Marina Aymerich, Ignacio
Director Área Comercial y Productos / Sociedad de Prevención Asepeyo / Vía Augusta, 18, pl. 2 / 08006 Barcelona, España+34 93 229 13 39 / imarinaaymerich@asepeyo.es
ABSTRACT
Los cursos tradicionales de prevención de riesgos laborales se han caracterizado normalmente por su carácter estático.
El Servicio de Prevención Asepeyo ha creado las “píldoras” o unidades mínimas de conocimiento que, combinadas, componen un curso totalmente adaptado al colectivo a formar:
- en su contenido, permitiendo el diseño de itinerarios formativos
- en su modalidad, on line y presencial
- en su duración, con el asesoramiento del técnico responsable
Para su gestión, SP Asepeyo ha elaborado una herramienta interna de trabajo que incorpora a su Plataforma de Gestión de la Formación, facilitando el trabajo de los Técnicos.
Palabras clave
Píldoras, herramienta interna de trabajo, formación.
INTRODUCCIÓN: JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
La regulación legal de la formación, en concreto el artículo 19 de la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales, ha creado lagunas respecto a su correcta aplicación. En este sentido, la ambigüedad de su redactado al hablar de "formación teorico-práctica adecuada y suficiente" sin especificar nada más, ha hecho que las empresas no consideren la formación en prevención de riesgos laborales (en adelante, PRL) como un área de especial importancia. Sin embargo, los expertos en la materia, la autoridad laboral, los sindicatos e, incluso, las organizaciones patronales, sí entienden la formación como una herramienta básica en la PRL.
Asepeyo siempre ha considerado la formación como una herramienta de vital y estratégica importancia en las políticas de PRL, y así, a lo largo de su existencia, ha ido creando contenidos formativos adaptados a las diferentes necesidades, convirtiéndose en un referente en el sector de las Mutuas y de la PRL.
Desde su creación, el Servicio de Prevención Asepeyo sufrió un crecimiento extremadamente rápido, llegando en cinco años a tener casi cien delegaciones
repartidas por todo el territorio nacional con más de 1.100 personas en plantilla. Este rápido crecimiento llevó a tener que afrontar ciertos problemas de consolidación y procedimentación de la prestación de los servicios. Concretamente, el área de formación requería una solución eficaz, dada la envergadura de los volúmenes que había que gestionar: estábamos ante unos 14.000 grupos de formación presencial que representan un total de 120.000 alumnos anuales aproximadamente (más de 100.000 al año son alumnos nuevos), resumiéndose estos datos en aproximadamente 500.000 horas de impartición.
A este escenario se sumó la necesidad de dar servicio al cliente, los requerimientos de personalización de la formación por parte de éstos y la implantación en paralelo de todo el sistema de PRL.
OBJETIVOS Y DESARROLLO DEL PROYECTO
Como primer paso imprescindible, se creó un área de formación independiente que afrontase los retos planteados en el inicio del proyecto y que eran:
- Dar solución a la heterogeneidad de formatos y contenidos formativos existente en aquel momento, así como al excesivo número de horas de dedicación a la gestión de la formación.
- Mejorar la calidad del sistema.
- Integrar la gestión de la formación con el resto de áreas del servicio.
- Introducir y consolidar la impartición on line.
- Orientar el sistema a la posibilidad de ofrecer la formación como producto individual.
Para conseguir los anteriores objetivos, se identificaron tres grandes áreas de desarrollo:
Desarrollo tecnológico
En este aspecto, el proyecto se basó en la adquisición de un LMS (Learning Management System), en nuestro caso, la Plataforma de Gestión de la Formación SABA, que permitía, por un lado centralizar toda la formación presencial que se realiza en el ámbito nacional, y por otro, ofrecer a las empresas la posibilidad de realizar la formación en Prevención de Riesgos Laborales on line.
Internamente, la personalización de la plataforma supuso uno de los mayores esfuerzos, tanto en recursos económicos como humanos. En cuanto a las interfaces de comunicación con las aplicaciones corporativas, conseguir unir las capacidades de gestión de la formación de Saba con el resto de aplicaciones (facturación, contabilidad, imputación de recursos y gestión de actividades preventivas) ha aportado al conjunto del sistema una consolidación automática y en tiempo real de todo tipo de datos.
