La gestión del conocimiento en implantación de sistemas de gestión integrados. La Norma UNE 66177: 2005. Integración de Sistemas de gestión.

Blanes Nadal Carolina

CCOO. FOREM PAIS VALENCIÀ.

carolblanes@telefonica.net

ABSTRACT

ABSTRACT

El conocimiento representa uno de los valores más importantes para lograr el éxito sostenible en cualquier organización. La habilidad para adquirir información, transformarla en conocimiento e incorporarlo a la empresa, constituye un pilar vital para poder enfrentarse a la competitividad del mercado, preservar su posición y alcanzar un estado de mejora continuado.

La norma UNE 66177:2005, facilita una visión integrada de varios sistemas de gestión. Esta norma proporciona directrices para desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integración de los sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental y gestión de la seguridad y salud en el trabajo, de aquellas organizaciones que han decidido integrar total o parcialmente dichos sistemas en busca de tina mayor eficacia en su gestión y de aumentar rentabilidad.

Para conseguir investigar sobre estos modelos hace falta realizar en primer lugar un análisis de fuentes, una catalogación de las instituciones, un muestreo en base a unos cuestionarios, para posteriormente detectar las deficiencias a partir de un proceso dinámico que sigue el ciclo de “planificar, hacer, verificar y ajustar”.

Palabras clave

Palabras clave

Conocimiento, Calidad, Prevención de Riesgos Laborales, Medio Ambiente, Imperativo legal, Fuentes, Instituciones, Muestreo, Deficiencias.

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

En la actualidad el conocimiento representa uno de los valores más críticos para lograr el éxito sostenible en cualquier organización.

Construir una organización sobre la base de un capital volátil por naturaleza, será el gran desafío de los próximos años.

Pero para ello necesitamos establecer unos procedimientos de trabajo, buscando en lo que ya conocemos, por lo que vamos a partir de las fuentes existentes.

Son muchas las organizaciones que han optado por la utilización de sistemas de gestión normalizados, para garantizar la rentabilidad y fiabilidad de los resultados. Por ello, las organizaciones han implementado y organizado sus sistemas de gestión de la calidad, del medio ambiente, de la seguridad y salud en el trabajo y de otro tipo, aunque muchas lo han hecho de forma separada o escasamente integrada.

Estas organizaciones necesitan gestionar eficazmente sus sistemas,haciéndolos compatibles entre sí, de forma que permita establecer objetivos alineados, una visión global de los sistemas y facilite la toma de decisiones.

DESARROLLO

El resultado final de un servicio o producto final, de una metodolologia de trabajo o de un proceso, reposa invariablemente en la constitución de una base de conocimiento.

Si bien la experimentación es una de las fuentes esenciales del conocimiento, no es la única, y no habría que limitar en absoluto la mejora del conocimiento como único factor.

La calidad en la Gestión del Conocimiento se apoya en gran parte en el conjunto de herramientas metodológicas que pone a disposición de sus clientes, en su fuerza innovadora y en sus medios, así como la accesibilidad a la información por parte del personal.

La norma UNE 66177:2005 facilita directrices para las organizaciones que deseen integrar sus sistemas de gestión. La orientación proporcionada en este documento se refiere a los sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, por ser los más extendidos, pero puede aplicarse a otros sistemas de gestión que utilice la organización.

La estructura de la norma es la siguiente:

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN NORMAS PARA CONSULTA TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE INTEGRACIÓN

DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIÓN

Beneficios esperados de la integración Análisis del contexto

Selección del método de integración Elaboración del plan de integración Apoyo de la alta dirección

IMPLANTACIÓN DEL PIAN DE INTEGRACIÓN

Plan de integración

Seguimiento del plan de integración REVISIÓN Y MEJORA DEI. SISTEMA DE GESTION.

