Si quieres que la gente vuelva a la oficina, olvídate de los cubículos y las plantas abiertas y ofrece una oficina a la que realmente quieran volver

Si quieres que la gente vuelva a la oficina, olvídate de los cubículos y las plantas abiertas y ofrece una oficina a la que realmente quieran volver

El fin de la pandemia marca el debate sobre el regreso al trabajo presencial, la consolidación del teletrabajo o el modelo híbrido. Mientras que muchos defienden que la productividad es mejor aquí o allá, puede que la clave esté realmente en el diseño de las oficinas.
5 September 2022

Un clásico entre los científicos dice que las pruebas de la investigación tardan una media de 17 años en ponerse en práctica. Sin embargo, sólo dos años después de que los lugares de trabajo dieran un vuelco radical y de que millones de personas empezaran a trabajar desde casa, muchas organizaciones y sus empleados dan por hecho que el "gran experimento del trabajo" ha terminado y que es hora de volver al otro lado. El problema es que no parece haber mucho consenso sobre lo que significa exactamente "el otro lado".

Algunas empresas y ejecutivos creen que la era del trabajo desde casa sólo ha reforzado la idea de que el paradigma de los 5 días a la semana en la oficina es óptimo. Otros están convencidos de que el mejor lugar para trabajar es cualquier sitio menos un edificio de oficinas. 

Muchos líderes se sitúan en un punto intermedio, creyendo que lo mejor es pasar algún tiempo en la oficina y otro en casa. Independientemente de la posición que ocupen los directivos de las empresas en este espectro, todos deben afrontar el hecho de que los empleados esperan cada vez más condiciones que hagan que su trabajo sea más saludable, más intrigante y más satisfactorio.

Parte de esta evolución vendrá de nuestro entorno físico en el trabajo. El hecho de vernos obligados a trabajar desde nuestras improvisadas oficinas en casa nos obligó a reevaluar colectivamente nuestras experiencias profesionales. 

Tanto si echamos de menos la chispa de interacción espontánea que puede aportar una oficina como si constatamos el grado de intimidad y comodidad al que renunciamos al ir a ella, ha quedado claro que las oficinas deben adaptarse a un mundo pospandémico. Esto no quiere decir que haya que desechar todo lo que había en nuestros entornos de oficina antes de la pandemia, pero existe un amplio consenso —y entusiasmo— en torno a la oportunidad de diseñar mejores experiencias en el lugar de trabajo.

Ahora es el momento de abrazar la fluidez del "trabajo": en un extremo u otro -siempre en la oficina o rara vez en la oficina-, las empresas deben configurar sus lugares de trabajo para aceptar el cambio en un entorno siempre cambiante. Navegar con éxito en los próximos años no significa empezar de cero, sino comenzar con tres grandes objetivos y construir el futuro del lugar de trabajo a partir de ellos.

El diseño de las oficinas tras la pandemia se asemejará al 'coworking', aunque con objetivos y necesidades diferentes, según los expertos

Centrarse en cómo deben sentirse los empleados

Dependiendo de a quién o qué se lea, los últimos 800 días han confirmado que las personas, como animales sociales, necesitan colaborar para hacer su mejor trabajo o que los trabajadores son más productivos solos, lejos de sus colegas. Aunque estas dos ideas puedan parecer contradictorias, ambas apuntan a un hecho crucial: a la hora de diseñar la oficina pospandémica, la primera y más importante consideración debe ser cómo las experiencias de los empleados en el espacio benefician sus vidas y su trabajo.

Las empresas deben preguntarse: ¿Sus empleados quieren sentirse llenos de energía, motivados o realizados? ¿Necesitan un refugio de la vida urbana o un escape de las distracciones en casa? Identificar estas necesidades -y cómo se cruzan con la cultura deseada por la empresa- es el primer paso para diseñar el lugar de trabajo adecuado. Si no se identifica el "por qué" de la oficina, sólo se obtendrán resultados imprevistos y no deseados.

Cuando diseñamos la estrategia para el lugar de trabajo de una empresa tecnológica líder, nuestras conversaciones iniciales nunca se centraron en el espacio de la oficina en sí. En su lugar, el diálogo se centró en cómo deberían sentirse los empleados al final de cada día, tanto personal como profesionalmente. Antes de plantear cualquier pregunta sobre el "dónde", hablamos de las formas de fomentar la orientación, el compañerismo y el bienestar

Estas conversaciones ayudaron a afianzar la visión de la empresa de facilitar un completo bufé de opciones para los empleados —en persona, híbrido y a distancia—, siempre y cuando todos se sintieran incluidos. A partir de la visión desarrollada durante estas conversaciones, creamos configuraciones diferenciadas en cada ubicación para facilitar los diferentes estilos de trabajo de cada grupo de empleados.  Un grupo de empleados quería una mayor visibilidad de los demás, otro grupo quería poder concentrarse, y otros buscaban un espacio para conectarse sin problemas en la distancia. 

Conociendo los objetivos de cada grupo de empleados, pudimos adaptar las distintas oficinas para asegurarnos de que los trabajadores sacaban el máximo partido a los espacios en los que trabajaban.

