Guía para la Realización de Simulacros en Empresas.

Jordá Rodríguez, Aurora

Profesora del Departamento de Organización de Empresas, Economía Financiera y Contabilidad. Universidad Politécnica de Valencia. Camino de Vera s/n. Valencia 46022. España.+34 96 387 70 00, extensión 76857 / ajorda@omp.upv.es

Maciel, José de Paula

Licenciado en Administración y Dirección de Empresas,  Doctorando Dpto. de Organización de Empresas, Economía Financiera y Contabilidad, Programa ITIO. Universidad Politécnica de Valencia. Camino de Vera s/n. Valencia 46022. España.+34 635 60 64 95 / joma1@doctor.upv.es

ABSTRACT

La gestión de la seguridad en emergencias todavía es un tema que necesita más divulgación, más formación y más aplicación. Los simulacros de emergencias, importantes ejercicios, deberían ser prácticas habituales en las empresas dada su importancia como ejercicio preventivo y también formador.

Este trabajo presenta una guía práctica para la realización de simulacros, desde una óptica aplicada, que permita a las empresas disponer de metodología y recomendaciones que les ayuden a cumplir con sus obligaciones legales, prevenir riesgos y mejorar la formación y la información en materia de Prevención de Riesgos Laborales en el ámbito de las Emergencias.

Palabras clave

Emergencias, Prevención de Riesgos Laborales, Simulacro.

INTRODUCCIÓN

El motivo de la elaboración de esta guía es que todavía no se le ha dado la importancia que merecen a los simulacros de emergencia, como actividad de formación y de experimentación, principalmente en lo que se refiere a las PYMES.

El simulacro es una actividad que siempre se deja para el final y, al final, no se realiza. En muchos casos se queda archivada como una actividad pendiente de realización.

Los simulacros sólo son efectivos si van precedidos de una planificación detallada, si su ejecución es cuidadosa y si van seguidos de una evaluación crítica y constructiva de su desarrollo y de los resultados obtenidos.

La combinación de la concienciación de la necesidad de hacerlos y una buena guía con los procedimientos más importantes para su realización, puede ser una medida eficaz para coordinar, preparar y ejecutar con más fiabilidad los ejercicios de simulación de emergencias en empresas.

EL SIMULACRO: CONCEPTO Y UTILIDAD

Los simulacros de emergencia, como su propio nombre indica, son una simulación de una situación de emergencia [1] donde se busca vivir de una manera ficticia, las dificultades que se generarían en una situación real, ya sea causada por incendio, alarma de bomba, inundación etc., sin el estrés que en este caso se produce.

Son también conocidos como “Ejercicios en vivo” y varían desde ejercicios a pequeña escala, que analizan algún componente de la respuesta como la evacuación, hasta ejercicios a escala completa, donde se evalúa toda la organización que responde a un incidente. Proporcionan el único medio de examinar a fondo las actuaciones cruciales para manejar los recursos de que se dispone [2].

La utilidad de los simulacros se puede considerar respecto a tres enfoques: 1) en cuanto a las personas que participan, 2) en cuanto a las instalaciones en las que se realizan y 3) en cuanto a las operaciones, procedimientos o protocolos que se utilizan.

Respecto a las personas, los simulacros ayudan a mejorar:

• el conocimiento del edificio, local, centro comercial, etc.;
• el conocimiento de las vías de evacuación y las posibles salidas;
• la sensación de que el tiempo de que se dispone no es suficiente;
• la confianza en ellas mismas de ser capaces de enfrentarse a una situación de emergencia, sin perder el control ni sucumbir al pánico;
• la sensación de seguridad al conocer cuáles son las medidas adoptadas por los responsables para salvaguardar la “seguridad”.