A efectos de esta norma, se aplican los términos y definiciones de las Normas UNE-EN ISO 9000, UNE-EN ISO 14001, además de los siguientes:

• 3.1 Accidente: Suceso no deseado que provoca la muerte, efectos negativos para la salud, lesión, daño o cualquier otra pérdida.
• 3.2 Ciclo PHVA (Planificar, hacer, Verificar, Actuar): Ciclo de mejora continua o ciclo de Deming. Se representa en inglés como ciclo PDCA (plan, do, Chi. aet).
• 3.3 Estrategias: Planes estructurados para lograr objetivos.
• 3.4 Gestión integrada: Parte de la gestión general de la organización que determina y aplica la política integrada de gestión. Surge de la integración de las gestiones de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo.
• 3.5 Integración: Acción y efecto  de  atinar,  dos  o  más  políticas,   conceptos, corrientes,  divergentes entre sí, fusionándolos en una sola norma..
• 3.6 Integración de los elementos comunes: Integración de los elementos (le gestión de las normas de referencia implicadas en los sistemas a integrar, en lo que se refiere a documentación aplicable e implementación de los mismos.

3.7. Beneficios esperados de la integración Este apartado responde a las preguntas:

— ¿Qué beneficios podemos obtener de esta inversión?

— ¿Qué dificultades deberemos superar en el proceso de integración?

La integración de sistemas alcanza normalmente a varias áreas de la organización, consume recursos, puede conllevar cambios funcionales y, en función de su complejidad durar un considerable periodo. Por ello, teniendo en cuenta que las organizaciones poseen limitados recursos y gran cantidad de áreas de mejora potenciales, es necesario conocer el balance existente entre los beneficios esperados y los recursos necesarios, con objeto de asignar a este proyecto (integración), la prioridad adecuada y el apoyo de la alta dirección.

Por tanto en primer lugar, la organización debe identificar claramente cuáles son los beneficios que espera alcanzar.

Ejemplos de posibles beneficios son:

• 1. Aumento de la eficacia.
• 2. Aumento en la gestión de los sistemas y en la consecución de los objetivos y/as metas.
• 3. Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nueras necesidades o expectativas de las parles interesadas.
• 4. Mayor eficiencia en la toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión global de los sistemas.
• 5. Simplificación y reducción de la documentación y los registros.
• 6. Reducción de recursos y del tiempo empleado en  la  realización  de  los procesos integrados.
• 7. Reducción de costes del mantenimiento del sistema y de evaluación externa (simplificación del proceso de auditoria).
• 8. Mejora de la percepción y de la involucración del personal en los sistemas de gestión, favoreciendo que toda la organización Fiable un único lengua/e de gestión.
• 9. Mejora tanto de la comunicación interna corno se ve la imagen, alcanzando

mayor confianza de clientes y proveedores.

Asimismo la organización puede intentar definir las posibles dificultades con las que se puede encontrar, al objeto de planificar medidas que reduzcan su impacto.

Ejemplos de posibles dificultades:

• 1. Dificultades derivadas de la existencia al cambio por parte de la alta dirección y del personal de la organización.
• 2. Necesidad de acciones adicionales específicas para planificar y ejecutar el plan De integración.
• 3. Dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de la organización.
• 4. Matar  la  necesidad  de  formación  del  personal  implicado  en  el  sistema integrado de gestión.

No obstante, la organización debería realizar un análisis del contexto, que sirva para identificar el mejor método de integración posible y los recursos necesarios para su ejecución.

El contenido de este análisis debe contemplar al menos, los aspectos siguientes:

a) MADUREZ: Nivel de madurez o capacidad para la gestión por procesos.

Para determinar el nivel de madurez puede utilizarse el método de evaluación.

—Experiencia y eficacia en el uso de los sistemas de gestión y en el uso de herramientas de gestión.

—Estructura organizativa y funcional de la organización.

—Nivel de competencias del personal de la organización.

b) COMPLEJIDAD: Nivel de las necesidades y expectativas de clientes y otras partes interesadas (en el momento actual y en el medio plazo).

—Requisitos de clientes, de la sociedad y del personal de la organización.

Requisitos de accionistas, propietarios o miembros societarios.

