Gestión del conocimiento como un modelo para la seguridad y salud de los trabajadores

El Departamento de gestión del Conocimiento de Conhydra S.A E.S. P tiene como fin garantizar un sistema de gestión empresarial enfocado en sus colaboradores, que su seguridad y salud en el trabajo prime para potencializar la labor realizada, evitando accidentes e incidentes laborales, así como una cultura de la prevención. Para esto se creó un modelo de gestión, denominado “Gestión del Conocimiento” que luego lo convirtió en un área Directiva. Este Departamento articula una adecuada gestión del talento humano, un sistema de gestión de calidad, el sistema de seguridad y salud en el trabajo; que en sintonía puedan garantizar el bien-estar de sus colabores y como una de sus consecuencias disminuir la accidentalidad y el ausentismo, al igual que obtener las certificación en OHSAS 18001
Autor principal: 
Elda Elizabeth
Ceballos Caro
Conhydra S.A E.S.P.
Colombia
Coautores: 
Jorge Alberto
Uribe Velásquez
Conhydra S.A E.S.P.
Colombia
Introducción: 

Conhydra S.A E.S.P. Es una empresa que nace en el año 1996, trabaja en la gestión de los servicios de agua potable y saneamiento básico. En el transcurso de estos 20 años ha logrado consolidar un modelo de gestión que ha permitido ejecutar contratos como Operador, Consultor, Supervisor, Constructor y proveedor de la Tecnología necesaria para proveer soluciones en el sector del agua potable.
Para lograr este propósito, se considera importante aportarle al desarrollo integral del talento humano; se tienen establecidos claros principios basados en la ética comercial y empresarial,.
De esta manera el aporte a la sociedad, el medio ambiente y la economía es una responsabilidad que Conhydra ha asumido, creyendo en la posibilidad de generar valor a sus diferentes grupos de interés, por lo que desde el año 2012 al 2014 realizó un giro en su modelo de gestión, para fortalecer la organización desde la base y potencializar sus líneas de negocio. Uno de estos cambios significativos fue la creación del Departamento de Gestión del Conocimiento, cuyo gran objetivo es garantizar y articular una adecuada gestión del talento humano, un sistema de gestión de calidad, un sistema de seguridad y salud en el trabajo que en sintonía pueda garantizar el bien-estar de sus colabores y por consecuencia disminuir la accidentalidad y el ausentismo.
Uno de los resultados más significativos ha sido la implementación y certificación de la compañía en la norma OSHAS 18001, enfocando el modelo de gestión a la seguridad y salud en el trabajo como parte de los principios fundamentales de aportar un grano de arena al desarrollo sostenible de la organización a través de la satisfacción de sus colaboradores.
A continuación, se presenta el desarrollo del Departamento de Gestión de Conocimiento, como ejes fundamentales en la transformación empresarial y potencializador de una cultura de seguridad y salud en el trabajo.

 

OBJETIVOS

Objetivos Generales

Como previamente se describió este proyecto o mejor llamado “modelo de gestión empresarial”, representando y liderado bajo el área de Gestión del Conocimiento, éste viene construyéndose e implementándose desde el 2013.
Desde esta perspectiva la creación de este departamento tenía el siguiente objetivo:
“Estandarizar el conocimiento de la organización para su efectiva transferencia antes y durante la ejecución de proyectos, que permita gestionar el talento humano, la seguridad y salud en el trabajo y las comunicaciones garantizando la satisfacción y bienestar de sus colaboradores”.

Objetivos específicos:

 

• Constituir un área de Gestión del Conocimiento donde se articule la gestión del talento humano, la seguridad y salud en el trabajo, la calidad y las comunicaciones de la compañía asegurando la satisfacción de los colaboradores internos.
• Actualizar los sistemas de calidad de la compañía donde se evidencien las mejores prácticas organizacionales articulado con los estándares de seguridad y salud en el trabajo.
• Crear un modelo de comunicación interna que fomente la cultura organizacional y seguridad y salud en el trabajo bajado en un modelo de gestión empresarial enfocado a la satisfacción de los colaboradores.
• Certificar la compañía en la norma OSHAS 18001 y garantizar las recertificaciones.

