Arriaga, Enrique
+34 92 223 97 94 / earriaga@cabtfe.esRibes, Jorge+34 92 284 30 88 / jribes@cabtfe.esRomero, Carlos+34 92 284 30 26 / carlosrm@cabtfe.esUnidad Orgánica de Prevención de Riesgos Laborales / Excmo. Cabildo Insular de Tenerife / Plaza de España, s/n / 38001 Santa Cruz de Tenerife, España
ABSTRACT
Las particularidades de la gestión de equipos de protección individual (EPIs) dentro de la Administración Pública requieren la elaboración de un procedimiento de trabajo específico, el cual debe garantizar que todos los aspectos que conlleva la gestión de EPIs se desarrollen de una manera sistemática y uniforme en todos los centros de trabajo y departamentos en los que se aplique.
El procedimiento aquí descrito, incluido en el Sistema de Gestión de Prevención del Cabildo de Tenerife, regula la gestión de unos 100 equipos diferentes y, tras 4 años en vigor, ha permitido garantizar una gestión adecuada de los mismos.
Palabras clave
Sistemas de gestión, Administración Pública, equipos de protección individual.
INTRODUCCIÓN
En la estructura territorial de la Comunidad Autónoma de Canarias el Cabildo Insular de Tenerife es el órgano de gobierno, administración y representación propio de la Isla de Tenerife, cuya autonomía plena se le otorga en el art. 22 del Estatuto de Autonomía de Canarias.
Las competencias que actualmente tiene atribuidas la Corporación Insular son muchas y diversas. Entre éstas pueden citarse las de mantenimiento y conservación de carreteras, gestión y conservación de espacios naturales protegidos, conservación y administración del patrimonio histórico-artístico insular, fomento de la artesanía, cultura, deportes, ocio y esparcimiento, infraestructura rural, caza, policía de
espectáculos, transportes, promoción y policía del turismo insular, etc. Todas estas competencias se desarrollan mediante el desempeño de actividades que llevan asociados riesgos muy diversos y de diferente graduación: desde tareas de riesgo bajo, como pueden ser las de carácter administrativo, hasta otras de riesgo alto, como el mantenimiento de carreteras o la prevención y extinción de incendios forestales.
El Cabildo de Tenerife dispone en su plantilla de unos 1.600 empleados directos, además de unos 700 eventuales de convenios de empleo con otras administraciones; por ello, y en aplicación de la normativa de Prevención de Riesgos Laborales, en diciembre del año 2000 se crea la Unidad Orgánica de Prevención de Riesgos Laborales, que constituye el Servicio de Prevención Propio de la Corporación. Orgánicamente, esta Unidad queda encuadrada en el Servicio Técnico de Organización y Recursos Humanos y adscrita a la Dirección Insular de Recursos Humanos, dentro del Área de Presidencia y Hacienda.
FUNDAMENTO GENERAL DE LA GESTIÓN PREVENTIVA
Tanto la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), como su reforma, a través de la Ley 54/2003, de 12 de diciembre, persiguen como dos de sus objetivos básicos “fomentar una auténtica cultura de prevención, que garantice el cumplimiento real de las obligaciones y no sólo un cumplimiento formal” y “reforzar la necesidad de integrar la prevención en los sistemas de gestión de la empresa” (exposición de motivos de la Ley 54/2003).
La integración de la prevención en una empresa o Administración Pública es un proceso que debe abordarse de un modo serio, exhaustivo y coherente, debiendo tener claro desde el principio que es un proceso largo y complejo, a implantar y a desarrollar en diferentes fases y siempre atendiendo a un orden concreto de prioridades.
Los distintos sistemas de gestión de prevención de riesgos laborales basados en normas como la OHSAS 18001 o los Criterios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), proporcionan a las empresas las herramientas necesarias para que, de una forma sistemática y estructurada, puedan cumplir con las exigencias legales. Asimismo, facilitan la incorporación de la prevención en el conjunto de sus actividades y decisiones, tanto en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que éste se preste como en la línea jerárquica de la empresa, tal y como establecen la Ley 31/1995 de PRL, la Ley 54/2003 que la modifica y el R.D. 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.
Es por ello que, en el año 2002, el Cabildo de Tenerife decide que es necesario desarrollar e implantar un Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales, sistema que debía satisfacer tres requisitos fundamentales: partir del cumplimiento de la legislación vigente, ser flexible en cuanto a los posibles cambios organizacionales, normativos y competenciales e introducir el principio de mejora continua.
