Metodología de desarrollo de una herramienta de gestión integrada

Introducción

Desde que surgió la Ley de Prevención de Riesgos Laborales 31/95 en el año 1995 [1] y su entrada en vigor en el año 96, son muchas las empresas que buscan herramientas que les ayuden a gestionar esta situación fácilmente.

La literatura se ha centrado fundamentalmente en el análisis de las políticas y prácticas que constituyen un efectivo sistema de gestión de la seguridad y hacia el proceso de su implantación [2-4], y en ocasiones se han analizado las variables relacionadas con la gestión de la calidad y medioambiental [5,6]. El sistema de gestión según la OHSAS 18001:2007 [7] es una herramienta de ayuda, pero no garantiza el cumplimiento legal y esta circunstancia añadida a que la mayoría de empresas cuentan ya con un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2008 [8] hace que se haga cada vez más necesaria la implantación de una herramienta que facilite el diseño e implantación de un sistema integrado de gestión que integre las normas de referencia más habituales en calidad (ISO 9001:2008), seguridad y salud laboral (OHSAS 18001:2007) y medio ambiente (ISO 14001:2004)[9].

Cierto es que ya existe una norma UNE 66177:2005 de sistemas de gestión: guía para la integración de los sistemas de gestión[10], sin embargo, la integración que propone de los tres sistemas de referencia se contradice con las sugerencias lógicas de integración que las normas ISO 9001:2008 [8]e ISO 14001:2004[9] hacen en sus últimas ediciones. Por ejemplo, en lo referente a auditoría interna, el artículo 8.8.3. de la ISO 9001:2008[8], la correspondencia con la ISO 14001:2004[9] es el apartado 4.5.5 según todas las normas incluida la UNE 66177:2005[10], pero su correspondencia con la OHSAS 18001:2007[7] es también el 4.5.5 según esta norma, pero la UNE 66177:2005[10] lo relaciona con el 4.5.4. (todas las correspondencias pueden verse en la fig. 4).

Por otra parte tenemos la NTP 576:2001[6] (Nota Técnica de Prevención) que propone las posibilidades de integración en función a la similitud de los diferentes capítulos o artículos de las normas de calidad ISO 9001:2008[8], ISO 14001:2004[9], OSHAS 18001:2007[7] y UNE EN 81900 EX[11]. Esta NTP quedó obsoleta en el momento en que desapareció la UNE 81900 de sistema de gestión de prevención de riesgos laborales y la ISO 9001:2000 que se actualizó en la edición de 2008.

Asimismo la norma PAS 99 de integración de los sistemas de gestión[12] propone una metodología de integración de sistemas de gestión marcando los requisitos para llevar a cabo dicha integración. PAS 99 es una Especificación de Acceso Público elaborada por el British Standards Institution (Institución Británica de Normalización –BSI), en asociación con BSI Management Systems.

La norma PAS 99[12] está principalmente diseñada para ser utilizada en combinación con especificaciones/normas del sistema de gestión como ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001[13], ISO 22000:2005[14], y/o OHSAS 18001, aunque también se puede utilizar con otras especificaciones/normas nacionales e internacionales del sistema de gestión. Sin embargo, el cumplimiento de ésta no garantiza ni certifica el cumplimiento de las normas que integra y a las empresas les resulta costoso en tiempo y esfuerzo ceñirse a unos requisitos específicos para integrar varios procedimientos. Si fuera que el cumplimiento de esta norma de integración pudiera certificar directamente las otras tres, su uso en aras a la integración sería mucho mayor, pero no es el caso.

Toda esta indeterminación sugiere la urgente necesidad de crear una herramienta que primeramente ayude a las empresas a garantizar su cumplimiento legal en lo que a seguridad y salud laboral y medio ambiente se refiere (y calidad, si es el caso), y posteriormente posibilite la implantación de un sistema integrado de gestión conforme a las tres normas de referencia mencionadas, desde un punto de vista de enfoque sistémico. La gestión de la seguridad va a estar plenamente integrada en la empresa, tal y como requiere la ley de prevención de riesgos laborales, y serán un sistema cohesivo y coherente con los objetivos y estrategias de la empresa en las restantes áreas, proporcionando consistencia interna y armonización [15]. Asimismo, dicha herramienta debe cumplir el requisito necesario de sencillez y fácil mantenimiento y actualización, es decir, no debe ser tan dependiente de una legislación o norma en constante corrección, evolución o renovación que su mantenimiento y actualización (horas de técnico) sea tan costoso que no salga a cuenta.

