Claves y técnicas de mejora organizativa

La metodología define la manera de hacer las cosas. Mientras que la tecnología, nos acerca a aquellos instrumentos o herramientas, conseguidos a base de los avances obtenidos a lo largo del tiempo, que nos facilita (o debiera facilitar), la citada manera de hacer las cosas.

Por tanto, centrémonos en el método con el que queremos o necesitamos trabajar, y después apoyémonos en la tecnología, tan necesaria y útil, en nuestros tiempos. Pensemos que ya estamos apurando los primeros veinte años del siglo XXI, por tanto, la utilización de tecnología es un “must”. Recordando, siempre, que primero debemos simplificar. racionalizar, estandarizar y que después, y siempre por este orden, automatizaremos o informatizaremos, aquel modo de trabajo que hemos decidido.

Desde hace algún tiempo, cuando hablamos de mejorar la organización, casi siempre nos vamos a buscar el “santo grial” de la informatización o automatización de los sistemas, extremo que, en muchas ocasiones, se ha demostrado incompetente, para mejorar la base organizativa que sustenta cualquier tipo de empresa.
Debemos estar muy atentos y vigilantes, en estos momentos, con el concepto Industria 4.0 (Smart or Advanced Manufacturing), ya que la “venta de humo” (si se me permite la expresión) puede ser muy tóxica para según que organizaciones.

Mejora Organizativa y concepto de organización.

Cuando hablamos de organización, tenemos ante nosotros, dos conceptos diferentes y a la vez, conectados, de manera ineludible. Por un lado, la organización sería el dotar de un orden a aquello que tenemos que hacer. Es decir, la acción que nos permite conseguir que el método cumpla su cometido, que sea eficiente. Y, por otra parte, entendemos también como organización, aquel grupo o equipo de personas (complementado con el resto de recursos necesarios), regulado por un conjunto de normas (estándares), en función de los fines u objetivos que se deseen conseguir.

En cualquier caso, sea del tipo que sea la empresa, el objetivo de lograr convertirse en una organización de alto rendimiento; en una organización “world class”; en una organización excelente; debe perseguir nuestra acción, a lo largo del tiempo, por siempre más. No se puede desfallecer en el intento de ser los mejores, porque, no olvidemos, que estamos en una competición.

Y lo importante, no es participar (como diría el Barón de Coubertin, fundador de los Juegos Olímpicos modernos), sino ganar. Como lo hace día a día, cualquier deportista. No se sale a la pista, a la cancha, al campo de juego, a perder, se sale a ganar. Si no existe este espíritu, si el único motivo de la organización es el de ir pasando los días, tendremos un mal final, anunciado.

La organización empresarial.

Existen muchas teorías de la organización empresarial, descritas y debatidas a lo largo de más de doscientos años, desde que apareció el modelo empresarial que hoy conocemos, a raíz de la Revolución Industrial.

Es evidente que, desde que surgieron las empresas tal como hoy las entendemos, ha habido cierta evolución. Pero no creamos que tanta. Ya que desde hace mucho (demasiado) tiempo, oigo hablar de conceptos de organización que no acaban de cuajar en la realidad. Por tanto, en muchas empresas, el concepto sigue siendo el mismo, que existía hace decenas de años, aderezado con “aires de modernidad”, por aquello de la implantación de cierta tecnología, que hace parecer más joven, a quien realmente sigue teniendo la edad que tiene, y se le notan los aires de “ancianidad empresarial”.

Teoría de la organización empresarial.

Entre mis favoritos de la teoría de la organización empresarial, está Henry Mintzberg (economista y sociólogo, canadiense), con su “Teoría de los Seises Organizacionales”, basada en los siguientes “seises”:

• Las seis funciones del manager.
• Los seis elementos claves de la organización.
• Los seis mecanismos básicos de coordinación
• Las seis configuraciones básicas.
• Los seis tipos elementales de descentralización.
• Los seis impulsos ejercidos sobre la organización.

Estos puntos citados, se basan en las dos siguientes variables:

• Diseño de la organización: definición y especialización de los roles; formalización del comportamiento; formación y entrenamiento; estructuración en áreas, unidades o departamentos; tamaño de las áreas; sistemas de planificación y control; dispositivos de conexión y enlace; descentralización.
• Situación de la organización: antigüedad de la empresa; tamaño de la organización; sistema técnico; entorno; niveles de poder.

El papel del manager en la Mejora de Procesos.