Tras el análisis realizado por los Técnicos de Prevención de la Corporación de las normas en las que podía basarse el sistema de gestión, y atendiendo a los requisitos que se acaban de mencionar, se concluye que la norma OHSAS 18001 es la herramienta más adecuada para la consecución de los fines perseguidos. La norma nos permite, además, incluir los criterios de la Organización Internacional del Trabajo en cuanto a sistemas de gestión y, dada su amplia aceptación en el sector privado, nos facilita la coordinación de actividades con otras entidades externas.
El Sistema implantado tiene en cuenta el modelo de gestión de la prevención que propugna la Ley 31/1995 de PRL, que es el de prevención integrada; este modelo se basa en el principio de que la única estrategia eficaz en prevención de riesgos laborales consiste en implantar una auténtica cultura preventiva en todos los estamentos de la Corporación, de forma que cada persona que trabaje en el Cabildo Insular de Tenerife, dentro de su nivel de responsabilidad, funciones y competencias, aplique los principios preventivos en todas y cada una de sus actuaciones.
Como instrumento de gestión, el Sistema de Gestión de Prevención sirve para asegurar que los efectos de las actividades de la organización sean acordes con la Política de Prevención aprobada por la Corporación, la cual queda definida en forma de objetivos y metas.
El Sistema incluye:
- La estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para llevar a la práctica la Política de Prevención de la Corporación.
- La documentación necesaria, en forma de procedimientos, normas de trabajo, instrucciones y especificaciones técnicas aplicables.
- La implantación de dichos procedimientos, normas de trabajo e instrucciones en la Corporación, teniendo en cuenta la existencia de normas ya existentes (internas o externas) y de obligado cumplimiento.
Las ventajas que proporciona el establecimiento del SGPRL son, entre otras, las siguientes:
- Ayuda a conseguir una cultura común entre las diferentes áreas, servicios, niveles y actividades de la Corporación, asegurando a su vez la correcta comunicación entre las diferentes partes interesadas en lo que se refiere a la protección de los activos humanos y materiales.
- Asegura la aptitud del Sistema para realizar la Política de Prevención de la Corporación.
- Proporciona a la organización procedimientos para poner en práctica los objetivos vinculados a su Política de Prevención y para comprobar y evaluar en la práctica el grado de cumplimiento de dichos objetivos.
- Ayuda a la Corporación en el cumplimiento de los requisitos legales y normativos.
- Demuestra a las partes interesadas la aptitud del Sistema para controlar los efectos de las actividades de la Corporación.
- Permite introducir mejoras continuas en el Sistema, por lo que se aumenta de modo permanente su eficacia.
Uno de los aspectos más destacados para la efectiva implantación del Sistema es su estructura documental, basada en procedimientos, instrucciones y especificaciones técnicas. Este soporte permite facilitar a todos los empleados públicos las herramientas necesarias para que puedan incorporar sus obligaciones en materia preventiva a su actividad diaria sin variar sustancialmente su forma de trabajar.
El sistema es muy flexible, permitiendo la incorporación progresiva de nueva normativa, nuevas actividades y nuevas competencias que pudieran ir siendo transferidas; además, el sistema es capaz de adaptarse a los continuos cambios estructurales que demanda toda organización.
LA GESTIÓN DE EPIS DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN
Si hablamos en términos generales, puede describirse un Sistema de Gestión de Prevención a partir de diferentes bloques procedimentales, entre los que cabe citar los siguientes:
Procedimientos estructurales
Son procedimientos que configuran la estructura del propio sistema: el procedimiento de redacción, revisión y aprobación de los documentos; el archivo, codificación y difusión de los mismos; la gestión de los registros; la revisión del sistema, etc.
Procedimientos operacionales
Son procedimientos, normalmente complementados por instrucciones de trabajo, que determinan la manera de llevar a cabo de forma segura una actividad potencialmente peligrosa. Entre estos procedimientos se pueden citar los siguientes:
- Procedimientos de trabajo: acceso a espacios confinados, soldadura, manejo de maquinaria peligrosa, trabajos en presencia de tensión, almacenamiento y manipulación de productos químicos, etc.
- Procedimientos de control de instalaciones críticas: revisiones de instalaciones, aparatos a presión, mantenimiento, etc.