En este sentido ha de ser una aplicación genérica y específica al mismo tiempo, relativa a legislación para asegurar su cumplimiento, pero lo suficientemente abierto como para que la propia empresa desde su responsable de sistemas, o su servicio de prevención, puedan cambiar en todo momento cualquier elemento porque la legislación o normativa ha sido modificada o han cambiado o surgido procedimientos. Para todo ello, se ha de garantizar que los permisos de escritura, lectura o modificación son los adecuados a la continuación de ese requisito de garantía de cumplimiento legal.

Asimismo, la situación de crisis en la que llevamos sumidos desde 2008 ha hecho que las empresas se vean en la necesidad de invertir su tiempo en lo que es realmente importante. El ajuste de personal en muchos casos y la eficiencia en dicho ajuste (aptitudes y actitudes para los diferentes puestos de trabajo) está directamente relacionado con la necesidad de incremento de eficiencia en la gestión empresarial.

El tiempo dedicado a la gestión ha de ser visto como un aporte de valor y no como una pérdida sin fundamento alguno. Hasta hace unos años, las normas que nos ayudan a implantar sistemas de gestión eran vistas precisamente como una ayuda a la organización, planificación, dirección y control de los procesos empresariales. Cuando el tiempo y el presupuesto “gastado” en adaptar la empresa, implantar y mantener una norma de gestión no eran tan importantes puesto que había, no era tan necesaria, aunque siempre ayudaba, la implantación de un sistema integrado de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud laboral.

Pero vayamos al concepto, ¿qué significa integración?. Existen numerosas definiciones en la literatura, pero por considerarla la más completa nos haremos eco de la establecida por el Grupo Mondragón cuando aún era MCC: Integración es el proceso a través del cual la organización aprende a introducir criterios y especificaciones en sus procesos de modo que satisfagan a todos sus clientes (internos, externos, institucionales, partes interesadas, etc.) de forma simultánea, ahorrando costes y esfuerzos, con un espíritu innovador, autocrítico y comprometido con la mejora continua (MCC, 2000). Integrar, por tanto, no significa sólo tener procedimientos comunes, es un proceso complejo que abarca a todas las personas y procesos de la organización, pero también es cierto que debe de ser un proceso “a medida”. Es decir, nos podemos basar en la misma metodología a la hora de comenzar con un proceso de integración de los sistemas de gestión e incluso identificar los mismos procedimientos en diferentes empresas comunes a los tres sistemas, a dos de ellos y exclusivos de cada sistema, pero finalmente cubrir las necesidades de la empresa en su gestión, significa tener en cuenta su gestión particular, los elementos a los que les da más o menos importancia, identificar y evaluar los indicadores que necesita esa empresa y no otra, establecer la frecuencia y el tipo de auditorías que esa empresa necesita y valora y no otra.

Un proceso de integración de sistemas de gestión no es sencillo, y en muchas ocasiones nos podemos encontrar con una no implicación del personal en el desarrollo y documentación de los procesos y procedimientos; podemos caer en la tentación de redactar instrucciones muy largas y áridas que realmente nunca se lean y mucho menos se apliquen; podemos caer en la no implicación de toda la plantilla, incluyendo a los directivos, en el cumplimiento de procedimientos y normas [16].

La integración de los sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud laboral permite a la empresa evaluar completamente la viabilidad y la salud de la organización, revisando todos los datos que puedan afectar a su éxito continuado. Los objetivos de negocio se revisan y evalúan y se ponen en marcha las acciones necesarias para asegurarse de que se cumplan. Por otra parte, permite reducir la repetición y redundancia de las auditorías y ahorra tiempo y recursos. Además genera una mentalidad de “proceso” en toda la organización que facilita la mejora continua y permite identificar los éxitos a través del sistema de gestión[16].

