“FACILITY MANAGEMENT”, una poderosa herramienta para garantizar la sostenibilidad y la seguridad en los edificios

La IFMA (International Facility Management Association) define esta herramienta de gestión como “La práctica de coordinar el personal y el trabajo de una organización en el puesto de trabajo físico”; añade además que “es la práctica empresarial de planificar, proporcionar y mantener entornos de trabajo productivos”.

Por su parte, El MIT (Massachusetts Institute of Technology) define el Facility Management como “La práctica de gestionar y coordinar el puesto de trabajo físico con el personal y el trabajo de la organización; contribuye a la conservación del medio ambiente, alimenta la cultura empresarial, e integra los principios de la administración de empresas, arquitectura, ingeniería y ciencias del comportamiento”.

El Facility Management, o técnica de gestión integral de recursos inmobiliarios, es una de las disciplinas de mayor crecimiento a nivel mundial en el ámbito de la gestión. Su adopción como herramienta se ve justificada por el elevado coste de los recursos inmobiliarios, patrimonio que integra parte importante del activo en el balance de las empresas, y por el hecho de que el mantenimiento de los inmuebles constituye alrededor del 80% del total del coste de un edificio a lo largo de su vida útil, si ésta se estima en términos de alrededor de 50 años.

La creciente demanda de adaptación de los edificios a los cambios se ve además acompañada de un incremento en la complejidad y en la cantidad del número de instalaciones que alojan: redes de informática y telecomunicaciones, sistemas de control "inteligente", climatización, agua sanitaria, sistemas de seguridad, etc., lo que complica de forma significativa su adecuada gestión.

Por otro lado, las crecientes necesidades y requisitos planteados por usuarios y ocupantes de edificios en materias tales como seguridad, confort, higiene y calidad ambiental, producto de la profunda transformación de la dinámica del trabajo -tipo de empresa, ritmo de actividad, requerimientos personales-, exigen que la gestión de los inmuebles deba enfocarse teniendo en cuenta la interrelación ineludible que existe entre las instalaciones, el espacio y la productividad personal de quienes desempeñan sus actividades en este entorno.

Los responsables de las empresas han de asumir definitivamente que el entorno de trabajo constituye un recurso estratégico, una inversión y una valiosa herramienta competitiva susceptible de generar interesantes ventajas económicas. Como tal, requiere de una planificación que permita su adaptación a los cambios.

El Facility Management surge en este contexto, partiendo de la implementación de la planificación global de los edificios, vinculando indisociablemente el proceso a los procedimientos de gestión estratégica global de la empresa, y evitando las improvisaciones del corto plazo. Los incrementos de costes derivados de la falta de previsión de los consumos, servicios, precios de alquiler y costes de inversiones futuras, pueden suponer para las empresas un detrimento económico de significativa magnitud.

OBJETIVOS DEL FACILITY MANAGEMENT

La meta más importante del Facility Management es impartir un carácter profesional a la gestión de las instalaciones y servicios de los cuales dependen el aseguramiento de la vida útil de los activos invertidos, así como certificar las condiciones de seguridad y confort que se han de garantizar a sus ocupantes. Por otro lado, los objetivos que se pretende alcanzar de modo simultáneo con esta herramienta, son los siguientes:

• Integrar el plan Estratégico de Facility Management con el Plan Estratégico de Gestión General de la empresa.
• Establecer estrategias de ahorro de costes operativos a largo plazo en la gestión del edificio, racionalizando todo tipo de recursos, y aplicando rigurosos criterios de sostenibilidad.
• Mejorar la productividad mediante la conciliación equilibrada de recursos humanos, económicos e inmobiliarios.
• Generar ingresos y plusvalías.
• Analizar y gestionar el ciclo de vida de los elementos del edificio.
• Planificar el mantenimiento preventivo y correctivo del edificio, aplicando criterios de prevención.
• Adoptar criterios profesionales a la hora de implantar tecnologías inteligentes.
• Gestionar eficazmente los espacios.
• Optimizar el consumo energético en los edificios.
• Mejorar la imagen corporativa.
• Garantizar la calidad ambiental, el confort, la higiene y la seguridad dentro de las dependencias del edificio.
• Gestionar eficazmente la subcontratación de servicios vinculados al edificio.
• Seleccionar acertadamente el software de gestión en Facility Management.

ENFOQUE Y CONTENIDO

Como herramienta de Gestión Integral del edificio, las técnicas de Facility Management se han de enfocar hacia garantizar la máxima eficacia en las siguientes áreas operativas:

• Gestión de proyectos: Introducir, adoptar y aplicar en la práctica el concepto de “Project Management”.
• Gestión patrimonial: Introducir en el enfoque del mantenimiento integral del edificio los aspectos financieros, administrativos y legales que implica la gestión del patrimonio y de las inversiones implícitas en el mismo.
• Gestión de espacios: Abordar la planificación y cuantificación de espacios, reubicaciones, ergonomía y sistemas de mobiliario, de acuerdo con los mejores criterios de funcionalidad, seguridad y confort.
• Gestión de servicios generales: Contemplar las alternativas teóricas y prácticas para el diseño y la organización del protocolo de FM, los aspectos económicos que implica dicho protocolo, y todo lo concerniente a la contratación de los servicios que lo integran.
• Gestión y mantenimiento de elementos constructivos: Analizar los diferentes casos y posibilidades que puedan darse en relación con los elementos constructivos del edificio desde la perspectiva de su gestión.
• Gestión y mantenimiento de instalaciones: Contemplar la gestión y el mantenimiento de las instalaciones, así como los procedimientos operativos y de prevención más adecuados.
• Gestión de servicios: Definir, analizar y precisar las características, requerimientos y ratios económicos de los principales servicios generales aplicables a la correcta y eficaz gestión del edificio.
• Programas informáticos de soporte al FM: Aplicar criterios racionales de selección de las herramientas disponibles en este terreno, optimizándolas y actualizándolas en función de la evolución tecnológica del sector.
• Implantación del Facility Management: Llevar a la práctica el contenido conceptual del protocolo de actuación definido en el plan de Facility Management.

