La gestión de cursos que mantienen la matrícula permanentemente abierta: requisitos e implicaciones

Este estudio tiene como objetivo contribuir a la generación de conocimiento sobre cómo mejorar la flexibilidad de los entornos de formación actuales explorando las implicaciones derivadas de la utilización de cursos abiertos (que mantienen la matrícula permanentemente abierta). La estrategia desarrollada consta de las siguientes etapas: 1) diseño e implementación de una plataforma de e-learning que incorpora un conjunto de funciones para una la configuración y gestión de los cursos abiertos; 2) explotación de la plataforma en distintos contextos organizacionales; 3) análisis de los datos registrados en la plataforma y la información almacenada en el sistema de soporte en relación con los cursos abiertos. Los resultados del estudio muestran que los cursos abiertos presentan particularidades en su configuración, gestión y dinamización, que deben ser contempladas por el entorno virtual de formación para proveer a alumnos y profesores una experiencia de enseñanza-aprendizaje enriquecida y a los responsables de formación y administradores del entorno, suficiente flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada programa formativo. En concreto, se observa la necesidad de proveer herramientas que faciliten: 1) la programación de las distintas partes del curso de forma relativa a la fecha de inicio de la matrícula; 2) la gestión de modificaciones en la estructura y organización de los cursos a lo largo de su ciclo de vida; 3) el filtrado ‘inteligente’ de alumnos para la dinamización del proceso de enseñanza-aprendizaje y el seguimiento de su progreso; 4) la creación y generación automática de avisos personalizados dirigidos a alumnos y/o profesores ante determinadas situaciones.
Autor principal: 
Núria
Talavera Pedrol
Universitat Politècnica de Catalunya
España

Introducción

Las organizaciones actuales se encuentran inmersas en mercados altamente exigentes y cambiantes, en los que el número de competidores se ha disparado y las barreras de entrada han disminuido (Castells, 2011, 2012; Tapscott, 2008). Otro aspecto característico es la alta movilidad del personal, especialmente en las posiciones más estratégicas o especializadas (debido en gran medida a las facilidades para encontrar posiciones similares en compañías competidoras). Por otra parte, la globalización de mercados impacta en la propia estructura organizacional, en los horarios y en los objetivos a corto y medio plazo. Estos tres factores (mercados cambiantes, alta movilidad del personal y globalización) hacen que las capacidades desarrolladas por la organización para mantener a sus equipos de trabajo y hacerlos más productivos sean determinantes de cara a su evolución satisfactoria (aunque se trate meramente de mantener sus posiciones de mercado). La Tabla 1 recoge algunas de las características más relevantes de las empresas en la nueva economía y las correspondientes implicaciones organizativas relacionadas con la formación.

Rasgos característicos de las empresas en la nueva economía

Implicaciones organizativas en relación a la formación

Trabajo fundamentado en el conocimiento.

El conocimiento se convierte en un activo clave en la organización, que ha de emprender las estrategias oportunas para medir y administrar de forma eficiente sus activos intelectuales.

Acortamiento del ciclo de vida de los productos desde el momento de la concepción a la venta.

La formación sobre los productos dirigida al personal de soporte, ventas, distribución, etc. ha de ser rápida y adaptada al perfil de cada tipo de usuario.

Evolución veloz y continua de la organización para adaptarse a las nuevas necesidades de los mercados en los que opera.

Las transformaciones en los procesos internos y externos de la organización requieren la adaptación continua del perfil de los trabajadores a las necesidades cambiantes de la organización y a las previstas en un futuro incierto, mediante una adecuada formación en el puesto de trabajo y el fomento de los flujos de conocimiento dentro de la organización.

Fuerza de trabajo distribuida geográficamente y temporalmente.

El crecimiento de las organizaciones y la globalización de mercados ha provocado la organización de las empresas en centros de trabajo dispersos geográficamente (a menudo, en múltiples países) dificultando la organización de la formación.

Tabla 1. Retos que las empresas de la nueva economía deben afrontar para sobrevivir y mantenerse competitivas

Un entorno de estas características, requiere un sistema formativo flexible, que permita desarrollar una formación a la carta, muy personalizada, dado que los objetivos a cubrir por cada persona pueden ser muy diferentes (Collis & Moonen, 2002; Cornelius & Gordon, 2008; Khan, 2007; Leibowicz, 2000; Martín-SanJosé, Juan, Gil-Gómez, & Rando, 2014; Núria Talavera Pedrol, Monte Aneas, & Del Canto, 2006).

Una de las dimensiones a explorar para el aumento de la flexibilidad en los cursos es la dimensión temporal. Más allá de permitir al alumno organizarse en sus tiempos de estudio y metas dentro de un curso, mantener la matrícula de los cursos permanentemente abierta ofrece la posibilidad de iniciarlos en cualquier momento del día, cualquier día del año. No obstante, esta flexibilidad en el acceso a los cursos conduce a situaciones en las que alumnos que acaban de empezar coinciden con alumnos que están a punto de finalizar. Por otra parte, el tamaño del grupo puede variar de un momento a otro resultando en condiciones extremas, pasando de un único alumno a varios cientos de ellos o al contrario. Otra consecuencia de mantener la inscripción permanentemente abierta es el efecto que ello tiene en la durabilidad del curso. Una vez abiertas las inscripciones, el curso permanece abierto indefinidamente hasta que se decida su cierre, registrando un ciclo de vida que puede alternar períodos de latencia (sin alumnos) con períodos en los que el tamaño del grupo varía continuamente.