Metodología: 

Como se ha evidenciado, el diseño de este departamento y su aplicabilidad tiene claros objetivos sobre una articulación efectiva entorno a la creación de un modelo de gestión que provee por su activo más importante que es sus colaboradores.
Desde esta perspectiva, la creación de este Departamento tuvo 2 fases. A continuación, se mostrará el despliegue y los diferentes cambios que se realizaron en cada una de ellas, así como los diferentes resultados.

 

1. FASE 1: Constitución del área de Gestión del Conocimiento

Para dar comprender esta fase, se creó un esquema de articulación de la gestión del talento humano, la seguridad y salud en el trabajo, la calidad y las comunicaciones de la compañía asegurando la satisfacción de los colaboradores internos. Este proceso de entendimiento fue un trabajo consensuado entre las directivas de la organización, los coordinadores de proceso y el apoyo de nuestra Aseguradora de Riesgos Profesionales Colmena que desde el 2013 viene acompañando el desarrollo del modelo dentro de la organización.
Lac concepción de este Departamento, tuvo como estrategia que el Comité Directivo, encabezado por la Gerencia definiera un plan de trabajo en los diferente grupos primarios para ajustar y entender la proyección. Por ende,, el compromiso gerencia fue fundamental para hacer realidad este diseño.

El entendimiento del modelo se representa en esta gráfica:

 

Entendiendo el modelo y el enfoque en los colaboradores se actualiza y crea el mapa de proceso del Gestión del Conocimiento el cual, se incluye en el nuevo sistema de gestión de calidad, basado en los principios del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Ajustar):

De esta manera, entendiendo la filosofía del área y cuál es su estructura se comienza la segunda fase.

 

2 . FASE 2: Actualización y puesta en Marcha del Departamento de Gestión del Conocimiento

A continuación, se describiría como se articuló cada uno de los subprocesos para cumplir esta articulación.

 

2. 1 Gestión humana

Esta área tan vital en la organización fue efectivamente una de las que tuvo mayores modificaciones, como ejes del Departamento de Gestión del Conocimiento en visión con el área de seguridad y salud en el trabajo. El rediseño su estructura fue:

Como se observa el área pasó de realizar una labor más de administración de personal a una gestión completa del talento humano, teniendo en cuenta la evaluación del personal, el clima laboral, los procesos disciplinarios y el riesgo psicosocial como mecanismos de información y evaluación, garantizando la gestión integral del personal e incluyendo consistentemente todos los componentes de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo a la norma OSHAS 18001 y las diferentes leyes colombianas.

A continuación, se mencionará la articulación con seguridad y salud en el trabajo:

 

2. 1 . 1 Selección del personal:

En cuanto a la selección del personal se tiene en cuenta lo siguiente:

 

* El jefe directo antes de comenzar un proceso de selección debe diligenciar completamente el perfil de cargo. El cual describe puntualmente todos los elementos de seguridad y salud en el trabajo, como los riesgos, la autoridad frente al sistema y la rendición de cuentas (Ver Anexo1: Formato de Perfil).

Anexo 1

 

* Examen médico de ingreso: Para garantizar la selección del personal y de acuerdo con el resultado del mismo, se verifica que cumpla con las condiciones médicas ocupacionales de acuerdo con el perfil necesario. Esto hace parte fundamental de la selección, en caso de que no cumpla se evalúa para una reanudación del proceso de selección, puesto que se evita poner en riesgo el sistema y abrir la brecha para un posible accidente de trabajo o aumento del ausentismo.