—Otros requisitos sectoriales o sociales que suscriba la organización.

—Estrategias de la propia organización.

Una vez implantado el sistema integrado de gestión, se recomienda incorporar su revisión periódica en la “revisión por la dirección” de acuerdo con los requisitos de las normas de gestión aplicables. Por ello, los resultados de tas revisiones del plan de integración deberían ser considerados en la revisión general del sistema por la alta dirección.

La revisión del sistema integrado de gestión tiene ventajas sobre la revisión individual de cada sistema. ya que permite:

• 1. Un análisis global de los hechos y los resultados.
• 2. Mejorar la coherencia de las decisiones.
• 3. Determinar las prioridades en los diferentes ámbitos del sistema integrado de gestión, aprovechando todas las sinergias disponibles.

Es recomendable que las oportunidades de mejora surgidas de la revisión se gestionen de acuerdo al procedimiento general de mejora de la organización. Asimismo es recomendable aplicar el enfoque basado en procesos a las acciones de mejora, de tal forma que no se separen éstas por cada sistema de gestión, sino tratarlas por procesos, salvo que existan situaciones específicas que así lo aconsejen.

ELEMENTOS DETERMINANTES ENLA GESTIÓNDEL CONOCIMIENTO:

1. Los ELEMENTOS DE NATURALEZA TÉCNICO ESTRUCTURAL, relativos aldeseo de mejorar la actuación de la organización por medio de su capacidad para administrar y analizar la información y que se refieren al conjunto de instrumentos y procedimientos sistematizados o estructurados para el desarrollo de los procesos de trabajo y a la captación y procesamiento de la información:

• VIGILANCIA DEL ENTORNO: Dirigida examinar y diagnosticar el entorno organizativo mediante la búsqueda de información relevante y necesaria para tomar sentido y reconocer cuales son los acontecimientos que pueden afecta en su desarrollo futuro.

• LOS SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN: Esto es lainfraestructura de tecnologías o herramientas que facilitan el descubrimiento, la retención, la distribución o la transformación de la información y los conocimientos en un lenguaje útil y con un acceso e intercambio rápidos.• LOS PROCESOS DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA: Se refieren a loque un sistema organizativo particular aspira a hacer en un futuro, en concordancia con las características de su entorno. Son los procesos orientados a concebir y adoptar una visión compartida por la que todos los miembros de la organización alcancen un interés común sobre lo que quieren conseguir y sobre la forma en que pueden lograrlo.• LOS SISTEMAS DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO: Son lasdeterminaciones que se adoptan en la organización para medir, evaluar y diagnosticar su actuación y sus rendimientos, constituyendo así una fuente de información que permite la detección de los éxitos y logros los problemas y los errores cometidos en el proceso de adaptación al entorno y por ende en el proceso de aprendizaje.

2. LOS ELEMENTOS DE COMPORTAMIENTO, que atienden al objetivo de establecer las conductas, el ambiente de trabajo y el contexto socio- cultural en el que los individuos se sientan libres para cooperar y expresar sus ideas y temores ye en definitiva, desarrollar su potencial al servicio de la organización, para lo cual es necesario:

• LA CONFIANZA:

• LA CREATIVIDAD, O BÚSQUEDA Y PROMOCION DE LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA ESTIMULAR LA PRODUCCIÓN O CONCEPCIÓN DE IDEAS O REALIDADES NUEVAS.

• LA INNOVACIÓN.

CONCLUSIONES.

Los problemas que engloban la situación laboral actual son múltiples, entre ellos encontramos la globalización, los crecientes grados de competitividad, la evolución de las nuevas tecnologías, el e-business, la naturaleza dinámica de los nuevos mercados.

