Comparación ergonómica de tecnologías aplicables en el área de circulación y préstamo en bibliotecas y su impacto en el bienestar del personal y la productividad del área

Las bibliotecas son consideradas importantes espacios académicos e investigativos para la adquisición, gestión e innovación en conocimiento, y el apoyo permanente de un equipo humano interno es vital para asegurar su adecuada operación. Un área crítica en las bibliotecas es el área de circulación y préstamo bibliográfico, y en Instituciones de Educación Superior el personal que labora en esta área mantienen altas exigencias físicas: movimientos concentrados en miembros superiores, manipulación manual de cargas, uso de pantallas de visualización de datos, desplazamientos horizontales entre áreas, accesos a estanterías con diferente nivel de altura, entre otros, lo cual resulta generalmente en trastornos musculoesqueléticos. La tecnología que generalmente apoya esta área es la identificación bibliográfica por bandas magnéticas (concentra el esfuerzo físico en un operario) o por radiofrecuencia (traslada el esfuerzo físico a los usuarios). La primera tecnología es la convencional y la segunda es la más reciente, pero implica una inversión económica bastante alta. Así pues, este trabajo, a través de la aplicación de la metodología OCRA y otras herramientas ergonómicas, busca comparar el uso de estas tecnologías y el riesgo de desarrollar un trastorno musculoesquelético además de su impacto en la productividad general en la biblioteca, facilitando la toma de decisiones gerenciales basadas en evidencia
Main Author: 
Constanza Ivonne
Amaya Bolaños
Escuela Colombiana de Ingenieros
Colombia
Co-authors: 
HEVER ALEXANDER
VARGAS FRANCO
Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito
Colombia
Introducción: 

Las bibliotecas son consideradas importantes espacios académicos e investigativos para la adquisición, gestión e innovación del conocimiento, por lo cual el apoyo permanente de un equipo humano interno saludable es vital para asegurar su adecuada operación y atención a los usuarios.

 

El presente estudio está centrado en el proceso de circulación y préstamo bibliográfico, como área crítica de las bibliotecas en Instituciones de Educación Superior, dado que se ha evidenciado que el personal asignado a ejecutar labores en esta área, mantiene altas exigencias físicas como son movimientos concentrados en miembros superiores, manipulación manual de cargas, uso de pantallas de visualización de datos, desplazamientos horizontales entre áreas, accesos a estanterías con diferente nivel de altura, entre otros, las cuales han podido ser factores que han impactado su estado de salud, presentando patologías simultaneas en el equipo de trabajo relacionadas con desordenes musculoesqueléticos.

 

En algunas universidades, la tecnología que generalmente se utiliza para la circulación y préstamo es la identificación de referencias bibliográficas a través de códigos de barras junto con la marcación de seguridad por el sistema de bandas magnéticas, lo cual hace que un trabajador sea parte activa de este proceso, concentrando el esfuerzo físico en sus extremidades superiores, durante el desempeño de su cargo relacionado con las tareas de recepción, identificación, magnetización y entrega de cada uno de los libros o material de lectura. En otros centros educativos, se hace uso de la tecnología de códigos de barras para identificación del material junto con la tecnología RFID (identificación por radiofrecuencia), la cual, a través de un tag, asegura el material y facilita el registro de cada novedad que se presente con el mismo, permitiendo un eficiente seguimiento electrónico, pero trasfiriendo la tarea que exige esfuerzo físico del trabajador (continua sobre un solo individuo) a los usuarios (esporádica sobre muchos individuos).

 

Por tanto, este estudio busca analizar a través de la aplicación de la metodología Check List OCRA, cursograma y herramientas electrónicas, la aplicación real de estas tecnologías y el riesgo de desarrollar un desorden musculoesquelético, además de su impacto en la productividad general en la biblioteca, facilitando la toma de decisiones gerenciales basadas en evidencia.

Metodología: 

Para la realización del estudio ergonómico se identificaron las siguientes etapas:

 

1.     Análisis de la situación actual relacionado con la actividad de circulación y préstamo bibliográfico en la biblioteca de una institución de educación superior.

2.     Definición de tareas ejecutadas (desglose de actividad) por los trabajadores para dar atención al servicio de circulación y préstamo bibliográfico realizado a través de la tecnología de bandas magnéticas y código de barras, para las actividades de préstamo externo, préstamo interno y devoluciones.