 

2. 1 . 2 Capacitación inducción y entrenamiento:

* Es obligatorio que todo trabajador de capacite en 4 componentes: gestión humana, seguridad y salud en el trabajo, calidad, y entendimiento del proyecto. Para esto, se dispone al empleado en su primer día de trabajo, donde recibe todas las indicacionesy entrenamientos necesariospara garantizar el desarrolloseguro de su labor. ( ver anexo 2: plan de formación)

Anexo 2

 

* Conhydra cuenta con un sistema de formación que debe llevar a cabo, por lo que es es obligación la asistencia de las capacitaciones en gestión humana, calidad, seguridad y salud en el trabajo. En cuanto a este último se identifican las capacitaciones o entrenamientos que atacan los riesgos de las tareas críticas: alturas, biológico, ergonómico, químico, auditivo con el personal especializado que amerita.  ( ver anexo 3: Formato de inducción)

Anexo 3

 

2. 1 . 3 Evaluación de personal y desempeño

 

Con esta actividad se responde a la evaluación del personal, sin embargo, se le adicionó todos los elementos de seguridad y salud en el trabajo como el cumplimiento de políticas de SST y participación de las actividades programadas de SST. (Ver anexo 4: Evaluación de personal)

Anexo 4

 

2. 1 . 4 Evaluación del clima laboral:

En este componente se evalúa el clima teniendo en cuenta los diferentes componentes de bienestar laboral alineados con factores de riesgo psicosocial, que nos permita identificar las brechas y los puntos críticos a trabajar como el liderazgo, la comunicación, la competencia del personal y el ambiente de trabajo etc. (Ver Anexo 5: Formato Clima organizacional)

Anexo 5

 

2. 1 . 5 Procesos disciplinarios:

Se definió que Conhydra contara con una firma de abogados especializados en lo laboral pero también en seguridad y salud en el trabajo.

 

2. 1 . 6Riesgo psicosocial:

Como uno de los principales cambios, es incluir en gestión humana el programa de riesgo psicosocial, porque se hace un insumo valioso para la gestión del talento humano en todos los componentes y apoya a la mejora del programa de bienestar y formación del personal.

 

2. 1 . 7 Bienestar:

El programa de bienestar Conhydra articula subprogramas como la semana de salud, programas de vida saludable en apoyo con la Caja de compensación, EPS y otras entidades aliadas que aportan a mejores hábitos en la salud del empleado, enfocado en las recomendaciones de los exámenes médicos ocupacionales periódicos y los diagnósticos de salud.

 

2.2 Sistema de gestión de calidad

En cuanto al sistema de gestión de la calidad, la manera como fue impacto este proceso articulado con la visión de seguridad y salud en el trabajo, comprendió lo siguiente:

 

2. 2 . 1 Gestión documental:

Además de estandarizar los componentes propios del sistema de seguridad y salud en el trabajo solicitados por las leyes colombianas y la norma OSHAS 18001, se revisó toda la documentación empresarial y se le solicitó a cada encargado técnico conjunto el área de seguridad y salud en el trabajo, que incluyera en los procedimientos y/o instructivos todos los aspectos técnicos de seguridad en cada actividad o servicio prestado. Es decir, el formato de procedimientos tiene incluido y referenciado los estándares que se requieren para el desarrollo de la tarea con seguridad. (Ver Anexo 6: Esquema de procedimiento)

ANEXO 6 

 

2. 2 . 2 Seguimiento de no conformidades:

Se definió que, dentro del sistema de gestión de calidad, una accidente laboral se convierte en una no conformidad, garantizando que no sólo se le haga tratamiento desde la investigación de accidente con el respectivo COPASST, sino que, sea una oportunidad para el mejoramiento continuo dentro de los sistema de gestión. (Ver anexo 7: No conformidad de accidente).

ANEXO 7

 

2. 2 . 3 Auditorías internas de SST:

Se estandarizó y ajustó dentro del procedimiento de auditorías internas todos los componentes necesarios para garantizar auditorías de seguridad y salud en el trabajo, como lista de chequeo, formación especializada en auditores integrales, contratación de auditores externos expertos en seguridad y salud en el trabajo. (Ver anexo 8: Lista de chequeo SST)

ANEXO 8

 

2. 2 . 4 Inspecciones de calidad:

Uno de los grandes avances que se implementaron y se integraron con el sistema de calidad, fue que las inspecciones plasmaran la realidad del estado de seguridad y salud en el trabajo en cada uno de los proyectos, por lo que permite a la coordinación de calidad verificar el estado del sistema de gestión de OSHAS y apoyar a empoderar a los jefes de proyecto de su responsabilidad frente a la seguridad de cada uno de sus empleados. Mensualmente, se realiza una revisión de aplicación de la metodología del PHVA donde ubica los elementos base de SST. (Ver anexo 9: Formato inspección)