Aun así, la mayoría de las empresas no dan el paso a la integración de los sistemas de gestión. Las comunidades autónomas de Madrid, Cataluña y País Vasco son las que cuentan con un mayor índice de intensidad certificadora [17], pero en cada una de las normas de referencia. Es decir, no todas las empresas que están certificadas en una de las normas o en las tres, tiene un sistema de gestión integrado. Tal y como se desprende del estudio realizado por Iñaki Heras en el año 2007, La integración de sistemas de gestión basados en estándares internacionales: Resultados de un estudio empírico realizado en CAPV[17], La principal motivación que lleva a las empresas a implementar un segundo estándar de gestión está relacionada con la mejora de la imagen y el impacto social de la empresa, seguida por factores relacionados con la mejora de la eficiencia y el control, la minimización de problemas de calidad y la exigencia de los clientes y la búsqueda de ventajas competitivas.

Por otra parte, cabe resaltar que la principal motivación que lleva a las empresas a no integrar los estándares es el factor carencia de vinculación, relación o coordinación entre las distintas áreas o departamentos de la empresa implicada. La falta de interés para llevar a cabo la integración o la falta de recursos físicos y técnicos también destacan[17].

Igualmente otro gran problema con el que se encuentra la empresa a la hora de llevar a cabo la integración es la falta de motivación de los empleados, la falta de colaboración entre los departamentos implicados y la falta de auditores especializados. Si estos son los datos que arroja un estudio llevado a cabo en las comunidades autónomas españolas de mayor número de certificaciones, cabe pensar que en aquéllas donde las empresas no dan el salto a la certificación, los motivos argumentados para la no integración serán aún más pronunciados.

Por tanto, y teniendo en cuenta estas afirmaciones podemos concluir que el desarrollo de una herramienta que nos facilita la gestión integrando la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud laboral se hace absolutamente necesaria. Dicha herramienta podría conseguir un aumento de la colaboración y motivación del personal al entender que el tiempo que va a invertir en su objetivo, es una inversión para conseguir resultados más fácilmente y no un gasto que le lleve mucha carga de trabajo. Igualmente, la posibilidad de que todas las áreas de una misma empresa incluso, las diferentes delegaciones en diferentes países puedan gestionarse con la misma herramienta y en tiempo real, puede motivar a la integración de los diferentes sistemas de gestión.

Método

Teniendo en cuenta que se realiza el estudio de tres elementos claves de la empresa como son su gestión de la calidad, su cumplimiento legal y gestión de la seguridad y salud laboral y del medio ambiente, se tomó la decisión de tomar como criterio principal el cumplimiento legal básico en seguridad y salud laboral, (ya que la exigencia en el cumplimiento legal es muy alta) y en medio ambiente (especialmente en lo referente a premisos y autorizaciones). El segundo criterio para el desarrollo fue que la herramienta había de servir para empresas del sector industrial. Este sistema de gestión, es pues algo más que un simple “sistema de papeles, de políticas y procedimientos”[18].

El motivo de la elección del sector industrial fue la cantidad de riesgos (en número) y la calidad (en gravedad) de riesgos era mayor que en otros sectores. Tal y como puede apreciarse en los informes del INHST(Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el trabajo) tomando los años desde 2007 hasta 2012 [19] el índice de incidencia por sector de actividad, muestra que es la construcción quien tiene el índice más destacado seguido del sector industrial. En este período de 5 años, en plena crisis industrial, el descenso del índice ha sido considerable en todos los sectores, pero el ranking ha seguido manteniéndose, tal y como se muestra en la figura 1.

Fig.1 Evolución del índice de incidencia en España por sector de actividad. Fuente INSHT.[19]

Sin embargo, si analizamos los accidentes con baja acaecidos en la comunidad Autónoma de País Vasco por sector de actividad en el mismo período, podemos comprobar que es el sector industrial desde 2000 hasta 2008, el sector donde más accidentes se registran. Tras el sector industrial está la construcción. La tendencia cambia a partir de 2008 donde el número de accidentes en la industria pasa a ser menor que en construcción, tal y como se aprecia en la figura 2.

