Manual de Procedimientos de la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral de Laser C.A

Introducción

La investigación se desarrolló en la empresa Laser C.A. que desarrolla actividades de transporte aéreo de pasajeros y carga, el área de trabajo fue en la Oficina 206 (Centro empresarial Playa Grande, Piso 2) y Hangar N°1 del Aeropuerto Internacional Simón Bolívar, en la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral, participando en las inspecciones realizadas en áreas de Plataforma y Hangar.

En la actualidad el tema de la seguridad y salud el trabajo está siendo evaluado de manera directa ya que muchas de las empresas existentes en Venezuela no cumplen con los requerimientos básicos establecidos en la Ley Orgánica Prevención y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT), el Reglamento de la misma y las Normas Técnicas 01 y 02-2008 establecidas por el Instituto Nacional Prevención Salud y Seguridad Laboral (INPSASEL). Este organismo gubernamental es el rector y encargado de velar por el cumplimiento de las leyes propuestas en el área y en caso del no cumplimiento, se encarga de aplicar las sanciones correspondientes.

Laser es una empresa que tiene 20 años en el mercado que considera de gran importancia la seguridad, los procesos de trabajo y la prevención de accidentes, así como la preservación de la salud de sus trabajadores.

La Jefatura de Seguridad y Salud Laboral tiene como objetivo establecer acciones, normas y procedimientos para prevenir y controlar los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, motivar a todos los niveles organizacionales de LASER, en la ejecución del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, Promover en los trabajadores y trabajadoras actitudes de prevención y control de condiciones y actos inseguros en el área laboral.

La situación antes mencionada lleva a la necesidad de estandarizar todos los procesos realizados en la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral para así dar una respuesta oportuna y bajo estándares requeridos. Se plantea entonces el levantamiento de la información para elaborar un Manual de Procedimientos de la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral.

Objetivo General

Elaborar el Manual de Procedimientos de La Jefatura de Seguridad y Salud Laboral, para estandarizar los procesos de la empresa LASER C.A.

Objetivos Específicos

· Definir los procesos realizados por el personal de la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral de la empresa LASER C.A.

· Elaborar formularios para la obtención de información requerida por la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral (Investigación de enfermedades ocupacionales y Accidentes de Trabajo, Inspecciones en Plataforma y Hangar, Inspección de Vehículos).

· Crear el Manual de Procedimientos de La Jefatura de Seguridad y Salud Laboral, para estandarizar los procesos de la empresa LASER C.A.

Metodología

Tipo de Investigación

El tipo de investigación para el desarrollo del presente informe es de modalidad de campo, ya que consistió en un análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo (Ruiz, 2002).

Para recopilar los datos para la realización del Manual de Procedimientos de la Jefatura de Seguridad y salud Laboral, se analizaron todos los procedimientos para así desglosar cada actividad, cada paso, también se aplicó la observación directa y la encuesta al personal que realiza los procedimientos.

Diseño de la investigación

El diseño aplicado fue descriptivo, porque para la elaboración de los manuales se describe detalladamente los procesos ejecutados, sus procedimientos y las personas involucradas.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Las técnicas de recolección de datos permiten la obtención de información. Mientras que los instrumentos son “los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar información” (Arias 1999)

En el presente trabajo se emplearon:

· La observación directa, la cual consiste en “el registro sistemático, cálido y confiable de comportamientos o conductas manifiestas” (Hernández et al. 1998)· Entrevista, se realizó en forma directa con a las personas que intervenían en el proceso.

• Revisión documental.
• Tormenta de ideas.

Los instrumentos fueron libreta de anotaciones y cámara fotográfica.

Análisis y Tratamiento de la Información

La información recolectada fue clasificada y ordenada para responder a los objetivos establecidos que conformaron el plan de trabajo de las pasantías. Empleando para ello las técnicas de análisis más apropiadas según las normas aplicables en Seguridad y Salud Laboral.

Fases de la Investigación

A continuación se presentan las fases de investigación que sirvieron de guía para el desarrollo del estudio.

• 1. Primera Fase: Adaptación en la empresa. · Conocer al personal y áreas ligadas al plan de trabaja establecido. · Conocer el proceso de trabajo. · Describir la situación que da origen al problema que se desea resolver a través del desarrollo del proyecto. · Definir el alcance y las limitaciones del mismo. · Establecer de manera clara y precisa los objetivos, alcances y tipo de contribución a la resolución del problema.
• 2. Segunda Fase: Recopilación de Información. · Revisar la literatura existente en la empresa, Programa de Seguridad. · Realizar cada uno de los procedimientos para así obtener información de cómo se hace. · Acudir a entrevista con Doctor Ocupacional para recopilar información medico ocupacional. · Ejecutar inspecciones en diferentes áreas de la empresa para hacer los ajustes en los formatos.
• 3. Tercera Fase: Desarrollo del Manual. · Desarrollar el manual y Formatos siguiendo los estándares de la empresa. · Diseñar presentación para hacer llegar la información al personal nuevo ingreso.
• 4. Cuarta fase: Entrega y corrección.