Ignorar las tendencias

Durante los últimos 3 siglos, los lugares de trabajo se han ido adaptando para satisfacer los cambiantes requisitos de los puestos. Queriendo aumentar la productividad, las empresas han pasado por una serie de conceptos diferentes de lugares de trabajo: desde el taylorismo, llamado así por el científico social Fredrick Taylor, que aplicaba la ciencia de la organización al diseño de oficinas, sentando a los trabajadores en largas filas de escritorios con los directivos rodeando el interior; hasta las oficinas abiertas, con sus vastos espacios llenos de escritorios y su falta de jerarquía; pasando por las oficinas de acción, que colocaban separadores alrededor de los puestos de trabajo para ofrecer a los empleados privacidad en sus escritorios al tiempo que fomentaban la comunicación en otras partes de la oficina.

Los círculos de evolución de los puestos de trabajo implicaban que las nuevas configuraciones reaccionaban siempre a las disposiciones anteriores, al tiempo que imponían cambios totales a los trabajadores sin su participación. 

Aunque cada una de estas épocas ha tenido sus éxitos y sus fracasos, estas transiciones también han generado estrés. Es cierto que la adaptación es esencial, pero la mayoría de personas detesta que se las obligue rápidamente a cambiar su rutina. Pasar de unas oficinas cerradas a una planta totalmente abierta sin escritorios asignados, por ejemplo, puede dejar a muchos trabajadores en la estacada, haciendo caer la productividad mientras los empleados buscan la comodidad con la nueva configuración. 

No obstante, hay una forma mejor de modificar las oficinas sin generar tanto estrés. Si los responsables tratan el lugar de trabajo como un experimento vivo que incorpora continuamente las aportaciones de los empleados, en lugar de imponerlas sin previo aviso, se puede suavizar el choque del cambio.

En la sede de LinkedIn, hemos creado salas de conferencias que cambian de forma en función de las necesidades. Algunas salas renuncian a la formalidad de una mesa larga y sillas tradicionales para fomentar un diálogo creativo relajado. Otras evitan por completo la noción tradicional de sala y crean espacios de reunión de alta tecnología totalmente exteriores. 

En lugar de imponer la próxima gran idea a los trabajadores, estos entornos permiten a los trabajadores dar forma al lugar para que apoye su forma de trabajar mejor.

Reducir, reutilizar, reciclar

El diseño tradicional de los puestos de trabajo tiene en cuenta que las oficinas son espacios temporales con un ciclo de vida de 7 a 10 años. Rediseñarlas con este intervalo genera muchos residuos. En 2018 se desecharon aproximadamente 540 millones de toneladas de material de demolición en Estados Unidos, y más de 10 millones de toneladas de muebles acaban en los vertederos anualmente entre Canadá y Estados Unidos juntos. 

Aunque cambiar los interiores periódicamente es necesario, el aumento del 342% de los residuos de construcción y demolición en los últimos 20 años también pone de manifiesto el grave coste de equivocarse o ser menos estratégico con estos cambios. Esta realidad plantea un reto especial ante la necesidad de ser dinámicos y responder a las necesidades de los trabajadores.

Cuando se diseñan cambios en la arquitectura de las oficinas, es importante establecer claramente qué elementos son permanentes y cuáles no. Así se consigue un uso responsable de los materiales desde el punto de vista medioambiental, se reducen los residuos y se prolonga la longevidad del diseño. Para uno de nuestros proyectos, propusimos "muros de infraestructura" prefabricados para proporcionar energía, aire, acústica y estructura. La ubicación estratégica de estos elementos de anclaje garantizaba un lugar de trabajo solidario que permitía elementos intercambiables que podían adaptarse a las necesidades futuras de la empresa sin ser un derroche

Actualmente estamos colaborando con un contratista para crear un "kit de piezas" de oficina para elementos comunes, como despensas de cocina y módulos de sala de conferencias. El objetivo es crear un conjunto básico de materiales que sean intercambiables, minimizando los residuos de construcción y demolición y facilitando la reconfiguración y la portabilidad. 

Esto no es el fin

En este nuevo mundo donde todo es tan inmediato, muy pocos líderes de empresas pueden permitirse el lujo de dedicar años a imaginar, probar, aprender y aplicar las experiencias de la época de la pandemia. Dados los cambios casi mensuales en la forma de trabajar de los empleados en este momento, cualquier idea a largo plazo que se aplicara en este entorno probablemente quedaría desfasada casi inmediatamente. Pero la realidad de estas arenas movedizas no significa que debamos dejar de explorar. Por el contrario, demuestra la necesidad de refrescar y actualizar continuamente nuestros espacios de trabajo para garantizar que los empleados saquen el máximo partido a la oficina.

El fracaso es una parte esencial e ineludible de la investigación. Hacer las paces con esta inevitable verdad en la era poscovid puede aliviar la presión de "hacerlo bien" directamente. Un resultado exitoso en el lugar de trabajo requiere un proceso que no se centre en lo "perfecto" -una construcción falible dadas las diversas necesidades de nuestra mano de obra- sino que acepte los errores como baches en el camino hacia la transformación. 

El diseño del lugar de trabajo es, por naturaleza, una exploración

Cuando se deja de buscar un cambio valioso o una provocación, deja de ser un esfuerzo creativo para convertirse en algo rutinario. Es entonces cuando el diseño deja de ser diseño y se convierte en simple fabricación, y nuestros lugares de trabajo empiezan a parecerse más a fábricas que a laboratorios para hacer nuestro mejor trabajo.

La búsqueda de la oficina del futuro debe ser un experimento continuo que definan conjuntamente empleador y empleado, no un ejercicio pasivo que limite el cambio, sino un compromiso activo continuo que lo fomente.

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