En tiempo de crisis es necesario invertir en los sistemas integrados de gestión

Introducción

Un sistema de gestión que integra todos los sistemas y procesos en una estructura organizacional que permite trabajar por unos mismos objetivos, proporcionando una imagen clara de todos los aspectos de la organización y basados en la importancia para las PYMES el contar con un S.I.G es una excelente alternativa para organizar los procesos.

Un S.I.G va dirigido a organizaciones que quieran ver reflejado un orden y una mejora continua en sus procesos, normas tan importantes como lo son la ISO 2008, ISO 14001 y OSHAS 18001, que muestran claramente a través del tiempo un progreso enorme, hablamos en especial de las PYMES un sector muy competitivo y que en Colombia representa cerca de un 96% del total de empresas, siempre para lograr correctamente la certificación de un S.I.G se tendrá que demostrar que dispone de un sistema de gestión que abarca todas las normas existentes de sistemas de gestión en una misma estructura y que de esta hace parte toda la organización no importando el orden jerárquico.

Hablar de S.I.G en PYMES nos representan unas ventajas claras como los son:

Fomenta la gestión de riesgos

Proporciona una ventaja competitiva

Atrae la inversión

Mejora y protege la reputación de la marca

Aumenta la percepción y satisfacción de las partes interesadas

En pleno siglo XXI las empresas ven la necesidad de invertir en los S.I.G no viéndolo como un gasto más, sino como una inversión en algo que traerá beneficios de innovación, orden y mejora.

Metodología

Basados en las tres normas ISO 9001:2008, ISO 14001 y OSHAS 18001, se implemento el S.I.G en una PYME partiendo siempre del siglo PHVA de mejora continua que es presentada por Domingo a partir del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Do). Es común usar esta metodología en la implementación de un sistema de gestión y específicamente en el caso nuestro, de tal manera que al aplicarla en la política y objetivos de calidad así como en todos los procesos la probabilidad de éxito sea mayor. Los resultados de la implementación de este ciclo nos permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación del mercado, aumentando la rentabilidad de la empresa, reduciendo y manteniendo indicadores de accidentalidad, enfermedad laboral en niveles bajos porque no en cero, además de la disminución de impactos ambientales.

Soportados en la mejora continua debemos además apoyarnos en una matriz súper importante y muy efectiva como lo es la matriz DOFA son muchas las formas de explicar sus siglas, D debilidades, O oportunidades, F fortalezas, A amenazas, si vamos a la otra sigla, seria F fortalezas, O oportunidades D debilidades A amenazas, es una herramienta gerencial que permite hacer planeación o planificación a largo plazo. Se debe realizar una evaluación de las fortalezas con las que se cuenta, en este caso aplicándola a las PYMES, tus fortalezas: los proyectos que se estén ejecutando, equipos, herramientas, capital humano capacitado, la posición económica actual, los clientes, la infraestructura, etc, tus debilidades: no existen proyectos en ejecución, no hay clientes, no se cuenta con una infraestructura tecnológica buena, no se cuenta con buena mano de obra calificada, la posición económica frente a la competencia es baja, ósea tus fortalezas es con lo que cuentas que te permite afrontar las amenazas que están en el ambiente externo.

Resultados

Hablando de Colombia un país donde las empresas ven más los S.I.G como una oportunidad para entrar a un mercado competitivo lleno de retos, un mercado que cada vez requiere empresas más eficientes y capaces de afrontar dificultadas y tener alternativas y sistemas que permitan afrontar y mejorar están permiten que las empresas muestren cada vez mas innovación en sus procesos , por esto vemos un crecimiento importante desde el 2010 donde más de 4.700 empresas se encuentran certificadas en normas técnicas voluntarias reconocidas internacionalmente, tales como la ISO 9001, la norma ambiental ISO1400, la de gestión laboral OSHAS , certificados importantes para lograr acceso a los mercados del exterior y para mejorar los niveles de calidad del mercado interno.

El número de empresas certificadas se convierte en buen indicativo de la competitividad y calidad en los procesos de las empresas si se tiene en cuenta que en Colombia, tan sólo se contaba en el año 2002 con alrededor de 1.300 empresas certificadas en normas técnicas voluntarias reconocidas internacionalmente. Lo que implica un crecimiento anual promedio en certificados para el país del 140% y del 391% para el total del cuatrienio anterior.

Según cifras de la Organización Internacional para la Normalización (ISO), Colombia es el tercer país de Latinoamérica con mayor número de certificados ISO 9001 por encima de Chile y México, siendo superado solo por Brasil y Argentina (esta última por menos de 600 certificados); y es el cuarto país de la región en número de certificados ISO 14000.