3.     Visita y análisis de actividades de circulación y préstamo realizado con la tecnología RFID (identificación y control por radiofrecuencia) en conjunto con código de barras, aplicado en otra institución de educación superior, para las actividades de auto préstamo, auto devolución y préstamo asistido.

4.     Definición de actividades más críticas evidenciadas en cada una de las tecnologías aplicadas.

5.     Aplicación de la lista de chequeo OCRA para realizar un análisis de riesgo ergonómico en cada una de las tareas más críticas, realizadas con el uso de tecnologías aplicadas para manejo de material bibliográfico (Banda magnética vs Radiofrecuencia) mediante el apoyo de la herramienta Kinovea.

6.     Análisis de productividad a través de la elaboración del cursograma como herramienta de apoyo para verificar la realización de la tarea.

7.     Verificación del beneficio global por el uso de cada una de las tecnologías analizadas (Banda magnética vs Radiofrecuencia)

8.     Relación de análisis de actividades con manifestación de desórdenes musculoesqueléticos en el personal del área evaluada

9.     Emisión de recomendaciones para toma de decisiones gerenciales.

Resultados: 

Con base en la metodología anteriormente descrita, fueron analizados dos sistemas de identificación y control de material bibliográfico en diferentes instituciones educativas, evidenciando tareas afines pero que, debido a la implementación de diferentes tecnologías, marca la diferencia en las condiciones laborales y por ende, en el estado de salud de los trabajadores del área, como también en la productividad de cada punto, teniendo en cuenta:

 

El estudio comprendió el análisis de la tecnología por banda magnética y el análisis de la tecnología por radiofrecuencia (RFID), integrados cada uno con la identificación por codigo de barras del material bibliográfico

·         La necesidad de la realización del estudio se presentó teniendo en cuenta la alta presencia de ausentismos en el equipo de trabajo, relacionados en su gran mayoría, con desordenes musculo esqueléticos en miembros superiores, los cuales afectaban al colaborador de manera física, mental y emocional y por ende impactaba la productividad en las labores a su cargo y dando como resultado una deficiente atención entregada al usuario de la biblioteca.

 

·         En cada una de las instituciones analizadas para la realización del presente estudio, se inició conociendo la operación de la biblioteca, que tipo de actividades se ejecutan en cada una y datos básicos sobre el número de turnos, personal a cargo, movimientos de material bibliográfico que se presenta, estado de salud de los trabajadores del área, y trazabilidad de ausentismos en caso de presentarse.

 

Posterior a la obtención de esta información base, se procedió a conocer la operación y beneficios de cada una de las tecnologías estudiadas, a través de entrevistas directas y grabación de videos de los trabajadores que ejecutan esta actividad, lo cual favoreció el estudio, al ser realizado con el personal experto del área que entiende su proceso, los riesgos a cargo y la necesidad de mejora que se evidencia en su unidad.

·         Es de aclarar que en ambas bibliotecas además de las tecnologías anteriormente descritas, se mantiene adicionalmente el sistema de codificación e identificación de libros con código de barras, lo cual permite generar un código único a cada uno de los componentes de la colección abierta y cerrada y de esta manera poder realizar tanto el reconocimiento del título como la asignación de préstamo al usuario.

 

·         Identificación de las actividades rutinarias que se realizan en cada biblioteca:

o    Biblioteca con tecnología de banda magnética: Préstamo de material para uso externo, préstamo de material para uso interno en salas de biblioteca tanto de colección abierta como cerrada y devoluciones de material bibliográfico. A su vez, se realiza la acomodación del material en sus correspondientes estanterías y como actividad esporádica anual se realizan inventarios a toda la colección y organización completa del material.

o    Biblioteca con tecnología de radiofrecuencia (RFID): Préstamo asistido de material, Devolución asistida de material y Auto préstamo. Adicionalmente, se realiza la acomodación del material en sus correspondientes estanterías y como actividad esporádica semestral se realizan inventarios a toda la colección y organización completa del material

 

·         Acompañamiento y grabación de todas las actividades desarrolladas en cada una de las bibliotecas, con el fin de conocer su operación y determinar criticidad de las mismas, relacionadas de manera directa con el ausentismo del área.