La variabilidad en el progreso de los alumnos y en el tamaño del grupo debe considerarse al definir las estrategias pedagógicas y metodológicas que guiarán el proceso de aprendizaje. Las actividades de debate y trabajo colaborativo se convierten en críticas debido a ambos aspectos (diferencia en el progreso de los alumnos y variabilidad en el tamaño del grupo). Desde el punto de vista de los alumnos, la posibilidad de acceder al curso que necesitan en el momento en que lo necesitan, permite satisfacer su necesidad de demostrar con premura sus conocimientos en determinadas materias, lo cual les puede facilitar el acceso a determinadas actividades profesionales.

Las peculiaridades de este tipo de cursos (en adelante, cursos abiertos) contrastan con las de los cursos de calendario, en los que todos los alumnos empiezan y finalizan al mismo tiempo y el tamaño del grupo se mantiene constante. Surge por tanto la necesidad de que las plataformas de e-learning contemplen ambas posibilidades y dispongan de funciones específicas para atender mejor las necesidades existentes en cada caso tanto en la configuración y gestión de los cursos como en su dinamización.

Este trabajo tiene como objetivo contribuir a la generación de conocimiento para la creación de entornos virtuales de aprendizaje más flexibles y capaces de satisfacer las necesidades derivadas de la gestión de cursos abiertos, a partir del análisis de la experiencia de más de 10 años de impartición de cursos que mantienen la matrícula permanentemente abierta en la plataforma sabentisplus en distintos contextos organizacionales.

Metodología

La complejidad de las interrelaciones existentes entre los agentes involucrados en los procesos de enseñanza-aprendizaje, su gestión y la tecnología, propicia la adopción de aproximaciones pragmáticas en las que enfrentarse a problemas reales en contextos reales, abiertos a tomar prestados métodos de distintos paradigmas (orientación multiparadigmática) para recolectar información y resolver problemas. Un enfoque de estas características condujo al CERpIE[1]-UPC, a principios de 2000, a diseñar una plataforma de e-learning propia que permitiera explorar, entre otros aspectos, las implicaciones de la gestión de cursos abiertos. La cuestión a la que se pretende dar respuesta es la siguiente: ¿Qué requisitos debe cumplir la plataforma de e-learning para gestionar cursos que mantienen la matrícula permanentemente abierta y qué implicaciones se derivan de esta condición?

A grandes rasgos, la estrategia desarrollada para dar respuesta a la pregunta de la investigación consta de las siguientes etapas:

  • 1. Diseño e implementación de una plataforma de elearning que incorpora un conjunto de funciones (descritas más adelante en este artículo) que a priori parece que pueden contribuir a una mejor gestión de los cursos abiertos (Nuria Talavera Pedrol, 2012; Talavera Pedrol, Núria; Vyhmeister B., Ricardo; Mondelo, 2004).
  • 2. Explotación de la plataforma en distintos contextos organizacionales durante más de 10 años, con el consiguiente registro de actividad en la base de datos y en el sistema de soporte y gestión de incidencias utilizado como vía de comunicación entre los administradores de los distintos entornos y el personal de mantenimiento y apoyo a la explotación de la plataforma.
  • 3. Análisis de los datos registrados en la plataforma y la información almacenada en el sistema de soporte en relación con los cursos abiertos. Se analizan 4 contextos organizacionales: 2 empresas de formación (EF1 y EF2), una mutua de accidentes (MA) y un servicio de prevención (SP).

Funciones desarrolladas en la plataforma para la gestión de cursos abiertos

En los siguientes apartados se describen los aspectos funcionales definidos en la plataforma de e-learning para considerar las particularidades de los cursos abiertos.

La configuración de los cursos abiertos

En los cursos de calendario o cerrados, en los que todos los alumnos progresan a un ritmo similar, se especifica una fecha inicio y una fecha fin para cada una de las partes que componen el curso, y estas fechas son las que se transfieren a las matrículas y marcan las fechas de acceso de todos los alumnos a cada uno de los elementos programables del curso. En los cursos abiertos, esta programación no puede abordarse mediante fechas absolutas, puesto que las fechas de inicio y fin de cada matrícula variarán. Para estos casos, la plataforma utiliza los siguientes parámetros de configuración:

  • § Duración (del curso, módulo o aula).
  • § Relación de un elemento (módulo o aula) con el siguiente. Esta relación puede ser de diferentes tipos: a) De comienzo a comienzo, para indicar que ambos elementos empiezan al mismo tiempo; b) De fin a comienzo, para indicar que el elemento siguiente no empezará hasta que acabe el que estamos configurando; c) Evaluación superada, para indicar que no se podrá acceder al elemento siguiente hasta haber superado la evaluación del actual.
  • § Desfase positivo o negativo, para espaciar o solapar elementos, dando lugar a situaciones como las enumeradas a continuación:
  • Que el elemento siguiente (aula o módulo) empiece una semana después de que haya finalizado el actual (relación ‘de fin a comienzo’ más desfase positivo de una semana).
  • Que el elemento siguiente (aula o módulo) empiece una semana antes de haber finalizado el actual (relación ‘de fin a comienzo’ más desfase negativo de una semana).
  • Que el elemento siguiente empiece una semana después de haber empezado el actual (relación ‘de comienzo a comienzo’ más desfase positivo de una semana).

