Tres estrategias organizativas para la gestión del Archivo Personal

Una parte ineludible de nuestra eficiencia personal está ligada al manejo de un ingente volumen de información. En el método POHer©, para la efectividad personal, esto se tiene muy en cuenta en la primera de sus cinco operativas: Preparar los repositorios vinculados a ella. Específicamente el Archivo de Temas Abiertos y el Archivo Personal.

La forma tradicional de organizar los cientos de miles de documentos que pululan por nuestros discos duros han sido las carpetas o directorios. A fin de cuentas, están con nosotros desde el principio de los sistemas operativos: Mac, Windows, Linux o incluso previos. Es, para cualquier usuario básico en informática, la manera más sencilla e intuitiva de guardar y buscar información. Pero, sin irnos a grandes complicaciones, hay otras posibilidades.

Estrategias de organización personal, tres perfiles: filer, piler o searcher

El nuevo CEO de Evernote, Ian Small, hablaba, en una reciente entrevista, de tres perfiles que, desde hace 25 años, diseñan su estrategia de organización documental en base a: carpetas, etiquetas y búsquedas directas.

ElFiler (o carpetero) monta una estructura de carpetas y subcarpetas en las que va distribuyendo cuidadosamente sus archivos.

El Piler (o amontonador) va haciendo montoncitos de cosas y poniéndoles etiquetas. Abunda menos porque tradicionalmente los sistemas operativos no han brindado la posibilidad de etiquetar contenidos. Salvo que utilizaras un esquema de nombres de ficheros prediseñado, rígido, pero, sobre todo –lo más complicado-, persistente y fiable en el tiempo.

El Searcher (o buscador) confía tanto en la potencia de su motor de búsqueda que decide no invertir tiempo en el almacenaje. Es el que deja todo… “por ahí” en un grandísimo saco sin prestar atención… Y cuando necesita encontrar algo sabe manejarse bien (…o no tanto…) con la clásica ventanita de búsqueda. Al estilo Google.

¿Cuál es el mejor sistema para organizar tu archivo?

Cada una de estas estrategias tiene pros y contras. Y la mejor de todas es seguramente una adecuada combinación de unas y otras.

Pongamos un ejemplo.

Si para ordenar tus fotos te ciñes a las carpetas (años > meses > eventos…) siempre tendrás la duda de si esa foto en particular no deberías guardarla en otro sitio. En realidad, habrá algunas fotos -y otros ficheros en general-, que puedan perfectamente estar en diferentes carpetas. Pongamos un ejemplo para entenderlo mejor:  las fotos de la fiesta sorpresa por el 50 aniversario de tu mujer, ¿deberían estar en la carpeta de ‘Mayo 2019’, en la de ‘Bea’ o en la de ‘Celebraciones’? ¡En las tres! ¡Ah! ¡Pero sólo puedes elegir una! Manejar varias copias de un mismo fichero es una opción que ni contemplamos.

Esa limitación es, precisamente, la que superas con las etiquetas. Las etiquetas son un conjunto tipificado de características que nosotros vamos desplegando. Podemos pensar en ellas como en “rasgos” con los que vamos calificando nuestros ficheros. Lo superinteresante de las etiquetas es que, de la misma forma que un fichero puede tener muchos “rasgos” (=estar relacionado con diferentes temas, personas, ubicaciones, fechas…), un fichero puede tener muchas etiquetas. Y eso facilita muchísimo su posterior búsqueda.

Si volvemos al ejemplo anterior. Con el sistema de carpetas tendrás que recordar exactamente qué criterio aplicaste. Y luego, dar con la carpeta concreta. Con el buscador, debes prestar mucha atención a la hora de renombrar el fichero. Mientras que con un sistema de etiquetas sólo tendrás que recordar aquella característica del fichero que intuitivamente relaciones con él y tus posibilidades de encontrar lo que buscas serán muy superiores.

Este tema tiene, en realidad, mucho que profundizar. Porque, así como es intuitivo, y casi obligatorio, indicar una carpeta siempre que vamos a guardar un fichero, para asignar etiquetas hay que ser mucho más disciplinado si luego quieres obtener resultados. Conocemos de sobra el manejo de las carpetas con el Windows Explorer o con el Finder del Mac. Pero… ¿se pueden usar etiquetas en el sistema operativo sin más? Se puede. Más o menos. Pero eso ya será materia de otro post.

Este artículo ha sido creado por Rafa García, fundador de Valor 2.0 y profesor del Curso Efectividad personal para la Prevención del Estrés que se imparte en modalidad online desde el campus UPCplus del CERpIE-UPC (Universitat Politècnica de Catalunya).