Cómo prepararte para una conversación difícil que no puedes tener en persona

Cómo prepararte para una conversación difícil que no puedes tener en persona

No hay una manera fácil de manejar una conversación difícil.
31 Octubre 2020

Ya sea que te enfrentes a una negociación de alto riesgo, tengas que brindar comentarios delicados o presentar tu dimisión, las palabras que compartas deben tener un impacto inconfundible. Y las numerosas interacciones diarias ahora online, la distancia física y el desapego emocional pueden hacer que estos intercambios virtuales sean aún más difíciles.

Conversación difícil

Transmitir un mensaje bien ubicado requiere habilidad e inteligencia, pero una buena comunicación comienza con un pensamiento claro, una planificación cuidadosa y unas emociones calibradas. A continuación, te ofrecemos cuatro formas para prepararte para conversaciones difíciles con mayor intención y reflexión, especialmente cuando no puedes tenerlas cara a cara.

Define el resultado deseado

Es fundamental definir tu audiencia y tus objetivos desde el principio. Dedica tiempo antes de la conversación a reflexionar sobre el contexto más amplio de la misma. ¿Tienes que despedir a un trabajador? ¿Necesitas solicitar a tu jefe un horario más flexible? ¿Has decidido defender una acción impopular de un miembro de tu equipo? Diferentes situaciones exigen cambios matizados en la comunicación, y obtener esta claridad te ayudará a transmitir tu mensaje con convicción.

Asegúrate de participar en lo que los psicólogos llaman “toma de perspectiva” o el acto de ampliar la visión de las personas y los eventos.

  • ¿Quién más se verá afectado por esta conversación?
  • ¿Hay implicaciones para otros miembros de tu equipo, clientes, miembros de la junta o inversores?
  • ¿Los efectos de esta conversación se extenderán más allá de la organización?

Las palabras adquieren un nuevo significado cuando tienes claro quién y qué está en juego.

Anticípate a lo que se verá y se dirá

La investigación muestra que ensayar los pasos y la secuencia de una acción puede conducir a una mejora concreta. Practicar antes de iniciar una conversación complicada puede ser útil. Imagínate en la forma de comunicación principal: voz calibrada, tono medido y postura abierta. Imaginarte de esta manera te ayudará a recordar y transmitir movimientos similares cuando sea necesario.

Además de establecer la presencia, elabora una lista de posiciones o argumentos que esperas escuchar de la otra persona.

  • ¿Qué objeciones se plantearán?
  • ¿Cómo es probable que él o ella responda a tu posición?
  • ¿Puedes contrarrestarlo con pruebas o argumentos adicionales?

Exponer la conversación con anticipación te ayudará a mantenerte calmado y concentrado, incluso si el intercambio se vuelve tenso.

Escribe un guion antes

Si te estás preparando para una conversación particularmente dura, puede ser útil jugar a la ofensiva y escribir lo que planeas decir, especialmente si te preocupa encontrar las palabras adecuadas bajo presión.

Para un mayor impacto, prepárate con una secuencia de retroalimentación de cuatro partes en la que declaras lo que esperas lograr, explicas tu razón para plantear el problema y demuestras cómo afecta a las relaciones y los resultados. Termina preguntando a la otra persona sobre sus reacciones o sugerencias para los próximos pasos.

Desahógate antes

Sobre todo, no permitas que las emociones se interpongan en el camino del diálogo positivo. Con el tiempo, estos sentimientos se acumulan lentamente hasta que estallan, haciéndonos propensos al error. Los psicólogos llaman a esto “fuga emocional”, y es la razón por la que tantas conversaciones se descarrilan rápidamente con dolor y culpa.

Encuentra una salida productiva para desahogarte antes de hablar, ya sea con alguien de tu confianza o mediante ejercicios de reflexión. Esto te ayudará a sentirte más asentado y seguro durante la conversación y puede que te impida decir o hacer algo de lo que luego te arrepientas.

Si bien es preferible tener conversaciones difíciles cara a cara, es posible que las condiciones actuales no lo permitan. Cuando no puedes reunirte en persona, tomar medidas proactivas y preventivas puede marcar la diferencia en cómo se desarrolla la conversación. Y aunque no se sabes cómo responderán los demás, puedes estar seguro de que el éxito sigue a la preparación, sin importar el foro.

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