El sistema de avisos y alertas

El sistema de avisos y alertas tiene como objetivo facilitar el trabajo a los tutores y coordinadores especialmente en los cursos abiertos, en los que la variabilidad del tamaño del grupo puede aumentar o reducir de forma importante su carga de trabajo en pocos días. El objetivo es que el sistema de avisos y alertas informe al profesor de las situaciones que se van produciendo y requieren de su intervención, sin necesidad de que esté entrando constantemente al campus. Estas situaciones se traducen según su urgencia y repercusión en avisos y alertas sobre tareas propias pendientes, tareas pendientes de otros o tareas realizadas o no realizadas por otros. Las notificaciones llegan al tutor o coordinador en forma de Iconos informativos, mensajes de aviso/alerta en el campus y mensajes de correo electrónico.

La generación y envío automático del certificado de aprovechamiento

Esta utilidad tiene como objetivo minimizar el tiempo que tarda el alumno en recibir un documento que justifique su buen aprovechamiento del curso y es especialmente útil en los cursos abiertos en los que carece de sentido preparar y enviar los certificados en bloque al final del curso. El envío automático de certificados de aprovechamiento se activa desde la configuración del curso, en el que previamente se ha configurado una plantilla con el formato del certificado y unas etiquetas genéricas que la plataforma sustituirá por datos del alumno, el curso y/o la matrícula en el momento de generar el documento a entregar al alumno. El mensaje se envía de forma automática cuando el alumno supera la evaluación del curso.

El tutor de defecto y la reasignación de tutorías

En la configuración de los cursos, se puede especificar para cada aula uno o varios tutores. El parámetro Tutor de defecto permite indicar el tutor a asignar a los alumnos en las próximas matrículas. Así, si un curso va creciendo en el número de alumnos y se considera que el tutor actual ya se encuentra saturado con las consultas que recibe, puede definirse otro tutor que se responsabilice de los alumnos que vayan a entrar en un futuro. Este nuevo tutor se seleccionaría como tutor de defecto para las nuevas matrículas. Por otra parte, desde la sección Seguimiento de las aulas se puede acceder a la página de seguimiento de los tutores y modificar la asignación de tutorías según convenga.

Los listados de seguimiento: alumnos y exalumnos

La sección Seguimiento permite a tutores y coordinadores consultar la actividad de los alumnos y valorar su progreso. En los cursos compuestos, el coordinador puede analizar además la actividad de los tutores y de los coordinadores de módulo. La organización y el contenido de la sección dependen de la estructura del curso y del rol del usuario (tutor, coordinador de módulo, coordinador de curso). Algunas características de la sección están destinadas a facilitar el seguimiento de los alumnos en los cursos abiertos. En los cursos abiertos, los conceptos de fecha inicio y fecha fin del curso no tienen ningún sentido para tutores y coordinadores puesto que el curso puede permanecer abierto durante años. Lo que si interesa es la fecha de inicio y fin de las matrículas y, de acuerdo con estas fechas, distinguir entre alumnos y exalumnos.

La sección Seguimiento consta de los siguientes apartados:

  • § Avisos: recopila todas las situaciones que requieren la atención del tutor/coordinador (alumno nuevo, mensajes no leídos desde hace días, etc.). Módulos / Aulas: permite ver el porcentaje de alumnos que han superado cada módulo/aula y acceder a la página de seguimiento de los módulos y las aulas. Desde las páginas de seguimiento de los módulos y las aulas se puede acceder a las páginas de seguimiento de los coordinadores de módulo y tutores respectivamente (en caso que se hayan configurado estos perfiles en el curso).
  • § Alumnos: constituye la página de seguimiento del curso. Muestra información general sobre el curso (duración, nota de aprobado y escala de valoración, nº de alumnos, % de aprobados...) y la lista de alumnos/exalumnos con sus calificaciones. Haciendo clic sobre el nombre de un alumno se accede a la página de seguimiento del alumno.
  • § Informes de actividad: permite ver y descargar informes sobre la actividad general en el curso, en los foros, en los contenidos SCORM, etc.

Los buzones de comunicación: alumnos no contactados, mensajes no leídos o marcados

La comunicación entre alumnos y tutores y coordinadores se realiza a través de los buzones de Tutorías y Coordinación de los cursos. Estos buzones son canales de comunicación privados entre dos usuarios, cuyos mensajes quedan registrados y ordenados cronológicamente. La sección Tutorías se encuentra en las aulas y sirve para canalizar la comunicación tutor-alumno. La sección Coordinación se encuentra en los módulos o a nivel de curso, y se utiliza para la comunicación entre coordinador-alumno, coordinador de curso-coordinador de módulo y coordinador de módulo-alumno.

Ambas secciones se organizan en los siguientes apartados:

  • Pendientes: es el apartado que se muestra al entrar en la sección Coordinación. Muestra las tareas pendientes (alumnos con los que nunca se ha contactado, mensajes no leídos o marcados para un seguimiento posterior) y permite acceder rápidamente a ellos para su resolución. Si el listado está vacío, entonces no existen mensajes pendientes de leer ni de contestar.

§ Alumnos: muestra la lista de alumnos y permite enviar un mensaje a los alumnos seleccionados o acceder al buzón de comunicación con un alumno. Para facilitar el seguimiento y la comunicación con los alumnos en los cursos abiertos, el listado se puede ordenar según diferentes criterios (fecha inicio o fin de matrícula, nota obtenida).

