Cuándo realizar tareas que están fuera de la descripción de su trabajo

Cuándo realizar tareas que están fuera de la descripción de su trabajo

Ves una tarea importante que hay que hacer, pero no es tu responsabilidad. ¿Deberías hacerlo? Para algunos, la respuesta es «¡Por supuesto!»
29 Julio 2021

Es bueno ser jugador de equipo e ir siempre que sea posible. Para otros, la respuesta es un rotundo no, no necesariamente debido a la pereza sino más bien al miedo al reproche por pisar los dedos de los pies a otro.

De hecho, la frase «quédate en tu carril» se usa comúnmente para afirmar la importancia de realizar las tareas asignadas y sólo las tareas asignadas. En un esfuerzo por averiguar si el cambio de carril (es decir, el cambio de tareas fuera de rol, como los líderes que realizan tareas de miembros o viceversa) resulta útil o perjudicial, exploramos este fenómeno utilizando observaciones y grabaciones de socorristas que completan simulaciones de incidentes de accidentes masivos (como accidentes de vehículos de motor múltiples y tiroteos masivos). Este tipo de formación es de vital importancia para preparar a los primeros en responder. Aunque no todos operan en entornos tan turbulentos y complejos como estos, es informativo mirar los escenarios que han luchado durante mucho tiempo con el caos para obtener información aplicable al mundo cada vez más dinámico de hoy. Descubrimos que es esencial tener en cuenta tres cosas a la hora de decidir si cambiar de carril en el trabajo.

Tenga cuidado de cambiar en entornos turbulentos.

Antes de cambiar a las tareas de otra persona, pregúntese: ¿Qué más está pasando? En un entorno turbulento con intensa volatilidad, incertidumbre, carga de trabajo y urgencia, es importante que tanto los líderes como los miembros permanezcan en sus respectivos carriles y mantengan el flujo de información esperado. En estos ajustes, las cosas están cambiando tan rápido que para cuando un individuo vuelve a las tareas asignadas, ha perdido conciencia de la situación y contribuyó al caos y a la confusión.

Este es un problema común para los líderes que prefieren realizar las tareas de los miembros de su equipo en lugar de orquestar el panorama general. Durante momentos particularmente tumultuosos, vimos a muchos líderes que se acercaron para ayudar a tratar a los pacientes a perder la conciencia, olvidarse de solicitar recursos (como pedir más ambulancias) y ordenar a los miembros que trabajen en tareas equivocadas (como tratar a pacientes con lesiones leves en lugar de pacientes con lesiones graves).

También vimos a los miembros realizar tareas de líder en un esfuerzo por ayudar a gestionar el caos, dar instrucciones incorrectas y perjudicar aún más el rendimiento general. La redirección de sus esfuerzos por parte de los miembros en última instancia frenó el cumplimiento de las tareas, ya que menos personas cuidaban a los pacientes.

En resumen, los líderes y los miembros deben tener cuidado de añadir más cambios a una situación que cambia rápidamente. Incluso enviar un correo electrónico al destinatario equivocado u olvidar que el vídeo Zoom está encendido puede poner a un departamento en modo crisis, ya que de repente se requiere un esfuerzo urgente para gestionar el evento en desarrollo. Del mismo modo, las interrupciones de la cadena de suministro y las solicitudes de cambio de clientes pueden crear más trabajo para el equipo a medida que se esfuerza por lidiar con la volatilidad y la ambigüedad. En momentos tan turbulentos en los que hay mucha presión para mantener la conciencia y progresar, es bueno quedarse en su carril y evitar el cambio de tareas fuera de rol.

Tenga cuidado de cruzar los límites del equipo.

A medida que los equipos trabajan cada vez más fluido e interconectados, es común que los líderes y los miembros se sientan tentados de administrar a los demás equipos que influyen en sus aportaciones o resultados. Sin embargo, es poco probable que un líder de equipo tenga una comprensión suficientemente detallada de la situación precisa a la que se enfrenta otro equipo para entrar y liderar de inmediato con eficacia. Es menos probable que un miembro tenga suficiente conocimiento de ambos las situaciones de los equipos y ser capaces de gestionar el cambio en los flujos de información (como quién da instrucciones o quién debe actualizarse).

En nuestro estudio, cualquier intento de los miembros de dirigir otros equipos se cerró inmediatamente, a veces con un lenguaje colorido. Alternativamente, cuando los líderes intentaban dirigir otros equipos, a menudo se les permitía hacerlo. Sin embargo, en última instancia perjudicó a ambos equipos, ya que un equipo no recibió instrucciones de un líder ausente y el otro equipo recibió direcciones contradictorias de dos líderes diferentes. Por lo tanto, los líderes y los miembros deben tener extrema precaución antes de «cruzar la mediana» e intentar superar los límites del equipo. Además, se debe alentar a los miembros a rechazar los intentos de otros líderes de equipo de ejercer su autoridad en lugares en los que no se aplica.

Asegúrese de actualizar cuando vuelva a cambiar.

Por último, el cambio de carril exitoso consiste en algo más que saber cuándo y dónde está bien cambiar; lo que haces cuando vuelves a trabajar en las tareas asignadas también es importante. En nuestro estudio, vimos numerosos ejemplos de líderes y miembros que participan en el cambio de tareas fuera del rol y luego reanudando las tareas asignadas como si no hubiera ocurrido nada. El problema es que las cosas ocurrieron. Por ejemplo, alguien más trasladó a los pacientes gravemente heridos en el coche verde, por lo que ahora es difícil saber qué paciente debe trasladarse a continuación.

Cuando los líderes no se actualizaron a sí mismos y/o cuando los miembros olvidaron actualizar a sus líderes, los líderes comenzaron a dar instrucciones basándose en una comprensión anticuada de la situación, desperdiciando esfuerzos y creando confusión. Hemos sido testigos de este mismo fenómeno en varias organizaciones, ya que algunos líderes creen falsamente que pueden participar aleatoriamente en cualquier reunión y hacerse cargo, suponiendo que nada importante haya cambiado desde su última facturación un mes antes. Por otro lado, también hemos visto que los miembros no mantienen actualizados a sus líderes y explotan de ira cuando el líder no sabe mágicamente lo que necesitan o los desafíos que han superado. Dado que los líderes aún no son omniscientes, los controles de actualización de estado son importantes, especialmente en tiempos de cambio. Estos registros se pueden hacer uno a uno o, si la situación es lo suficientemente estable, adoptan la forma de agruparos de equipo con actualizaciones de estado de disparo rápido.

Al considerar si desea realizar tareas importantes que deben realizarse pero que no son responsabilidad suya, considere detenidamente las implicaciones de hacerlo, especialmente en situaciones tumultuosas, y si tiene los conocimientos necesarios para hacerlo, especialmente a través de los límites del equipo. Si eliges cambiar de carril, asegúrate de actualizar otros. No necesita permanecer necesariamente en su carril; solo asegúrese de fusionar ambos fuera de su carril. y volver a entrar adecuadamente.

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