Procedimientos de control
Estos procedimientos nos ayudan a comprobar continuamente la eficacia de nuestro sistema, detectando desviaciones y proporcionando la retroalimentación del proceso de gestión (mejora continua). Estos procedimientos se dividen a su vez en:
- Controles activos: son aquellos controles planificados que permiten anticiparse a la aparición de sucesos no deseados. El proceso consiste, básicamente, en la identificación de los peligros potenciales existentes y la evaluación de aquellos que no hayan podido eliminarse, de forma que a partir de la información obtenida seamos capaces de adoptar medidas técnicas y/o organizativas que permitan controlar y reducir dichos riesgos a niveles aceptables. Entre estos controles denominados “activos” se pueden mencionar los siguientes:
- Evaluaciones de riesgos
- Inspecciones de seguridad
- Observaciones planeadas de tareas
- Auditorías internas y externas
- Simulacros de emergencia
- Verificación de la eficacia de las medidas preventivas adoptadas.
- Controles reactivos: son aquellos que se realizan como consecuencia de la producción de un suceso, de un hecho o de una situación no deseada (accidentes, incidentes, etc.), a fin de determinar sus causas y actuar de forma eficiente sobre ellas, evitando así la repetición del mismo. Entre estos controles se pueden mencionar los siguientes:
- Investigación de accidentes
- Registro y análisis histórico de accidentes
- Control estadístico de la accidentalidad.
- Resultados de la vigilancia de la salud
Procedimientos de gestión integrada
Este bloque recoge aquellos procedimientos que deben quedar integrados en ámbitos más amplios de la gestión general de la organización (compras, contrataciones, etc.…), introduciendo especificaciones concretas adaptadas a la reglamentación vigente y atendiendo a su repercusión sobre la salud de los trabajadores. Entre ellos están:
- Contratación de entidades externas (coordinación de actividades empresariales), tanto en lo relativo a cualquier tipo de servicio como, de forma específica, a las obras de construcción.
- Adquisiciones de equipos, materiales, instalaciones, etc.
- Diseño de instalaciones y procesos.
En este contexto descrito, el procedimiento de gestión de EPIs podría encuadrarse (de hecho se suele hacer de forma habitual) dentro del procedimiento general de adquisiciones de la empresa, definiendo las especificaciones de compra adecuadas para el cumplimiento de la reglamentación vigente. No obstante, en este caso el concepto de “gestión” va más allá de la simple compra; se trata de un proceso mucho más complejo que, como veremos en el siguiente apartado, comienza mucho antes de la compra y no finaliza tras la adquisición. Se trata, como veremos, de un procedimiento cíclico que abordará aspectos de todos los bloques procedimentales anteriormente descritos: estructurales, operacionales, de gestión y de control.
ASPECTOS GENERALES EN LA GESTIÓN DE EPIS
Como hemos comentado en el apartado anterior, el proceso de gestión de EPIs debe ser riguroso y abarcar todas las fases o etapas que tiene aparejadas. La importancia de una correcta gestión de dichos equipos se pone de manifiesto con una lectura atenta de la LPRL: en efecto, en ella se dispone que la protección individual debe considerarse como último recurso preventivo, a utilizar sólo cuando no se hayan podido eliminar los riesgos de ninguna otra manera. Por tanto, nos encontramos en la situación en la que la frontera entre el daño que causaría el peligro existente y el trabajador la marca el equipo de protección individual, por lo que un descuido, dejación o déficit en la gestión traería consigo un daño prácticamente seguro.
Como es conocido, los aspectos reglamentarios relativos a la gestión de EPIs
están recogidos en el R.D. 773/1997; por su parte, los aspectos relativos a la fabricación y comercialización quedan contemplados en el R.D. 1407/1992.
Llegados a este punto, y sólo con ánimo de provocar una pequeña reflexión, creemos interesante mencionar algunas dificultades de concepto que, en ocasiones, ha de enfrentar el técnico de prevención. En efecto, es fácil de entender que las negociaciones sobre el vestuario de trabajo y sobre los EPIs se abordan con filosofías distintas, predominando en el primer caso cuestiones “materiales” (cantidades, calidades, estética, periodicidad de la reposición,…) y en el segundo caso los aspectos técnicos y las obligaciones emanadas de la ley y la normativa aplicable, que evidentemente resultan mucho más estrictos. Pero, ¿el jersey de abrigo que entregamos a un trabajador que desarrolla sus tareas a la intemperie con temperaturas medias de 10ºC es un EPI (ya que le protege de un riesgo) o es vestuario de trabajo? La cuestión no es baladí, y resultará evidente a poco que se intervenga en este tipo de discusiones o negociaciones.
