El odio a las reuniones tiene explicación: así mejoran las empresas que las han eliminado

En el trabajo han cambiado muchas cosas con la pandemia. Pero algo que ha sobrevivido a todo son sin duda alguna las reuniones. Incluso, como muestran varios estudios, el teletrabajo han hecho que aumenten como respuesta a la falta de contacto directo en la oficina, generando incluso la denominada 'fatiga por Zoom'.

Sin embargo, ante este estrés ante las reuniones, varias empresas han optado por reducir sus reuniones estableciendo días libres de ellas. Por ejemplo, Facebook y Atlassian están adoptando esta postura.

Desde el MIT Sloan, se han analizado a 76 empresas, con más de 1.000 empleados cada una y que operan en más de 50 países, que han introducido de uno a cinco días sin reuniones por semana (prohibiendo incluso las reuniones individuales) durante los últimos 12 meses. Su objetivo: evaluar el impacto posterior en la productividad, la colaboración y el compromiso, utilizando encuestas de pulso. Y sí, todas salieron beneficiadas en cuanto a productividad tras reducirlas.

Menos reuniones es igual a más productividad

Casi la mitad (47%) de las empresas estudiadas redujeron las reuniones en un 40% introduciendo dos días sin reuniones a la semana. El resto de las empresas intentó algo aún más ambicioso: el 35% instituyó tres días sin reuniones y el 11% implementó cuatro. El 7% restante erradicó las reuniones por completo.

El impacto posterior de la introducción de días sin reuniones fue profundo. Cuando se introdujo un día sin reuniones a la semana, mejoraron la autonomía, la comunicación, el compromiso y la satisfacción, lo que se tradujo en una disminución de la microgestión y el estrés, lo que provocó un aumento de la productividad.

Cuando las reuniones se redujeron en un 40% (el equivalente a dos días a la semana), comprobaron que la productividad era un 71% mayor porque los empleados se sentían más capacitados y autónomos. En lugar de estar sujetos a un horario, se hicieron dueños de sus listas de tareas y se responsabilizaron de ellas, lo que aumentó la satisfacción en un 52%.

Aunque pueda parecer contradictorio, la investigación llegó a la conclusión de que celebrar demasiadas reuniones resta eficacia a la colaboración, hace que los trabajadores no estén centrados durante sus horas más productivas e interrumpe el hilo de pensamiento de las personas. En consecuencia, eliminar el 60% de las reuniones -el equivalente a tres días por semana- aumentó la colaboración en un 55%.

Los trabajadores sustituyeron las reuniones por mejores formas de conexión individual, a un ritmo adecuado para ellos, utilizando a menudo herramientas de gestión de proyectos para ayudar a la comunicación. Al hacerlo, el riesgo de estrés disminuyó en un 57%, lo que mejoró el bienestar psicológico, físico y mental de los empleados.

En las empresas que instituyeron cuatro días sin reuniones a la semana, descubrimos que el potencial de microgestión disminuyó en un 74%: Los empleados se sentían valorados, confiaban en ellos y estaban un 44% más comprometidos y, en consecuencia, trabajaban más para su empresa. Al no haber reuniones cuatro días a la semana, la comunicación era un 65% más clara y sustancialmente más eficaz.