Cada vez más las empresas necesitan herramientas de gestión que permitan dar respuesta a las exigencias legales, normativas o definidas por la propia organización de una manera controlada y eficaz. Así mismo, se requiere que la documentación generada por el sistema sea la justa y necesaria para poder fácilmente asegurar la adecuación de las actividades y evidenciar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
La aparición de la nueva estructura de las normas ISO que unifican el contenido de los diferentes sistemas de gestión, así como la edición de la norma ISO 45001:2018 en substitución a la OHSAS 18000 facilitan la integración de diferentes aspectos de Prevención y Medio ambiente, evitando duplicidades de actividades, recursos y burocracia
Nuestro hospital lleva desde el año 2000 trabajando con un sistema de gestión integrada de Prevención y Medio ambiente, que se ha ido adaptando a las nuevas exigencias y evolucionando hacia el sistema documental actual mucho más concreto y simplificado del que era en sus inicios, que facilita su control y seguimiento.
Las primeras acciones que se realizaron para poder valorar la integración de los dos sistemas Prevención (PRL) y Medio Ambiente (MA) fueron analizar los documentos exigibles legalmente, por normativa o por la organización, valorar los puntos en común y unificar los documentos que eran factibles de esta integración.
Se comprobó que a nivel de documentos básicos generales como el Manual, política, documentos de contexto de la organización, partes interesada o el análisis de riesgos y oportunidades esta unificación era fácilmente posible siguiendo las directrices de las normas ISO.
No obstante, la integración total a nivel de procedimientos no era posible ya que existen actividades específicas de prevención de riesgos laborales que no tienen relación con el medio ambiente y viceversa.
El resultado de este análisis determinó el diseño de una estructura de sistema documental donde existe una parte integrada, una parte específica de Prevención y una parte específica de Medio Ambiente. Todo este sistema permite dar cumplimiento a la legislación y normativa aplicable.
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Los documentos básicos que conforman el sistema de gestión son:
Manual de Prevención y Medio ambiente
Documento básico que recoge el conjunto de elementos de la organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos
Política de Prevención y Medio ambiente
Documento que refleja las intenciones y dirección de la organización en materia de prevención de riesgos y medio ambiente expresada formalmente por la alta dirección
Análisis de contexto
Documento que recoge las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para alcanzar los resultados previstos del sistema de gestión de Prevención y Medio ambiente
Tabla de partes interesadas
Documento que analiza las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas
Matriz de riesgos y oportunidades
Documento que determina los riesgos y oportunidades para el sistema de gestión que son necesarios abordar para lograr los resultados previstos (DAFO)
Procedimientos de Gestión
Son los documentos que describen las distintas actuaciones previstas en el sistema de gestión, en los que se indica fundamentalmente sus objetivos, los responsables de realizarlos y en qué circunstancias son exigibles y como han de aplicarse, con los registros a cumplimentar para evidenciar y controlar lo realizado.
Nuestro centro tiene establecidos los siguientes procedimientos
1. Procedimientos integrados
1.1 Requisitos legales y normativos
Objetivo: Identificar y actualizar todos los requisitos de Prevención y Medio ambiente aplicables a las actividades de la organización y evaluar su cumplimiento
1.2. Objetivos y Planificación
Objetivo: Establecer objetivos con el fin de conseguir los principios de la política de Prevención y Medio Ambiente y programar actividades y recursos para llevarlos a cabo.
1.3. Información, formación y competencia
Objetivo: Asegurar que el personal del Hospital dispone de la adecuada información, formación y competencia en materia preventiva y medioambiental para desarrollar sus funciones con la correcta protección frente a los riesgos y la mínima repercusión al medio ambiente.
1.4. Comunicaciones y sugerencias de mejora
Objetivo: Establecer el sistema para recoger y registrar las comunicaciones y sugerencias de mejora por parte de los trabajadores, colaboradores, proveedores y público en general, con el fin de ser analizadas y aplicadas en su caso.
1.5. Equipos de inspección y medida
Objetivo: Vigilar para que los equipos de inspección y medida que se utilicen en las actividades de prevención y medio ambiente se encuentren en estado correcto de funcionamiento y eficacia.
1.6. Accidentes e incidentes
Objetivo: Comunicar, registrar, investigar y tramitar los accidentes/incidentes laborales y medioambientales con la finalidad de poder evitarlos.
1.7. Emergencias
Objetivo: Establecer las actuaciones que garanticen que frente a una emergencia se minimizan las consecuencias y se optimiza la utilización de los medios de protección y actuación.
1.8. Trabajadores externos
Objetivo: Asegurar que las actividades realizadas por empresas o personal externo contratado o subcontratado se ejecutan bajo las medidas y normas de seguridad y medio ambiente.
1.9. Información documentada
Objetivo: Controlar, mantener y tener disponible toda la documentación necesaria para el desarrollo del Sistema de gestión de Prevención y Medio ambiente.
1.10. Medidas correctivas y preventivas
Objetivo: Asegurar que las medidas correctivas y preventivas acordadas se aplican adecuadamente y cumplen los requisitos pronosticados
1.11. Participación y consulta
Objetivo: Garantizar la correcta participación y consulta de los trabajadores y colaboradores en temas que afecten la seguridad, salud laboral y medio ambiente.
1.12. Acogida
Objetivo: Asegurar que los nuevos trabajadores reciben la información y formación suficiente en materia de prevención de riesgos y medio ambiente y reconocimiento médico si es necesario.