La gestión integrada de la calidad, la prevención de riesgos laborales y el medioambiente tiene innumerables ventajas como por ejemplo:

• 1. Aprovechar      los    conocimientos      acumulados      con    el    paso    del    tiempo, desaprovechados por desconocimiento de los mismos.
• 2. Estrategia o técnica básica para desarrollar el conocimiento como base, pilar o instrumento esencial de las organizaciones.
• 3. Investigar el comportamiento de las empresas.
• 4. Investigar como les llega la información con el fin de obtener ventajas competitivas.
• 5. Elaborar una estrategia basada en: a. Fácil de comprender. b. Fácil de poner en práctica. c. Fácil de asimilar. d. Sencilla.
• 6. Satisfacen la necesidad mas básica e inmediata, cumplir con la normativa.
• 7. Satisfacen  la  necesidad  mediata,  beneficios  económicos  a  medio  o  corto plazo.
• 8. Elaborar   una   herramienta   valida   de   reflexión   para   la   acción   de   las instituciones.
• 9. Ventajas que nos sirven de herramientas para combatir la problemática a la

que estamos continuamente enfrentados.

AGRADECIMIENTOS

Agradecimientos a la Universidad Politécnica de Valencia, a la Escuela Politécnica Superior de Alcoy, concretamente al departamento Ditexpa (Textil y Papelero) y D. Víctor Gisbert Soler por su constante apoyo en la redacción de mi tesis doctoral.

REFERENCIAS

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• 2. BARRET,  E.  (1992)  “Sociomedia,  Multimedia,  Hypermedia  and  the  Social Construction of Knowledge” MA, MIT Press.
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“THE KNOWLEDGE MANAGEMENT IN IMPLANTACION OF INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEMS . THE STANDARD UNE 66177: 2005.”.

Integration of management systems.

Blanes Nadal Carolina

CCOO. FOREM PAIS VALENCIÀ.

carolblanes@telefonica.net

ABSTRACT

ABSTRACT

Knowledge is one of the most important values to achieve sustainable success in any organization. The ability to acquire information, to transform it into knowledge and to incorporate it to the company is a vital pillar to cope with the competitive market, to maintain its position and to reach a state of continuous improvement.

The UNE 66177:2005 offers an integrated overview of several management systems. This rule provides guidelines to develop, to enforce and to evaluate the process of integrating the systems of quality management, environmental management and management of safety and health at work, of those organizations that have decided to integrate these systems in whole or in part in search of its more efficient management and increased profitability.

To be able to investigate these models first of all you need to make an analysis of sources, a catalogue of the institutions, a sampling based on questionnaires, and then identify gaps from a dynamic process that continues the cycle "plan, do, check and adjust."

Keywords

Keywords

Knowledge, Quality, Risk Prevention at work , Environment, Imperative legal sources, institutions, Sampling, Deficiencies.

INTRODUCTIÓN

INTRODUCTIÓN

At present, knowledge represents one of the most critical values to achieve sustainable success in any organization.

Building an organization based on a volatile capital by nature, will be the big challenge for the coming years.

But we need to establish procedures for work, looking at what we already know, that is why we are going to start from existing sources.

There are many organizations that have opted for the use of standardized management systems to ensure efficiency and reliability of the results. Therefore, organizations have organized and implemented their systems of quality management, environmental, safety and health at work and others, although many have done so separated or poorly integrated.

These organizations need to manage their systems effectively, making them compatible with one another, so as to set lined targets, an overview of the systems and to facilitate decision making.

TEXT

The final results of a product or service, a methodical work or process, invariably rests in the creation of a knowledge base.

While experimentation is one of the key sources of knowledge, it is not the only one, and should not be limited in any way to the improvement of knowledge as the only factor.

Quality Knowledge Management relies largely on the set of methodological tools that make available to the customers, its strength and its innovative tools, as well as the accessibility of information by staff.

The UNE 66177:2005 provides guidelines for organizations wishing to integrate their management systems. The guidance provided in this document refers to the systems of quality management, environmental management and health and safety at work, because they are the most widespread, but they can be applied to other management systems using the organization.

The structure of the rule is as follows:

INTRODUCTION PURPOSE AND SCOPE

RULES FOR CONSULTATION

TERMS AND DEFINITIONS STRUCTURE OF INTEGRATION PROCESS. DEVELOPMENT OF THE INTEGRATION PLAN.

