eficiencia del sistema lo que permite disponer de mayores recursos a dedicar a otras actividades de gestión de riesgos. A su vez el aporte a la gestión del conocimiento es claro ya que permite transformar todos los datos relacionados a cada problema que enfrenta la organización en información útil para su uso.

Gestión de riesgos y software: una combinación productiva

Asumir la responsabilidad de la salud y seguridad en el trabajo es parte de cultivar las relaciones de trabajo productivas –capital relacional- y la creación de capacidad organizativa. Cabe destacar que una forma efectiva de crear y mantener el ambiente de trabajo saludable y seguro se basa en que las organizaciones sepan integrar la gestión de riesgos. Como resultado de esto se han desarrollado diversos modelos de gestión de riesgos de seguridad y salud ocupacional (SySO). Australian Government (2005, 2014) enuncia como factores indispensables para una efectiva gestión de riesgos que la alta dirección esté involucrada y comprometida a mejorar el rendimiento en SySO y que exista una participación activa de cada individuo en el lugar de trabajo, como así también una comunicación efectiva a través de consultas ya que con el suministro de información apropiada, la educación y la formación que cada individuo adquiere puedan obtener los conocimientos necesarios, habilidades e información para llevar a cabo sus funciones y responsabilidades de una manera segura. También se deben evaluar y controlar los riesgos aplicando políticas de gestión, procedimientos y prácticas para identificar peligros y así evaluar y controlar el riesgo para luego desarrollar y aplicar la gestión de los sistemas de información para ayudar a prevenir accidentes de trabajo.

Los procesos de gestión de riesgos son -en general- cíclicos y las actividades deber ser tratadas siempre en curso; es por ello que la gestión de riesgos puede ser considerada como un método de mejora continua. Para proporcionar información actualizada sobre el desempeño de la organización dentro de este proceso de mejora incremental permanente se puede hacer uso de los sistemas de información, los cuales ayudarán en la gestión de riesgos (Australian Government, 2005).

En la Figura 1 se muestra un diagrama de flujo que ilustra cual es el proceso para utilizar un sistema de información de gestión de riesgos con el fin de brindar un lugar de trabajo más seguro a los miembros de una organización.

Fig. 1. Diagrama de flujo de sistemas de información para la gestión de riesgos. (Australian Government, 2005)

Para diseñar un sistema de información de administración de higiene y seguridad en el trabajo se debe tener en cuenta que se necesita de una gestión de riesgos de forma sistemática; es decir, los sistemas deben ser construidos basados en la gestión de las rutinas diarias de trabajo de la organización y deben ser vistos como parte de la operación normal de la organización; esto es esencial para tratar de anticipar todos los posibles peligros en el lugar de trabajo (Australian Government, 2008).

En el diagrama de flujo de la Fig. 1, se puede observar que para lograr obtener un sistema de información primero se deben gestionar los riesgos; para ello se deben realizar arreglos consultivos para permitir una cooperación efectiva entre los expertos en higiene y seguridad y los empleados en el análisis de factores contribuyentes, y en desarrollo y la promoción de medidas para garantizar la salud, la seguridad y el bienestar en el trabajo (Australian Government, 2008). Siguiendo en esta línea de pensamiento, a través del sistema de información se podrán identificar en forma más precisa los riesgos latentes y las posibles consecuencias en la fuerza laboral, además se podrán elaborar y comunicar las acciones correctivas a llevar a cabo para lograr un ambiente de trabajo seguro.

En la actualidad existe una gran variedad de nuevos productos de software que ayudan a las organizaciones a alcanzar sus objetivos. Se debe destacar, como afirma Valerio (2002), que no existe y es posible que nunca exista la herramienta mágica que resuelva todos los problemas relacionados a la gestión del conocimiento y a la gestión del riesgo asociado y mucho menos que se pueda generalizar esta herramienta para todas las empresas dado que cada empresa afronta diferentes peligros/riesgos. Israel, Núñez y Núñez Govín (2005) aportan que en la actualidad existe software con propósitos de los más generales hasta los más específicos, adaptándose a las necesidades de cada organización, e incluso hay empresas que invierten sus propios recursos para desarrollar sistemas particulares. En este punto, y según Zapata Jaramillo y Arango Isaza (2004), hay que mencionar que los involucrados en el desarrollo de estos sistemas pueden enfrentar una brecha comunicacional en el diseño de los mismos.