La sección Coordinación puede presentar además los apartados Tutores (para la comunicación con los tutores, si se han definido tutores en las aulas) y Coordinadores (para la comunicación con los coordinadores de módulo, si se han definido coordinadores en los módulos).

Resultados

Análisis de los datos registrados en la plataforma

En los contextos estudiados nos encontramos con las siguientes situaciones en relación con el tipo de cursos: proporción similar de cursos abiertos y cerrados (EF1); claro predominio de los cursos abiertos (EF2); claro predominio de los cursos cerrados (MA) y uso exclusivo de cursos abiertos (SP) (Figura 1). Lo mismo sucede con la distribución de matrículas según el tipo de curso (37%, 71%, 2% y 100% en cursos abiertos en EF1, EF2, MA y SP respectivamente).

Figura 1. Uso de cursos abiertos versus cerrados

El concepto Longevidad indica el tiempo transcurrido en días desde el inicio de la primera matrícula al curso hasta el fin de la última matrícula registrada en el momento en el que se realiza el análisis. Es una variable calculada que nos proporciona información sobre el período de vigencia de los cursos abiertos. Una segunda variable calculada, el Factor de longevidad, relaciona la longevidad del curso abierto con su duración (Longevidad=Factor de longevidad*Duración), indicando el número de veces que se habría repetido el curso durante el período de vigencia si se hubiera tratado como una edición cerrada (Figura 2). En EF1 y EF2 la longevidad de algunos cursos supera los 10 años. En ambos contextos, los cursos simples son los que presentan un mayor factor de longevidad (mediana de 9 en EF1 y de 5 en EF2). En MA, la mediana del factor de longevidad es de 6 en ambas configuraciones, cursos simples y cursos compuestos por aulas. En SP, el factor de longevidad de los cursos simples es de 1 (moda y mediana coinciden) -la longevidad es igual a la duración del curso- y el de los cursos compuestos por aulas presenta una mediana de 19.

Figura 2. Factor de longevidad en función de la estructura del curso

Respecto al número de matrículas, y atendiendo a la mediana, en EF1 y EF2 los cursos cerrados tienen más alumnos que los abiertos. En MA, sin embargo, la mediana es prácticamente la misma en ambos tipos de cursos (12 en los cerrados y 11,5 en los abiertos). El análisis de frecuencias de las variables Fecha de inicio, Fecha de fin y Fecha de la nota de la matriz de datos Matrículas para un curso abierto determinado nos muestra la evolución del número de alumnos que empiezan, acaban y se evalúan a lo largo del tiempo, así como los períodos de inactividad (en términos de inexistencia de matrículas) en el curso. La Figura 3 muestra como ejemplo dos cursos abiertos de distintas duraciones seleccionados al azar. El eje temporal, que abarca todo el ciclo de vida del curso, se ha agrupado en meses. Las barras apiladas muestran las series de datos correspondientes a los tres eventos expuestos en el párrafo anterior (matrículas que empiezan, matrículas que finalizan, alumnos que se evalúan). En algunos de los cursos abiertos analizados se observa que la duración de las matrículas presenta una gran variabilidad y no se corresponde con la duración configurada en el curso.

Figura 3. Alumnos que empiezan, se evalúan y finalizan en un curso ejemplo tomado al azar

El análisis de la variable Fecha de la nota en relación con la variable Fecha de inicio de la matriz de datos Matrículas nos permite conocer el tiempo que pasa desde que se inicia una matrícula hasta que el alumno completa la evaluación necesaria para aprobarla. La variable calculada a partir de ambas fechas, Tiempo hasta la nota, especifica en días el tiempo transcurrido. Como la duración de los cursos es variable, se ha creado una nueva la variable calculada Factor tiempo obtenida del cociente entre las variables Tiempo hasta la nota y Duración de la matrícula. Observamos que en los cursos abiertos existe un mayor número de alumnos que realizan la evaluación a los pocos días de haber empezado el curso a pesar de que los valores más frecuentes se encuentren cerca de la unidad (fecha de la nota cercana a la fecha fin de la matrícula) en la mayor parte de distribuciones de la variable. En SP, los valores más frecuentes de la variable se sitúan en el primer intervalo del histograma (evaluación completada en período inferior o igual a una décima parte de la duración de la matrícula). En algunas matrículas (predominantemente en cursos cerrados de EF1) el valor de la variable es superior a la unidad, lo cual indica que la nota de los alumnos se registra posteriormente a la finalización de su matrícula (situación compatible con cursos presenciales u online que requieren la realización de un examen presencial y la introducción manual de las notas por parte del profesor). En MA y SP, el certificado se envía de forma automática en el 95% de los cursos. En EF1, está configurado en el 22% y en EF2 únicamente en el 4% de los cursos.

Figura 4. Distribución de frecuencias del Factor tiempo

Análisis de la información registrada en el Sistema de soporte y gestión de incidencias

El Sistema de soporte y gestión de incidencias recoge los problemas que surgen durante la explotación de la plataforma y las peticiones de mejora solicitadas por los administradores de los campus. Este apartado introduce los procesos relacionados con la gestión de los cursos abiertos -inscripción al curso, configuración y mantenimiento del curso, seguimiento del curso, sistema de avisos y alertas y gestión de matrículas- junto con los ajustes definidos y/o desarrollados para su mejora.