 

·         Dada la multiplicidad de tareas que se desarrollan en este tipo de espacios académicos y los análisis anteriormente mencionados, se definió enfocar el estudio en el análisis ergonómico y de productividad de la tarea más critica que se evidencia en cada proceso de acuerdo con la tecnología utilizada, teniendo en cuenta la repetitividad de sus posturas, así como también la frecuencia de atención. Por este motivo, para la tecnología por banda magnética se seleccionó el análisis de tareas realizadas en la actividad de “Préstamo de material bibliográfico de uso externo” y para la biblioteca con tecnología por radiofrecuencia (RFID) se analizaron las tareas realizadas en la actividad “Devolución asistida de material bibliográfico”. Vale la pena aclarar que todas las actividades fueron analizadas y grabadas en su operación, sin embargo, para efectos del estudio, solo se aplicó la metodología de intervención Check List Ocra a las actividades identificadas como críticas.

 

·         Desglose de cada actividad crítica que permite entender la operación y su impacto en el desempeño del trabajador:

 

o    Préstamo de material bibliográfico de uso externo. Comprende las tareas de:

§  Recepción, lectura y devolución del documento del usuario a quien se le cargará el préstamo del material bibliográfico.

§  Recepción del material bibliográfico que el usuario tomará en préstamo

§  Identificación del material bibliográfico a prestar, a través de la lectura del código de barras único y asignación con el documento del usuario previamente registrado.

§  Desmagnetización del material bibliográfico a prestar para desactivación de controles de seguridad.

Entrega al usuario del material bibliográfico para préstamo durante el tiempo estipulado.

·         Es en este punto, en que se aplica la metodología de evaluación ergonómica Check List OCRA como uno de los métodos de referencia para la adecuada evaluación del riesgo asociado a movimientos repetitivos en extremidades superiores, por medio del cual se analizan las acciones ejecutadas por turno de trabajo teniendo en cuenta su relación con los tiempos de duración de la jornada laboral, tiempos de la actividad, pausas, factor de recuperación, factor de frecuencia de realización de los ciclos de trabajo, fuerza empleada en el desarrollo de esta labor, postura y movimientos a nivel de hombro, codo, muñeca y mano-dedo, estereotipos o patrones similares, factores de riesgo adicionales y factor corrector de tiempos analizados. El resultado de este método direcciona a la organización bajo un parámetro claro de valoración del nivel de riesgo y su relación directa con la probabilidad de desarrollar desordenes musculoesqueléticos de miembro superior a 10 años.

 

·         Para realizar el análisis ergonómico de las actividades críticas “Préstamo de material bibliográfico de uso externo” para tecnología con banda magnética y “Devolución asistida de material bibliográfico” para tecnología RFID, se hizo uso del esquema de intervención “Lista de Chequeo OCRA”, conocido como un método ágil y relacional entre el nivel de riesgo y la ocurrencia de patologías de los trabajadores tomados de una metodología de observación. Es importante aclarar que se escogió esta metodología de valoración ergonómica porque los evaluadores (ingeniera industrial y medico laboral) cuentan con formación a nivel master en ergonomía (con la Universidad Politecnica de Cataluña) y profundización a nivel de experto en metodología Check List OCRA (curso UPC CERpIE 25 horas).

Adicionalmente, para el análisis detallado de tiempos y ángulos de posturas en la tarea, se hizo uso del software libre “Kinovea”, a través de la lectura de los videos tomados en los sitios de trabajo, lo cual facilitó la información registrada en el Check List OCRA.

 

El check list OCRA aplicado a las dos actividades criticas anteriormente mencionadas, se evidencia como soporte en las siguientes imágenes.

 

CHECK LIST OCRA PARA “PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE USO EXTERNO” CON TECNOLOGÍA DE RADIOFRECUENCIA

 

 

 

CHECK LIST OCRA PARA “DEVOLUCIÓN ASISTIDA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO” CON TECNOLOGÍA DE RADIOFRECUENCIA

·       

De acuerdo con los resultados del check list OCRA aplicado a las tareas críticas se concluye:

o    Actividad “Devolución asistida de material bibliográfico” para tecnología RFID

-       El resultado del análisis check list OCRA evidencia un índice para miembro superior derecho 3,3 y para miembro superior izquierdo 2,6, ubicándose en el segmento de riesgo ACEPTABLE (hasta 7,5) y con una predicción de patologías inferior al 5.3% de probabilidad de desarrollar un desorden musculo esquelético de miembros superiores en un tiempo de 10 años, en el grupo de sujetos expuestos.

-       Por lo anterior, es posible concluir que la utilización de la tecnologia RFID, al disminuir en el trabajador la manipulación de cargas, los movimientos repetitivos y las posturas forzadas, genera una alta diferenciación en la realización adecuada de la tarea, lo cual redunda en el bienestar del personal que desempeña actividades en el área, y su migración a este nuevo sistema es recomendable tanto desde el punto de vista tecnológico como laboral.