Expected benefits from integration Analysis of context

Selecting the method of integration Preparation of a integration plan Support from senior management IMPLANTATION OF INTEGRATION PLAN.

Integration plan Tracking integration plan.

REVISION AND IMPROVEMENT OF THE MANAGEMENT SYSTEM.

For the purposes of this provision, the terms and definitions of the Standard UNE-EN ISO 9000, UNE-EN ISO 14001 applied, in addition to the following:

• 3.1 Accident: Unwanted event causing death, negative effects on health, injury, damage or any other loss.
• 3.2 Cycle PDCA (plan, do, check, act): Cycle continuous improvement or  Deming cycle . It is represented in English as PDCA cycle (plan, do, Chi. Aet).
• 3.3 Strategies:           Plans         are          structured           to         achieve          goals. Integrated  Management.
• 3.4 : Part of the overall management of the organization that identifies and applies the integrated policy management surges from integrating the efforts of quality, environment and occupational safety and health at work.
• 3.5 Integration: Success action and effect, two or more policies, concepts, trends, differing from each other, merging them into a single standard.
• 3.6 Integration of common elements: Integration of the elements of management.

3.7. Expected benefits of integration.

This section responds to the questions:

What benefits can we get from this investment?

What difficulties must we overcome in the integration process?

System integration normally reaches several areas of the organization, consuming resources. It can lead to functional changes and depending on its complexity it can last for a considerable period. Therefore, bearing in mind that the organizations have limited resources and a large number of potential areas for improvement, it is necessary to know the balance between the expected benefits and resources needed in order to assign to this project, the appropriate priority and the support of senior management.

Therefore, the organization must clearly identify what benefits are expected. Examples of potential benefits are:

• 1. Increased  efficiency.
• 2. Increase in management  systems  and  in  achieving  the  goals  and   targets.
• 3. Improved responsiveness of the organization faced to the needs or expectations.
• 4. Increased efficiency in decisionmaking by management, to provide an overview of the systems.
• 5. Simplification and streamlining documentation and records.
• 6. Reduction  of  resources  and  time  spent  in the  realization  of  the  integrated processes.
• 7. Reducing costs of maintaining the system and external evaluation (simplifying the process of audit).
• 8. Improved perception and the involvement of staff in management systems.
• 9. Improving both internal communication and image.

Similarly, the organisation can try to identify possible difficulties that can be found in order to plan measures to reduce their impact.

Examples of potential pitfalls:

• 1. Difficulties arising from the existence change on the part of senior management and organization staff.
• 2. Need for specific additional shares to execute the plan of integration.
• 3. Difficulte to choose the level of integration appropriate to the level of maturity of the organization.
• 4. Killing the need for training of staff involved in the integrated management system.

However, the organization should conduct an analysis of the context, which served to identify the best method of integration possible and the resources needed for their implementation.

The contents of this analysis should include at least the following aspects:

A) MATURITY: level of maturity or capacity for managing processes. To determine the level of maturity method of evaluation can be used.

B) COMPLEXITY: Level of the needs and expectations of customers and other stakeholders (at present and in the medium term).

-- Requirements customers, society and the staff of the organization.

--Other sectorial or social requirements to which the organization subscribes.

--Strategies of the organization itself.

Once implemented the integrated management system, it is recommended to incorporate its regular review in the "review by management" in accordance with the requirements of the administrative rules applicable. Therefore, the results of these revisions to the plan of integration should be considered in the overall review of the system by senior management.

The revision of the integrated management system has advantages over the individual review of each system. Since it allows:

3.Determining priorities in the different areas of integrated management system,using the synergies available.

It is recommended that the opportunities for improvement arising from the review be managed according to the general procedure to improve the organization. It is also advisable to apply the approach to process improvement actions, so that they are not separated by each management system, but by treating processes unless there are specific situations to do so.