Fig. 2. Evolución del número de accidentes con baja por sector de actividad en Euskadi. Fuente Osalan[20]

Por tanto, por lo mencionado hasta el momento y dado que el sector construcción se ve afectado por numerosas características especiales (cualificación del personal, centros de trabajo diversos, condiciones de trabajo exteriores etc.) que hacen cuestionar la posibilidad de implantar una herramienta de este tipo para la gestión empresarial, se justifica la decisión de que sea el sector industrial donde primeramente se piense en implantar.

Se trata, por tanto, de una metodología de elaboración de un sistema integrado de gestión basada, por una parte, en el cumplimiento de la Ley de Prevención de riesgos laborales 31/95[1] y actualizaciones y el RD39/97 de Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP)[21]; y por otra, en el cumplimiento d los requisitos de las tres normas de referencia ISO 9001:2008[8] de calidad, ISO 14001:2004[9] de medio ambiente y OHSAS 18001:2007[7] de seguridad y salud laboral. Todo esto desde un enfoque sistémico y no de alineación de estándares exclusivamente.

Para ello, primeramente se realizó un estudio de los requisitos reglamentarios teniendo en cuenta los 12 requisitos básicos de los que parte la Ley de Prevención 31/95 y el RSP [22], véase figura 3.

Fig. 3 Estructura de requisitos reglamentarios. Manual del auditor de Osalan. Fuente Osalan.[22]

A estos criterios básicos de cumplimiento reglamentario ser decide añadirle el cumplimiento de un criterio específico cual es coordinación de actividades empresariales. El motivo de esta decisión es la gran cantidad de tiempo que la empresa ha de dedicar al cumplimiento de este requisito; la dificultad que supone a la empresa este cumplimiento, y finalmente, el hecho que a prácticamente la totalidad de las empresas industriales les afecta esta legislación específica (RD171/2004)[23].

A continuación se realizó el estudio de lo que la empresa había de cumplir en cuanto a requisitos básicos ambientales: se identificó la legislación que hacía referencia principalmente a los impactos industriales de los aspectos ambientales básicos (autorizaciones y permisos: Ley 3/1998 en País Vasco [24]; Ley 16/2002 [25], RD 509/2007[26] y RD legislativo 1/2008 a nivel estatal [27]): captación y vertido de aguas (Ley Orgánica 4/2007[28]; RD 606/2003[29]; Orden MAM/1873/2004[30], fundamentalmente) emisiones atmosféricas (Ley 34/2007[31]; Decreto 833/75[32]) y residuos (Ley 10/98[33]; RD 367/2010[34]; RD 952/1997[35]). Dado que el objetivo fundamental es ayudar a la empresa en su gestión, se hizo un análisis en profundidad de las diferentes gestiones que debería hacer la empresa para cumplir los requisitos legales ambientales (permisos, autorizaciones, documentación etc.).

Paralelamente se realizó el análisis de los requisitos exigidos por cada una de las tres normas de referencia y la de integración de sistemas UNE 66177:2005[10]. Dicho análisis comienza por la identificación de lo que todas ellas entienden como trasfondo de la norma de generalidades. De aquí se desprende que todo el sistema de gestión, sea de calidad, de medio ambiente o de seguridad, ha de tener necesariamente una política, unos objetivos y metas e identificados unos procesos (especificado por la ISO 9001:2008[8]) que desarrollen unos procedimientos que vayan especificando el modo en que se llevan a cabo los procesos. Posteriormente, se fue analizando norma por norma e identificando cuáles eran los procedimientos que podían integrarse totalmente, cuáles eran integrables en dos materias y cuáles eran específicos de un único elemento. Este análisis dio como resultado el cuadro que aparece en la figura 4.

Fig 4. Correspondencia entre normas. Fuente: elaboración propia

Llegados a este punto, nos encontramos con el conocimiento exacto de lo que la empresa ha de cumplir como requisitos básicos, el conocimiento de las necesidades de cumplimiento básico medio ambiental y con el conocimiento de la estructura documental que ha de tener un sistema integrado de gestión de calidad, seguridad y salud laboral y medio ambiente.

