"Sí / No", la sencilla lista de seguimiento para cambiar con éxito un hábito

No importa lo sofisticada que sea su estrategia (o estrategias) para librarse de los malos hábitos y crear otros buenos. Siempre tendrá menos posibilidades de lograrlo si no monitoriza y revisa con regularidad sus avances. Tomar nota de las mejoras de cada día le animará a seguir adelante. Asimismo, al identificar dónde se está quedando por debajo de lo esperado, podrá detectar patrones negativos y modificará su comportamiento de modo que no se sentirá atrapado por hábitos que parezcan poco naturales o que no produzcan un cambio real.

Piense en el caso del jefe de personal del CEO de una empresa de tecnología. Los compañeros de Yi-Min creían que se le daba mal escuchar, microgestionaba el trabajo y no respetaba el tiempo de los demás. Su jefe quería que se esforzara en ser más considerado y empoderar a los demás. Después de recibir unos comentarios especialmente hirientes de un compañero que confirmaron lo que su superior ya le había comentado, Yi-Min prometió que se convertiría en un mejor líder. Juntos, elaboramos un plan para ayudar a Yi-Min a lograr sus metas.

Yi-Min empezó por crear tres objetivos a conseguir, una para cada área en la que le habían evaluado de manera negativa. Aspiraba a escuchar mejor, reducir la microgestión y valorar el tiempo de los demás. Mientras que estas metas eran ambiciosas y encomiables, ninguna era medible. Teníamos que identificar maneras de mejorar su gestión que sí pudieran monitorizarse y evaluarse con regularidad. Esto es lo que definimos:

• Escuchar mejor: asistir a una reunión al día sin dispositivos electrónicos.

• Microgestionar menos: utilizar la técnica del dial de la delegación durante las reuniones cara a cara y a dos con los miembros de su equipo para reducir el control sobre ellos y empoderarlos para asumir nuevas responsabilidades.

• Valorar el tiempo de los demás: limitar los mensajes instantáneos a dos al día entre todos los compañeros.

Fíjese en que, para cada meta, sólo se escogió una pequeña tarea. Asumir grandes tareas, o demasiadas tareas de golpe, nos abruma. Tendrá más probabilidades de poner en práctica algo nuevo si la tarea que requiere es pequeña. Una vez la cumpla, podrá probar una actividad nueva o aumentar la complejidad de la tarea original. Por ejemplo, para escuchar más y mejor, Yi-Min podría haber dejado todos los dispositivos fuera de su alcance para cada reunión, pero eso sería un cambio difícil de hacer. En su lugar, empezó con una reunión al día. Desde allí, pudo decidir si aumentar el número de reuniones libres de dispositivos o plantear otra actividad o tarea que le ayudara a escuchar mejor.

Una vez que identificó sus tareas, a Yi-Min le habría resultado fácil seguir adelante con su trabajo diario a la vez que con un plan para realizar cada una de sus nuevas tareas. Pero esto habría sido un error. Probablemente habría empezado con fuerza, para después disminuir su dedicación al distraerse con las tareas rutinarias y volver a sus antiguos hábitos. En su lugar, Yi-Min necesitaba un seguimiento proactivo de sus avances diarios.

Para ello, recomiendo utilizar una sencilla tabla de seguimiento llamada la "Lista Sí". De este modo, Yi-Min podría comprobar de un vistazo en qué tareas estaba dando los pasos correctos hacia el cambio y en qué otras debería esforzarse más. Si la mera idea de un ejercicio diario ya le aterra, no se preocupe: esto no le llevará más de dos minutos al día.

Simplemente compruebe y anote cada día si logró o no sus objetivos o tareas diarias con una lista de verificación: emplee una "S" para "Sí" y una "N" para "No. Vea la lista de Yi-Min abajo.

Coloque su "Lista Sí" en formato electrónico en alguno de sus dispositivos como el ordenador o el teléfono, o ponga directamente una copia física en algún sitio donde la vea con regularidad. Programe también algún tipo de alerta diaria que le recuerde que debe rellenarla al final del día. Monitorizar los resultados le permitirá ver sus progresos con solo una mirada. La mayoría de las personas se siente realizada al sumar al final del día las eses y enes acumuladas.

Tras varias semanas anotando y revisando sus hábitos, evalúe si existe algún patrón que necesite modificar. Hacerlo le permitirá ver sus aciertos –y errores– y le ayudará a identificar el posible origen de los problemas.

Por ejemplo, cuando Yi-Min y yo revisamos sus patrones de conducta, Yi-Min se percató de que evitaba delegar de manera apropiada los lunes. Él mismo se dio cuenta de la razón: al principio de cada semana se reunía con un empleado cuyo rendimiento se encontraba por debajo de lo esperado. Yi-Min tenía miedo de delegar tareas en él porque temía recibir un trabajo deficiente a cambio. Una vez que lo comprendió, tuvo una conversación muy distinta en la próxima reunión privada con el empleado en cuestión. Le proporcionó asesoramiento y valoraciones más directas sobre su trabajo en lugar de asumirlo de manera indirecta. De no haberlo hecho, quizá tampoco hubiera llegado nunca a abordar el verdadero motivo subyacente de su dificultad para delegar.

Estudiar sus formas de actuar también le permitió a Yi-Min reconocer cuándo estaba preparado para introducir un nuevo hábito a seguir a fin de alcanzar su meta. Después de practicar con una reunión al día sin dispositivos electrónicos, Yi-Min empezó a aumentar de forma gradual el número de reuniones libres de dispositivos hasta que, cuatro meses después, ya no utilizaba ningún dispositivo en ninguna reunión. Es más, dejo de anotar sus reuniones sin dispositivos porque las había convertido con éxito en un nuevo hábito, en una nueva costumbre. Tenía la energía y la concentración necesarias para trabajar en una costumbre nueva. Yi-Min reemplazó la tarea "sin dispositivos" de la lista con otra relacionada con su meta de escuchar mejor: parafrasear lo escuchado al menos una vez al día. Siguió el patrón de crear un hábito y añadir otro nuevo para cada una de sus tres metas. Un año después, el equipo de Yi-Min consideraba que éste escuchaba mejor, le veía como un colaborador considerado y un mánager capacitador.

Usted puede fijarse metas para lograr sus sueños o mejorar su conducta, pero si no introduce cambios y acciones capaces de ser evaluadas y medidas volverá a sus viejos hábitos de nuevo. Tome el tiempo necesario para identificar cómo alcanzar sus metas. Empiece con pasos pequeños y tome nota de sus mejoras. Pronto, podrá descubrir que ha desarrollado unos nuevos, y positivos, hábitos profesionales.