Del mismo modo, y antes de abordar de lleno la gestión de los EPIs, cabe mencionar que todavía se detectan determinados riesgos sobre los que no existe normativa específica en cuanto a equipos de protección, y que pueden traer también ciertos quebraderos de cabeza a los técnicos de prevención (protección de los apicultores, mandiles de protección para operarios de motodesbrozadoras, etc.).
Pero pasemos ya al aspecto que centra este escrito. A continuación abordaremos los aspectos más importantes a la hora de realizar una gestión correcta de los equipos de protección individual.
Detección de necesidades (evaluación de riesgos)
Tal y como sucede en la práctica totalidad de la actividad preventiva, la evaluación de riesgos supone el primer paso en la gestión adecuada de los EPIs, y cobra un peso fundamental en el esquema global de gestión. Durante este proceso, y a partir de la metodología oportuna, se detectan aquellos riesgos residuales que no pueden ser evitados o controlados por otros medios, orientando al técnico de prevención acerca de la necesidad de utilización de EPIs, las características de protección necesarias, las posibles incompatibilidades con otros equipos, etc. En este proceso resulta especialmente enriquecedora la aportación de cada trabajador, ya que es él quien mejor conoce sus tareas y los procedimientos de trabajo que se aplican. De esta forma, nos puede transmitir su percepción sobre los puntos críticos de su trabajo tanto desde el punto de vista de la seguridad como de la organización del mismo.
La información que nos proporciona la evaluación de riesgos es fundamental a la hora de plantearnos los siguientes pasos.
Definición de los equipos necesarios
Como se ha mencionado, y tal y como dispone el artículo 15 de la LPRL, sólo en caso de no haber podido eliminar o controlar el riesgo por otros medios debemos recurrir al uso de equipos de protección individual. Esto nos sitúa, por tanto, en la fase de planificación de la actividad preventiva.
Es aquí donde debemos definir qué puestos, en función de las tareas desempeñadas, requieren el uso de EPIs, y qué tipo es el adecuado para controlar el riesgo. Aunque existen diferentes formas de definir los EPIs necesarios, los dos métodos más utilizados son:
- Equipos de protección por puesto: en este caso se definen para cada puesto los equipos que debe utilizar el trabajador en función de las actividades que desarrolla. Para ello se elabora un listado de los equipos que debe tener el trabajador en un puesto de trabajo específico.
- Equipos de protección por tarea: éste método define los equipos que deben utilizarse en cada tarea, creando un listado de tareas y equipos necesarios para las mismas. Para un puesto de trabajo concreto, el contenido del mismo pasaría a desglosarse en tareas, algunas de las cuales requieren la utilización de EPIs.
La ventaja que presenta el listado de equipos por tareas reside en la fácil revisión de los EPIs necesarios para el puesto, dado que no tenemos que realizar una nueva evaluación de riesgos sino incorporar los de una tarea ya evaluada.
Definición de los requisitos de protección
Desde nuestro punto de vista, y junto con la correcta evaluación de riesgos, este es el aspecto crítico en la gestión de EPIs. El proceder habitual pasa por la definición de un equipo de protección de forma genérica. Así, una vez identificado un riesgo, como por ejemplo el de manipulación de ácido clorhídrico, se recoge en las propuestas de medidas correctoras la necesidad de utilizar “guantes de protección” o, más concretamente, “guantes de protección química”.
En este caso, el desconocimiento de los mecanismos por los cuales el ácido provoca daños, así como los principios de protección del guante y los parámetros técnicos que lo caracterizan (penetración, permeación), nos lleva a definir una especificación de compra deficiente o incompleta.
Si al punto anterior unimos el, cada vez menor, débil eslabón del suministro (proveedores no expertos, no cualificados, proveedores de fortuna) nos encontraremos en una situación en la que, aun habiendo realizado una buena evaluación de riesgos, definido, adquirido y entregado los equipos, no podamos garantizar la seguridad del trabajador.
Para poder, por tanto, asegurar una adecuada protección del trabajador es necesario un conocimiento, por parte del técnico que elabora las especificaciones de compra, del peligro del que queremos proteger, del mecanismo de actuación para provocar el daño, de los principios de protección del equipo y de los parámetros que definen al mismo. Los dos últimos puntos se basan en el conocimiento de las normas de certificación de los equipos.