Por otra parte, la formación on line, en la que se aplican los mismos criterios técnicos sobre prevención de riesgos laborales que en los contenidos presenciales, ha permitido reducir considerablemente los costes empresariales en formación. La posibilidad de impartir cursos al personal de las empresas, sin necesidad de coincidencia física y temporal posibilita la no interrupción de los procesos laborales, por lo que se está consolidando, cada vez más, como alternativa a los procesos formativos tradicionales.
Desarrollo de la gestión
Los medios utilizados para conseguir la nueva gestión del sistema de formación han sido diversos. Entre ellos destacamos:
- La implantación de la norma ISO 9001 de calidad de servicio. La procedimentación del sistema no permite la libertad del usuario, asegurando así la utilización de los formatos homologados de la plataforma para todas las acciones de gestión, interna o externa.
- La creación de una guía (Guía Azul de la Formación) donde se planifican todos los cursos presenciales, en modalidad abierta, que se realizan en nuestras instalaciones, ayudó, sin duda, a que la organización se concienciara de la nueva orientación al cliente del sistema y de la necesidad de cumplir con esa planificación. Esta publicación, en su tercer año, sigue siendo única en el sector de Mutuas en España.
- La realización de cursos de formación interna de utilización de la plataforma y de adaptación a la ISO, en la misma metodología pedagógica que los cursos a clientes, así como las campañas de comunicación, tanto internas como externas, han acabado de sensibilizar a la organización sobre la utilidad y eficacia del sistema.
- De igual forma esta idea va filtrándose en las capas empresariales más reticentes, en gran medida por desconocimiento, pudiendo afirmar que las grandes empresas y las empresas del sector servicios son usuarias satisfechas del sistema.
No obstante, cabe destacar que la gestión de la resistencia al cambio ha sido la parte más difícil, sin duda, de la totalidad del proyecto. A pesar de todo, la calidad del sistema se ve avalada por los indicadores de calidad del mismo, en los que el cumplimiento de la impartición se sitúa en un 80%, y donde la valoración de la formación obtiene un 4,05 sobre 5, por los alumnos encuestados.
Desarrollo de contenidos
La tercera área de desarrollo es, seguramente, la más estratégica: los contenidos formativos. Aquí podemos definir tres grandes momentos:
Homogeneización de los contenidos y desarrollo del Catálogo de Acciones Formativas.
Una de las grandes ventajas de este proyecto fue contar con la experiencia de más de 30 años del área de Seguridad e Higiene de Mutua Asepeyo; unida a la capacidad profesional de los técnicos y sanitarios para la creación de contenidos formativos, hizo relativamente sencilla esta parte del proyecto.
Se recopiló la práctica totalidad de contenidos sobre PRL publicados o desarrollados individualmente y se realizó un gran análisis de los mismos en base a comunes criterios establecidos.
Se creó un nuevo Catálogo de 92 Acciones Formativas, de las cuales “cuelgan” el resto de contenidos o materiales de apoyo relacionados con las mismas y bajo la premisa de la homogeneidad de impartición de los contenidos, sea cual sea la metodología, el docente o el lugar de impartición.
La pildorización de los contenidos
Otro aspecto del desarrollo de los contenidos y, sin duda, base del éxito del sistema ha sido la pildorización de los contenidos y la gestión automática de los mismos.
Una vez desarrollados los cursos en sus distintas metodologías y consolidada laimpartición bajo este modelo, se procedió a desmontar los mismos, dividiéndolos en
pequeñas unidades formativas o píldoras sobre las que se trabajó, creando, modificando o destruyendo, hasta conseguir contenidos formativos independientes o unidades mínimas de conocimiento.
De esta forma, se consiguió un Catálogo paralelo que, actualmente, está compuesto por 215 píldoras, tanto presenciales como de impartición on line, cuyas fichas técnicas pueden ser consultadas en la página http://www.formacionsp.asepeyo.es/SP, en el bloque Nuestra oferta formativa, Fichas de contenidos formativos.
Desarrollo de casos prácticos en base a la simulación de toma de decisiones.