Inscripción al curso

La inscripción directa desde el catálogo de cursos crea matrículas que quedan en estado Pendiente cuando se pagan mediante transferencia bancaria -requiriendo la validación de un usuario administrador con los privilegios correspondientes- y matrículas que se validan automáticamente cuando se realiza el pago mediante tarjeta de crédito o cuando corresponden a cursos que se ofrecen de forma gratuita. En los cursos que mantienen la matrícula permanentemente abierta, la fecha de inicio de la matrícula es por defecto la fecha en que se realiza la inscripción y la fecha fin se calcula a partir de la fecha de inicio y la duración del curso. En el caso de validación manual por parte de un administrador, éste debe considerar la fecha en que realiza la validación y si no coincide con la fecha de la inscripción, modificar la fecha de inicio de la matrícula para permitir al alumno disponer de todo el período proporcionado para la realización del curso. Una vez validada la matrícula, el alumno ya puede acceder al curso e iniciar el proceso de enseñanza aprendizaje. La inscripción mediante procesos de alta masiva permite especificar en un fichero de Excel las relaciones usuario/curso y crear de forma simultánea en un único proceso varios cientos o miles de matrículas especificando para cada una de ellas las fecha de inicio y fin deseadas. Con el tiempo, se ha identificado la necesidad de integrar en el proceso la opción de enviar de forma automática o manual un mensaje de correo electrónico a todos los alumnos inscritos mediante el proceso masivo informándoles de la dirección de acceso al curso y de sus credenciales. Este mensaje se construye a partir de la plantilla definida a nivel de campus para ello. Otra mejora realizada en el proceso incluye la generación de un fichero de resultados con información sobre los errores que se han generado durante la ejecución del mismo (si procede) y los identificadores de las matrículas creadas.

Procesos

Características / Funciones

1

Inscripción al curso

§ Acceso inmediato para los alumnos que realizan pago con tarjeta de crédito (NF)§ Acceso inmediato a los cursos gratuitos (NF)§ Acceso previa validación del administración una vez recibido el comprobante de pago (CI)

2

Configuración y mantenimiento del curso y de las matrículas

§ Duración del curso y de sus partes (CI)§ Programación del curso (CIM)§ Tutor de defecto y tutores adicionales (CI)§ Función crear nueva edición abierta/cerrada del curso (NF)§ Envío manual de mensaje con las credenciales de acceso al curso (CI)§ Ampliación de la fecha fin de las matrículas (CI)§ Regeneración de las fechas de una matrícula (NF)§ Modificación masiva de matrículas (CI)§ Generación manual del certificado automático (NF)§ Certificación automática (CIM)§ Opción de especificar a nivel de curso la plantilla de e-mail de alta de matrícula (NFND)§ Opción de especificar a nivel de curso la plantilla de e-mail de envío del certificado (NFND)

3

Seguimiento del curso

§ Distinción entre alumnos y exalumnos (CI)§ Eventos con múltiples convocatorias y confirmación de asistencia al evento (NF)§ Inclusión en los listados de alumnos de los buzones de comunicación información relevante sobre el estado de su progreso (CIM)§ Reasignación de tutorías (CIM)§ Buzón personal fuera de los cursos con acceso directo a los buzones de comunicación con tareas pendientes de realizar (NF)§ Informe alumnos fuera de los cursos (NF)

4

Sistema de avisos y alertas

§ Aviso de alumno nuevo en el curso (CI)§ Aviso de prueba abierta pendiente de puntuar (CI)§ Aviso de nota puntuada (CI)§ Aviso de alumno con evaluación pendiente a n días de fin de matrícula (CI)§ Aviso de evaluación realizada (NF)§ Aviso de alumno no conectado después de n días desde el inicio de la matrícula (CI)§ Aviso de mensajes no leídos en los buzones de tutorías y coordinación (CI)§ Aviso de nueva intervención en un foro (CI)§ Aviso de no conectado faltando n días para el fin de matrícula (NF)§ Aviso de fin de matrícula sin haberse conectado nunca (NF)§ Aviso de tutor / coordinador de módulo no conectado en n días (CI)§ Alerta de mensajes no leídos desde hace más de n días en los buzones de tutorías o Coordinación (CI)§ Alerta de evaluación no disponible (CI)§ Configuración de las notificaciones (CI)

CIND: característica inicial no desarrollada; CI: característica inicial desarrollada; CIM: característica inicial mejorada; NF: nueva función definida durante la explotación de la plataforma; NFND: nueva función no desarrollada; RR: requiere replanteamiento

Tabla 3. Funciones de la plataforma de e-learning para la adaptación a las necesidades de los cursos que mantienen la matrícula permanentemente abierta

Configuración y mantenimiento del curso y las matrículas

A diferencia de lo que sucede en los cursos de calendario, en los cursos abiertos no se pueden especificar fechas absolutas para indicar cuándo empieza y finaliza cada una de las partes del curso. En su lugar, se utilizan duraciones y condiciones que especifican las relaciones existentes entre las partes (módulos o aulas). Una relación del tipo comienzo a comienzo entre dos partes, implica que ambas empiezan en el mismo momento, mientras que una relación del tipo fin a comienzo implica que una parte empieza cuando acaba la anterior. A estas relaciones se les pueden añadir márgenes positivos o negativos que permiten adelantar o retrasar el inicio de una parte respecto el inicio o fin de la anterior. Este sistema permite una gran flexibilidad pero es vulnerable a errores cuando la estructura del curso es compleja. Para evitar errores sería interesante disponer de una representación gráfica de la programación diseñada y tener la posibilidad de definirla o ajustarla interactuando con el gráfico, y/o disponer de la posibilidad de generar las fechas absolutas resultantes para una fecha de inicio determinada.

