Diseño un programa de trabajo base y de acta de reunión de comites paritarios de higiene y seguridad, como herramienta maestra de gestión preventiva

Krause, WillyExperto en Prevención de Riesgos / Unidad Prevención Agencia Ovalle / Subgerencia de Prevención de Riesgos / Gerencia Regional La Serena IV Región / ASOCIACIÓN CHILENA DE SEGURIDAD; ACHS; Miguel Aguirre Perry Nº 132, Ovalle/ Coquimbo, Chile+56 53 624217/ wkrause@achs.cl Campusano, PauloExperto en Prevención de Riesgos / Unidad Prevención Agencia Ovalle / Subgerencia de Prevención de Riesgos / Gerencia Regional La Serena IV Región / ASOCIACIÓN CHILENA DE SEGURIDAD; ACHS; Miguel Aguirre Perry Nº 132, Ovalle/ Coquimbo, Chile+56 53 624217/ pcampusano@achs.cl Cortes, AdolfoExperto en Prevención de Riesgos / Unidad Prevención Agencia Ovalle / Subgerencia de Prevención de Riesgos / Gerencia Regional La Serena IV Región / ASOCIACIÓN CHILENA DE SEGURIDAD; ACHS; Miguel Aguirre Perry Nº 132, Ovalle/ Coquimbo, Chile+56 53 624217/ pcampusano@achs.cl

ABSTRACT

Una buena parte de los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad no han elaborado un Programa de Trabajo para su gestión, de igual forma, las actas de reuniones, no contienen información útil para la gestión adecuada de los peligros en las empresas y no permite dar cumplimiento ordenado ni sistemático a las obligaciones y funciones que define el Decreto Nº 54 sobre estas materias. Lo que hace necesario, contar con documento único que permita contar con un programa de trabajo y disponer de un documento que mensualmente "audite” al comité en el cumplimiento de su programa y de sus funciones que establece la legislación vigente.

Palabras clave:

Gestión, Comité Paritario, Acta reunión, Programa de trabajo.

Los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad son organizaciones que son formadas por mandato de la Ley N 16744, y que responden a una serie de funciones reguladas por el Decreto Nº 54 el cual aprueba el reglamento para la constitución y funcionamiento de los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad.

Una de esas funciones es que el Comité tenga un programa de Trabajo, que incluya acciones de control de peligros, acciones de difusión, investigación de accidentes y la prescripción de medidas preventivas que sean necesarias; ahora la realidad señala que esta practica es muy deficiente, sea en cantidad, como en contenido.

La situación es a nuestro juicio muy precaria en este tema, los niveles son tan bajos, que de alrededor de 100 comités paritarios solo 4 han enviado a la Achs un programa de trabajo.

Por lo anterior, y entendiendo que los Comités Paritarios son entes con un alto potencial de impacto en el desarrollos de cultura preventiva, es que diseñamos para ellos un Programa de Trabajo Tipo que responda a las funciones descritas por el Decreto Nº54 y una Acta de Reunión que sea de alguna forma auditor de la Gestión, de esta forma simplificar el trabajo de los Comités Paritarios.

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO, JUSTIFICACIÓN, OBJETIVOS, RESULTADOS ESPERADOS

Objetivo “Diseñar un PROGRAMA DE TRABAJO y ACTA DE REUNION tipo para apoyar la gestión de los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad.”

Las Bases del Proyecto, consideran que los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad básicamente Cumplan con las Obligaciones y Funciones que le asigna el Decreto Nº 54 de forma simple pero ordenada, considerando que:

• Que los Comités Paritarios no tienen Programas de Trabajo.
• Que las Actas de Reuniones no reflejen el cumplimiento de las funciones de los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad.
• Que los Formatos usados en las actas de reuniones son débiles en su contenido y no registran ningún tipo de avance.
• Que se hace necesario reducir la siniestralidad (gravedad de los accidentes) y accidentalidad que se ha deteriorado (frecuencia de accidentes) como los costos asociados a  estos tanto para las empresas como para el Administrador del Seguro (Achs, Asociación Chilena de Seguridad);