Resultados

El resultado de dicho análisis, arrojó un mapa de módulos (Fig. 5 estructura de módulos) que constituirían la estructura general de la aplicación. Es decir, los módulos identificados han sido tipificados en función de si están en relación con los tres sistemas de gestión, con dos de ellos o es específico de uno de ellos, como puede ocurrir con “control de la salud” específico de seguridad y salud laboral.

Fig.5 Estructura de módulos. Fuente: elaboración propia

Por tanto, teniendo en cuenta la metodología utilizada, cada módulo cumple diferentes funciones legales o de norma según su origen. En lo referente a los módulos integrados por todas las disciplinas:

Requisitos legales y otros requisitos, evaluación del cumplimiento legal: su objetivo es establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos que sean aplicables a la empresa correspondiente y evaluar periódicamente su cumplimiento. Se considera un procedimiento integrado en las tres materias por la posible existencia de normativa específica de calidad (calidad de producto, legislación industrial) que la empresa ha de cumplir.

Bienes, equipamientos y servicios adquiridos: Todos ellos deben estar debidamente identificados, registrados y documentados, en aras a salvaguardar la seguridad de los trabajadores, el medio ambiente y la calidad de producción y gestión de la empresa, ante la compra, venta, cesión, donación o alquiler de los mismos.

Evaluación de incidentes, no conformidad, acción correctora y preventiva: con este módulo, la empresa podrá establecer, implantar y mantener procedimientos para identificar, registrar, investigar y analizar los incidentes y las no conformidades, de manera que pueda identificar sus causas, poner medidas correctoras y preventivas, medir, seguir y controlar su desarrollo.

Auditoría interna: con este módulo la empresa puede planificar, establecer, implantar y mantener un programa de auditorías. Aquí se guarda información tal como objetivos, auditores y colaboradores, metodología empleada en la auditoría, calendario, documentación relacionada, evidencias, conclusiones, comunicación de resultados, planificación de las no conformidades (y todo a lo que puede afectar).

Política, mapa de procesos, objetivos, metas y programas: Una política establece la dirección global a seguir y es el elemento conductor para la implementación y mejora del sistema de gestión de una organización, de manera que pueda mantener y mejorar potencialmente el desempeño de su (seguridad y salud en el trabajo) SST, calidad y medio ambiente. Cumpliendo lo exigido en la ISO 9001:2008[8], la gestión debe realizarse por procesos. Por ello la empresa debe crear y mantener un mapa de procesos con su definición. También se deben definir y mantener los procedimientos relacionados a los procesos y analizar sus riesgos. Éste módulo permite a la organización el establecimiento, implementación y mantenimiento de objetivos documentados en concordancia con la política, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización. Se deberán analizar los resultados obtenidos por objetivo y registrarlos. Los resultados de los objetivos podrán ser obtenidos de manera automática gracias al módulo indicadores de resultados.

Indicadores de resultados: Se debe obtener de manera automática indicadores de resultados de los objetivos basándose en la información guardada en el sistema. Se pueden utilizar herramientas de inteligencia de negocio para obtener de manera automática los resultados de algunos objetivos y analizar la información guardada en el sistema.

Competencia, formación y toma de conciencia: La organización debe asegurarse de que cualquier persona que trabaje para ella y que realice tareas que puedan causar impactos en el sistema de gestión, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuadas, y deben mantener los registros asociados. La empresa debe informar y formar a sus trabajadores en relación a lo que necesiten en su puesto de trabajo. Todas estas formaciones deben estar registradas documentando su contenido y los asistentes a la misma. Se deberá de registrar si el entendimiento de la formación por parte de los asistentes.

Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad: la alta dirección La alta dirección debe demostrar su compromiso tanto asegurándose de la disponibilidad de los recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión integrado. La gestión de las responsabilidades de cada usuario se realizará a través de roles permitiendo a cada usuario acceder a las partes del sistema que le conciernen con sus permisos correspondientes. Se deberá guardar una jerarquía de los roles existentes.

Alertas: Para el cumplimiento a tiempo de los diferentes registros y documentos que piden las normas de referencia como la legislación, se deben mantener al día o renovar con cierta periodicidad ciertos documentos y registros. Por esto, el módulo alertas permitirá que se avise de manera automática al usuario pertinente de un acontecimiento sucedido: objetivo no cumplido, EPI caducado, etc.

