El 'facility manager', el gran desconocido que puede ahorrar millones a una empresa

Es un gran desconocido dentro de las empresas y, sin embargo, su trabajo puede suponer un importante ahorro económico en la cuenta de resultados de una compañía. Hablamos del facility manager, una profesión con difícil traducción al castellano y que va mucho más allá del trabajo que tradicionalmente realiza el responsable de los servicios generales de una empresa. Es decir, aquel que se ocupa de que no falte papel en la impresora o de que el aire acondicionado funcione correctamente. 

“El facility manager es mucho más. Es el encargado de gestionar los recursos inmobiliarios de una compañía, de optimizar los espacios o, por ejemplo, coordinar la reubicación en una nueva oficina”, explica a El Confidencial Vicente Redondo López, responsable de comunicación de la Asociación Española de Facility Management (IFMA).

"Su trabajo es clave dentro de una compañía puesto que, como actividad, el facility management es la segunda partida de gastos más importante dentro de una empresa", añade. "Es una actividad que engloba desde la búsqueda del inmueble o las oficinas que mejor se adaptan a una compañía hasta la optimización de la gestión de las mismas y de todos los servicios asociados a las mismas".

El faciliy manager se ocupa, por ejemplo, de coordinar los proyectos de construcción, renovación o reubicación de una compañía, así como de la contratación de todos los productos y servicios relacionados con el correcto funcionamiento de las instalaciones, conservación y mantenimiento de instalaciones, limpieza, recepción, catering, seguridad... “Desde que funcione el aire acondicionado hasta cambiar las bombillas, pasando porque no falte papel en las impresoras", apunta Redondo. 

El 'facility management' representa el 30% de los gastos de una empresa. Un buen 'facility manager' puede optimizar este gasto en un 20% o 30%. Y todo con una gestión lo más óptima posible que permita reducir costes y ahorrar dinero a la compañía", señala. Y añade que, "además de todo esto, es el encargado de definir espacios de trabajo agradables y cómodos, lo que a la larga se traduce en mayor productividad por parte de los empleados, entre quienes también debe crear imagen o sentimiento de marca. Si el facility manager realiza bien su trabajo, puede ahorrar mucho dinero a la compañía", concluye. 

Según los cálculos de IFMA, esta actividad representa el 30% de los gastos de una empresa, gastos que incluyen desde el alquiler de las oficinas, la luz, el consumo de papel para las fotocopiadoras, la reparación del aire acondicionado... Servicios todos ellos relacionados con el correcto funcionamiento, conservación y mantenimiento de las instalaciones en las que se ubica una compañía. Según IFMA, el buen saber hacer del facility manager puede conseguir reducir esta factura entre un 20% y un 30%, generando un impacto positivo en la cuenta de resultados de una compañía entre un 6% y un 9%.

Vicente Redondo nos ofrece un ejemplo concreto. "Imaginemos una empresa de gran consumo, filial de una multinacional extranjera, con oficinas en Madrid, Barcelona, Sevilla y las Palmas. Tiene 250 empleados y un coste anual en facility management y real estate de entre 3 y 3,5 millones de euros. Aplicando políticas de gestión de facility management adecuadas, podría conseguir unos ahorros a medio plazo –de uno a tres años– de entre el 20% y el 30%, es decir, entre 600.000 y un millón de euros al año".

Una actividad que mueve 50.000 millones en España

A pesar de que se trata de una disciplina muy reciente y poco desarrollada en nuestro país, la asociación calcula que el facility management mueve en España en torno a 50.000 millones de euros. "Esto es aproximadamente lo que se gastan la empresas en España en este tipo de servicios", explica Vicente Redondo. Desde la asociación estiman que, si se gestionase de manera adecuada, se podría conseguir un ahorro anual del 20%, es decir unos 10.000 millones de euros, de los cuales, el 45% –4.500 millones– aproximadamente corresponderían al sector público, y el 55% restante, al sector privado.

A pesar de la importancia de esta figura dentro de una compañía –IFMA recomienda su presencia en empresas a partir de 100 empleados–, lo cierto es que en España es una figura muy desconocida. "No tiene, ni mucho menos, el desarrollo que en otros países como Estados Unidos o Reino Unido, Holanda, Francia y Alemania. Hay mucho trabajo por hacer", lamenta Vicente Redondo. 

Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), en España hay 7.000 empresas con más de 2.500 empleados. "Si la empresa es muy grande, suelen realizar esta tarea dos o tres personas, por lo que, siendo conservadores, esas 7.000 empresas necesitarían, cada una, unas tres personas para gestionar todos los servicios".