· Entregar al tutor industrial los manuales y presentación para su revisión.

· Corregir aquellos detalles que considere pertinente el tutor industrial.

Resultados

Un manual, es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que proporcionan información rápida y organizada sobre prácticas administrativas. Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicio (Chiavenato, 2007)

Los Manuales de procedimientos son documentos que incluyen ordenadamente todas las actividades que se desarrollan para una determinada labor, con sus respectivos algoritmos o flujogramas, así como el perfil del producto o servicio resultante y los formularios utilizados como instrumentos de apoyo. Además, permiten establecer las responsabilidades de los funcionarios respecto al cumplimiento de los objetivos de la organización.

Se confeccionan a partir del diagnóstico de los procedimientos actuales con la finalidad de eliminar a partir de ellos, las operaciones y papelería innecesarias reduciendo así los costos y agilizando las actividades. Contar con un manual de procedimientos, permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y por ende el incremento de la productividad o eficiencia del servicio que se brinde.

Un procedimiento consiste en “un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos empleados que trabajan en sectores distintos, y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien o servicio determinado” (Hernandez, 2002).

Los propósitos principales de los procedimientos se muestran a continuación:

· Integrar la documentación básica usada para la administración de las actividades.

· Proporcionar formalidad a la Institución o empresa.

• Identificar responsabilidades.

· Interrelacionar al personal que administra, ejecuta, verifica o revisa el trabajo.

Además, entre las ventajas principales de tener procedimientos documentados que se pueden mencionar se encuentran:

· Estandarizar y uniformar el desempeño de las personas.

· Simplificar los procesos.

· Agilizar el funcionamiento de la Institución o Empresa, al evitar pérdidas innecesarias de tiempo.

· Perdurar en el tiempo. Al documentar procedimientos garantizamos su permanencia en el tiempo, evitando con ello que nuevos empleados por olvido, desconocimiento o mala intención dejen de hacer esa laborEstilo y contenido

Análisis de la situación actual

LASER, es una empresa en plena expansión, en la actualidad cuenta con una gran variedad de destinos y oficinas en cada uno de ellos a continuación se describe el proceso de trabajo (LASER, 2013).

En las oficinas centrales de Caracas se llevan a cabo actividades administrativas, tales como:

· La contabilidad general de la compañía.

· Los tramites institucionales para la obtención y renovación de los diferentes permisos y licencias gubernamentales.

