El código de conducta como herramienta al servicio del cumplimiento normativo

El código de conducta como herramienta al servicio del cumplimiento normativo

Principios y pasos a seguir
12 Septiembre 2017

La conducta de los miembros de la organización es un aspecto fundamental en el cumplimiento normativo. Por ello, muchas organizaciones elaboran códigos de conducta. El contenido de los códigos de conducta es sumamente variado y depende en gran medida de la cultura de la empresa y del país al que pertenece. En líneas generales, los códigos de conducta están referidos a cuestiones anti-corrupción, laborales, ambientales y legales básicas, como el rechazo de la esclavitud, el trabajo infantil, el cumplimiento de las normas ambientales de cada país, y en general el respeto a las leyes nacionales.

Según la norma ISO 10001, un código de conducta debe cumplir con los siguientes principios:

  • Compromiso: La organización debe comprometerse activamente con la adopción, la integración y la difusión del código de conducta y el cumplimiento de sus conductas.
  • Capacidad: La organización debe poner a disposición de sus miembros los recursos necesarios para dar cumplimiento al código de conducta.
  • Visibilidad: El código de conducta se debe publicitar adecuadamente a clientes, personal y otras partes interesadas.
  • Accesibilidad: El código de conducta y la información relacionada con el mismo (por ejemplo, formularios de quejas, notificación de incumplimientos, etc.) debe ser de fácil acceso.
  • Exactitud: La información incluida en el código de conducta debe ser exacta, verificable y conforme con los requisitos legales, sin dar lugar a interpretaciones que induzcan a error.
  • Responsabilidad y rendición de cuentas: La organización debe establecer y mantener la responsabilidad y la rendición de cuentas sobre las acciones y decisiones respecto al código, e informar sobre ellas.

Para la planificación, diseño y desarrollo del código de conducta deben seguirse los pasos siguientes:

1. Definir los objetivos del código. Deben ser medibles mediante indicadores (por ejemplo, número de incumplimientos por año en una determinada área, norma, etc.).

2. Recopilar y evaluar la información. Se debe recopilar y evaluar la información relativa a:

  • Los aspectos que el código intenta abordar.
  • Cómo surgen estos aspectos.
  • Cómo se pueden tratar estos aspectos.
  • Cómo se tratan los aspectos en otras organizaciones (muchas organizaciones publican sus códigos de conducta en Internet)
  • Los requisitos legales relacionados con aspectos tratados por el código (por ejemplo, el sistema de sanciones laborales por su incumplimiento).

3. Preparar el código. Debe ser claro, conciso, exacto, que no induzca a error, escrito en un lenguaje simple e incluir:

  • Alcance y propósito del código.
  • Los compromisos a incluir.
  • La definición de términos clave utilizados en el código.
  • A quién y cómo se deben dirigir las conductas y las quejas relacionadas con el código.
  • Una descripción de las acciones que se tomarán en caso de incumplimiento del código.

En la preparación del código, la organización debe asegurarse de que se puede implementar eficazmente y que sus disposiciones no infringen ningún requisito legal.

4. Preparar los indicadores de desempeño. Deben establecerse indicadores cuantitativos y cualitativos que permitan un seguimiento del grado de cumplimiento del código.

5. Preparar los procedimientos del código. La organización debe procedimentar, en función de sus necesidades, todas aquellas actividades relacionadas con la aplicación del código, en particular como se tratan los incumplimientos y cómo detectarlos y comunicarlos.

6. Preparar el plan de comunicación interna y externa. La organización debe definir cómo va a comunicar, tanto internamente como externamente, el código.

7. Determinar los recursos necesarios. La organización debe determinar y poner a disposición de ésta los recursos necesarios para la implementación y gestión del código.

8. Evaluación del desempeño del código. A intervalos periódicos regulares, la organización debe evaluar el desempeño del código y realizar todos aquellos cambios que considere necesarios.

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