Documentos y registros: La organización debe mantener actualizada la documentación suficiente para asegurar que su sistema de gestión puede entenderse adecuadamente y operarse de manera eficaz y eficiente. Este módulo le permite la identificación, el establecimiento, implementación, mantenimiento, almacenamiento, protección, recuperación, actualización y revisión de cuantos documentos y registros necesite. Debe disponer de copias de seguridad y de métodos para eliminar documentación antigua obsoleta.

Personal externo: El personal externo de la empresa (contratas, clientes y visitas) deberá tener a su disposición información que le resulte relevante: planes de emergencia, noticias, comunicaciones relevantes, etc. También deberán de disponer de una vía de comunicación e intercambio de documentación, opiniones, etc. Cada usuario deberá disponer tan solo de la información relevante para sí, tal como: Información de contratos/pedidos, información de peligros, evaluación de riesgos y controles de su puesto de trabajo, acceso a la gestión de la documentación de coordinación de actividades empresariales, buzón de quejas y sugerencias, etc.

Comunicación: éste no es un módulo como tal, sino que es transversal a lo largo de toda la aplicación. Permite la comunicación externa, con clientes, contratas, visitantes, proveedores, institución pública; e interna, entre los diferentes miembros de la organización a través de noticias, acceso a la información relevante para su puesto o general de la empresa en todos los ámbitos (normativa interna, mapa de procesos, procedimientos, reglamentación laboral, riesgos generales en la organización, etc), alertas, avisos, etc.

Medición y seguimiento del desempeño: Éste tampoco es un módulo como tal, sino que es transversal a toda la aplicación puesto que se integra en todos los módulos. Los diferentes registros requeridos en cada módulo, así como los específicos de indicadores y alertas, permitirán su desarrollo.

En segundo lugar tenemos los módulos que integran dos de las normas de referencia: OHSAS 18001:2007[7] e ISO 14001:2004[10].

Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles: Toda empresa ha de identificar de manera continua los peligros, evaluar sus riesgos y determinar controles necesarios para su eliminación o minimización. Dicho de esta manera puede hacer referencia tanto a lo referente a los riesgos para los trabajadores como para el medio ambiente; sin embargo, pese a que la metodología pueda ser similar, la evaluación de los riesgos para los trabajadores es muy diferente a una evaluación del impacto ambiental. Por tanto, pese a que si identifican en ambas normas,  la realidad de la empresa y el requisito legal nos lleva a que realmente se identifique como procedimiento específico de Prevención de riesgos laborales.

Preparación y respuesta ante emergencias: este módulo permite a la empresa tener localizado, actualizado, revisado y adecuado un plan de autoprotección, de manera que se conozcan las situaciones de emergencia y la forma de actuar ante las mismas. La formación ante emergencias se cubrirá a través del módulo Competencia, formación y toma de conciencia. Los materiales necesarios para la respuesta ante emergencias también deberán ser gestionados: registro de materiales, estado, revisiones, etc. Se deberá guardar la jerarquía de actuación ante emergencia y el personal que forma cada grupo de actuación. Esta información se guardará en el módulo de recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.

En lo referente a los módulos específicos para Prevención de Riesgos Laborales:

Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles: Éste módulo permite la realización de una evaluación de riesgos completa, desde la identificación de los riesgos del puesto y generales, hasta la propuesta de medidas correctoras y preventivas y el control de su eficacia. Para llevar a cabo este análisis se tiene en cuenta: Los requisitos legales y otros requisitos, la política, datos del seguimiento, exposición en el trabajo y los reconocimientos médicos, registros de incidentes, informes de auditorías, evaluaciones o revisiones previas, etc. Se debe analizar y registrar la efectividad de los controles implantados. Los controles se modificarán cada vez que los riesgos cambien o si se considera que su efectividad no es la deseada. Toda esta información debe ser accesible por el personal al que le afecte y debe quedar documentado que se han leído y entendido los riesgos y controles que se deben utilizar en cada puesto/actividad/máquina/…