DETERMINANTS ELEMENTS IN THE KNOWLEDGE MANAGEMENT:

1. THE STRUCTURAL TECHNICAL ELEMENTS, dealing with the desire to improve organization performance through ability to manage and analyse information and relation to the set of tools and structured procedures:

• MONITORING THE ENVIRONMENT: Directed to examine and diagnose theenvironment by seeking relevant, necessary information, to make sense and recognize what the developments that may affect their future development are.

• SYSTEMS AND TECHNOLOGY INFORMATION: This is the technology infrastructure and tools that facilitate the discovery, retention, distribution or processing of information and knowledge in a language with a useful and rapid access and exchange.

• THE PROCESS OF STRATEGIC PLANNING: It refers to what a particular organizational system aims to make in the future, related to it specific environment. They are oriented processes to design and adopt a vision shared by all members of the organization.

• THE ASSESSMENT AND MONITORING SYSTEMS: These are determinations that are adopted in the organization to measure, evaluate and diagnose their performance and their yields, thus constituting a source of information that allows the detection of the successes and achievements problems and mistakes in the process of adaptation to environment and hence in the learning process.

2. THE ELEMENTS OF BEHAVIOR, serving the goal of establishing behavior, the work environment and the socio-cultural context in which people feel free to cooperate and express their thoughts and fears ultimately develop their potential to serve the organization, which requires:

•CONFIDENCE:

•THE CREATION OR SEARCH AND PROMOTION OF THE CONDITIONS NECESSARY TO ENCOURAGE THE PRODUCTION OR DESIGN OF NEW IDEAS AND REALITIES.

INNOVATION.

CONCLUSIONS.

The problems involving the current work situation are manifold, including globalisation, the growing levels of competitiveness, the evolution of new technologies, e-business, the dynamic nature of emerging markets.

The integrated quality management, the prevention of occupational hazards and the environment have many advantages such as:

• 1. Taking profit of accumulated knowledge.
• 2. Strategy or technical background to develop the knowledge.
• 3. Investigating the behaviour of enterprises.
• 4. Investigating  how  they  receive  information  in  order  to  gain  competitive advantages.
• 5. Develop a strategy based on:

A. Easy to understand.

B. Easy to implement.

C. Easy to grasp.

D. Simple.

• 6. Supplying a more basic and immediate need, and complying with  regulations.
• 7. Supplying  a  need  mediate,  economic  benefits  in  the  medium  or  short  term.
• 8. Developing      a    valid     tool     to    prepare      for    action     by    the     institutions.
• 9. Advantages of tools that we use to fight the problem to which we are continually confronted.

THANKS

Thanks to the Polytechnic University of Valencia, at the Polytechnic School of Alcoy, specifically the department Ditexpa and D. Victor Soler Gisbert for its continued support in the drafting of my doctoral thesis.

REFERENCES

• 1. BAETS, W. R. (1998) “Organizational learning and knowledge technologies in a dynamic enviroment”. Kluwer academic publishers. The Netherlands.
• 2. BARRET,  E.  (1992)  “Sociomedia,  Multimedia,  Hypermedia  and  the  Social Construction of Knowledge” MA, MIT Press.
• 3. CHATTERJEE,      S.     (1999)        “Alcanzar       eficientemente        los     resultados perseguidos: clave creativa de la estrategia competitiva”. Hardvard Deusto Business Review.
• 4. DALMAU J.I. (1999) “Competencia y estrategia”. Universidad Politecnica de Valencia.
• 5. GENERALITAT VALENCIANA (2003) http:// www.gva.es/
• 6. HESSEN, J. (1981) “Teoria del Conocimiento”. Austral. Espasa Calpe. Madrid
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• 8. MINISTERIO DE TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES (2003)// http://

www.metas.es

• 9. MINISTERIO DE MEDIOAMBIENTE (2003)// http:// www.mma.es
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• 11. TAYLOR, F. (1911) “Scientific Management. ¨Harper &  Row”.
• 12. VALHONDO DOMINGO (2003) “Gestión del Conocimiento, del Mito a la Realidad”. Diez de Santos. Madrid.