Los sistemas de información, en cuanto a las funciones de gestión de riesgos que brindan, según Gallo (2012), son de auditoria y alertas de no conformidad sobre las cuales se pueden tomar acciones inmediatas y pueden ser monitoreadas; herramientas que permitan realizar el mapeo de quienes son las personas que deben ser notificadas o se deben involucrar en la gestión del riesgo detectado; instrumentos para monitorear indicadores de rendimiento individuales y grupales; características para la elaboración de informes; carga de documentos de seguimiento; base de datos para la búsqueda de información relacionada a los riesgos. Para Cutanda García, González Ladrón de Guevara y Caballero Carrascal (2006), un buen sistema de gestión de prevención de riesgos laborales debe poseer funcionalidades que permitan definir un modelo de organización, designar aquellos trabajadores que tomen el control en situaciones de emergencia, permitir la formación de responsables de prevención, permitir que se formen correctamente los responsables de puestos relacionados a riesgos especiales, como así también la evaluación de riesgos, la planificación de la prevención y la elaboración de las normas y documentos que sean pertinentes.

Siguiendo a Neef (2005), se definen los datos de incidentes con los que un sistema de información deberá contar cuando estos han sucedido de tal modo que la organización pueda conocerlos, gestionarlos y solucionarlos. Esta información deberá ser una descripción de las circunstancias, los empleados involucrados, los activos/proyectos o departamentos implicados o afectados, los recursos necesarios para su resolución, las posibles repercusiones, los costos probables, las medidas adoptadas, las actividades de resolución y las auditorías de cierre.

En el cuadro expuesto a continuación (Figura 2) se presentan diferentes software/sistemas de información utilizados –dentro de los numerosos disponibles- para la gestión del riesgo en las organizaciones.

Nombre

Función /Característica

FIGTREE<WHS>

Tiene como funciones principales: la administración de incidentes, la administración del riesgo y desastres, administración de tareas relacionadas a la SySO y administración de auditorías.

SAFETY FOR LIFE

Diseñado para hacer la captura de datos, análisis y presentación de informes de riesgo lo más fácil y más preciso posible.

CINTELLATE

Compuesto por varios módulos, se destaca el módulo de salud y seguridad con funciones para administrar los incidentes, realizar auditorías e inspecciones, preparar respuestas antes emergencias, y en cuanto al módulo de riesgos permite administrarlos como así también controlarlos.

PREVENGOS

Es un software para la prevención de riesgos laborales que engloba todas las especialidades preventivas y la coordinación empresarial: seguridad en el trabajo, higiene industrial, ergonomía y psicosociología aplicada, medicina del trabajo y coordinación de actividades empresariales.

PREVGES

Está compuesto de los módulos: agenda, plantilla, consulta, evaluación de riesgos, incidentes, estadísticas, control de mantenimiento, imagen y productos peligrosos. Personaliza la documentación.

EVALUA

Permite realizar el organigrama de la empresa y realizar las evaluaciones determinando el ámbito de actuación (departamento, puesto), con lo que se podría realizar cierto análisis comparativo.

ERGO/IBV

Facilita la evaluación de riesgos laborales relacionados con la carga física de un puesto de trabajo. Se permite con este software evaluar los riesgos de lesión músculo- esquelética, elaborar informes descriptivos de las tareas realizadas y obtener recomendaciones de actuación para rediseñar las tareas reduciendo el riesgo de aparición de lesiones.

VENPRI

VENSEC+

GESPEM

GEOPLANICAD

El software es específico para los riesgos durante el trabajo con la piedra natural, para el campo de la minería o extracción de piedra.

MEDTRA

SEHTRA

Se trata de un conjunto modular de aplicaciones para la gestión integral de centros de Medicina y Seguridad e Higiene Laboral. Cabe su utilización conjunta o por separado.