La última parte de desarrollo de los contenidos es el proyecto de realización de casos prácticos. En línea con lo exigido por la ley, la formación debe ser teorico- práctica. Conseguirlo bajo metodología on line resulta realmente difícil. Para ello, se desarrolló un curso piloto dirigido a empresarios, basado en el método del caso, y bajo un modelo de aprendizaje basado en la simulación de toma de decisiones, es decir: al alumno se le van presentando situaciones donde debe decidir entre tres probables soluciones. Cada una de ellas afecta a diferentes inputs relacionados con el caso concreto y afecta al itinerario posterior de decisiones que deberá ir tomando. Así, con esta simulación de decisiones podemos asegurarnos que el alumno va aplicando de forma práctica los conocimientos adquiridos de forma teórica.
Esta parte del proyecto se ha visto positivamente reforzada con el reconocimiento internacional del simulador de gestión de la prevención y formación on line (curso piloto dirigido a empresarios antes mencionado), que fue premiado por un jurado internacional compuesto por expertos en Prevención de Riesgos Laborales de 11 países, en el marco del XVII Congreso Mundial de Seguridad y Salud en el Trabajo, celebrado el pasado mes de septiembre de 2005, en Orlando (EE.UU.).
LA GESTIÓN DE LA PILDORIZACIÓN
Una vez conseguidos los contenidos formativos, se hizo necesaria la creación de una aplicación, dentro de la Plataforma, que los gestionara de forma automática después de ser seleccionados bajo el criterio técnico, con el fin último de “construir” un curso con la estructura habitual. Se logró mediante una herramienta interna de trabajo para nuestros técnicos, consistente en un Formulario que reúne las siguientes características:
En este formulario, se recogen los siguientes datos:
Actividad principal de la empresa.
Contiene un desplegable con las actividades básicas (fuente: Clasificación Nacional de Actividades Económicas, CNAE).
Perfiles a formar.
Cada una de las actividades va ligada a dos tipo de perfiles: específicos (propios de esa actividad) y comunes (son los mismos en todas las actividades y no van ligados a la especificidad de la actividad de la empresa).(Fuente de información para la obtención de estos perfiles profesionales: Clasificación Nacional de Ocupaciones, CNO).
Píldoras específicas.
Sus contenidos versan sobre la prevención de los riesgos propios del perfil y la actividad seleccionada previamente.
Píldoras transversales.
Agrupadas por temas para facilitar su localización, son contenidos formativos sobre prevención de riesgos laborales que pueden vincularse a cualquier perfil y/o actividad.
Operativa de la aplicación
Es una herramienta válida tanto para la creación de cursos en su modalidad on line, como en la presencial. Ofrece al técnico, básicamente, dos opciones:
a) Crear un curso nuevo (o bien recuperar un curso ya creado)
b) Utilizar el simulador con el cual podremos crear una propuesta formativa para una empresa con cursos que posteriormente podremos recuperar.
La diferencia básica consiste en que en la primera opción, toda la operativa va ligada a un contrato de formación en el que constan, entre otros datos, los identificativos de la empresa, la modalidad de impartición y el número de horas de formación contratadas.
Partiendo de los datos de la empresa y de la información obtenida en su evaluación de riesgos, el técnico debe seguir los siguientes pasos:
- 1. Seleccionar la actividad principal de la empresa
- 2. Esta elección le condiciona los perfiles específicos. El siguiente paso es elegir los perfiles (específicos y/o comunes)a formar y el número de trabajadores por perfil.
- 3. Automáticamente la aplicación escoge, de entre las 215 píldoras, los contenidos formativos relativos a los riesgos más frecuentes en estos puestos de trabajo.
- 4. De esta lista de contenidos, el técnico seleccionará los necesarios para los trabajadores que debe formar, apoyándose en la evaluación de riegos y su conocimiento de la empresa.
- 5. En el caso de que en este listado de contenidos que ofrece la aplicación de forma automática, faltase alguno necesario, el técnico podría encontrarlo, generalmente, en las píldoras transversales.
- 6. Una vez el técnico ha seleccionado los contenidos formativos, obtendrá tantos cursos como perfiles de trabajador haya introducido, cada uno con las píldoras necesarias según los riesgos específicos propios de cada puesto de trabajo.
- 7. Internamente la aplicación asigna un código que permite su gestión dentro de la Plataforma de gestión de la formación SIGMUN. También es el momento en que el técnico da título al curso o cursos generados.