·         Vale la pena resaltar que para la actividad de Auto préstamo utilizado en la tecnología RFID y catalogado como el sistema que genera mayor valor agregado a esta renovación de tecnología, no fue necesario aplicar el Check List OCRA, dado que con la instalación directa de estos equipos, se elimina completamente para el trabajador, las labores repetitivas relacionadas con el préstamo y devolución de material bibliográfico en su puesto de trabajo, dejando estas tareas de manera directa al usuario de la biblioteca, quien hace uso del punto de autopréstamo, ubicando el material bibliográfico sobre el lector, ingresan al sistema con su usuario y contraseña asignados, selecciona el proceso que quiere realizar (préstamo, devolución o renovación) y el sistema directamente oficializa la solicitud, sin necesidad de intervención de ningún trabajador, teniendo en cuenta beneficios como la lectura múltiple de referencias bibliográficas (que evita al usuario devolver unidad por unidad, sino facilita la entrega en bloques asignados a una misma persona, generación de comprobante físico o magnético del movimiento bibliográfico realizado y optimización de los tiempos de espera y cuellos de botella generados en los puntos de atención de la biblioteca).

Uso del punto de autopréstamo y autodevolución externo, realizado directamente por el usuario

 

·         Adicionalmente, la tecnología RFID permite que, en la actividad de préstamo y devolución asistida, es decir, cuando el usuario realiza estos procesos a través de un funcionario de la biblioteca, el trabajador esté eximido de la manipulación constante de cargas del material bibliográfico como de la generación de posturas fuera de los ángulos de confort y de movimientos repetitivos inadecuados que se puedan presentar en estos procesos.

 

·         Paralelamente, con el fin de realizar un análisis en cuanto a productividad se refiere con la aplicación de las dos tecnologías de estudio (banda magnética vs radiofrecuencia), se aplicó la herramienta del cursograma, en donde se hace el desglose de las tareas que comprenden cada actividad critica analizada, junto con la asignación al tipo de labor realizada (operación, transporte, espera, control y deposito), el tiempo exacto de duración y el respectivo análisis relacionado con la mejora en la atención de los usuarios y los servicios prestados en la biblioteca, al renovar las tecnologías que impacten en su gestión y sobre todo que mejoren la calidad de vida del trabajador, disminuyendo actividades repetitivas y sobrecargas presentadas en el desarrollo de su labor.

 

Los cursogramas aplicados a las dos actividades críticas anteriormente mencionadas, se evidencian como soporte en las siguientes imágenes.

CURSOGRAMA DE ANÁLISIS DE PRODUCTIVIDAD PARA “PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE USO EXTERNO” CON TECNOLOGÍA DE RADIOFRECUENCIA

 

CURSOGRAMA DE ANÁLISIS DE PRODUCTIVIDAD PARA “DEVOLUCIÓN ASISTIDA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO” CON TECNOLOGÍA DE RADIOFRECUENCIA

 

·         A través de la aplicación de la herramienta del cursograma, se puede evidenciar que la productividad en una biblioteca que hace uso de la tecnología con banda magnética es mucho menor con respecto a la productividad de una biblioteca con la aplicación de tecnología con radiofrecuencia. Así mismo, dicho aumento en la productividad está directamente relacionado con la mejora en las condiciones laborales de los trabajadores del área, dado que se permite una reasignación adecuada de funciones, minimizando las tareas repetitivas que se desempeñan por actividades relacionadas con la mejora de la gestión de la biblioteca y su servicio al usuario como centro de acceso al conocimiento.

 

Con la configuración actual de banda magnética el trabajador podría llegar a realizar 313 préstamos por hora, es decir 2347 préstamos por jornada laboral, sin tener en cuenta su afectación en el factor salud. Por tal motivo, no se hará optimización de tiempos debido a que actualmente con el préstamo de 427 materiales por jornada y con los tiempos actuales de la tarea, el riesgo en salud ya se encuentra en ELEVADO. Sin embargo, en la tecnología RFID el factor salud se evidencia controlado por tanto aun llevándolo al 90% del tiempo efectivo del colaborador realizando trabajo repetitivo (casi máximo productividad de cada trabajador), haciendo uso de esta tecnología, no se genera afectación en el trabajador debido a que se encuentra en nivel de riesgo ACEPTABLE con una probabilidad mínima de afectación en los trabajadores por desórdenes musculoesqueléticos.