Justificación del Proyecto

El Proyecto persigue los siguientes Objetivos:

• Diseñar un Programa de Trabajo, que incluya actividades que permitan de forma simple dar cumplimiento a las funciones de los Comités Paritarios según establece el Decreto Nº 54.
• Proponer Indicadores básicos de Gestión que permita evaluar la gestión paritaria en forma mensual.
• Diseñar un acta de reunión que sea un documento auditor del programa de trabajo del Comité Paritario y un documento base y único de comunicación del Comité con la Gerencia , Trabajadores y Organismos Relacionados
• Aportar a la gestión preventiva de comités paritarios entregando una metodología de trabajo simple.

A continuación se enumeran las Actividades desarrolladas para la elaboración del proyecto y que más adelante se desarrollan individualmente.

Las etapas descritas mas adelante, permiten alcanzar y dar razón a las justificaciones anteriormente descritas.

Etapas del Proyecto

Revisión de Actas de Reuniones recibidas en Achs Ovalle

Revisión de Programas de Trabajo de Comités Paritarios de Higiene y Seguridad Confección de Modelo de Programa de Trabajo

Confección de Modelo de Acta de Reunión

Despliegue y Validación en Encuentro Anual de Comités Paritarios de Higiene y Seguridad en la Provincia de Limarí y Provincia de Elqui.

Control de Cumplimiento en Empresas

DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS

Revisión de Actas de Reuniones recibidas en Achs Ovalle

Se revisan actas de reuniones de comités paritarios de distintas empresas, encontrando realidades muy dispares, pero en general la situación describe que:

• No se mantiene un correlativo de Reuniones.
• No se controla asistencia de Titulares o Suplentes.
• Puntos Tratados son vagos y sin orientación a  objetivos (cumplimiento de obligaciones)
• Acuerdos Adoptados no guardan relación con los temas tratados, además no se asignan plazos ni responsables. No se hace seguimiento a acuerdos anteriores.
• Actas no reflejan Investigación o Análisis de Accidentes.
• No se refleja revisión de correspondencia recibida.
• No se analizan labores (Identificación de Peligros) para la propuesta de Medidas de Control o su seguimiento.

Revisión de Programas de Trabajo de Comités Paritarios de Higiene ySeguridad

Este punto fue muy rápido, en vista de no haber prácticamente ningún programade Comité Paritario Disponible en la agencia para hacer observaciones.

Confección de Modelo de Programa de Trabajo

La confección del Programa de Trabajo se basa en definir claramente las actividades que deben ser desarrolladas por los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad en función del Decreto Nº 54.

Confección de Modelo de Acta de Reunión

El Modelo de Acta de Reunión, responde a la experiencia en la formación de comités paritarios de higiene y seguridad y la asesoría en su funcionamiento por parte de los expertos en prevención Achs; y al análisis de las funciones de los comités paritarios y a las actividades definidas en el programa de Trabajo de manera que son incorporadas en los distintos ítem del Acta.

Despliegue y Validación en Encuentro Anual de Comités Paritarios deHigiene y Seguridad en la Provincia de Limarí y Provincia de Elqui.

Durante Abril de 2011, se efectuaron los encuentros de comités paritarios de higiene y seguridad de las provincias de Elqui y Limarí, donde reunimos a mas de 300 integrantes de alrededor de 100 comités paritarios de la Región (aun cuandosegún los datos de número de trabajadores por sucursal que registran nuestros sistemas), donde se desplego el material elaborado.

Especialmente en el Encuentro del Limarí, se efectuaron Grupos de Trabajo que analizaron nuestra propuesta de Programa y Acta, aprobándose durante las conclusiones del encuentro sin observaciones.

Control de Cumplimiento en Empresas

Se define efectuar Controles de Cumplimiento, asociados a la aplicación del Acta de Reunión como acción mínima, acción que está en desarrollo.