Respecto a las instalaciones, ayudan a detectar problemas técnicos como:

• la mala señalización de los pulsadores de alarma, los extintores, las bocas de incendio equipadas (BIE), las vías de evacuación, las salidas de emergencia o los puntos de reunión, tanto en cuanto a su ubicación como a su localización;
• el funcionamiento incorrecto del alumbrado de emergencia, el sistema de alarma, los extintores, las bocas de incendio equipadas (BIE) o las salidas de emergencia, tanto si están bloqueadas como si están cerradas.

Respecto a las operaciones, procedimientos o protocolos que se utilizan, ayudan a determinar problemas organizativos como:

• los fallos del plan de emergencia en cuanto a la capacidad de reacción y actuación de los medios humanos, la coordinación entre los equipos internos y la ayuda externa o la idoneidad de la formación impartida.

LAS FASES DEL SIMULACRO

Para la preparación y posterior realización del simulacro se recomienda utilizar el esquema de la Figura 1, que consta de las fases siguientes [3]:

• Fase de Preparación: en la que se seleccionan los elementos del ejercicio.
• Fase de Ejecución: en la que se desarrolla la práctica del ejercicio.
• Fase de Valoración: en la que se evalúan los resultados, se obtienen las conclusiones y se hace el seguimiento.

Las flechas entre las distintas etapas de cada fase indican el flujo de información entre ellas.

PROPOSITO OBJETIVOS PARTICIPANTES

REGLAS

INICIO

DESARROLLO

EVALUACION

CONCLUSIONES

ESCENARIO

NARRACION DATOS DEL EJERCICIO

DEL ESCENARIO                                                        

SEGUIMIENTO

ACCIONES

AGENDA

CONCLUSION

ENVIO DE INFORMACION (FEEDBACK)

Figura 1. Fases del simulacro. (Elaboración propia).

La Guía de realización consta de 10 pasos, que se enumeran a continuación y que se representan en la Figura 2.

Los pasos de la FASE DE PREPARACION van encaminados a determinar y seleccionar:

• 1. El Objetivo u objetivos posibles;
• 2. El Riesgo o riesgos que se simulan;
• 3. El Personal participante;
• 4. Las Funciones a valorar;
• 5. El Alcance;
• 6. El Propósito que se persigue;
• 7. Las Reglas o normas que rigen el desarrollo del ejercicio;
• 8. El Escenario y la Agenda que se preparan para la ejecución así como las pautas y criterios que determinan la planificación.

La FASE DE EJECUCION consiste en:

9. La Realización del simulacro: su inicio, desarrollo y conclusión.

La FASE DE VALORACION consiste en:

10. La Evaluación del simulacro: informe del simulacro y acciones de seguimiento.

Así, un ejemplo de aplicación de la Guía para la realización del simulacro, expuesta en la Figura 2, es el que se detalla a continuación.

Un simulacro puede tener como Objetivo probar la actuación de los equipos humanos y como Riesgo una fuga de gas.

El Personal participante será Interno: actúan el jefe de emergencia, el jefe de intervención, el equipo de primera intervención (EPI), el equipo de alarma y evacuación (EAE) y el responsable de comunicación, sin Personal Externo.

Las Funciones a valorar serán la Alerta y notificación, la Evacuación y las Comunicaciones internas y el Alcance corresponderá a una emergencia parcial, con lo que queda definido el Propósito.

Las Reglas incluyen el día y la hora acordados y la duración de 1 hora y media. El Escenario y la Agenda incluyen las acciones a realizar y los responsables de su ejecución, en función del Propósito especificado.

La Realización comprende el inicio, el desarrollo y la conclusión y la Evaluación las reuniones con los responsables, la redacción del informe y el correspondiente seguimiento, del que es una parte importante la comunicación a los participantes.

CONCLUSIONES

Para la realización de un simulacro, independiente de su alcance, es importante además de la realización de todas las fases propuestas, la formación previa de los implicados y una comunicación clara, objetiva y directa para lograr el éxito en la ejecución.