·         A su vez, se espera que a través de la migración a la nueva tecnología RFID, la tasa de ausentismos a causa de enfermedad común y laboral de los trabajadores del área, se reduzca de tal manera que siempre se pueda ofrecer un adecuado servicio al usuario, al contar de manera permanente con la disponibilidad de todo el personal contratado, falencia que a la fecha se presenta dado el alto número de incapacidades medicas que se reciben de estos colaboradores por causa de enfermedades comunes (además de dos trabajadoras con enfermedades en estudio como de origen laboral) asociada a trastornos musculoesqueléticos como tendinitis brazo, epicondilitis y síndrome de hombro doloroso.

 

·         Relación de los desórdenes musculoesqueléticos con la actividad desarrollada:

 

·         Según estadísticas de la Organización Internacional de Trabajo, cada año se presentan cerca de 160 millones de enfermedades laborales no mortales. En Colombia los principales problemas de salud en el trabajo están relacionados con desórdenes músculo esqueléticos, representados en un 85% de los casos, según Fasecolda (Federación de Aseguradores Colombianos, Fasecolda, agrupada a las compañías de seguros, de reaseguros y a las sociedades de capitalización en Colombia desde hace 42 años).

·         El seguimiento realizado a los diagnósticos de enfermedad profesional, durante el período comprendido entre los años 2001 a 2005 por la Dirección General de Riesgos Profesionales del Ministerio de la Protección Social publicado en el informe de enfermedad profesional en Colombia, permite llegar a las siguientes conclusiones: a) se consolida el síndrome del tunel carpiano como la primera causa de morbilidad profesional en el régimen contributivo. Dicha patología pasó de representar el 27% de todos los diagnósticos en el año 2.001, a representar el 32% de los diagnósticos realizados durante el año 2.004, presentando una tendencia continua al incremento; b) tres diagnósticos merecen destacarse por su tendencia continua al incremento durante los años 2.002 a 2.004, ellos son síndrome de manguito rotador, epicondilitis y tenosinovitis del estiloides radial (De Quervain)

·         Cuando se agrupan los diagnósticos por sistemas se hace evidente que los desórdenes músculo esqueléticos (DME) son la primera causa de morbilidad profesional en el régimen contributivo del SGSSS (Sistema General de Seguridad Social en Salud) en Colombia, además con una tendencia continua a incrementarse, pasando de representar el 65% durante el año 2.001 a representar el 82% de todos los diagnósticos realizados durante el año 2.004. Estos DME están afectando dos segmentos corporales miembro superior y columna vertebral.

·         DME es una lesión física originada por trauma acumulado que se desarrolla gradualmente sobre un período de tiempo; como resultado de repetidos esfuerzos sobre una parte específica del sistema músculo esquelético. Se reconoce que la etiología de las DME es multifactorial, y en general se consideran cuatro grandes grupos de riesgo: los factores individuales (capacidad funcional del trabajador, hábitos, antecedentes., etc.), los factores ligados a las condiciones de trabajo (fuerza, posturas y movimientos), los factores organizacionales (organización del trabajo, jornadas, horarios, pausas, ritmo y carga de trabajo), los  factores relacionados con las condiciones ambientales de los puestos y sistemas de trabajo (temperatura, vibración entre otros)

·         Las características de los factores de riesgo ocupacional que han demostrado estar asociados con la aparición de la epicondilitis son las siguientes:

o    Posturas en flexión y extensión de codo, así como, la pronación, supinación, extensión y flexión de muñeca combinada con el movimiento repetitivo en ciclos de trabajo (riesgo presente en el escenario laboral evaluado “préstamo bibliotecario con tecnología de banda magnética”)

o    Fuerza ejercida en trabajo dinámico en extensión y flexión del antebrazo (riesgo presente en el escenario laboral evaluado “préstamo bibliotecario con tecnología de banda magnética”)

·         Las características de los factores de riesgo ocupacional que han demostrado estar asociados con la aparición del Síndrome de Túnel Carpiano son las siguientes:

o    Posturas en flexión y extensión de dedos, mano y muñeca, así como, la desviación ulnar o radial que implique agarre, pronación y supinación combinada con el movimiento repetitivo en ciclos de trabajo (riesgo presente en el escenario laboral evaluado “préstamo bibliotecario con tecnología de banda magnética”)

o    Fuerza ejercida en trabajo dinámico por manipulación de pesos en extensión y flexión de los dedos y la mano (riesgo presente en el escenario laboral evaluado “préstamo bibliotecario con tecnología de banda magnética”)

o    Vibración segmentaría derivada del uso de herramientas vibratorias

·         Las características de los factores de riesgo ocupacional que han demostrado estar asociados con la aparición de enfermedad de De Quervain son las siguientes:

o    Postura forzada de muñeca asociada a movimiento de alta repetición (ciclos de tiempo menores a 30 segundos o 50 % del ciclo gastado).(riesgo presente en el escenario laboral evaluado “préstamo bibliotecario con tecnología de banda magnética”)

