La comunicación en la empresa y sus funciones

Redacción

Utilizamos lenguajes distintos según la edad, la posición jerárquica dentro de las organizaciones, el buen o mal momento que tengamos; dependiendo de si nos hemos levantado de buen humor, hemos desayunado bien, había poco “atasco”, etc.…

La comunicación, además de ser importante en todas las esferas de la vida y especialmente en la organización para poder desempeñar eficazmente nuestro trabajo, es un proceso complejo en el que vamos a profundizar para comprender sus mecanismos y mejorar de esta forma nuestras habilidades comunicativas y como consecuencia de ello nuestras relaciones interpersonales en todos los ámbitos de la vida.

La comunicación podemos definirla como aquel proceso por el cual se transmite información de una persona (emisor) a otra persona (receptor), de tal manera que esta última llega a comprender el mensaje recibido. En el campo de la organización, la comunicación puede ser conceptuada como el proceso mediante el que las personas que desempeñan sus funciones en la misma se transmiten información recíprocamente e interpretan su significado.

Importancia de la comunicación en la empresa. Funciones.

Las funciones de la comunicación interna las podemos sintetizar en las siguientes:

1. Función de información: su finalidad es proporcionar conocimientos a quienes los necesitan para dirigir sus acciones. Satisface el deseo de los trabajadores de conocer todo lo que tiene relación con ellos. Pretende dar a los empleados la información necesaria para que puedan desempeñar su trabajo.

2. Función de instrucción y mando: sirve para que el empleado conozca sus obligaciones en la organización formal y le proporcione ayuda adicional respecto a cómo desempeñar adecuadamente sus deberes.

3. Función de influencia y persuasión o de motivación: su finalidad primordial es estimular a los individuos para que desarrollen determinados comportamientos.

4. Función integradora: su objetivo es la transmisión de mensajes e ideas que ayuden a relacionar las actividades de los trabajadores para que sus esfuerzos se complementen.

Es deseable que tratemos de integrar todas las funciones anteriormente mencionadas, puesto que la finalidad última de la comunicación es satisfacer las necesidades de los empleados, tanto las relacionadas con los aspectos técnicos del trabajo como las de coordinación y motivación.

Elementos del modelo de comunicación

El desarrollo de la idea consiste en la elaboración de un pensamiento por parte del emisor, quien, además, desea transmitirlo. La codificación supone la transformación de la idea en un conjunto de palabras, gráficos u otros símbolos, eligiendo simultáneamente el método o canal de transmisión. Una vez elaborado el mensaje, éste es objeto de transmisión hacia el receptor a través de un canal que une a ambos. En la fase de recepción el receptor admite el mensaje. La decodificación implica la transformación del mensaje en pensamiento por parte del receptor. Comprendido suficientemente el mensaje, el receptor lo puede usar de diversas formas, puede ignorarlo, desempeñar la tarea asignada o almacenar la información a la espera de su posterior utilización. Además de lo indicado en las fases anteriores, al emisor le interesa determinar la efectividad de la comunicación. Para ello necesita recurrir a la retroalimentación, que puede ser directa (confirmación verbal de que el mensaje se ha recibido) o indirecta (emisión de documentos o acciones que denotan la validez del mensaje). Por su parte el ruido podríamos definirlo como cualquier factor que perturba o confunde la comunicación. Por tanto, puede aparecer en cualquier etapa del proceso de comunicación: en el desarrollo de la idea (si no tenemos una idea clara de qué vamos a comunicar); en la codificación (por ejemplo si utilizamos un código que el receptor desconoce), en la transmisión (elegir una canal inadecuado), en la decodificación (por ejemplo cuando el receptor no presta atención al mensaje). En el desarrollo de este capítulo profundizaremos en las barreras que pueden distorsionar la comunicación eficaz.