¿Tienes una reunión online? Evita estos errores

El mercado de las soluciones de videoconferencia está experimentando un espectacular crecimiento en los últimos años. Según los especialistas en desarrollo de soluciones de conferencia web, las reuniones online son una realidad asentada que disminuye costes y aumenta la productividad de las empresas.

Sin embargo, se ha advertido sobre los errores que se cometen a la hora de llevar a cabo una reunión de este tipo. Estos son algunos de ellos:

Pensar que es presencial. Uno de los primeros errores que se cometen a la hora de abordar una reunión online es pensar que es igual que una presencial. Hay que tener en cuenta que es a través de una pantalla, lo que implicará una serie de aspectos en la comunicación diferentes a si se tiene a las personas enfrente. Por ejemplo, los gestos más sutiles no serán captados igual por todos, por lo que hay que centrarse más en la comunicación verbal o escrita que en la no verbal.

No tener a mano la documentación. En todo tipo de reunión hay que tener a mano la documentación necesaria para el desarrollo de la misma. Sin embargo, en los meeting online esa máxima es más importante si cabe. “Es imprescindible contar con todos los documentos que se van a querer mostrar, compartirlos y no tenerlos guardados en carpetas olvidadas y a las que no se tiene un acceso directo. Si nos ponemos a buscar un documento, seguramente los asistentes puedan ver archivos que no son objeto de la reunión”.

Dejar abiertos otros programas. Uno de los errores que más se repiten en los encuentros que se realizan a través de soluciones de conferencia web es dejarse abiertos otros programas. En este punto, es muy molesto que, por ejemplo, entre un correo nuevo y aparezca el aviso, con el correspondiente sonido o, incluso, con la ventana de mensaje. “Es importante evitar esto. No solo por el ruido y la interrupción que supone sino por la falta de confidencialidad que esto supone”, añaden desde Digital Samba, especialistas en el tema.

Fuente: RRHH press