• Las compras nacionales.
• La mensajería y correspondencia. · La administración y operación de los sistemas informáticos y de telecomunicaciones. · La administración de la nomina del personal y de los beneficios socioeconómicos. · El manejo de la tesorería, las finanzas y las relaciones bancarias. · Control de espacios y tarifas. · Administración, planificación general y de costos, entre otras. También se realizan actividades comerciales tales como: · Venta, facturación y cobranza de pasajes. · Administración de contratos con clientes corporativos y agencias de viajes y turismo.
• Estadísticas de ventas. · Atención al cliente y tramitación de reclamos de pasajeros. · Reservaciones de pasajes a través de un centro de llamadas telefónicas o “call center”. · Promoción comercial y asistencia a eventos de mercadeo. · Visitas a clientes mayoristas, agencias de viajes y clientes corporativos. En las oficinas de caracas también se realizan reuniones de distintos tipos y actividades de inducción y entrenamiento del personal. En las estaciones aeroportuarias (Maiquetía, Porlamar, Vigía, Valencia, Maracaibo y Santo Domingo del Táchira) se realizan las siguientes actividades comerciales y de tráfico: · Venta, facturación y cobranza de pasajes y carga aérea. · Atención al público, cliente y al pasajero. · Recepción, verificación y registro del billete aéreo del pasajero para el embarque de este y de su equipaje en su vuelo. · Recepción, verificación y registro de la carga para el embarque de esta en el vuelo correspondiente. · Manejo de equipajes y carga a través de las cintas transportadoras y equipos móviles terrestres hasta su embarque en los depósitos del avión. · Revisión, traslado y ubicación segura de los equipajes y carga en los depósitos de las aeronaves. · Vigilancia del cumplimiento de las normativas en materia de seguridad aeroportuaria desde la llegada del pasajero o carga hasta su embarque en el avión. · Coordinación y entrega a la tripulación de los refrigerios y otros suministros que van a ser repartidos durante los vuelos. · Redacción y entrega a las autoridades aeroportuarias y de aeronáutica civil de los diferentes reportes e informes relacionados con los vuelos y las actividades de la compañía en la estación. · Verificación de que los equipajes y carga son retirados por sus propietarios a la llegada de los vuelos. · Administración de los gastos de la estación.
• Atención a los empleados. En las estaciones, también se coordinan las actividades de programación, control operacional y tripulación de vuelos, tales como: · Programación de las aeronaves que van a cubrir las distintas rutas e itinerarios. · Programación de los empleados de tripulación de mando y de cabina que van a cubrir cada Vuelo. · Programación del despacho de cada vuelo. · Coordinación de las plataformas para el embarque y desembarque de pasajeros a la llegada o salida de los vuelos. · Verificación de las condiciones de seguridad y confort de la aeronave antes de proceder a su aprobación para el vuelo y el embarque de pasajeros y carga. · Seguimiento y apoyo operacional de los vuelos desde el momento de su despegue hasta su aterrizaje. · Investigación, búsqueda y archivo de información técnica de utilidad para la navegación de los aviones de la compañía y de los aeropuertos que cubren los distintos itinerarios aprobados. · Entrenamiento teórico práctico y evaluación de tripulantes de mando y de cabina. · Verificación de las condiciones del avión después de su llegada y desembarque de pasajeros y carga y limpieza del mismo antes de proceder a embarcar el siguiente vuelo. · Reporte de novedades del vuelo a las autoridades aeroportuarias y de aeronáutica civil. En las estaciones, también se realizan tareas de mantenimientos de aviones, sobre todo en la estación de Maiquetía donde la organización tiene un departamento especifico de mantenimiento aeronáutico con su respectivo hangar, almacén de repuestos, componentes y herramientas, oficinas técnicas, oficinas de inspección y de control de calidad.  Entre las actividades de mantenimiento que se realizan se pueden mencionar las siguientes: · Recepción y estacionamiento de las aeronaves a su llegada al hangar así como a la salida de este. · Revisión de los reportes de vuelos de los capitanes de las aeronaves. · Investigación, búsqueda y archivo de las normativas técnicas de los fabricantes de los aviones y de los motores como guía para la elaboración de planes, programas e instructivos operacionales para el mantenimiento de cada tipo de aeronave. · Recepción y archivo de las regulaciones aeronáuticas venezolanas en materia de mantenimiento de aeronaves, motores y de aseguramiento del control de calidad. · Análisis de confiabilidad de las aeronaves. · Elaboración de planes, programas e instructivos  de verificación de condiciones, mantenimiento e inspección de control de calidad y certificación de trabajos. · Revisión, desmontaje, reparación, ensamblaje y montaje de piezas, partes y componentes de las aeronaves y motores de la flota de la organización. · Limpieza, acondicionamiento y pintura de los aviones y de las instalaciones del hangar. · Coordinación y supervisión de trabajos de mantenimiento contratados con terceros. · Compra, recepción y almacenamiento de motores, partes, componentes, repuestos, herramientas, cauchos y materiales para el mantenimiento. · Entrenamiento teóricopráctico y evaluación del personal de mantenimiento aeronáutico. · Traslados terrestres y aéreos de piezas y personales para el mantenimiento o evaluación de la aeronavegabilidad de una aeronave en particular. Por otro lado, durante el desarrollo de los vuelos, la tripulación de mando y de cabina debe ejecutar las actividades tipificadas en la legislación aeronáutica civil nacional e internacional sobre conducción de vuelos, tales como: · Revisión exhaustiva del cumplimiento por parte de los pasajeros de dichas normativas de seguridad. · Revisión del funcionamiento de los equipos y sistemas de seguridad de la aeronave en caso de emergencia. · Servicio a bordo al pasajero. · Atención al pasajero durante el vuelo. · Ejecución de los procedimientos establecidos en caso de presentarse una emergencia durante el vuelo. · Cumplimiento fiel de las condiciones establecidas en el despacho del vuelo. · Comunicación permanente durante el vuelo con el personal de control operacional tanto de la organización como de los aeropuertos de origen y destino. · Registro de la bitácora y novedades del vuelo sobre todo en lo que pueda afectar a las condiciones de aeronavegabilidad del avión. · Colaborar y vigilar en la entrada y salida de pasajeros del avión. En la organización Laser C.A, no hay división entre los puestos de trabajos administrativos y los operacionales. Los puestos de trabajos administrativos, se ven afectados por una serie de riesgos disergonómicos que se ven observados en los equipos de oficina de los trabajadores y trabajadoras, debido a que en los movimientos corporales y las posturas en el trabajo pueden generar problemas a la salud del mismo, por mal diseño de los puestos de trabajo. Por esto y apoyándose en el artículo 59 de la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT, 2005), es necesario crear una serie de medidas preventivas que permitan ofrecer al trabajador confort y comodidad mientras realizan sus labores, de manera que asegure a los trabajadores y trabajadoras el más alto grado posible de salud física y mental, entre ellas se pueden mencionar: · Adoptar la mejor postura al momento de realizar las actividades laborales. · Realice durante la jornada de trabajo pausas, con el fin de realizar movimientos de relajación de los músculos. · Organice el tiempo y las actividades a realizar.
• Alterne la actividad.