EL PROGRAMA DE TRABAJO TIPO PARA COMITÉ PARITARIO

El programa (ANEXO Nº1) considera las siguientes partes, con cambios en el formato, y representan entonces el contenido del programa que se diseña: Introducción y Compromiso

Se invita al Presidente y Secretario del Comité Paritario al Firmar un Programadonde se define un compromiso particular con las funciones que le encomienda la Ley Nº 16744 y el Decreto Nº54.

Actividades / Frecuencia / Indicadores / Metas

En este punto se describe el programa indicando cada una de las 19 actividades que el CPHys debe ejecutar, desde realizar la reunión mensual, pasando por enviar las actas a la gerencia y Achs, como investigar los accidentes, analizar tareas, hacer inspecciones y hasta hacer seguimiento estadístico de accidentalidad y siniestralidad.

Para cada actividad se define una frecuencia que en su mayoría es mensual ya que guardan relación con los puntos que deben tratar en la reunión y es lo mínimo que así fuera.

Se propone un indicador simple de establecer o construir basado en la actividad adesarrollar y una meta anual de actividades mínimas. Detalle del Programa;

Cuadro Programa de Trabajo

Para las Inspecciones definidas, también se construyeron y estructuraron formatos específicos para que los CPHyS puedan abordar estos aspectos y fueron desplegados con el Programa y Acta diseñadas. Estos formatos le darán también sustento al programa y respaldo documentado a peligros de alto impacto en la mayoría de los casos transversales a las empresas.

EL ACTA TIPO DE REUNIONES PARA COMITÉ PARITARIO

El Acta diseñada (ANEXO Nº2) responde al Programa de Trabajo y responde como un documento Auditor del Comité Paritario, que de alguna forma sea también la tabla de la reunión y presenta la siguiente estructura, en un formato diferente al presentado a continuación:

Correlativo e Identificación General:

Se incluye un punto ausente en las actas revisadas y recibidas en la Agencia, que incluye datos de orden, especialmente un correlativo y que permita ordenar la gestión de los distintos comités de las empresas, evitar, por ejemplo, que cada nuevo comité inicie su periodo con un acta numero uno cada vez.

Control de Asistencia

Cuadro información inicial

Marcar la pauta de que existe control de asistencia de los miembros tanto de los representantes de los trabajadores y de la empresa, donde la asistencia o inasistencia queda registrada y se necesitara una justificación, a lo menos, que los comités sientan que esta es una actividad relevante y necesaria donde se construye una historia del funcionamiento. De igual manera exista una pauta que de alguna manera oriente al comité en tener invitados a las reuniones mensuales, por ejemplo al asesor Achs.

Cuadro control de asistencia

Chequeo Gestión Paritaria Básica

Se propone al comité algunas actividades que deben ser chequeadas mensualmente y que el comité no debe descuidar, están plasmadas en el programa de trabajo, y por cierto que están incluidas en el modelo de acta, de manera de verse obligados a responder por estas actividades cada mes.

Estos puntos guardan relación especialmente con la función Difusión y Comunicación, que los comités paritarios requieren con urgencia y potencia, y donde la publicación de actas y su envío a la gerencia son muy relevantes.

Se incorpora la citación a los trabajadores accidentados del mes como una actividad de mucha importancia, que complementa un punto que se incluye más adelante, para dar cumplimiento a la función de investigar los accidentes del trabajo.

Se propone la publicación de la fotografía de los miembros del CPHyS, de manera de que sean conocidos por toda la organización.

Cuadro Chequeo Gestión Paritaria Básica

Análisis / Seguimiento / Indicadores de Empresa / Sucursal

Proponemos a los CPHyS el mantener conocimiento de sus indicadores de accidentalidad y siniestralidad, ya sea como empresa o sucursal de ella, de manera de generar el concepto de meta-objetivo, de tener conciencia de los indicadores con los cuales son medidas y evaluadas las empresas que representan, y que hoy son muy importantes dado el desafío país que se ha definido para el año 2014 de tener una tasa de accidentalidad de un 4%.