La definición de los requisitos de protección y, por tanto, la especificación de compra, debe incluir como mínimo los siguientes aspectos:
- Calidades, materiales de fabricación
- Confección (cosido, pegado, inyectado, etc.)
- Normas que debe cumplir
- Grado o nivel de protección dentro de la norma
- Otros requisitos adicionales
- Vida útil/caducidad del equipo/durabilidad de la prenda
Es en este punto cuando aconsejamos vivamente que en la definición de los requisitos de los diferentes EPIs intentemos reducir el número de equipos diferentes (referencias) al mínimo; por ejemplo, definiendo los requisitos de un equipo para que pueda ser utilizado en diferentes tareas. Con ello simplificamos el proceso de compra, de almacenamiento (al reducir el número de referencias diferentes) y de utilización, al tener que realizar distinciones entre menos equipos y, por tanto, reducir la posibilidad de equivocación a la hora de suministrar el EPI o en el uso por parte del trabajador.
A este respecto, y en cuanto a las especificaciones de equipos similares en aspecto pero con fines diferentes que puedan inducir confusión en el trabajador, es aconsejable añadir algún parámetro que facilite su identificación. Como ejemplo, en lo relativo a guantes de protección se suelen utilizar para diferenciarlos diferentes colores según el uso, materiales de fabricación (cuero, plástico), etc.
Adquisición
Salvado el apartado anterior, con una buena definición de los requisitos de protección (especificación de compra) debemos fijar en la adquisición tres aspectos: procedimiento de compra, periodicidad de las mismas y gestión de suministros.
Estos aspectos deben definirse teniendo en cuenta la realidad de la empresa, su organización, distribución geográfica, etc. Los métodos más utilizados son:
- Departamento que realiza la compra
- Compras centralizadas: las realiza el departamento de compras.
- Compras dispersas: las realiza cada departamento
- Volumen y periodicidad de las compras
- Compras masivas (pedidos anuales, compras periódicas)
- Compras a demanda
- Gestión de los suministros
- Sin stocks/a demanda
- Almacén proveedor
- Almacén propio
En muchas ocasiones, y con objeto de garantizar que el equipo adquirido cumple con los requisitos de protección, se utiliza la homologación de equipos y proveedores. En este caso, tras ser evaluados en el cumplimiento de una serie de requisitos, tanto equipos como proveedores son incluidos en un listado de tal forma que cualquier departamento interesado en una adquisición deberá hacerlo a alguno de los proveedores de la lista y comprar únicamente los equipos incluidos en ella.
Entrega
La entrega del equipo de protección al trabajador debe hacerse cumpliendo una serie de requisitos.
En primer lugar, y tal y como refleja su nombre, el equipo de protección es individual (con contadas excepciones reflejadas en el R.D. 773/1997), por lo que se debe entregar un equipo a cada trabajador que lo requiera.
Esta entrega puede hacerse bien por su superior directamente en el centro de trabajo, bien a través de los almacenes propios de la empresa, en los almacenes del proveedor, etc.
La entrega se hará siempre con acuse de recibo. Aunque es muy frecuente que se utilicen como recibo los “vales de salida de almacén”, es aconsejable que exista una hoja de seguimiento por trabajador en la que consten los equipos entregados, las firmas de la recepción y la fecha de entrega, hoja que debe estar en poder del responsable del trabajador. De esta manera podremos verificar la rotación de equipos, el uso y desgaste y el adecuado estado de los mismos (en el caso de caducidad del equipo).
En la entrega de nuevos equipos por deterioro o caducidad debe exigirse la devolución de los anteriores, con objeto de evitar el uso de equipos en mal estado (por alternancia del nuevo con el deteriorado) y de la picaresca en la sustracción de equipos.
El trabajador, junto con la entrega del EPI, debe recibir toda la información necesaria sobre el mismo, en particular sobre cómo usarlo, los riesgos de los que protege, las limitaciones de su uso, el mantenimiento, la conservación, la caducidad, etc. Para cumplir este objetivo en muchas ocasiones no es suficiente con entregar la hoja de instrucciones del equipo. Se recomienda elaborar una Ficha Informativa en la que se reflejen, de forma clara y comprensible para el trabajador, la información que necesite a través del análisis y resumen del manual de instrucciones.