·         Los factores de riesgo ocupacional que han demostrado estar asociados al Síndrome de Hombro Doloroso (incluye Tendinitis del manguito rotador, Tendinitis Bicipital, Bursitis de Hombro) son:

o    Posturas mantenidas, prolongadas o forzadas de hombro

o    Movimientos repetitivos del hombro (riesgo presente en el escenario laboral evaluado “préstamo bibliotecario con tecnología de banda magnética”)

o    Fuerza relacionada con manipulación de cargas (riesgo presente en el escenario laboral evaluado “préstamo bibliotecario con tecnología de banda magnética”)

o    Movimientos forzados y cargas estáticas de miembros superiores.

o    Movimientos repetidos o posturas sostenidas en flexión del codo (riesgo presente en el escenario laboral evaluado “préstamo bibliotecario con tecnología de banda magnética”)

o    Exposición a vibración del miembro superior

·         Otros factores adicionales asociados con DME son:

o    Exposición a temperatura extrema (frío)

o    Factores psicosociales

 

·         Con base en el análisis ergonómico anterior y partiendo de los beneficios anteriormente evidenciados al disminuir el riesgo de detección de patologías asociadas a trastornos musculoesqueléticos relacionada con la renovación de tecnología RFDI, vale la pena mencionar otros beneficios asociados al manejo de este sistema en la biblioteca institucional, y al aumento considerable de la productividad del área, como son:

 

-         La modernización en tecnologías para prestación de servicios de la biblioteca, generando una mejora considerable en los procesos del área, así como reconocimiento, adaptación y mayor atractivo a los usuarios reales y potenciales de este espacio académico.

-         Gestión de préstamos: prestar todos los materiales a la vez, no es necesario pasar el código de barras por cada uno de los materiales.

-         Inventarios: Es suficiente con pasar el lector portátil por las estanterías. No es necesario levantar el libro.

-         Identificación inequívoca de cada ejemplar: este sistema facilita el control sobre cada ítem de la colección.

-         Sistemas antihurto: gracias al uso de los pórticos, si algún material no está prestado, el sistema lo detecta y hace saltar la alarma.

-         Seguimiento de accesos mediante contador de personas.

-         Control geoespacial de la biblioteca, que permite conocer la ubicación de cada colección dentro del edificio.

-         Control de registros deslocalizados: permite localizar registros no colocados en sus estanterías.

-         Inventarios instantáneos: mediante la colocación de antenas en las baldas, se puede conocer en el momento qué materiales faltan, los que no están correctamente colocados, etc.

-         Posibilidades de personalización, ya que la flexibilidad de esta tecnología permite su adecuación a las necesidades de cada biblioteca.

-         Búsqueda geoespacial de ejemplares.

-         Puntos interactivos de información.

-         Identificación de acceso.

-         Posibilidad de disponer de sistemas de auto préstamo y auto devolución, con el consiguiente ahorro de tiempo.

-         Posibilidad de identificar material bibliográfico que ingresa a la biblioteca y se encuentra en mora para notificar al usuario.

-         Entre otros.

 

A diferencia de la tecnología de banda magnética, la cual a la fecha lleva 12 años de uso en la institución, la misma no cuenta con renovaciones y actualizaciones anuales, y tiene un enfoque exclusivo en control y seguridad del material bibliográfico y aun así haciendo vulnerable al material bibliográfico a perdidas debido a la inadecuada ubicación del mismo o a retiros inescrupulosos de las instalaciones. Así mismo y agravando aún más su particularidad, el nivel de sobrecarga de tareas repetitivas que exige la aplicación de este sistema por parte de los trabajadores del área está asociada con patologías musculo esqueléticas que se presentan en la gran mayoría del personal.

 

·         Ahora bien, como es de considerarse, toda renovación tiene relacionado un costo de implementación y mejora del sistema, para lo cual se analiza el costo beneficio entre los servicios ofrecidos por el sistema actual y el valor de la inversión requerida para la migración a un nuevo sistema que mejore exponencialmente la productividad del área y el estado de salud de los trabajadores.