Cuadro Seguimiento de Indicadores

Acuerdos Ejecutados / Acuerdos Pendientes / Nuevos Acuerdos

La gestión y registro de acuerdos es de gran relevancia, es en este punto donde debemos poner espacial énfasis en la gestión del CPHyS, donde es una situación común ver en actas que no hay seguimiento de acuerdos, este modelo de acta propone un seguimiento que permitirá construir historia de los acuerdos, mantener un registro que sea auditor de los acuerdos como o hemos propuesto desde el comienzo de esta iniciativa.

Se presentan tres cuadros donde debe señalarse: Los cuadros siguientes son auto explicativos.

• NUMERO   DE   ACUERDOS   POR   EJECUTAR   Y   DE   ELLOS   CUANTOS   SE CUMPLIERON EN EL ULTIMO MES
• ENUMERE ACUERDOS PENDIENTES DEL MES ANTERIOR Y REPROGRAMELOS.
• ENUMERE LOS NUEVOS ACUERDOS DEL MES Y PROGRAMELOS

Gestión Preventiva del Comité Paritario.

Uno de los puntos débiles de los comités paritarios es la falta de cumplimiento en la Investigación o a lo menos Análisis de Accidentes, para lo cual en el acta debe quedar registros de los eventos del mes (con o sin lesión), complementando con la citación del trabajador accidentado que se menciona en puntos anteriores en “gestión paritaria básica”.

El Cuadro señalado, básicamente identifica al trabajador accidentado, la labordesarrollada, una descripción del evento, acciones y condiciones inseguras causantes y medidas de control propuestas por el comité.

Se señala también que las medidas de control sean incluidas en el punto de “nuevosacuerdos”.

Análisis de Tareas del Mes

Se incluye un punto donde se le indica al comité que Identifique una tarea cada mes en la reunión y efectué un identificación de peligros y definan medidas de control; lo anterior permitirá en un plazo de un año por ejemplo, tener 12 tareas evaluadas yconstruir una matriz de identificaron de peligros. Esta actividad también alimentaría las acciones de capacitación y difusión que el comité tiene que desarrollar.

Cuadro Identificación de Peligros para tarea Relevante

Temas Varios / Capacitaciones / Eventos / Revisión de Correspondencia ( Acciones con Contratistas / Otros

En este punto hay disponible espacio en blanco para ser completado con texto libre relacionado con temas varios, capacitaciones, asistencia a eventos ACHS, revisión de la correspondencia enviada y recibida, actividades de contratistas y coordinaciones por ejemplo.

Programa de Trabajo

Se define un control de las Inspecciones incluidas en el programa, donde se debe indicar en cada acta la actividad desarrollada, debiendo adjuntarse el formato de inspección correspondiente y de donde saldarán nuevos acuerdos.

Cuadro de control de Inspecciones

RESULTADOS

Considerando los objetivos planteados inicialmente, nos permitimos comentar;

• Respecto a “Diseñar un Programa de Trabajo, que incluya actividades que permitan de forma simple dar cumplimiento a las funciones de los Comités Paritarios según establece el Decreto Nº 54”; CUMPLIDO
• Respecto a “Proponer Indicadores básicos de Gestión que permita evaluar la gestión paritaria en forma mensual”; CUMPLIDO
• Respecto a “Diseñar un acta de reunión que sea un documento auditor del programa de trabajo del Comité Paritario y un documento base y único de comunicación del Comité con la Gerencia, Trabajadores y Organismos Relacionados”. CUMPLIDO
• Respecto a “Aportar a la gestión preventiva de comités paritarios entregando una metodología de trabajo simple”. EN EVALUACION, se requiere una medición.

ANEXO Nº1

Imagen Pagina Nº 1 Programa Comité Paritario

Imagen Pagina Nº2 Programa Comité Paritario

Imagen Pagina Nº3 Programa Comité Paritario

Imagen Pagina Nº3 Programa Comité Paritario

ANEXO Nº2

Imagen General de 4 Páginas del Acta de Reuniones