1.13. Auditorias
Objetivo: Determinar la idoneidad y efectividad de la implantación del Sistema de gestión de prevención y medio ambiente.
1.14. Revisión del Sistema
Objetivo: Determinar el grado de adecuación y eficacia ia del Sistema de Gestión de Prevención i Medio Ambiente por parte del Comité de Dirección
1.15. Control de cambios
Objetivo: Garantizar que se identifican y se analizan los posibles cambios estructurales y/o organizativos que puedan afectar a la seguridad y salud de los trabajadores y al medio ambiente y en su caso tomar las medidas necesarias.
2. Procedimientos específicos de Prevención
2.1 Evaluación de riesgos laborales
Objetivo: Identificar y evaluar los riesgos del puesto de trabajo inicial y periódicamente para poder planificar actuaciones para eliminarlos o minimizarlos
2.2 Vigilancia de la Salud
Objetivo: Realizar los controles sanitarios necesarios para determinar la repercusión de las condiciones de trabajo sobre la salud y cuidar por su aceptable estado.
2.3. Trabajadores especialmente sensibles
Objetivo: Garantizar que se identifica y recibe la protección adecuada aquel personal que por sus características personales o estado biológico, físico, psíquico o sensorial sean especialmente sensibles a los riesgos derivados del trabajo.
2.4. Equipos de Trabajo
Objetivo: Garantir una correcta selección, adquisición, ubicación, uso y mantenimiento de los equipos de trabajo
2.5. Equipos de protección individual
Objetivo: Garantir una correcta selección, adquisición, ubicación, uso y mantenimiento de los equipos de trabajo
3. Procedimientos específicos de Medio Ambiente
3.1 Aspectos ambientales
Objetivo: Establecer la metodología para identificar y evaluar los aspectos ambientales directos, indirectos y potenciales del centro y determinar aquellos que son significativos
3.2. Control operacional, seguimiento y medida
Objetivo: Asegurar que las actividades que tienen incidencia en el medio ambiente se desarrollan en condiciones controladas
3.3. Declaración ambiental
Objetivo: Facilitar al público y a otras partes interesadas la información medioambiental respecto al impacto de las actividades del centro y mostrar una mejora permanente del comportamiento ambiental de la organización
El resultado de esta integración de aspectos ambientales con prevención de riesgos laborales, conlleva al diseño de una estructura de sistema documental que da respuesta a los requisitos normativos de las normas ISO como se evidencia en esta tabla.
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Los documentos del sistema que han resultado más cómodos integrar mediante las normas ISO 45001 y 14001 son los de carácter general:
- Manual de gestión: al ser el sistema de gestión común para la Prevención y el Medio ambiente se pueden recoger en un único documento la organización, los procesos y recursos.
- Política: los criterios de mejora continua y de contenido de la política en las dos normas son similares
- Análisis de contexto: el análisis de contexto se realiza tanto desde punto de vista de afectación a la seguridad y salud como al medio ambiente.
- Partes interesadas: la identificación de las partes interesadas, el análisis de sus necesidades y el mecanismo de respuesta que se les da se realiza teniendo en cuenta los dos sistemas
- Riesgos y oportunidades: se analizan abordando la afectación tanto en la consecución de objetivos ambientales como preventivos.
A nivel de procedimientos, esta integración no resulta tan factible debido a la idiosincrasia de los objetivos de cada sistema. Actividades como la evaluación de riesgos, la vigilancia de la salud, el control de equipos de protección individual entre otros conceptos son propios de la Prevención de riesgos laborales y no se interrelacionan con el sistema de gestión ambiental. Así mismo, la evaluación de aspectos ambientales y la declaración ambiental son actividades propias del sistema de gestión ambiental. Todas estas peculiaridades quedarían recogidas dentro del apartado control operacional de las normas.
De los 23 procedimientos de gestión que tiene nuestro sistema, 15 son integrables totalmente, 5 son específicos del sistema de Prevención de riesgos laborales y 3 específicos para el sistema de Medio ambiente. Por tanto, en términos generales el nivel de integración es elevado.
Independientemente de que la organización desee o no tener sus sistemas certificados según las normas ISO, la utilización de la estructura de las normas ISO 45001:2018 y ISO 14001:2015 permite la integración documental de los sistemas de Prevención y Medio ambiente, evitando de esta manera duplicidades de actividades, recursos y burocracia.
Al equipo de Mantenimiento y al Servicio de Prevención del Hospital Sant Joan de Déu de Barcelona por su compromiso y participación activa en la consecución de los objetivos de Prevención y Medio Ambiente
ISO 45001:2018 - Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos con orientación para su uso
UNE-EN ISO 14001:2015-Sistemas de gestión ambiental –Requisitos con orientación para su uso
Guía técnica para la integración de la prevención de riesgos laborales en el sistema general de gestión de la empresa (2015). INSHT
Abad J. Dalmau I. Vilajosana J. (2014). Taxonomic proposal for integration levels of manegement systems based on empirical evidence and derived corporate benefits. J Clean Prod 78:164-173.
Bestraten M. y otros (2003). Manual de procedimientos de prevención de riesgos laborales. Guía de elaboración. Madrid. INSHT
Bestratén M. ,Carboneras M.A. (2001) .NTP 576: Integración de sistemas de gestión: prevención de riesgos laborales, calidad y medio ambiente. Madrid. INSHT
Bestratén M. (2001) NTP 591: Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales (III): registros documentales. Madrid. INSHT
Bestratén M., Nadal O. (1998) NTP 485-484: Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales (II) i (II). Madrid. INSHT