· No se debe prolongar las actividades laborales en exceso.

Por otro lado, los trabajadores que realizan las actividades operativas de la organización se ven expuestos a mayores probabilidades de riesgos, debido a la atmosfera o medio en donde se realizan sus labores. Entre estas exposiciones se pueden mencionar caídas de iguales o diferentes niveles, atrapados por o entre objetos fijos o móviles, golpeado por o contra, contacto con objetos cortantes. Al igual que también se está expuesto a ruidos fuertes y a riesgos biológicos al momento de atender emergencias, como por ejemplo la inhalación de algún tipo de enfermedad viral, entre otras.

Entre algunas de las medidas preventivas, que van a permitir ofrecer a los trabajadores y trabajadoras que cumplan funciones operativas esta, minimizarla cantidad de accidentes en sus actividades laborales, Poseer y utilizar adecuadamente los equipos de protección personal, Verificación de las herramientas y equipos de trabajo, Buen uso de las herramientas y equipos de carga y la Manipulación adecuada de cargas, etc.

Siendo Laser una empresa en pleno desarrollo y crecimiento La Jefatura de Seguridad y Salud Laboral ha venido realizando sus actividades de manera empírica sin un manual en el cual se encuentren estandarizados todos los procedimientos a realizar en algún momento por parte de los técnicos de seguridad y salud laboral, analistas, asistente y jefe del área.

Es ahí donde se presenta la necesidad de Estandarizar el proceso, que define la ISO 9000 como un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” De esta manera se autorizó el levantamiento de información definiendo el objetivo, alcance y ámbito de responsabilidad.

La Jefatura de Seguridad y Salud Laboral es la responsable de los siguientes procesos:

· Pre-Empleo: en dicho proceso la intervención de la Jefatura comienza cuando el candidato es enviado a evaluaciones médicas para conocer sus condiciones de salud y aptitud parea el cargo propuesto.

· Procedimiento Pre y Post Vacacional: La jefatura especialmente el Asistente, emite las órdenes médicas y envía al personal que efectivamente gozará del periodo de vacaciones.

· Post-Empleo: Se emite órdenes médicas para evaluar las condiciones médicas del empleado al momento de culminar su relación laboral.

· Inspecciones: actúan directamente los técnicos de seguridad y salud laboral, dichas inspecciones varían entre Hangar, Área de Plataforma, Vehículos, Extintores y Oficinas.

· Investigación de Accidentes: El procedimiento comprende la investigación exhaustiva de cómo fue el accidente o incidente laboral, determinar así las causas y proponer soluciones para eliminar las condiciones inseguras.

· Investigación de Enfermedades: comprende el seguimiento e investigación para dar con las causas que dieron pasó a una posible enfermedad en cualquiera de nuestros trabajadores y en cualquier área de la empresa.

· Suministro de Uniformes, Ropa de Trabajo y Equipos de Protección Personal: comprende la dotación o sustitución los implementos que a diario puedan necesitar nuestros trabajadores.

· Facturación de Proveedores: Consiste en validar y relacionar las facturas de los proveedores que nos prestan servicio en el área de Seguridad y Salud Laboral.

En términos generales las principales debilidades descritas por la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral son. La duplicidad de funciones, retrabajo, omisiones, retrasos y diversidad de procedimientos. Toda esta situación conducen a serias dificultades a la hora de supervisar, establecer responsabilidades y fijar metas para la organización.

Discusión de resultados

LASER C.A, al ser una empresa relativamente nueva y en crecimiento que no presenta un documento en el cual estandariza los procedimientos para Seguridad y Salud Laboral. Es por ello que el personal adscrito realiza las actividades de manera empírica y de acuerdo a sus conocimientos.