Otro aspecto relevante que diferencia a los cursos abiertos de los cerrados es el impacto que tienen los cambios realizados a nivel de curso en las fechas de inicio y fin de sus partes cuando ya tienen matrículas asociadas, por ejemplo para prolongar la fecha de acceso al curso. En el caso de los cursos cerrados, interesa que los cambios realizados se transfieran a todas las matrículas existentes en el curso. Sin embargo, en el caso de los cursos abiertos este criterio carece de sentido ya que la extensión de la modificación a todas las matrículas afectaría a aquellas que han ido finalizando a lo largo de la historia del curso. De la misma manera, podría no interesar modificar los parámetros de programación del curso en matrículas que se encuentran en estado avanzado. Por lo tanto, parece claro que el mecanismo a seguir para la actualización de las fechas de las matrículas requiere un tratamiento diferente en cada tipo de curso. Teniendo en cuenta estas consideraciones, aplicamos los siguientes criterios: 1) en los cursos cerrados, al guardar el curso, los cambios realizados en las fechas de los módulos y aulas se transfieren a todas sus matrículas; 2) en los cursos abiertos, los cambios realizados en las duraciones y parámetros de relación entre las partes de un curso se aplican únicamente a nuevas matrículas.

Los cambios de fechas en matrículas que se encuentran en curso o han finalizado pueden realizarse en bloque mediante el proceso de Alta y modificación masiva de matrículas. No obstante, este procedimiento no contempla la complejidad de los cursos compuestos y permite únicamente modificar la fecha inicio y fin de la matrícula. Ello nos lleva a implementar una función, que desde el formulario de una matrícula, nos permite regenerar las fechas de la matrícula de acuerdo con los parámetros configurados en el curso en el momento en que se ejecuta el procedimiento. Este procedimiento, ejecutado de forma masiva para un conjunto de matrículas, permitiría resolver con eficacia el problema de transferencia de cambios de fechas a las matrículas.

Además de la programación de las partes (módulos y aulas) del curso puede interesar programar los recursos de la sección Actividades para que se vayan activando de forma automática a lo largo del curso. En el caso de los cursos cerrados, basta con especificar las fechas absolutas pero en los abiertos, sería necesario poder especificar valores relativos desde el inicio de la matrícula o del módulo o aula a los que corresponda la sección Actividades. De nuevo, ayudaría disponer de una representación gráfica con el cronograma del curso, esta vez para poder especificar y consultar sobre la misma los momentos en que se activan/desactivan recursos en la sección Actividades.

En la implementación actual de la plataforma, el mensaje que se envía al alumno –de forma manual o automática- cuando se valida su matrícula sigue el modelo de la plantilla especificada a nivel de campus con tal objetivo. Cuando la validación de la matrícula se efectúa de forma manual (pago mediante transferencia bancaria, alta desde el entorno de gestión, etc.) el administrador puede editar el mensaje antes de enviarlo para adaptarlo a las necesidades del curso, pero tiene que hacerlo en cada matrícula. Este comportamiento generalista, obliga a limitar las indicaciones a aspectos comunes a todos los tipos de cursos (dirección y credenciales de acceso, fechas de inicio y fin de la matrícula) y a abordar los aspectos específicos desde mensajes enviados desde dentro del propio curso. Identificamos por tanto la necesidad de poder definir varios modelos de plantillas para este mensaje de correo electrónico a nivel de campus y disponer de la posibilidad de seleccionar en la configuración del curso el modelo a utilizar en sus matrículas.

El proceso de envío de certificados de aprovechamiento de los cursos presenta requisitos diferentes en los cursos cerrados y en los abiertos. En los cursos cerrados, el envío de certificados puede realizarse en bloque una vez finaliza el curso. Sin embargo en los cursos abiertos esta opción carece de sentido ya que cada matrícula finaliza en un momento diferente. Por este motivo, se ha implementado la posibilidad de generar y enviar de forma automática por correo electrónico un enlace a la descarga del certificado. Este mensaje se envía cuando el alumno aprueba el curso, independientemente si se ha llegado a la fecha fin de la matrícula. Para una mayor flexibilidad, la plantilla a utilizar para la generación del certificado se configura en cada curso. Respecto al contenido del mensaje de correo a enviar al alumno, actualmente se define a nivel de campus, pero se podría adaptar mejor a las necesidades del curso si a nivel de campus se definieran varios modelos a elegir en la configuración del curso.

Finalmente, por su naturaleza, los cursos abiertos pueden mantenerse activos durante años y además de requerir ajustes en su programación necesitar cambios de mayor impacto (por ejemplo, en su estructura o sistema de evaluación). Estos cambios constituyen un riesgo de pérdida de información e incoherencia en los datos registrados de las matrículas previas a los cambios (por ejemplo, al referirse a ítems de evaluación que ya no existen) siendo recomendable retirar el curso y crear una nueva edición del mismo con las nuevas características implementadas. En ocasiones, puede interesar crear ediciones cerradas del curso dirigidas a colectivos específicos o, al contrario, crear ediciones abiertas de cursos cerrados. Para evitar tener que configurar de nuevo el curso desde cero, se ha implementado la opción de crear una nueva edición del curso con la posibilidad de elegir si se desea configurar abierta o cerrada.