ANEXO 9

 

2.3 Comunicaciones

 

La estrategia definida para que comunicaciones adaptara la visión de seguridad y salud en el trabajo, fue inicialmente que el área se integrara a Gestión del Conocimiento como parte fundamental y transversal de las acciones que promuevan una cultura del bien-estar y de seguridad y salud en el trabajo. Definición dos ejes estratégicos de la comunicación interna:

 

2.3.1 Diseño de plan de comunicaciones interno: anualmente se definen todas las estrategias comunicativas del área de Seguridad y Salud en el Trabajo que apoye la creación de una cultura basada en la prevención, asegurando el uso de medios digitales y físicos. (Ver Anexo 10: Plan de comunicaciones SST)

ANEXO 10

 

2.3.2  Estandarización de reglamentación y señalización: siempre que arranque un proyecto, el área de comunicaciones con Seguridad y Salud en el trabajo debe garantizar que todas las estructuras físicas cuenten con:

  • Señalización de emergencias
  • Reglamentos, políticas y direccionamiento estratégico
  • Campañas visuales de prevención y seguridad

 

2.4 Seguridad y Salud en el Trabajo

Esta área se actualiza bajo los lineamientos del Decreto 1072 de 2015 y la norma OSHAS 18001, cumpliendo con los diferentes parámetros legales y demás que se requiere en una organización cuyo riesgo ocupacional en el cual clasifica. Además es importante resaltar que uno de los fundamentos del Departamento de Gestión del Conocimiento tuvo que ver con la creación del área de Seguridad y Salud en el trabajo. El proceso se conformó de la siguiente manera:

 

2.4.1 Selección personal del área:

• Las personas responsables del sistema de seguridad y salud en el trabajo, deben comprender la formación y la experiencia necesaria para atender el sistema, para lo cual deben superar los diferente filtros técnicos, psicotécnicos y ocupacionales. Esto con el fin que el personal que se tiene a cargo sea efectivo en la implementación del sistema en los proyectos a cargo.

 

2.4.2. Planificación del proceso:

• Se definió como política que dentro del modelo de planeación de los proyectos, seguridad y salud en el trabajo para el arranque, que el personal de SST inspeccione el lugar, las actividades críticas y la proyección de la ejecución de las actividades con el fin de identificar riesgos y planificarlos en la matriz de peligros y riesgos correspondientes.
Igualmente, se tiene estipulado una definición de un presupuesto por el componente de seguridad y salud en el trabajo que debe ser construido por los responsables de SST y aprobado por el área, con el fin de comprar todos los insumos, elementos de protección personal, exámenes médicos y mediciones higiénicas que en el proyecto se determine.

2.4.3. Ejecución del proceso:

• Cada proyecto tiene un profesional de SST asignado que está gestionando los 8 procedimientos del sistema, y tiene a indicación de suspender cualquier actividad que no cumpla con los parámetros del sistema y ponga en riesgo la seguridad de los empleados.

2.4.4. Seguimiento y Control:

• Mes a mes cada uno de los proyectos se le envía un informe de seguimiento y control de las diferentes inspecciones y actividades llevadas a cabo durante el mes en el proyecto, este informe comprende:
• Inspecciones generales del proyecto
• Indicadores (Ver anexo 11: Informe de SST mensual)

 

ANEXO 11

 

Así mismo y en apoyo con Calidad se planea y se ejecuta las auditorías internas en Seguridad y Salud anuales en el trabajo donde se identifican las oportunidades de mejora y no conformidades del proceso. Por otra parte, los accidentes laborales, como se mencionó anteriormente, se identifican en el sistema de gestión de calidad como “no conformidad” con el fin de hacerle trazabilidad y sistematizar la experiencia como una mejora continua.
Todos los demás procesos de crean conforme a la ley y los tiempos estipulados garantizando la gestión necesaria para lograr un sistema de gestión dinámico evitando así aumento en la accidentalidad laboral