 

o    Tecnología de bandas magnéticas (sistema actual): $65.000.000 (valor de compra en el año 2007), sin incluir los costos relacionados por ausentismo laboral del personal con presencia de patologías detectadas relacionadas a su uso, perdida permanente de material bibliográfico, desactualización de inventarios, tiempos de personal mal distribuidos por ausencia de una herramienta facilitadora de tareas como lo es por ejemplo el inventario, etc.).

Tecnología por radiofrecuencia (RFID): $160.000.000 (valor cotizado en el año 2018) incluyendo todos los beneficios diagramados a continuación y mencionados en varios numerales de este documento:

Diagrama tomado de propuesta de la empresa Genia Bibliotecas, relacionada con la implementación de tecnologías RFID

 

1.     Sistema de codificación de etiquetas

2.     Sistema portable de captura de datos

3.     Sistema de seguridad del Tag

4.     Sistema de detección de eventos de seguridad

5.     Aplicativo de gestión asistida

6.     Sistema de auto préstamo.

7.     Sistema de auto devolución.

8.     Sistema de conteo de personas

 

Conclusiones: 

·     Durante el estudio se hace evidente la prioridad de intervención en el área de circulación y préstamo de material bibliográfico de las bibliotecas en las instituciones de educación superior, dado que se observa la ejecución de tareas repetitivas que requieren esfuerzo físico y generan posturas inadecuadas por parte de los trabajadores como factores relevantes que afectan el bienestar y la salud física y mental del personal del área, y por ende en forma indirecta, el servicio y la atención brindada a los miles de usuarios que transitan por este espacio académico día tras día.

·     A través de la aplicación de la metodología Check List OCRA a las dos tecnologías de lectura y seguimiento electrónico utilizadas en bibliotecas de instituciones universitarias, se pudo determinar que su modernización a través de la implementación de tecnologías con RFID generan menor desgaste a nivel muscular y de tendones, en extremidades superiores de los trabajadores, dado que la misma, involucra más al usuario en su proceso de préstamo o devolución de material bibliográfico, disminuyendo la carga óseo muscular del personal directo del área y por ende afectando positivamente la incidencia de ausentismo e incapacidades relacionadas con patologías afines a la realización de trabajos repetitivos en miembros superiores y mejorando la productividad dentro de la gestión de actividades en la biblioteca y la reasignación de tareas que beneficien la atención al usuario.

·     Según el modelo predictivo del riesgo de desarrollar trastornos musculoesqueléticos de miembro superior establecido por el check list OCRA, los factores que más aportan a aumentar el nivel de riesgo en una tarea, son los factores de fuerza y postura. Por tanto, el cambio de tecnología en la actividad estudiada es justificada, dado que la tecnología RFID elimina de manera directa la manipulación de pesos al trabajador y disminuye las posturas inadecuadas.

·     En un posible escenario de intervención ergonómica de la actual tecnología por banda magnética, aun disminuyendo el número de préstamos al 5% de la misma actividad, sin tener en cuenta el impacto negativo en el servicio que se le brinda al usuario de la biblioteca, el riesgo en la salud del trabajador se mantendría a nivel medio (Banda –categoría roja), con una probabilidad entre el 10.8% -21.5% de desarrollar desordenes musculoesqueléticos a 10 años (el riesgo aceptable debe ser menor a 5.3%).

·     La posibilidad que brinda la tecnología por RFID de prestar o devolver todos los materiales a la vez, mejora la gestión de préstamo y circulación de material en las bibliotecas, lo que afecta positivamente tanto la productividad del personal como la satisfacción del usuario final, disminuyendo los movimientos de apertura y/o acomodación de cada referencia bibliográfica para su respectiva lectura.

·     Adicional a las actividades analizadas en el presente estudio, la nueva tecnología por RFID optimiza otras tareas realizadas por el personal, lo cual también disminuye la carga generada a nivel de miembros superiores, como lo es la facilidad de realizar el inventario a través del uso de lector portátil con libros en estantería (elimina la manipulación de cada uno de los materiales a través de su acceso a diferentes alturas, cargue, apertura, cierre y ubicación de cada uno) a diferencia del sistema tradicional de banda magnética, control estricto sobre cada ítem de la colección bibliográfica, mejora en los sistemas antihurto, control geoespacial de las colecciones dentro del área de la biblioteca, localización efectiva de material no ubicado en estantería y trabajo autónomo por parte de sus usuarios gracias a las estaciones de autopréstamo y autodevolución.