En busca siempre de la mejora la Empresa tomó la decisión de levantar cada procedimiento y elaborar el respectivo manual y formato para cada proceso. Es así cuando se realiza el presente trabajo para diseñar y elaborar el manual respectivo para estandarizar los procesos.

Para iniciar se definió la forma en la que se levantarían los procedimientos y se acordó que sería participativo, es decir, utilizando la observación directa para así conocer la realidad.

Luego de obtener toda la información, se procedió al desarrollo del manual el cual presenta ocho (8) capítulos, descritos a continuación.

• 1. Procedimiento PreEmpleo, en el mismo se define los objetivos y alcances, personas involucradas, referencia legal y la descripción de las actividades, básicamente la participación de La Jefatura de Seguridad y Salud Laboral es en el conocimiento de la aptitud de candidatos propuestos para un cargo en específico.
• 2. Procedimiento PreVacacional, en el mismo se define los objetivos y alcances, personas involucradas, referencia legal y la descripción de las actividades, la intervención de la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral comienza desde el momento en el que el Departamento de nomina informa la aprobación de la solicitud de vacaciones de un trabajador hasta que se efectúan los exámenes médicos tanto pre como post vacacionales, esto con el fin de conocer el estado físico del trabajador antes durante y después.
• 3. Procedimiento PostEmpleo, en el mismo se define los objetivos y alcances, personas involucradas, referencia legal y la descripción de las actividades, la intervención de la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral comienza desde el momento que se  informa el fin del contrato laboral con un empleado, esto con el fin de conocer el estado de salud del trabajador.
• 4. Procedimiento de Inspecciones, en el mismo se define los objetivos y alcances, personas involucradas, referencia legal y la descripción de las actividades, el personal adscrito a la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral realizara continuamente dichas inspecciones para así brindar un ambiente de Seguridad laboral para todos los empleados.
• 5. Procedimiento de Investigación de Accidentes o Incidentes de Trabajo, en el mismo se define los objetivos y alcances, personas involucradas, referencia legal y la descripción de las actividades. Dichas investigaciones comienzan desde el mismo momento en que se le notifica a la jefatura, se base en el seguimiento al lesionado, cita con médicos ocupacionales, investigación de causas, mejora de las condiciones, entre otros puntos.
• 6. Procedimiento de Notificación e Investigación de Enfermedades Ocupacionales, en el mismo se define los objetivos y alcances, personas involucradas, referencia legal y la descripción de las actividades.
• 7. Procedimiento de Suministro de Uniformes, Ropa de Trabajo y Equipos de Protección Personal, en el mismo se define los objetivos y alcances, personas involucradas, referencia legal y la descripción de las actividades.
• 8. Procedimiento para el Procesamiento de Facturas de Proveedores, en el mismo se define los objetivos y alcances, personas involucradas, referencia legal y la descripción de las actividades.

Conclusiones

LASER y especialmente el equipo de Seguridad y Salud Laboral abrieron sus puertas para desarrollar este estudio, planteando objetivos y metas que se alcanzaron exitosamente gracias al trabajo en equipo. De esta manera se logró el primer objetivo propuesto para este trabajo: Definir los procesos realizados por el personal de la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral de la empresa LASER C.A.

Al momento de pasar a formar parte de los procesos y contar con personas dispuestas a compartir conocimientos se pudo delimitar los procedimientos y responsabilidades, para así, conocer más a fondo los requerimientos de la empresa para la realización del manual, logrando alcanzar así el segundo objetivo propuesto: Elaborar formularios para la obtención de información requerida por la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral (Investigación de enfermedades ocupacionales y Accidentes de Trabajo, Inspecciones en Plataforma y Hangar, Inspección de Vehículos)

No obstante para el cumplimiento con el tercer objetivo propuesto para este estudio se puso en práctica todos y cada uno de las conocimientos adquiridos en organización empresarial e ingeniería industrial, contando también con el apoyo del personal especializado en el área de Organización y Métodos. Gracias a la información suministrada por el equipo de Seguridad y Salud Laboral y demás departamentos involucrados en los procedimientos se pudo elaborar de manera exitosa el Manual de Procedimientos de la Jefatura de Seguridad y Salud Laboral, utilizando para ello técnicas de observación, entrevistas, registros fotográficos, incursiones en campo, formatos, entre otros.

Referencias bibliográficas

Arias, F. Proyecto de investigación: Introducción a la metodología científica. 5ª edición. Caracas: Episteme, 2006.

Chiavenato, I. Administración de recursos humanos- El capital humanos de las organizaciones. 8ª Edición. México, D.F: McGraw-Hill Interamericana, 2007.

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