Por último, y para equipos críticos (equipos anticaídas, filtros, guantes para alta tensión, etc.) se deberá elaborar una Ficha de Control/Mantenimiento en la que queden reflejados los plazos de revisiones periódicas y el resultado de las mismas, así como cualquier otra incidencia digna de mención.
Utilización
En la utilización de los equipos de protección individual, los trabajadores deberán:
- Utilizar y cuidar correctamente los equipos de protección individual.
- Colocar el equipo de protección individual después de su utilización en el lugar y forma indicados para ello.
- Informar de inmediato a su superior jerárquico directo de cualquier defecto, anomalía o daño apreciado en el equipo de protección individual utilizado que, a su juicio, pueda entrañar una pérdida de su eficacia protectora.
En esta fase existe un deber del empresario que muchas veces suele pasarse por alto, y es el deber “in vigilando” (R.D. 773/1997, Art. 3 letra d). En este punto, el empresario, aun cumpliendo con todas las obligaciones en cuanto a entrega, formación, etc., debe velar por que el trabajador utilice el equipo. Este aspecto puede abordarse con inspecciones periódicas de seguridad de las que se debe establecer registro documental. Las incidencias deben comunicarse a los trabajadores advirtiéndoles e incluso promoviendo sanciones por su no uso. Queda claro por tanto que, en ningún caso, las obligaciones del empresario terminan en la entrega del equipo.
Formación e información
Los trabajadores que deban utilizar para el desempeño de sus tareas equipos de protección individual deberán recibir del empresario la información y la formación necesaria acerca de su uso, sus limitaciones, su mantenimiento, su conservación, etc. Esto se consigue principalmente a través de la entrega de la Ficha Informativa del equipo antes descrita y de la impartición de acciones formativas adecuadas.
Un aspecto de la formación que en muy pocas ocasiones se aborda (aunque por ello no es menos importante) es la actuación en caso de accidente o emergencia con un equipo de protección individual. Esta situación anómala genera ansiedad en el trabajador, lo que unido a la falta de formación sobre cómo actuar en dicha situación suele desembocar en la mayoría de las ocasiones en accidente. Como ejemplo podríamos mencionar la actuación en el caso de una caída con un arnés, salpicaduras con productos químicos sobre gafas de montura integral, utilización de equipos de escape con oxígeno químico, etc.
Consulta y participación de los trabajadores
En todas las fases anteriormente mencionadas debe garantizarse la consulta y participación de los trabajadores, pudiendo ser insuficiente en determinados casos la preceptiva consulta a los representantes de los trabajadores, conviniendo una consulta y participación de carácter más amplio. Debemos tener siempre presente que los usuarios últimos del EPI son los propios trabajadores, y que su opinión debe ser tenida en cuenta.
El uso de un equipo en cuya selección ha participado activamente el trabajador está prácticamente garantizado, habida cuenta de que él se siente parte responsable de su elección; de esta forma, cualquier aspecto negativo (principalmente relacionado con la comodidad) que se detecte en el equipo no será interpretado en forma de rechazo, sino con voluntad de mejora y búsqueda de soluciones.
PROBLEMÁTICA ASOCIADA A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
La gestión de equipos de protección individual dentro de la Administración Pública lleva aparejadas una serie de particularidades. Veamos a continuación las más significativas:
Poca flexibilidad en los mecanismos de compra
Los mecanismos de contratación en las Administraciones Públicas son reglamentaria y procedimentalmente muy estrictos. Esto nos dificulta en ocasiones la flexibilidad necesaria a la hora de elegir proveedores, equipos y valorar las mejoras técnicas y cualitativas introducidas por los fabricantes. Asimismo, y dependiendo las cuantías a contratar, puede generarnos demoras en la adquisición que, en ocasiones, choca frontalmente con la celeridad necesaria a la hora de disponer de los equipos.
Dispersión geográfica de centros de trabajo
La propia naturaleza de la Administración Pública hace que su distribución sobre el territorio sea bastante compleja. Tanto si hablamos de Administración General del Estado como de la Autonómica, Insular o Local, el elevado número de centros de trabajo, así como la dispersión geográfica de los mismos, nos puede complicar la gestión uniforme de los EPIs. Esta dispersión también nos marca las diferentes pautas a seguir en el procedimiento de adquisición, periodicidad, gestión de stocks, etc.
Complejidad en la estructura organizativa.