Coordinación de actividades empresariales (CAE): Gracias a este módulo se podrá gestionar la documentación a exigir y a enviar a una contrata antes de acceder a las instalaciones de la empresa o la documentación a exigir o enviar al contratista antes de acceder a sus instalaciones. Igualmente permite gestionar la documentación que han de tener y conocer los trabajadores de una empresa antes de entrar en otra para realizar los trabajos solicitados, tales como evaluación específica de los riesgos, medidas preventivas, apto médico, formación específica, contrato de trabajo, seguridad social, etc. Este módulo también está relacionado con las contratas, habituales y específicas, visitas, y en cierta medida, con las empresas de trabajo temporal. El módulo de Alertas podrá informar de manera automática de los documentos que vayan a caducar. Igualmente, se puede disponer de un sub-módulo que controle los accesos de personal externo a la empresa, aceptando o denegando el acceso en función de la documentación entregada.

Gestión de Equipos de protección individual (EPI´s): La empresa debe disponer de toda la información referente a los equipos de protección individual utilizados por sus trabajadores: información general, certificaciones exigidas, identificación única de cada EPI, trabajador al que se asigna, caducidad. Se guardará una lista de proveedores homologados para saber a quién compras los nuevos EPIS. El módulo de Alertas puede indicar cuándo caduca una EPI de manera automática.

Vigilancia de la salud: La empresa debe realizar reconocimientos médicos periódicos a sus trabajadores para garantizar su salud física, mental y social. Los reconocimientos deberán ser planificados en función al riesgo en el puesto de trabajo. Se guardará la planificación anual establecida por el médico laboral y el informe de realización de dicha planificación. Cualquier cambio en el puesto de trabajo, actividad, maquinaria, características de la persona (con especial atención a trabajadores especialmente sensibles, mujeres embarazadas y en lactancia y menores de edad) puede implicar la necesidad de realizar un nuevo reconocimiento.

Participación y consulta: Este módulo trata de permitir a la empresa comunicarse de manera interna y externa. Para eso, dispondrá de diferentes apartados, tales como uno referente a reuniones donde la empresa podrá tanto incorporar actas de reunión y convocatorias; en lo referente a noticias, la empresa podrá poner noticias de interés tanto para clientes externos como para personal interno. El tercero de los ámbitos es el relacionado con el buzón de sugerencias: Sugerencias que podrán ser comentadas en ambas direcciones (de trabajadores y clientes a la empresa y viceversa).

En relación a los módulos específicos de medio ambiente:

Evaluación del impacto ambiental: Este módulo se fundamenta en que la empresa pueda demostrar el cumplimiento legal en cuanto a autorizaciones y permisos en lo referente a captación y vertido de aguas, suelos contaminados, gestión de residuos, emisiones atmosféricas.

Conclusiones y líneas futuras

Conclusiones

Se está realizando una metodología de desarrollo de cada uno de los módulos teniendo en cuenta el criterio de ser más importante para la empresa en cuanto a más carga de trabajo y mayor dificultad le supone.

Se está planificando la realización de una auditoría a la herramienta creada teniendo en cuenta el manual del auditor de Osalan[22] utilizado para su desarrollo, con objeto de comprobar que realmente permite y ayuda al cumplimiento de la legislación básica en prevención de riesgos laborales.

Se va de realizar una auditoría del cumplimiento de la legislación medioambiental mencionada.

Se ha de realizar una auditoría de sistema de gestión para comprobar que se han tenido en cuenta absolutamente todos los requisitos de cada una de las tres normas de gestión de referencia.

Existen ciertas actividades de la empresa que tradicionalmente y por motivos de rigurosidad y facilidad en la gestión, se llevan años haciendo con programas específicos particulares a esas actividades, como por ejemplo, gestión del mantenimiento (preventivo y correctivo), gestión administrativa-financiera (desde contratos hasta inventario) y gestión de la producción (organización de operarios, cantidades de lotes de fabricación, defectivo, cambios de lote, etc.). El programa aquí presentado es capaz de englobar estas actividades, pero se habrían de dar grandes cambios en la propia organización de la empresa para que pudiera ser un completo sistema de gestión (tipo ERP-Enterprise Resource Planning). La posibilidad existe pero por la inversión que supondría y el cambio interno tan grande, también existe la posibilidad de convivencia de todos los sistemas con la única condición que unos puedan extraer datos de otros para evitar el manejo de fuentes y datos diferentes (por ejemplo en el inventario, las compras la gestión de proveedores, documentación en regla o en mantenimiento con la identificación de riesgos en puestos de trabajo y en máquinas, no conformidades en puestos o en máquinas, etc.)