ENTORNO DE USO O TRABAJO

El Entorno de Uso o de Trabajo se ha convertido en un recurso estratégico y en una herramienta competitiva de gran importancia. Partiendo de esta base, dicho entorno es el concepto alrededor del cual se ha de dar forma a un protocolo o marco de referencia de Facility Management, siendo sus componentes fundamentales las siguientes:

• El Continente, es decir, el edificio dentro del cual las personas llevan a cabo sus actividades.
• El Contenido o Puesto de Uso o de Trabajo propiamente tal, particularmente lo referente a la distribución del espacio y de los recursos materiales que lo sustentan, tales como las instalaciones y el mobiliario.

Son cuatro los elementos básicos del Entorno de Uso o de Trabajo:

• Las Personas
• El Trabajo o actividad a realizar
• El Puesto físico donde las personas llevan a cabo las actividades
• El Edificio dentro del cual los usuarios desarrollan las actividades

Y son también cuatro las disciplinas que conducen al correcto diseño y coordinación del entorno de trabajo:

• Los Principios de Organización Empresarial
• La Arquitectura
• La Ingeniería
• Las Ciencias del Comportamiento

Las técnicas de gestión por la vía del Facility Management son aplicables a cualquier edificio, en función de la demanda de sus responsables. Adquieren especial relevancia en inmuebles con presencia y tráfico continuo de materiales y personas, en los cuales se requieren prestaciones de servicios de soporte de máxima calidad, como ocurre en los siguientes casos:

• Entidades que acusan elevadas tasas de movilidad y presencia de personas.
• Inmuebles con fuerte dependencia de instalaciones y servicios técnicos.
• Edificios singulares.
• Edificios institucionales y de pública concurrencia.
• Patrimonios diversificados, complejos y voluminosos, con significativo valor en activos fijos.
• Edificios de naturaleza corporativa, con acusados gastos en operaciones internas y de mantenimiento.
• Inmuebles especiales, tales como hospitales, hoteles, centros docentes y centros comerciales.

MARCO DE REFERENCIA DEL FACILITY MANAGEMENT

El Marco de Referencia del Facility Management proporciona una valiosa base para enfocar esta herramienta con criterios de sostenibilidad y de seguridad. El marco cruza las cuatro componentes de la dimensión “Facility” (Inmovilizado Material o Patrimonio, Sistemas Técnicos o Instalaciones, Espacio o Arquitectura Interior, y Servicios Operativos), con los tres elementos de la dimensión “Management” (Planificación, Ejecución y Gestión).

En la siguiente tabla se refleja el contenido básico de dicho Marco de Referencia, incluyendo los aspectos fundamentales a tener en cuenta al aplicar en la práctica el citado modelo con un enfoque dirigido a la gestión de la seguridad, y aplicando los principios básicos de la sostenibilidad.

CONSIDERACIONES GENERALES REFERENTES AL FACILITY MANAGEMENT

Antes de implantar las técnicas del Facility Management, se han de tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• El FM se ocupa de gestionar actividades, servicios y temas que nada tienen que ver con las actividades específicas en que se basa el negocio concreto de la empresa propietaria del inmueble. Su función se enfoca a todo lo que no sea el objetivo propio del negocio (“core business”) de la entidad en la cual se establece como herramienta de gestión inmobiliaria, lo cual no excluye que se ha de integrar plenamente dentro de la estrategia general de dicha empresa.
• Debido a su carácter esencialmente técnico, el FM tiende a no ser reconocido como herramienta estratégica de gestión, pese a que su naturaleza conceptual es esencialmente organizativa. La adopción de un programa integral de gestión de inmuebles mediante técnicas de FM puede representar para las empresas un ahorro de entre un 10% y un 15%, habiéndose logrado en ciertos casos niveles de reducción de costes de mantenimiento de hasta un 30%.
• Además de sus ventajas de índole económica, las técnicas de FM generan importantes beneficios de tipo cualitativo, que afectan fundamentalmente a los usuarios de los edificios. Aspectos vinculados a la prevención de riesgos, a la seguridad, al confort, a la higiene y a la calidad ambiental avalan este hecho, sobre todo si se tiene en cuenta el valor que representa para las empresas el “entorno de trabajo” como recurso estratégico y herramienta competitiva.

La implantación de estrategias de FM en la gestión de edificios implica tener que recurrir a la contratación de servicios y suministros por la vía de la externalización o del “outsourcing”. Este hecho es fruto de la necesidad de atender las múltiples disciplinas técnicas y profesionales que entran en juego a la hora de gestionar un tema tan complejo como es la gestión de un inmueble, cuyo desarrollo transcurre en escenarios de mercados muy competitivos, sujetos a un dinámico proceso de evolución y transformación tecnológica. Esta modalidad favorece la implantación de trabajos altamente especializados y profesionalizados, así como su integración de modo coordinado y organizado dentro del correspondiente marco de referencia, pero implica a la vez el requisito de aplicar el máximo rigor a la hora de seleccionar las mejores opciones disponibles. En todo caso, las empresas a contratar, así como su personal técnico y operativo, han de disponer de la necesaria formación técnica, además de contar con las acreditaciones, autorizaciones y homologaciones exigidas por la legislación y por la normativa aplicable a cada caso.