La organización jerárquica y funcional tan variada de las diferentes Administraciones es otro factor que nos condiciona la forma de proceder, principalmente en las fases de adquisición y entrega. En algunos casos puede ser factible la centralización de las compras y la gestión de stocks, mientras que en otros las compras deben ser totalmente descentralizadas y suministradas de forma puntual y dispersa.
Diversidad de tareas que requieren la utilización de EPIs.
La Administración, por su naturaleza competencial, debe desarrollar numerosas y variadas tareas que requieren utilización de EPIs con diferente graduación de riesgos, lo que nos lleva, en ocasiones, a necesitar un número elevado de referencias de equipos de protección, complicando sobremanera su gestión.
Garantías de un adecuado suministro.
Como colofón a todo lo anterior nos encontramos que en determinadas situaciones no puede garantizarse un adecuado suministro de equipos, bien porque los proveedores no proporcionan el mismo servicio en todas las zonas geográficas, por la complejidad y demora en las contrataciones o porque la diversidad de tareas hace que, dado el elevado número de referencias necesarias, el proveedor no disponga en stock de todas ellas.
De la misma forma, y debido a tareas singulares y muy específicas que en ocasiones puedan desarrollarse, podemos encontrarnos con que en el mercado no existen equipos adecuados a la tarea, o bien que no están certificados. En estos casos, la relación con los fabricantes es primordial dado que nos permite plantearles nuestras necesidades y colaborar con ellos en la gratificante tarea del desarrollo de nuevos productos.
De todos los aspectos anteriormente analizados se concluye que resulta una misión prácticamente imposible el conseguir un procedimiento de gestión universal para las diferentes Administraciones. Por tanto, resulta necesario elaborar un procedimiento de trabajo adaptado a nuestra Administración que garantice que todos y cada uno de los aspectos que conlleva la gestión de EPIs se realice de una manera adecuada, independientemente del centro de trabajo o departamento en el que se aplique.
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE EPIS DEL CABILDO DE TENERIFE
Analizados los aspectos generales en la gestión de EPIs y las particularidades que el Cabildo de Tenerife tiene como Administración Insular, se procedió a elaborar el procedimiento de gestión de EPIs para su aplicación en la Corporación.
El procedimiento de gestión implantado contempla y regula los siguientes aspectos:
Identificación de necesidades
Es el Servicio de Prevención, a través de las diferentes evaluaciones de riesgos, quien identifica para todos los puestos de trabajo la necesidad del empleo y requisitos de protección de los equipos de protección individual oportunos.
Del mismo modo, en el momento de la creación de un nuevo puesto, o bien en el momento en que se produzca un cambio de puesto de trabajo o una modificación sustancial de tareas de un puesto, los Jefes de Servicio, los Responsables de Unidades Orgánicas, Funcionales o cualquier otro responsable con personal a su cargo según corresponda, comunicarán al Servicio de Prevención dichas situaciones, el cual procederá a identificar las nuevas necesidades en cuanto al empleo de equipos de protección individual que aplican en cada caso tras realizar o revisar la pertinente evaluación de riesgos.
A fin de agilizar el proceso se ha establecido, sobre la base de evaluaciones de riesgo genéricas por tareas, una “Relación de EPIs por Tareas”; esta relación especifica para cada tarea la relación de equipos de protección individual necesarios según las condiciones particulares del trabajo y/o productos manipulados.
En el caso de que vayan a desarrollarse trabajos que no estén contemplados en la “Relación de EPIs por Tareas”, y no se disponga de una evaluación de riesgos actualizada para dicho puesto que especifique los EPIs adecuados, deberá realizarse una consulta al Servicio de Prevención para que, a través de una nueva evaluación de riesgos, determine los EPIs necesarios para el desempeño seguro del trabajo.
Definición de los requisitos de protección
El Servicio de Prevención fijará para cada equipo los requisitos técnicos en cuanto a calidades, materiales, confección, normas que debe cumplir, grado o nivel de protección dentro de la norma, etc., estableciendo para ello una especificación técnica de obligado cumplimiento para todas las adquisiciones que se realicen en la Corporación.
Un ejemplo de especificación para un equipo sería:
GUANTES PARA MOTOSIERRAS
- Guante de piel flor. Puño elástico.
- Longitud mínima: 150 mm.
- Cumplimiento de normas EN 420, EN 388 y EN 3817.