En el proceso de selección de entre todas las píldoras que le ofrece la aplicación, el técnico procede de la siguiente forma: conociendo cuáles son las necesidades formativas de los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales, fundamentalmente a través de la evaluación de riesgos, el técnico está condicionado por dos parámetros: la duración del curso y su contenido.
Respecto a la duración, la herramienta dispone de un contador de tiempo que le informa al técnico, a medida que va seleccionando las píldoras, de la duración del curso, así como de la disponibilidad de horas en el contrato de formación, en el caso de estar generando el curso en base a un contrato en concreto.
En cuanto al contenido, el técnico puede pulsar sobre los títulos de las píldoras y se abrirá una pantalla en la que puede encontrar toda la información de una forma muy gráfica, incluso puede acceder a los contenidos presenciales completos o entrar en la versión on line de las mismas, tal y como la ve el alumno. De esta forma asegura que su elección es la correcta y los contenidos son los más adecuados.
Una vez construido, el curso llega al usuario final de la siguiente manera: en el caso de la modalidad on line, el técnico inscribirá a los alumnos y les comunicará la clave de acceso, para poder iniciar el curso cuando lo deseen. En la modalidad presencial, creado el curso es necesaria su exportación a un ordenador portátil que es, junto con un proyector, la herramienta que utilizará el técnico en el momento de su impartición.
VENTAJAS Y ÉXITO DEL PROYECTO
Desde su implantación, se ha podido constatar en casos reales la eficacia y el éxito de la pildorización. Gracias a la posibilidad de poder combinar los distintos contenidos formativos es posible diseñar una formación "a medida" totalmente adaptada a los riesgos específicos identificados en la evaluación para cada puesto de trabajo, no sólo en contenidos sino también adaptada en modalidad y duración.
Esto ha hecho posible satisfacer diferentes expectativas:
- – Formar a los trabajadores concretamente en las carencias que les llevan a sufrir un accidente de trabajo o que les ponen en peligro, esto es, sobre los factores que se han detectado en la evaluación de riesgos o a través de las investigaciones de accidentes.
- – Diseñar verdaderos planes de formación en prevención de riesgos laborales mediante itinerarios formativos a corto, medio o largo plazo que optimicen el resultado y lo hagan más eficaz.
- – Aprovechar al máximo la inversión de la empresa en formación al poder elegir todos sus componentes adaptados a sus necesidades: combinación de contenidos, duración y modalidad de impartición.
- – Cumplimiento estricto de la ley: “Esta formación deberá estar centrada específicamente en el puesto de trabajo o función de cada trabajador...”.
Por otra parte, nos ha permitido también cumplir con otras exigencias sobrevenidas: los Catálogos de Cursos por Comunidades Autónomas. El Catálogo del Servicio de Prevención Asepeyo tiene los Contenidos Formativos necesarios para “construir” los cursos que las CC.AA. solicitan en el supuesto de desarrollar el artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
En otras ocasiones, las empresas han de contar con un plan de formación en prevención de riesgos laborales con un contenido predefinido como condición previa de contratación con otras empresas. Plan de formación que también se crea mediante la combinación de contenidos formativos de nuestro Catálogo.
CONCLUSIONES
El Catálogo de Formación del Servicio de Prevención ASEPEYO, en el que ya se podía contar con los cursos que llamamos "normalizados" (aquellos cuyo contenido viene predeterminado por una norma legal, es decir, los cursos de Nivel Básico en Prevención de Riesgos Laborales) y los cursos "estandarizados" (programados por CC.AA., y publicados en la Guía Azul de la Formación, a los cuales puede adherirse la empresa si así lo estima conveniente), se han unido una enorme combinatoria de contenidos, que genera cursos a medida de las necesidades formativas, con la mayor calidad, en materia de prevención de riesgos laborales.
Podemos decir que la pildorización ha hecho posible nuestro lema en esta ponencia “Servicio de Prevención Asepeyo. 20.000 cursos para 20.000 trabajadores. Formación personalizada a partir de las nuevas tecnologías.”
Nuestra intención, con este Catálogo, no es sólo dar cumplimiento a la ley. Conscientes de que la formación es el instrumento vital del cambio en las actitudes a través del conocimiento, queremos que se convierta en la mejor inversión en prevención de riesgos laborales de la empresa y en el apoyo fundamental de seguridad y cultura del trabajador.