MEDTRA: sistema integral de gestión para el área de Medicina del Trabajo. Gestiona todas las actividades relacionadas con la vigilancia de la salud.
SEHTRA: sistema integral de gestión para el área de Seguridad e Higiene en el Trabajo. Permite realizar evaluación de riesgos, planificación, fichas del puesto de trabajo, estudio de accidentalidad, formación, equipos de trabajo.

Fig. 2. Algunos software especializados para la gestión de riesgos laborales.

Además, es posible encontrar una serie de productos de software para tareas específicas en el mercado con el objetivo de mejorar la seguridad en la oficina. Por ejemplo, hay protectores de pantalla que gestionan descansos rápidos, otros que promueven la buena postura de trabajo o incluso proponen ejercicios. Desde la perspectiva de Australian Government (2008) hay que tener cierto cuidado con el uso de estas aplicaciones dado que pueden interrumpir el trabajo y elevar los niveles de molestia de los usuarios.

Como se mencionó previamente la gestión de riesgos puede gestionarse a través de la gestión del conocimiento, y podemos encontrar dentro de la diversidad de aplicaciones de software existente y las tecnologías disponibles, herramientas que dan soporte a lo que se denomina el e-learning, el cual brinda la posibilidad de la utilización de las nuevas tecnologías multimedia y de internet para mejorar la calidad del aprendizaje facilitando el acceso a recursos y servicios, así como los intercambios y la colaboración a distancia (Penedés, 2011). Este tipo de software permite eliminar las barreras espacio-temporales ya que los miembros de la organización pueden ser formados con poca incidencia sobre sus horarios normales de trabajo. El autor remarca que el e-learning tiene como ventaja que permite a cada persona seguir la capacitación a su propio ritmo de aprendizaje. Los avances en las tecnologías y la adaptación de las personas son factores claves para el éxito en la formación e-learning. Un claro ejemplo de cómo utilizarlo puede verse en la oficina virtual donde gráficamente se pueden observar los riesgos existentes y una descripción de como mitigarlos en cada área de trabajo (Australian Government, 2011).

Conclusiones

De acuerdo a lo expuesto, existe una estrecha relación entre la gestión de información, la gestión del conocimiento y la gestión del riesgo. De acuerdo a lo que expresa Rojas Mesa (2006), para gestionar el conocimiento es necesario gestionar la información ya que constituye parte fundamental del mismo. Siguiendo esta misma línea de pensamiento, se debe destacar la participación de las personas o capital humano para lograr los resultados esperados en los procesos de gestión del conocimiento. Por su parte, Pérez y Dressler (2006) aportan que la gestión del conocimiento está relacionada a la capacidad con la que la organización puede compartir el conocimiento -e incorporarlo en los diferentes ámbitos- y principalmente como expande el conocimiento a nivel individual para generar nuevos conocimientos. A medida que la organización adquiere más conocimiento la tarea de gestionar los riesgos será más sencilla de llevar a cabo.

Se destaca la importancia de la necesidad de herramientas que ayuden en la gestión del conocimiento, y aquí es donde se puede mencionar a las tecnologías de información y comunicación como las herramientas que crean valor para las organizaciones facilitando su gestión. Se observa un notable avance de estas tecnologías, lo cual permite pensar cada vez en más alternativas que posibilitan mejorar continuamente la gestión de los riesgos a través de la gestión del conocimiento. No se debe dejar de tener en cuenta que las TICs son una herramienta de soporte y que las mismas no servirían de nada si no fuese por la información que es obtenida del capital humano de la organización. Además, esta información debe ser gestionada eficientemente para que el conocimiento evolucione con el tiempo y no quede obsoleto.

Con respecto a las aplicaciones de software se debe enfatizar en que pueden ser aplicadas de diferentes formas en la organización y que pueden ser utilizadas por cualquier tipo de organización ya sean grandes o pequeñas o de diferentes rubros, dado que existe una gran variedad de las mismas en el mercado, cada una con funcionalidades específicas y que deberán ser evaluadas por los responsables de la seguridad y salud laboral a la hora de optar por alguna de estas.

Agradecimientos

ORP 2015. XVI International Conference On Occupational Risk Prevention. Santiago de Chile, 24-26 de noviembre.

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