De los “seises” comentados, el más importante, el clave sin duda, es el del papel de líder del manager. Ninguna organización triunfará, o lo hará con un resultado mediocre, si no dispone de un líder adecuado. Y para ello, hace falta que ejercite los “6 seises” de este apartado:

1. Ser la cabeza visible de la organización
2. Ejercer de guía del grupo
3. Liderar de manera determinada
4. Conectar con el resto de stakeholders
5. Informar de todo que sea necesario para desarrollar a la organización
6. Tomar decisiones acertadas, en todo momento.

En todas las organizaciones, el papel del Manager es el primer factor clave del éxito. Sin un liderazgo adecuado, no merece la pena seguir tratando otros temas importantes, pero no trascendentales como lo es éste. Y ello, viene refrendado por las evidencias demostradas (tras estudio científico de las mejores empresas, de hoy en día) en el modelo del “High-Performance Organizations” (Organizaciones de Alto Rendimiento).

Claves del éxito de una Organización de Alto Rendimiento.

• El liderazgo de los managers.
• El compromiso de los colaboradores.
• La estructura y los roles en la empresa.
• La gestión del rendimiento.
• La comunicación.
• La toma de decisiones.
• El reconocimiento y la recompensa.
• La innovación
• La mejora continua.
• La gestión del cambio.

No olvidemos, como nos tiene dicho David Hanna, líder de la HPO Global Alliance, que “todas las empresas están perfectamente diseñadas, para conseguir los resultados que obtienen”

¿Cómo debería ser nuestra organización empresarial?

Para finalizar el presente artículo, comentar que existen diversidad de tipologías de empresa, que intentan solventar el problema, o la oportunidad, de dotar de la máxima competitividad a sus organizaciones.

Desde hace mucho tiempo, las empresas se renuevan poco en su concepto organizacional. Se oye hablar mucho de la necesaria horizontalidad de la organización, basada en los procesos transversales, pero seguimos teniendo a la gran mayoría de las empresas, regidas por un modelo tremendamente vertical. ¿Cuáles deberían ser los drivers que dirigieran la nueva organización de las empresas? Los detallamos a continuación:

Estructuras lo más simples y sencillas posibles.

Teniendo en cuenta que la complejidad en la empresa, existe per se. Hagamos lo posible por “miniaturizar” los grupos de trabajo y decisión, para hacer más manejable el tema. El Profesor Yuval Noah Harari, en su magnífico libro “Sapiens”, (gracias a mi colega Yon Valverde, por la recomendación), nos dice que el ser humano no está capacitado para gestionar grupos superiores a cien personas. De aquí surge el concepto de célula, tan exitoso en muchas empresas, del sector automoción, principalmente, con sus modelos de “mini-fábricas”.

Equipos transversales y multidisciplinares.

En la diversidad está la representación exacta de lo que es un grupo o un equipo. Todo el mundo tiene sus valores, que son totalmente combinables y compatibles. A nuestros clientes, les importa bien poco lo que ocurra dentro de nuestras empresas. Lo que les importa es que el proceso que hagamos, satisfaga sus necesidades, independientemente de por cuántos lugares de la empresa deba pasar su pedido. Por tanto, las organizaciones verticalizadas, deben desaparecer y dar paso a empresas que trabajen con equipos de manera horizontal (por misiones, por proyectos, por procesos o value streams) y adhocrática (participativa), en pos de la consecución de un fin de terminado, que cuando acabe su misión, dará paso a otra organización “ad hoc” para el nuevo logro a obtener.

Gran eficiencia en la gestión.

Eliminando sistemáticamente, todos los inputs negativos (muda, despilfarro, no-valor añadido), que vengan a molestar el propósito que tenemos encomendado. Como dije anteriormente, no basta con “cumplir el expediente”. Hay que cumplirlo con la mejor nota posible, para que todos los stakeholders, empezando por los clientes, quieran ser nuestros colaboradores, a la hora de hacer grande nuestra empresa. De eso se trata la fidelización de los mismos.

En este campo, existen muchas herramientas y técnicas. Pero no olvidemos aquello de la metodología, como la perfecta combinación de esas técnicas, que nos conduzcan al éxito. Entre estas metodologías, no cabe duda que hoy en día, todas aquellas que tengan que ver con los sistemas “Lean & Agile”, son las que están triunfando. Son las que utilizan las empresas líderes y ganadoras, como Toyota, Procter & Gamble, Heineken, Ritz Carlton, Inditex, Amazon, entre otras, todas ellas “High-Performance Organizations”.

¿Vamos a por ello? ¿Cuándo empezamos?