Dinamización y seguimiento del curso

En los cursos abiertos coexisten alumnos que empiezan con alumnos que acaban. Esta situación complica la dinamización y el seguimiento del progreso de los alumnos al requerir una atención más personalizada. Tutores y coordinadores necesitan herramientas que les permitan filtrar e identificar con facilidad alumnos en determinadas situaciones (recién llegados, no conectados en una semana, que han entregado una actividad, con un examen pendiente a pocos días de fin de curso, etc.) para ejecutar las tareas convenientes en cada caso. Un gran número de peticiones del sistema de soporte relacionadas con los cursos abiertos tienen como objetivo incluir campos en los listados de alumnos de las secciones Seguimiento y Coordinación para facilitar la localización de alumnos siguiendo diferentes criterios (fecha inicio y fin de las matrículas, fecha del último acceso, fecha del primer acceso, notas obtenidas en los ítems de evaluación, convocatorias consumidas, progreso por los contenidos SCORM, indicador de si ha realizado la autoevaluación, etc.). Del mismo modo, desde la perspectiva reactiva de atención de las consultas realizadas por los alumnos, se han introducido mejoras orientadas a facilitar las tareas de coordinadores y tutores que realizan el seguimiento de un gran número de cursos. Es el caso del Buzón personal, accesible a nivel de campus, que recopila todos los mensajes pendientes -no leídos o marcados-, recibidos y enviados por el coordinador/tutor por orden cronológico inverso y permite acceder al buzón de comunicación con el alumno y/o responder al mensaje directamente sin necesidad de acceder a cada uno de los cursos. Otro ejemplo, es el informe de alumnos, disponible para coordinadores y tutores a nivel del campus, desde el cual se pueden ver los cursos que ha realizado un alumno, cuando los ha realizado y las nota obtenidas. Además si el curso se encuentra activo, un enlace permite acceder al mismo. La interrelación mediante enlaces entre partes del campus y/o del curso se ha utilizado en diversas ocasiones para facilitar la obtención de información relevante de soporte a las tareas de realizar (por ejemplo, en los buzones de comunicación con el alumno, un enlace permite acceder al informe de actividad del alumno; de la misma forma, desde la página de seguimiento del alumno, un enlace permite acceder al buzón de comunicación privado con el alumno para consultar las conversaciones mantenidas con él.

Por otra parte, es necesario distinguir entre alumnos y exalumnos. Cuando la matrícula de un alumno finaliza, éste desaparece del listado de alumnos para formar parte del listado de exalumnos, a partir del cual se puede acceder a la información correspondiente a las matrículas finalizadas.

En algunos cursos abiertos se han programado sesiones presenciales opcionales que se repiten de forma periódica a lo largo del tiempo. Con el objeto de facilitar la gestión de eventos de estas características, se ha implementado en la agenda un tipo de evento en el que pueden definirse múltiples convocatorias con posibilidad de confirmación de asistencia por parte del alumno.

Sistema de avisos y alertas

Los avisos se generan de forma instantánea como respuesta a un evento determinado (nueva matrícula, alumno que envía un mensaje, etc.) mientras que las alertas son el resultado de una rutina que se ejecuta una vez al día. Ambos, avisos y alertas, generan mensajes de correo electrónico con el detalle del curso y la matrícula a la que hacen referencia. La generación instantánea de mensajes de correo electrónico en los avisos agiliza la dinamización de los cursos permitiendo una velocidad de respuesta mayor. No obstante, la experiencia refleja que en determinadas situaciones deriva en un flujo excesivo de mensajes que puede resultar molesto para el usuario, en especial tutores y coordinadores. Sucede por ejemplo con el aviso de Alumno nuevo en el curso en las altas masivas de matrículas. En un mismo proceso de alta se pueden generar cientos de matrículas a un mismo curso, lo cual llevaría a generar –de forma innecesaria- cientos de mensajes al coordinador y/o tutor del curso. Obviamente, se podría resolver inhibiendo el envío del mensaje para este aviso en el curso en cuestión. No obstante, en caso de inhibirlo, no se enviaría cuando se valida una matrícula de forma individual, situación en la que suele resultar interesante. En un mismo curso abierto es posible que se produzcan ambas situaciones: unas pocas matrículas esporádicas y algunos picos de matrículas en determinados momentos de la vida del curso. Para satisfacer ambas situaciones conviene afinar el sistema de avisos, por ejemplo, generando como resultado de las altas masivas de matrículas un único mensaje para cada uno de los tutores/coordinadores involucrados o permitiendo especificar durante el proceso si se desea enviar el mensaje de aviso.

A los avisos definidos inicialmente, se han ido incorporando nuevos, fruto de necesidades detectadas durante los programas de formación en los distintos contextos en los que se ha explotado la plataforma. Es el caso del Aviso de evaluación realizada, dirigido al tutor o coordinador cuando un alumno realiza un test de evaluación. Este aviso tiene sentido cuando se desea dar al alumno un feedback personalizado cada vez que completa un examen de tipo test, además del feedback automático del sistema. El Aviso de alumno no conectado faltando n días para el fin de matrícula, dirigido al alumno, constituye un recordatorio de la existencia del curso y una invitación a incorporarse. Del mismo modo, el Aviso de fin de matrícula sin haberse conectado nunca, dirigido también al alumno, surge de la necesidad de informar al alumno de los pasos a seguir para ser incluido en una nueva edición del programa de formación, en un contexto de formación en la empresa. La implementación de nuevos avisos se ha llevado a cabo siempre por parte del equipo de desarrollo. Sin embargo, en ocasiones, se ha solicitado poder disponer de autonomía desde la gestión del campus para la generación de avisos en base a la combinación de determinados criterios (días transcurridos desde el inicio de la matrícula, días restantes hasta fin de la matrícula, estado de la evaluación, estado del progreso por los contenidos, etc.).