Líneas futuras

Una vez realizadas todas las comprobaciones y contrastes mencionados y habiendo comprobado que la herramienta es fiel a sus principios, se debería profundizar en el cumplimiento legislativo. Como se ha mencionado a lo largo del presente artículo, con esta metodología se busca la ayuda al cumplimiento legal básico en seguridad y salud laboral (a excepción del adicional en coordinación de actividades empresariales) y en medio ambiente (permisos y autorizaciones). Sin embargo, tanto en una materia como en la otra, las obligaciones legales exceden de lo básico: en prevención de riesgos laborales, por ejemplo, podemos hablar de legislación específica (agentes biológicos, agentes cancerígenos, agentes químicos, radiaciones ionizantes, ruido, sustancias peligrosas, vibraciones, amianto y atmósferas explosivas y cada uno de ellos con varios Reales Decretos y Leyes); legislación referente a actividades particulares (obras de construcción, buques de pesca, actividades mineras); legislación adicional (lugares de trabajo, señalización, equipos de trabajo, instalaciones y equipos de seguridad, equipos de protección individual, manipulación manual de cargas, pantallas de visualización, instalaciones eléctricas, empresas de trabajo temporal y coordinación de actividades empresariales).

En lo referente a medio ambiente, se tendría igualmente que profundizar en la legislación existente e identificar toda la que afecta a la empresa y en qué medida le afecta. Además de la mencionada estamos hablando, por ejemplo, de suelos contaminados, emisiones de gases contaminantes específicos, etc.

Por tanto, se debería establecer una planificación de desarrollo de todas estas actividades, para ver especialmente cómo se integrarían en el sistema integrado de gestión creado.

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• 24. [24] Presidencia del Gobierno Vasco, Ley 3/1998, de 27 de febrero, de protección general de medio ambiente, (1998).
• 25. [25] Jefatura del Estado, Ley 16/2002, de 1 de julio, de prevención y control integrados de la contaminación, (2002).
• 26. [26] Ministerio del medio ambiente, RD 509/2007, del 20 de abril, por el que se aprueba el Reglamento para el desarrollo y ejecución de la Ley 16/2002, de prevención y control integrados de la contaminación, (2007).
• 27. [27] Ministerio del medio ambiente, Real Decreto Legislativo de 1/2008, de 11 de enero, por el que se aprueba el texto refundido de la ley de evaluación de impacto ambiental de proyectos, (2008).
• 28. [28] Jefatura del Estado, Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica de 6/2001, de 21 diciembre de universidades, (2007).
• 29. [29] Ministerio del Medio Ambiente, RD 606/2003, de 23 de mayo, por el que se modifica el RD 849/1986, por el que se aprueba el Reglamento del Dominio Público Hidráulico que, (2003).
• 30. [30] Ministerio de Medio Ambiente, Orden MAM/1873/2004, de 2 de junio, por la que se aprueban los modelos oficiales para la declaración de vertido y se desarrollan determinados aspectos relativos a la autorización de vertido y liquidacion del canon de control de vertido regulados en el RD606/2003, (2004).
• 31. [31] Jefatura del Estado, Ley 34/2007, de 15 de noviembre, de calidad del aire y protección de la atmósfera, (2007).
• 32. [32] Ministerio de Medio Ambiente, RD833/1975 de protección del medio ambiente atmosférico, (1975).
• 33. [33] Jefatura del Estado, Ley 10/1998, de 21 de abril, de residuos, (1998).
• 34. [34] Ministerio de Presidencia, RD 367/2010, de 26 de marzo, de modificación de diferentes reglamentos del área de medio ambiente para su adaptación a la ley 17/2009, (2010).
• 35. [35] Ministerio de Medio Ambiente, RD 952/1997, de 20 de junio, por el que se modifica el reglamento para la ejecución de la Ley 20/1986, (1997).