El reto de ser más productivo en una jornada laboral de 8 horas

El problema de la falta de productividad no deriva de la cantidad de distracciones a las que estamos sometidos durante la jornada laboral, sino de la estructura clásica de esta jornada, poco en sintonía con las necesidades del cerebro humano.

El móvil, los mails, los compañeros de trabajo… Múltiples factores parecían tener la culpa de la falta de concentración en la larga jornada de 8 horas que impera en nuestro mercado laboral. Cerrar la puerta para no ser molestado, ser disciplinado, apagar el móvil o practicar mindfulness eran algunas de las soluciones sugeridas para sacar mayor provecho de nuestro tiempo.

¿Por qué, aun así, no somos capaces de mantener un ritmo de rendimiento sostenido y prolongado esas 8 horas? Porque el trabajar tantas horas seguidas es un modelo obsoleto.

Las jornadas largas con pocas interrupciones podían ser idóneas para el sistema productivo imperante tras la Revolución Industrial, intensivo en mano de obra, donde las largas cadenas de fabricación no descansaban nunca. En un sistema como aquel, reducir el tiempo de trabajo a ocho horas fue un verdadero regalo para los trabajadores, que vieron reconocida su demanda del derecho al descanso.

Pero en una sociedad como la actual, donde la automatización hace más preciado el uso del cerebro que el de las manos por parte del trabajador, se hacen necesarios nuevos modelos que se ajusten a la realidad actual.

Experiencias como la de Suecia, que ha realizado diversos experimentos basados en la implantación de las jornadas laborales de 6 horas, han corroborado el efecto positivo que tiene en el aumento de la productividad y el rendimiento, así como en el descenso del ausentismo y de problemas de salud relacionadas con el trabajo como la depresión o es estrés, al que la Organización Internacional del Trabajo atribuye la perdida de hasta un 3% del PIB de la economía mundial.

Los trabajadores más dedicados no son los más productivos

Pero reducir la jornada tampoco es el modo definitivo de optimizar el rendimiento del trabajador, ya que basándonos en un estudio realizado por el Grupo Draugiem, que utilizó un programa informático para analizar los hábitos de trabajo de los empleados, descubrieron que aquellos que más tiempo ininterrumpido se sumergían en sus tareas no eran los más productivos.

Los empleados que más rindieron fueron sin embargo aquellos que tomaban pequeños descansos periódicos. Concretamente, la pauta más efectiva la presentaron aquellos que trabajaban durante aproximadamente una hora seguida dedicándose cien por cien a la tarea que debían realizar, sin echar vistazos a Facebook ni distrayéndose con el correo electrónico.

Cuando se sentían fatigados (tras esa hora aproximada), se tomaban breves descansos, durante los cuales desconectaban completamente de su trabajo, lo que los ponía a punto para otra hora de trabajo intensivo. La conclusión final desvela como óptima la siguiente pauta: 52 minutos de tiempo de trabajo, seguido de un descanso de 17 minutos. Esto es coherente con lo que se conoce del funcionamiento de nuestro cerebro que suele seguir un ciclo que alterna periodos de alta energía (aproximadamente de una hora) seguidos por otros de baja energía (15-20 minutos).

Por lo tanto, la forma más eficiente de trabajar sería adaptando la agenda a estos ciclos, como de alguna manera ya se propuso con la conocida como Técnica Pomodoro, desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de los 80, que dividía el tiempo en periodos de 25 minutos –denominados pomodoros– separados por pausas dedicadas al descanso de 5 minutos, y otras de 15 minutos al menos cada 2 horas.

Las pausas frecuentes están pensadas para mejorar la agilidad mental y, consiguientemente, la productividad. Además contribuye a 'gamificar' el trabajo, haciéndolo más llevadero.

¿Cómo deberías diseñar tu jornada para rendir al máximo?

1. Divide la jornada en periodos de aproximadamente de una hora

No hace falta seguir a rajatabla las conclusiones del estudio realizado por el Grupo Draugiem, basta con que programes bloques de 50 a 60 minutos, seguidos de descanso de 10 a 15 minutos.

2. Los periodos de trabajo son para trabajar

Trata de evitar todo tipo de interrupciones durante el tiempo en que esté centrado en lo que hagas. Para ello puedes recurrir a bloquear todo tipo de distracciones como las notificaciones de redes sociales o cierra el programa de correo para no caer en la tentación de consultar la bandeja de entrada cada tres minutos.

3. Descansar significar desconectar

Para que tu cerebro realmente se beneficie del descanso debes dedicar estos periodos de desconexión a cosas que no tengan nada que ver con el trabajo. Consultar el correo no es descansar. Acercarte a otro departamento a hablar de un proyecto en marcha con un colega no es descansar.

Por el contrario, puedes leer, dar una vuelta para estirar las piernas, tomar un café o planificar un viaje, cualquier cosa que te abstraiga de las preocupaciones laborales.

4. Cambia de registro en los descansos

Si trabajas frente a la pantalla de un ordenador no hagas nada en los descansos que implique seguir frente a ella. La fatiga visual es otro de los factores que contribuyen al agotamiento y el bajo rendimiento. O si tu trabajo es básicamente leer y escribir, no hagas nada que esté relacionados con las letras, sino algo de ejercicio físico, por ejemplo.

5. No esperes a agotarte

Cuando el cuerpo y tu cerebro ya empiezan a darte señales de cansancio es demasiado tarde, porque la capacidad de recuperación será menor y el tiempo para volver a estar a punto más largo. Por eso hay que programar los descansos y respetarlos sin caer en la tentación de pensar "no estoy cansado, aún puedo continuar un rato".

6. Programa lo más pesado primero

El principio de la jornada suele ser la que se afronta con más energía, por lo que debe ser el momento del día para hacer las tareas más onerosas. Si lo dejas para el final te agotarás más rápido.

Obviamente todo esto es más plausible cuando trabajas por tu cuenta y no debes responder ante un supervisor que pase por tu mesa y piense que estás malgastando el tiempo que la empresa te está pagando.

Sólo algunas empresas que valoran la creatividad por encima de todo han sido capaces hasta el momento de crear el marco idóneo para que sus empleados diseñen su propio ritmo de trabajo, como Google o Hulu, que incluyen en sus instalaciones zonas de esparcimiento para que sus trabajadores puedan desconectar en momentos de saturación.