En casa no se pierde el tiempo: el éxito del teletrabajo implica una eficaz autogestión de la jornada laboral

El metro que no llega, el primer cafelito del día en la maquina mientras 'se enciende el ordenador', comentar el fin de semana, comentar el partido del Madrid, comentar el último enganchón político, el cigarrito de las 11, el atasco monumental en el taxi en el trayecto a visitar al cliente, el segundo cafelito (rápido) antes de volver a la oficina, la reunión con marketing que empieza 20 minutos tarde porque se ha retrasado el jefe, ese mismo jefe que se cruza más tarde contigo por el pasillo y se acuerda de algo 'super urgente' y te lo encasqueta sin molestarse en preguntarte si estabas con otra cosa, la comida fuera con la gente del departamento que se alarga más de la cuenta, el compañero que te pide ayuda con una hoja Excel porque 'es que soy un negado para estas cosas', el amigo de Contabilidad que se pasa por tu sitio para invitarte a una barbacoa en su casa el domingo…

Ninguno estos 'ladrones de tiempo' habrán podido importunar a los miles de trabajadores que llevan dos meses largos trabajando desde sus casas a causa del estado de alarma. Algo que, sobre el papel, debería haberles ayudado a gestionar mejor su tiempo y a ser más productivos. ¿O no? ¿Cómo está siendo la gestión del tiempo en este periodo de teletrabajos forzosos? "En casa, como en cualquier otro entorno, puede haber muchas distracciones, sobre todo si tienes menores de edad o personas dependientes a tu cargo", comenta Magalí Riera, directora académica de EAE Business School.

Además, recuerda Yolanda Díaz Villarrubia, experta en gestión de Recursos Humanos e Innovación, no es lo mismo hablar de un programa de teletrabajo organizado voluntariamente por la empresa en una situación de normalidad que de uno improvisado por las circunstancias. "En un estado de confinamiento es más difícil optimizar el tiempo porque la misma excepcionalidad de la situación condiciona nuestra atención, motivación y gestión emocional. Estamos en casa, con familiares a quienes cuidar, sin poder salir y sometidos a una gran presión e incertidumbre".

¿Y quién dijo que el teletrabajo no tiene distracciones? Durante este periodo sin colegios han cobrado protagonismo unas en particular, de pequeño tamaño pero muy revoltosas y especialmente demandantes, que han obligado a los trabajadores a multiplicarse: profesionales, padres y ahora también profesores. "En esta situación de confinamiento los roles profesional y personal dentro de un entorno familiar se mezclan, la planificación y coordinación es más difícil de gestionar porque se integran en nuestra agenda actividades domésticas, educativas y de cuidado con las de trabajo. Este cambio de 'chip' constante desgasta y no nos ayuda a gestionar con eficacia", señala Díaz Villarrubia.

Hay que aprender a diferenciar el tiempo entre la familia y el trabajo

En estas semanas se han hecho virales numerosos videos de periodistas y otros expertos que son interrumpidos en plena crónica, webinar o entrevista en directo por la irrupción en la estancia de sus hijos. Aunque, apunta Joan Pons, CEO de WorkMeter, los niños pequeños no son los únicos que necesitan ser educados acerca de lo que significa teletrabajar. "Seguimos asociando mentalmente el trabajo a un lugar, y automáticamente asumimos que si una persona está en ese lugar, estará trabajando. Y antes, como estábamos todos en las oficinas, esa asociación podía ser válida, pero ahora no. Nuestra familia tiene que saber que el hecho de estar en casa no significa que no estés trabajando. Y los clientes y compañeros tienen que entender que porque estés físicamente en casa no quiere decir que estés todo el tiempo disponible para atender sus consultas", reclama.