·     El realizar intervención directa con la implementación de una nueva tecnología para manejo y control del material bibliográfico, disminuye a su vez los factores negativos relacionados con el riesgo psicosocial por el trabajo rutinario que constantemente se desarrolla en este espacio, y que de acuerdo con los estudios propios realizados en este tipo de áreas, de manera constante genera malestar en el clima laboral y por ende afecta la ejecución de las diferentes tareas dentro del área y aumenta la vulnerabilidad de efectos secundarios como accidentes de trabajo y enfermedades comunes relacionadas.

·     De acuerdo con el análisis de ausentismos propios en la biblioteca donde se maneja la tecnología tradicional de banda magnética, se evidencia de forma clara la ocurrencia permanente y repetida de casos de trastornos musculoesqueléticos en el personal, recurrentes, relacionados con patologías como sindrome tunel carpiano, tendinitis, bursitis, tenosinovitis, síndrome de hombro doloroso; esto dado que la carga postural relacionada con la manipulación de cargas y la ejecución de tareas repetitivas que realizan los trabajadores con el uso de este sistema ha venido generando nuevos casos de enfermedad y agravando casos existentes.

·     Ahora bien, aunque es evidente los múltiples beneficios que genera la nueva tecnología a través del sistema de radiofrecuencia RFID tanto para los trabajadores como para el servicio brindado en el área de la biblioteca, no se debe desconocer que la migración de un sistema tradicional a una tecnología con parámetros innovadores, requiere una valiosa inversión de dinero para la compra y actualización de equipos y mobiliario, para las adecuaciones locativas requeridas que garanticen su adecuado funcionamiento, así como también, el tiempo y coste de adaptación de toda la comunidad de usuarios, que incluye, estudiantes, docentes, personal administrativo y visitantes, a esta nueva metodología, incluyendo los tiempos de adaptación, empalme y confiabilidad, todo lo anterior buscando asegurar el éxito de la implementación de un nuevo sistema y la adecuada inversión de los recursos financieros asignados al proyecto.

·         Finalmente, y con el fin de garantizar el éxito del proyecto y por ende la materialización de sus beneficios tanto en el bienestar del personal como en la productividad del área, se hace necesario enfocar los esfuerzos iniciales en generar y mantener la confiabilidad del sistema para maximizar el uso del auto préstamo y auto devolución, y de esta forma aprovechar la mejora de la imagen de este espacio académico dada la modernización de la tecnología como el beneficio directo que trae a los trabajadores el eliminar tareas repetitivas en su desempeño y poder asignar nuevas tareas de carácter organizativo y administrativo que no generen mayor impacto sobre su estado de salud y que garantice a los usuarios una gestión 100% fiable del material bibliográfico que utilizan.

Agradecimientos: 

El apoyo de Colmena Seguros en el fomento a la formulación y ejecución de proyectos que beneficien el bienestar de los trabajadores ha sido indispensable para el planteamiento y desarrollo de intervenciones innovadoras y mejoradas en el ámbito laboral. A su vez, el compromiso y empoderamiento de los directores de las bibliotecas y del personal del área para el desarrollo de este proyecto facilitaron la obtención de la información actual, la búsqueda de beneficios y el acceso a las diferentes opciones tecnológicas utilizadas en el desarrollo de estas áreas académicas

Referencias bibliográficas: 

·         FANTI, M.Check list OCRA y Cursograma – Ergonomía y organización del trabajo. Italia, 2016

·         GENIA BIBLIOTECAS. Propuesta de plataforma de productividad y analítica de datos para bibliotecas. Colombia, 2018.

·         UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CATALUNYA. Método OCRA: Evaluación del riesgo asociado a movimientos repetitivos. Barcelona, España.

·         FASECOLDA,2017.https://fasecolda.com/index.php/sala-de-prensa/noticias/2017/agosto/sector-agosto-17-2017/

·         Guía de Atención Integral Basada en la Evidencia para Desórdenes Musculoesqueléticos (DME) relacionados con Movimientos Repetitivos de Miembros Superiores (Sindrome de Túnel Carpiano, Epicondilitis y Enfermedad de De Quervain (GATI- DME). Ministerio de la Protección Social, Colombia, 2006.

 

·         Guia de Atención Integral Basada en la Evidencia para Hombro Doloroso (GATI- HD) relacionado con Factores de Riesgo en el Trabajo. Ministerio de la Protección Social, Colombia, 2006.