Discusión de resultados

Vemos segun los resultados que el crecimiento en certificaciones en los últimos años es muy bueno para un país en vía de desarrollo como el nuestro, pero pienso que vamos por buen camino aun nos falta muchísimo, falta comprometer al sector de la PYMES , para que implementen sistemas de calidad óptimos y eficientes, esta metodología de los sistemas de gestión de calidad es fundamental para el crecimiento de la economía colombiana y para la prestación de servicios excelentes con márgenes de error reducidos, necesitamos comprometer y generar más conciencia aun mas a los empresarios para que evalúen sus procesos e implementen sistemas de gestión de calidad consientes y eficaces, así la competitividad de las empresas colombianas frente a otras empresas internacionales será más equilibrada.

Conclusiones

Es claro el avance en implementación de sistemas de gestión en las empresas colombianas, partiendo que el mercado global esta mas dispuesto a exigir dichas certificaciones para entrar a la prestación de servicios o productos ofrecidos.

La conciencia de los empresarios de las PYMES deberá ser más enfocada a la visualización de los S.I.G como una inversión y no como una estructura o un sistema de papel, viendo este como beneficio de mejora en los procesos generados.

Es importante destacar que implementar un sistema de gestión no es una tarea sencilla; implica un compromiso de cada uno de los miembros de la compañía, especialmente sus Directivos. Sin embargo, los resultados valen el esfuerzo realizado. Informatizarse y organizar los procesos internos de una empresa son una gran decisión para optimizar la gestión y, en consecuencia, optimizar resultados.

Algunos empresarios piensan que sus organizaciones son muy pequeñas y no cuentan con los recursos como para implementar un sistema de gestión. Sin embargo, es importante que comprendan que una empresa lo es sin importar el tamaño físico, el número de empleados o los ingresos anuales. Todas las empresas tienen una estructura organizacional que puede verse como un sistema de procesos y por tanto siempre irán enfocada a la satisfacción del cliente, la prevención de accidentes, enfermedad y siempre disminuyendo los impactos ambientales.

Agradecimientos

Agradecimientos a la empresa Tropical ingeniería en cabeza de los Geólogos Willy Ramírez y Andrés Ocampo por dejarme realizar un estudio claro de cómo se puede cambiar invirtiendo en los sistemas integrados de gestión.

A colmena Arl por dar un acompañamiento claro oportuno y eficiente en el desarrollo e implementación de los S.I.G.

A Dios por brindarme la oportunidad de vivir, por permitirme guiarme y mostrarme siempre en camino cuando tengo problemas.

A mis padres por darme la vida y por apoyarme en todo lo que me he propuesto.

En tiempo de crisis es necesario invertir en los sistemas integrados de gestión.

Es necesario que exista un verdadero compromiso de todos los actores de la planeación de cada empresa esto con el fin de buscar siempre alternativas de trabajo conjunto que permita encontrar la unificación de los procesos en cada compañía, para estos hablamos de los S.I.G. (Sistemas Integrados de Gestion) siendo estos una estrategia de valor agregado que facilita a las empresas y al país en general, generar un orden y unas alternativas de mejora continua buscando siempre la prevención de accidentes, enfermedades laborales, la disminución de impactos ambientales y una satisfacción total de los clientes.

Debemos entender que los Sistemas de Gestión han seguido un desarrollo independiente y paralelo. Es así que, en muchas organizaciones la seguridad en el trabajo depende de la función del área de Recursos Humanos, mientras que la calidad se vincula directamente a la Producción o los servicios, mientras que el medio ambiente se ubica en las áreas de Investigación de desarrollo. Pero se debe señalar que sin ser un requisito normativo, existe cada vez más la necesidad de integrar los Sistemas de Gestión para contribuir al propio desarrollo interior de las organizaciones y más esto enfocado a las pymes (Pequeñas y medianas empresas).

La importancia de tener en cuenta que en la última década ha crecido el interés en el desarrollo de un S.I.G, inicialmente en las áreas de calidad y ambiental y más recientemente, integrando los aspectos de la salud y seguridad en el trabajo. Se define además la conveniencia de integrar los sistemas de gestión ambiental y de la salud y seguridad en el trabajo. Las organizaciones, por lo general, tienen un solo equipo de dirección, es por ello que, parece conveniente adoptar un Sistema de Gestión único que formalice la armonía organizacional, tomando en cuenta todas las metodologías necesarias para cumplir las responsabilidades de la dirección y los objetivos de la compañía, así como los requisitos legales aplicables.

