La auditoría dentro del ciclo de gestión

La auditoría dentro del ciclo de gestión

La espiral de búsqueda de la excelencia
18 Julio 2017

Cuando se implanta un sistema de gestión, sea cual sea el ámbito empresarial que abarca, se diferencian cinco acciones:

  1. Planificación: es el proceso por el cual se determinan los objetivos y la forma en que se conseguirán. Consiste en la definición de un plan de gestión, compuesto de un programa (personas responsables, objetivos y calendario) y de un presupuesto.
     
  2. Organización: consiste en la estructuración de medios. En ella se establecen el organigrama, la definición de funciones departamentales, la descripción de puestos de trabajo, los procedimientos y los registros.
     
  3. Ejecución: es el desarrollo práctico de los procedimientos y procesos definidos en la fase de organización. La línea que se sigue en la actualidad es la de aplicación de políticas de mejora continua.
     
  4. Coordinación:  es  el  aseguramiento  de  que  los  objetivos  no  dejan  de conseguirse y que se emplean para cada uno de ellos únicamente los medios asignados.
     
  5. Medición y Control: es el mecanismo de comprobación de que el sistema se aplica satisfactoriamente y que se cumplen los objetivos. El sistema de medición según los criterios vigentes debe basarse tanto en los resultados alcanzados como en la calidad de lo desarrollado para
    alcanzarlos.

En la filosofía empresarial actual el control consiste en “el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones y la adopción de medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria”. De esta filosofía se extrae una conclusión determinante en la forma actual de hacer de las empresas: las medidas correctoras han de ir encaminadas a permitir el cumplimiento de los objetivos, pero en caso de que dichos objetivos no puedan ser alcanzados con el sistema establecido, tales medidas han de permitir la adaptación del sistema, elaborando nuevos objetivos y, por lo tanto, volviendo a planificar (“re-planificar”). De ahí que las cinco acciones de un sistema de gestión constituyan un círculo cerrado, que se nos antoja más como una espiral de búsqueda de la excelencia.

Evolución temporal de un sistema de gestión

Adicionalmente, cabe destacar que el proceso de mejora debería ir asociado al aprendizaje continuado de las personas involucradas en el mismo, lo cual devengaría en organizaciones inteligentes que aprenden más allá de las individualidades, generando un know-how específico de la organización. O sea, se trata de aprovechar la detección de deficiencias en todos los ámbitos, como resultado de la propia actividad, no como una fuente de problemas, sino como una oportunidad de mejora y aprendizaje. Ello indudablemente representa un nuevo enfoque cultural de creencia en la creatividad y aportación de las personas, y sobre todo en el beneficio que obtienen las organizaciones de las interacciones y sinergias producidas por un grupo de trabajo cuando el objetivo es sincrónico con las expectativas de las personas y la filosofía de la organización.

La herramienta de control por excelencia es la auditoría: “El proceso de actuación que aunando recursos humanos, técnicos y económicos busca la evaluación sistemática, documentada, periódica, objetiva e independiente que evalúa la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestión así como si el sistema es adecuado para alcanzar la política y objetivos definidos por la empresa.”

En la definición aparecen cuatro términos que conviene sean resaltados y que constituyen las características fundamentales de toda auditoría:

  1. Sistemática: sujeta a un proceso de planificación y de ejecución del trabajo aplicando una metodología contrastada.
     
  2. Documentada: dejando constancia escrita de aquellas evidencias que sean observadas y en las que se fundamenta la opinión de la auditoría.
     
  3. Objetiva: conclusiones basadas únicamente en las evidencias observadas.
     
  4. Independiente: realizada por personas que no participen en el sistema de gestión que se audita.

Estos contenidos forman parte del curso Auditor del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales que se imparte online desde el campus UPCplus.com del CERpIE-UPC (Universitat Politècnica de Catalunya)

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