Por otra parte, la relación de avisos y alertas recibidos por un usuario (alumno o tutor) proporciona información sobre las situaciones en las que se ha encontrado, completando su registro de actividad y permitiendo una mayor comprensión de su interacción con la plataforma. Con este objetivo, en las páginas de seguimiento del alumno y del tutor, se han incorporado accesos a los informes de avisos y alertas recibidos por los mismos.

Discusión de resultados

En todos los contextos estudiados se han utilizado cursos abiertos de forma exclusiva (en SP) o combinada con cursos cerrados (EF1, EF2 y MA), predominando los abiertos sobre los cerrados en tres contextos. A grandes rasgos, identificamos dos formas de gestionar los cursos a lo largo del tiempo: 1) mediante unas pocas ediciones de cursos que mantienen su matrícula abierta permanentemente; 2) mediante múltiples ediciones de cursos cerrados.

El primer modelo debería repercutir teóricamente en un número inferior de cursos y un aumento del número de alumnos inscritos a los mismos. El ciclo de vida del curso se alarga y los cambios en su estructura u organización representan un problema de difícil solución por su vinculación con matrículas finalizadas o iniciadas en condiciones que posteriormente se quieren modificar. Por otra parte, la dinamización activa del proceso de enseñanza-aprendizaje se complica debido a la variabilidad en el número de alumnos y en su progreso por el programa de formación. No obstante, mejora (disminuye) el tiempo necesario para el acceso a la formación por parte del alumno, simplifica la labor del seguimiento reactivo del alumno (respuesta a sus peticiones de ayuda) al reducir la necesidad de coordinar ediciones simultáneas del mismo curso y disminuye el tiempo requerido para gestionar la configuración de cursos en la plataforma.

El segundo modelo implicaría la creación de ediciones cerradas del curso que se van encadenando y/o solapan entre sí. La dinamización dentro de cada edición es más sencilla por la mayor uniformidad en el progreso de los alumnos pero la existencia de ediciones simultáneas implica a los coordinadores-tutores del proceso de formación la repetición de las mismas tareas (mensajes de seguimiento, publicación de recursos, etc.) en las distintas instancias del curso.

Curiosamente, en dos de los contextos (EF1 y EF2) que combinan cursos abiertos con cursos cerrados, la mediana del número de matrículas por curso es considerablemente superior en los cursos cerrados (6 frente a 21 en EF1 y 5 frente a 53 en EF2). Esta situación, inversa a lo esperado, puede ser debida en gran medida a dos factores: 1) la existencia de una condición que defina un número mínimo de alumnos como requisito para la realización del curso; 2) el impacto de la situación de crisis económica actual en la demanda de formación. Ambos factores favorecen el predominio de cursos abiertos en los que se produce un goteo de matrículas que fluctúa a lo largo del tiempo entre períodos de inactividad.

Por otra parte, atendiendo al comportamiento de los alumnos, observamos que la posibilidad de acceder al curso de forma inmediata y de progresar al ritmo deseado constituye una necesidad que se refleja en el hecho de que muchos alumnos completan el curso mucho antes de finalizar su matrícula.

Conclusiones

Este estudio contribuye a generar conocimiento sobre cómo mejorar la flexibilidad de los entornos de formación actuales explorando las implicaciones derivadas de la utilización de cursos abiertos (que mantienen la matrícula permanentemente abierta) a partir del análisis de la experiencia acumulada en cuatro contextos organizacionales diferentes. Los resultados del estudio muestran que los cursos abiertos presentan particularidades en su configuración, gestión y dinamización, que deben ser contempladas por el entorno virtual de formación para proveer a alumnos y profesores una experiencia de enseñanza-aprendizaje enriquecida y a los responsables de formación y administradores del entorno, suficiente flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada programa formativo. En concreto, se observa la necesidad de proveer herramientas que faciliten: 1) la programación de las distintas partes del curso de forma relativa a la fecha de inicio de la matrícula; 2) la gestión de modificaciones en la estructura y organización de los cursos a lo largo de su ciclo de vida; 3) el filtrado ‘inteligente’ de alumnos para la dinamización del proceso de enseñanza-aprendizaje y el seguimiento de su progreso; 4) la creación y generación automática de avisos personalizados dirigidos a alumnos y/o profesores ante determinadas situaciones.

Los cursos abiertos constituyen una realidad poco estudiada en la que conviene profundizar en futuras investigaciones a nivel conceptual y operativo. A nivel conceptual, como elementos estratégicos para el abordaje de una demanda de formación urgente que puede presentarse de forma masiva o debilitada (por las condiciones económicas del contexto, especificidad de los programas de formación u otros motivos). A nivel operativo, mediante la definición, diseño, implementación y evaluación de herramientas dirigidas a resolver las particularidades de este tipo de cursos. Desde el punto de vista del proceso de enseñanza-aprendizaje, el establecimiento de estrategias para la gestión del conocimiento podría resultar útil para recopilar y mantener accesibles las contribuciones de los alumnos que han finalizado, para los alumnos que siguen en el curso o que lo cursarán en un futuro.

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[1] Centre Específic de Recerca per la Millora i Innovació a les Empreses – Universitat Politècnica de Catalunya

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