A fin de comprender a que se refiere el término de Sistemas Integrados de Gestión, decimos que puede hablarse de un conjunto de componentes interconectados para lograr un objetivo determinado y entre los elementos que lo conforman podemos señalar: la estructura, políticas y prácticas organizativas, las personas, los recursos (materiales y financieros) y los procesos.

Los sistemas de gestión integrados, quiere decir combinar, poner todas las prácticas internas de gestión en un mismo sistema, pero no como componentes separados, sino entrelazados, sin que existan tabiques infranqueables entre los procesos y actividades. Es así que un S.I.G es aquel sistema de gestión que integra todos los componentes de la organización en un sistema coherente, que permite el cumplimiento de su propósito y misión, los cuales deben estar enfocados a la satisfacción de las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas, tanto externas como internas de la organización. Por tanto para lograr todo esto, todo lo que tenga un efecto en los resultados a alcanzar por cualquier empresa debe ser parte del S.I.G.

Por tanto un Sistema de Gestión de la organización debe integrar de manera lógica y consecuente todos los sistemas comúnmente formalizados que enfocan separadamente la calidad, la salud y seguridad del trabajo, el medio ambiente, las personas, las finanzas, la seguridad y protección física, entre otros elementos. No es suficiente con que estén alineados los componentes uno al lado del otro, sino que deben entrelazarse para formar un todo armonizado. Debido a la complejidad del proceso de integración, las empresas pueden encontrase en diferentes etapas en el camino hacia la integración total de sus sistemas o considerar suficiente la parcial integración de los mismos.

Se debe señalar también que el S.I.G puede cubrir todos los aspectos de la gestión organizacional, desde la calidad del producto y el servicio al cliente, el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de desempeño ambiental y de seguridad y salud en el trabajo aceptables y una eficiente gestión económica y contable. Es decir, un S.I.G debería conseguir:

La mejora de productos y servicios y sobre todo la satisfacción del cliente.

El cumplimiento de la legislación vigente aplicable al sistema que se esté tratando y la suscrita por la organización.

La protección medioambiental, incluyendo la prevención de la contaminación.

La seguridad y la salud en los puestos de trabajo, así como la seguridad de los productos y servicios, y todo ello a través de la integración de dichos elementos en el sistema general de gestión de la organización, de manera coherente, sin conflictos de intereses ni de funciones.

Se debe dejar en claro que los aspectos de la calidad, el cuidado ambiental y de la salud y seguridad en el trabajo, existen claras relaciones. Es evidente que cualquier fallo en una operación de tipo industrial o servicios puede tener efectos en la calidad del producto entregar, pero a la vez puede tenerlos en la seguridad y la salud de los trabajadores, y en el ambiente. También es cierto que determinadas actividades que aumentan la productividad o la calidad, pueden repercutir negativamente en la seguridad o el ambiente y viceversa, por lo cual el sistema debe tratar de mantener el equilibrio en base a indicadores ya establecidos por la organización.

Se puede pensar que debido a la implantación de un S.I.G se corre el riesgo de abolir o reducir aspectos de seguridad y de protección del medio ambiente en situaciones que entren en conflicto con la eficacia y la competitividad, lo que sí parece una tendencia comprobada es que las empresas con Sistemas de Gestión de Calidad implantados, son más receptivas a los Sistemas de Gestión Ambiental y de la Seguridad y Salud en el Trabajo, por la similitud que exigen todos estos sistemas de gestión.

Dadas estas razones los sistemas de gestión representan un objetivo claro en este siglo XXI y un reto enorme para las pymes, siglo donde las empresas son más competitivas por las exigencias del cliente, exigencias que van enfocadas siempre a la calidad y todos los aspectos relacionados en la integración de los sistemas de gestión. Cuando se parte de un sistema de gestión basado en procesos se deberá tener en cuenta que cada proceso alineado en donde se tiene en cuenta que los procesos a tener en cuenta se pueden tratar de temas que representan relevancia en cada una de las etapas de madurez de un sistema de gestión que comprende las acciones que se verán reflejadas en cada aspecto que nos muestre el conjunto y subconjunto de cosas.

Referencias bibliográficas

Jorge Rodríguez Grau, Luis Pabón Penía. (2008). Sistemas de Gestión Integrados en Ambiente, Seguridad y Salud, Ocupacional: sus bases teóricas, implantación y operatividad en Campos petroleros http://www.comunidadandina.org/desarrollo/t5_ponencia1.PDF.

Consejo Colombiano de Seguridad. Sistemas de Gestión. http://ccs.org.co/salaprensa/.

COLMENA vida y riesgos laborales. https://www.colmena-arl.com.co.