Se mantiene la productividad

A pesar de todo, los niveles de productividad no se han desplomado durante estas últimas semanas. Al contrario. Según el estudio "Trabajando desde casa durante la COVID-19", lanzado por Colliers International a mediados de marzo, el 53% de los encuestados considera que su productividad no ha variado como consecuencia del teletrabajo, y otro 24% cree que ha aumentado. ¿Quiere decir esto que el teletrabajo funciona? Sí. Aunque también, puntualiza Magalí Riera, a costa de pagar un alto precio. "Ante una situación de inestabilidad e inseguridad como la actual, la gente tiende a volcarse más en el trabajo, y esto ha hecho que los trabajadores hayan extendido las jornadas laborales en un promedio de dos horas diarias", estima.

El informe de Colliers también refleja que el 55% de los encuestados se considera capaz de realizar su trabajo mejor o mucho mejor desde casa que estando en la oficina. Aunque todo depende del tipo de trabajo del que se trate. Para la profesora Riera, la actividad remota está especialmente indicada para la realización de "aquellas tareas que requieran reflexión, concentración, creatividad o un análisis con cierta profundidad, y también para aquellas de tipo más administrativo", resume. Lógico. La disminución de distracciones siempre ha sido uno de los principales argumentos de los defensores del teletrabajo. Pero a la ventaja de no tener compañeros ni jefes cerca que nos molesten con sus interrupciones, se opone el inconveniente de que tampoco están a mano para ayudarnos cuando los necesitamos.

Recomendaciones prácticas

La tecnología ha acudido al rescate para paliar la sensación de aislamiento del teletrabajador. Según datos de Microsoft, el tiempo medio de conexión a Teams, su herramienta estrella de comunicación y trabajo en equipo, aumentó en España en más de una hora cada día durante el periodo comprendido entre el 1 y el 31 de marzo. "El mundo se está dando cuenta de que podemos comunicarnos y trabajar eficazmente y de forma productiva, desde cualquier lugar. No hace falta ir a la oficina. Tu oficina, gracias a las herramientas tecnológicas, está donde tú estás", dice Miguel Ángel Cervera, director de ModernWorkplace y Ciberseguridad de Microsoft en España. Para este experto, lo importante no es desde dónde se trabaja, sino cómo. Y aconseja: "Para trabajar de forma remota es muy importante una buena planificación de la carga de trabajo y del tiempo. Gestionar las tareas y repartirlas, teniendo en cuenta objetivos que podemos marcar de forma diaria o semanal, es clave para una buena gestión del tiempo".

"Como no hay tiempo para todo, es necesario simplificar y ser más efectivos que nunca"

Yolanda Díaz Villarrubia recomienda realizar una planificación real de tareas y prioridades cada 24 horas que integre compromisos personales y profesionales. En ese sentido, advierte, "tendemos a ser poco realistas, porque la pura verdad es que no hay tiempo para todo". Por eso, insiste: "es necesario simplificar y ser más efectivos que nunca". Esta experta sugiere comenzar la jornada laboral con una revisión de la agenda y después realizar una reunión o llamada "para 'conectar' con el mundo profesional y arrancar, así, de manera simbólica la jornada". Establecer un horario tope de terminación, "aunque sea muy tarde", es otro must. De lo contrario, avisa, "iremos ampliando ininterrumpidamente la jornada con tareas postergadas y entraremos en una dinámica de cansancio acumulado que afectará negativamente a nuestra productividad y nos hará bajar nuestro ritmo de trabajo".

En esa agenda del teletrabajador también es muy importante incluir el tiempo de descanso y desconexión. Para leer, para ver una serie, para hacer bicicleta estática, para jugar con los niños, para cocinar un arroz al horno, para echarse una siesta o para no hacer nada de nada. Joan Pons propone planteárselo como un pacto con uno mismo. "El confinamiento nos ha devuelto de golpe la facultad de gestionar nuestro propio tiempo. Pero esa facultad implica más responsabilidad y compromiso con el uso que hacemos del mismo. Y no sólo para trabajar, sino también para parar cuando toca parar".