Es indudable la importancia del procedimiento sistemático de preparación, ejecución y valoración para la realización de un simulacro, ya que en muchos casos si no se sigue un procedimiento como el que aquí se propone, se pierde mucha información que se podría utilizar para aprender a actuar en una situación real y para cambiar y mejorar el Plan de Emergencia.

La necesidad de que los directivos sean conscientes de la importancia de los ejercicios de simulación y que fomenten a todos los niveles de la empresa su realización, es una forma más de garantizar y asegurar sus mejores activos que son sus recursos humanos y su patrimonio.

BIBLIOGRAFIA Y REFERENCIAS

• 1. FEMAEMI.  (1999).  An  Orientation  to  Community  Disaster  Exercises.  IS  120. Federal Emergency Management Agency. Emergency Management Institute. July 1995, actualizado en June 3, 1999.
• 2. Jordá Rodríguez, Aurora. (2003). EJERCICIOS Y SIMULACROS.  INSTRUMENTOS PARA LA ADQUISICION DE HABILIDADES DE AUTOPROTECCION. Curso Superior sobre Autoprotección y Gestión de Riesgos Catastróficos en la Empresa. MODULO II. Fundamentos sobre Autoprotección Corporativa. Unidad Didáctica 10. Escuela Nacional de Protección Civil. Dirección General de Protección Civil. Ministerio del Interior. Madrid.
• 3. Maciel, José de Paula y Jordá Rodríguez, Aurora. (2006). El simulacro en una PYME del sector del mueble: justificación y objetivo. Riesgos Laborales. Nº 24, febrero de 2006 (pp. 2431) y Nº 25. Wolters Kluwer España, S.A. ISSN. 16986881.

FASE DE PREPARACION

1. Objetivos posibles

• adquirir experiencia en la preparación de simulacros
• probar los procedimientos de actuación establecidos
• probar el funcionamiento de los equipos materiales
• probar la actuación de los equipos humanos
• medir el tiempo de evacuación
• otros

2. Riesgos posibles

• Inundación
• Interno

3. Personal participante

4. Funciones

• Alerta y notificación
• Nevada
• Tornado
• Terremoto
• Incendio (Forestal)
• Peligros de Contaminación
• Epidemia
• Incendio o explosión
• Fallo de energía eléctrica
• Fuga de gas
• Terrorismo
• Sabotage
• Robo
• Incendio intencionado
• Revueltas laborales o huelgas
• Otros

• jefe de emergencia
• jefe de intervención
• equipo de primera intervención (EPI)
• equipo de segunda intervención (ESI)
• equipo de alarma y evacuación (EAE)
• equipo de primeros auxilios (EPA)
• equipo de apoyo psicológico
• otros:
• jefe de planta
• jefe de seguridad
• responsable de comunicación
• telefonistas
• conserjes o guardias de noche
• Externo
• Bomberos
• Policía
• SAMU
• Empresas de utilidades
• Otros

• Evacuación
• Extinción de incendios
• Funcionamiento de los medios técnicos
• Actuación de los medios humanos
• Atención médica y psicológica y acción social
• Comunicaciones internas
• Comunicaciones externas con equipos de respuesta, familiares y medios de comunicación
• Cese de actividades y cierre de locales
• Coordinación y Control
• Otras

5. Alcance

• conato de emergencia
• emergencia parcial
• emergencia general

6. Propósito

• razón para la realización
• riesgo que se simula
• personal participante
• funciones a valorar
• alcance

7. Reglas                  8. Escenario y Agenda

FASE DE EJECUCION

• Inicio 9. Realización
• Documentación y consignas
• Desarrollo
• Alarma
• Realización
• Conclusión
• Finalización

FASE DE VALORACION

10. Evaluación

• Evaluación Postsimulacro
• Reunión con responsables
• Redacción del informe
• Seguimiento
• Conclusiones y acciones
• Comunicación a participantes

Figura 2. Guía para la realización del simulacro. (Elaboración propia).