 

Resultados: 
  • Certificación de OSHAS 18001

Producto de la implementación y adecuación de estos cambios, Conhydra se certifica en el 2014 y en el 2017 recibe la recertificación de OSHAS 18001 con el Consejo Colombiano. Esta certificación se ha convertido en plus competitivo en el mercado, pues demuestra confiabilidad, seguridad y confianza. Por otra parte, contar con una calificación RUC -Registro Único de Contratistas- superior a 80 puntos, también abre el campo de inserción de nuestra organización en el sector minero y petrolero,

 

  • Disminución de la accidentalidad

Durante el acompañamiento que ha tenido nuestra Aseguradora de Riesgos Profesionales desde el 2013, y en el último informe de gestión prestando a las directivas de la organización se ve la disminución significativa de los indicadores medidos.

 

  • Evolución del sistema de seguridad y salud en el trabajo

En las mediciones realizadas por Colmena, de acuerdo con las normas aplicables y en el último año con la resolución 1111 del 2017. Se evidencia una evolución significativa desde el 2015 al 2017.

 

  • Satisfacción laboral de los empleados

Con este modelo de trabajo y con todas las acciones que se emprenden desde el Departamento de Gestión del Conocimiento se espera que nuestros empleados tengan una satisfacción con respecto al clima por encima del 90%.

 

  • Disminución del Riesgo Psicosocial

El histórico de los últimos tres años, se evidencia que el riesgo intra y extralaboral que se identificó en el año 2015 como medio, en la última revisión e intervención se disminuyó a bajo, lo que apoya así mismo la evidencia de la mejora del sistema de las evaluaciones y acciones frente al modelo implementado.

 

Conclusiones: 
  • La inserción de la gestión humana es un eje fundamental de los sistemas de seguridad y salud en el trabajo para la intervención oportuna desde el componente sicosocial de los colaboradores.
  • Los sistemas de gestión tanto de calidad como de seguridad y salud en el trabajo, no solamente deben andar de la mano a través de las estrategias de gestión documental (estandarización, auditorías internas etc.) sino, que deben proveer por articularse efectivamente hacia el mejoramiento continuo. En el caso de Conhydra a través de convertir los accidentes laborales en “no conformidades” y garantizar inspecciones de calidad mensuales con componentes de seguridad y salud en el trabajo se hace una trazabilidad integral de los sistemas.
  • El modelo de gestión del Departamento de Gestión del Conocimiento se vuelve cada vez una activo fundamental de información y evaluación constante de la compañía, puesto que se está cruzando datos fundamentales de nuestros colaboradores como: las evaluaciones de desempeño, el clima laboral, el riesgo psicosocial, las no conformidades etc. Lo que permite crear acciones estratégicas que intervengan de una mejor manera las situaciones a resolver.
  • El modelo de gestión que desarrolló el Departamento de Gestión del Conocimiento, no sólo articula adecuadamente los procesos que aparentemente son disímiles, sino que apoya y desarrollo un mecanismo de trabajo en equipo entre los responsables del mismo y de esta manera irradia este mecanismo de trabajo a los diferentes colaboradores.
  • Mas allá de no disminuir considerablemente el ausentismo o la accidentalidad, lo que se ha creado en la organización es el fundamento de una cultural del Bien-estar y el mejoramiento continuo, donde cada colaborar aporta y apoya a la generación de mejores prácticas con seguridad.
  • El acompañamiento permanente de la Asegurado de Riesgos Profesionales con sus diferentes especialistas fue y será una alianza significativa para crear una estrategia conjunta hacia la innovación y desarrollo de este modelo de gestión en el Departamento de Gestión de Conocimiento.
  • Finalmente, el acompañamiento y la presencia atenta y permanente de la Gerencia, así como la convección de garantizar el funcionamiento del Departamento, fueron acciones fundamentales para que esta articulación de áreas fuera efectiva y obtener así los resultados.
Referencias bibliográficas: 
  • OHSAS 18001
  • Decreto 1072 de 2015
  • Resolución 1111 del 2017

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