Cómo gestionar equipos de trabajo en tiempos de pandemia

Comunicación y confianza. Estos son los dos elementos que requieren los responsables que coordinan y supervisan equipos de trabajo que funcionan en remoto durante la pandemia. Así lo consideran los expertos en recursos humanos, que durante la crisis sanitaria han visto en primera fila el éxodo de miles de personas de las oficinas a las viviendas. “El entorno laboral ha cambiado”, afirma Salvador Sicart, director de la consultora Hays Response. “Aquellos que están fracasando en la gestión de sus equipos es porque continúan haciendo lo mismo de antes sin tener en cuenta que el contexto es otro”, subraya el especialista.

En los próximos dos o tres años, además, tres de cada 10 organizaciones en el mundo esperan que más del 70% de sus empleados teletrabajen, según un análisis de la consultora Capgemini. Y mientras el trabajo en remoto se consolida, una nueva forma de dirigir y coordinar las plantillas a distancia emerge. El contexto ha cambiado y por eso también los responsables deben hacerlo.

 “Muchos líderes tuvieron que enfrentarse por primera vez con la situación de gestionar a sus equipos en remoto, lo que les infundió una sensación inicial de pérdida de control”, afirma Raquel Larena, directora general de Talento, Cultura, Marca y Producto en la empresa de recursos humanos Randstad.

Para que el teletrabajo sea viable tiene que existir un entorno de confianza. “Hay que darle autonomía al trabajador, predefiniendo objetivos claros, medibles y alcanzables”, afirma Rocío Millán, directora de selección de Adecco. La experta indica que no es necesario medir las horas de trabajo, sino valorar los hitos alcanzados. “Si controlas de una manera excesiva al trabajador en remoto considerará que no tiene tu confianza, y su nivel de compromiso probablemente sea menor”, destaca.

“Hoy, un buen líder es aquel capaz de equilibrar el control y la presión para transmitir confianza en su equipo y apoyarle en el cumplimiento de sus objetivos”, resume Miriam Martín, directora de Marketing de Sodexo Beneficios e Incentivos, una consultora de servicios de calidad de vida. Pero si ello no se logra, la productividad de los trabajadores se puede ver comprometida. “Un profesional se va a sentir frustrado si no cuenta con la confianza de su jefe, y agobiado si nota un control excesivo”, recalca Larena.

Objetivo del líder: metas claras para el equipo

Para acertar, Sicart precisa que lo primordial es que el equipo tenga las metas claras. Y esa es la tarea del líder en un equipo. “Los objetivos no solo son en términos de facturación, sino en tareas que hay que realizar y en responsabilidades”, añade. Cuando existen una hoja de ruta definida y un clima de confianza, contabilizar las horas se convierte en un concepto poco relevante. “En lugar de realizar ese seguimiento exhaustivo de los horarios, hay que proporcionar al empleado la flexibilidad para conciliar”, explica Martín. Una de las claves en estos momentos es cuidar el aspecto productivo y emocional de los trabajadores, abunda el experto de Hays Response.

“Debemos tener en cuenta que mucha gente ha pasado de trabajar cada día rodeada de sus compañeros a hacerlo sola en casa y esto ha derivado en casos de depresiones u otro tipo de trastornos”, destaca Sicart. “Las personas a cargo de los equipos deben tomarlo en consideración y preocuparse por el bienestar emocional de sus trabajadores, algo que antes no era una prioridad y que ahora mismo es clave”, agrega.

En este sentido, muchas empresas están impulsando actividades orientadas en esta dirección. De hecho, asegura Martín, el 66% de las empresas españolas ha reforzado su comunicación interna en los últimos meses a causa de la covid-19, una cuestión necesaria para afianzar el compromiso y mantener la motivación del equipo.

Herramientas para la comunicación y la colaboración telemática

Generar una comunicación fluida entre el equipo es un aspecto fundamental para gestionar el teletrabajo. Y aunque pueda parecer obvio, contar con un buen equipo informático, un teléfono y una conexión adecuada son elementos básicos para desempeñar las labores profesionales.

La herramienta a utilizar dependerá del tipo de mensaje a comunicar, de la urgencia del mismo y del número de personas involucradas. “Una videollamada de 10 minutos para abordar un tema complicado puede agilizar cuestiones que a través del correo electrónico se convertirían en una larga cadena”, opina Martín.

En cuanto a los programas para gestionar el trabajo, EAE Business School recomienda, además del correo electrónico, esencial en cualquier actividad, la utilización de Zoom, Skype o Hangouts, para realizar videollamadas; Sesame para gestionar tareas y proyectos, además de labores de recursos humanos, especialmente; Trello, para organizar proyectos; y Google Drive, para compartir documentos.

La manera de comunicarse del teleresponsable con el equipo también va a contribuir a la cohesión del grupo. “Es preferible la videollamada a la llamada; la llamada al correo electrónico; y el correo electrónico a la mensajería instantánea (WhatsApp)”, afirma Sicart. España no es un país que estuviese habituado al teletrabajo y, en este sentido, el mérito es de las empresas que han sabido adaptarse a las nuevas necesidades. Según Hays Response, casi el 85% de las compañías se adaptaron a las necesidades tecnológicas en una sola semana desde el inicio del confinamiento.

Sin embargo, ahora lo que hay que hacer es gestionar bien los recursos, sobre todo la comunicación y la relación entre las personas. “No se trata solo de la relación entre el jefe y el trabajador sino entre los propios trabajadores. Cuanto más personal sea el trato, mucho mejor”, concluye Sicart.