- Índice de protección mecánica mínimo: 4144.
- Índice de protección frente a motosierras mínimo: clase 1
- Tallas 9 y 10.
La elaboración de estas especificaciones para cada uno de los equipos constituye el pliego de prescripciones técnicas del contrato de suministro.
Determinación de la marca, modelo y suministrador
Para garantizar el suministro adecuado de los equipos respecto de los proveedores, equipos y plazos de entrega, y una vez analizadas las diferentes alternativas de contratación de suministros, se eligió la fórmula de Contrato-Marco de suministro.
El proceso se inicia con la publicación de un Concurso Público, definiendo en el pliego de prescripciones técnicas, entre otros aspectos: los equipos, características de los mismos, consumos anuales estimados, criterios de valoración en la adjudicación, etc.
La relación de EPIs se divide en lotes o familias en función de la similitud de los equipos o tareas desempeñadas, adjudicándose el contrato por lotes independientes con objeto de facilitar al usuario la adquisición. Respecto de los criterios de adjudicación, y dada la relevancia que para la salud tiene el equipo, el precio tiene un peso inferior que el resto de requisitos. Así, éste tiene una ponderación en la puntuación final de un 20% respecto de la calidad y mejoras en la protección (30%), características estéticas y funcionales (30%) y plazo de entrega/servicio de venta y postventa (20%).
El suministro mediante Contrato-Marco nos facilita también las adquisiciones con presupuestos por encima de 30.000 €, ya que en este caso no es necesario convocar un nuevo concurso, agilizamos los procesos de compra y disminuimos los plazos de entrega.
Un aspecto interesante a destacar en este apartado es la constitución de un Comité Asesor de la Mesa de Contratación, formado por técnicos y trabajadores de campo de los Servicios con mayor demanda de EPIs, por los Delegados de Prevención y por los Técnicos de Prevención. Es este Comité el que evalúa todos los equipos y eleva un informe-propuesta de adjudicación a la Mesa de Contratación. De esta manera garantizamos el cumplimiento de aspectos tan importantes como la participación de los trabajadores y de sus responsables, de los representantes de los trabajadores, la implicación de todos ellos, así como las enriquecedoras aportaciones y debate en la toma de decisiones.
Adquisición de EPIs
La adquisición de los equipos de protección individual es realizada de forma independiente y autónoma por cada Servicio de la Corporación. Para ello, cada Servicio define qué tipo de equipos necesita, consultando al efecto la Relación de EPIs por tareas indicada anteriormente. Seguidamente acude a la relación de equipos por lote, marca, precio y suministrador (surgida de la adjudicación del Contrato-Marco), obteniendo de ella los datos necesarios para emitir la propuesta de compra.
En el caso de que sean necesarios equipos de protección individual que no hayan sido contemplados en el contrato marco, o cuando sus características sean diferentes a las señaladas en la Relación de EPIs por tareas, deberá contarse para su adquisición con informe previo favorable del Servicio de Prevención. De esta forma
garantizamos que todas las adquisiciones de equipos de protección individual se realizan con las adecuadas garantías para que puedan cumplir su función de protección.
Recepción de EPIs
La recepción de los equipos la realiza cada Servicio solicitante, ya sea en su almacén o en el del proveedor.
Entrega de los EPIs a los empleados públicos
La entrega se realiza de forma individualizada con acuse de recibo en una hoja de seguimiento por trabajador, en la que se hace constar el equipo entregado, la fecha de entrega, quién lo entrega, la firma del trabajador y si devuelve o no el equipo anterior.
Esta hoja, que debe permanecer en poder del responsable del trabajador, nos permite hacer un seguimiento de la rotación de equipos, el uso y desgaste y el adecuado estado de los mismos (en el caso de caducidad del equipo).
Con la entrega de cada EPI debe entregarse siempre la ficha informativa del equipo en la que, como se verá más adelante, se detallan de forma comprensible para el trabajador, las condiciones de uso, las limitaciones, mantenimiento y conservación, etc.
Utilización, mantenimiento y reposición de EPIs
La responsabilidad respecto de la utilización, mantenimiento y reposición de los equipos se realiza por cada Servicio y por los responsables de los trabajadores. Para cumplir con el requisito “in vigilando” se realizan controles activos en forma de inspecciones de seguridad, tanto por los Servicios afectados como por el Servicio de Prevención, estableciendo cada uno su Programación Anual de Inspecciones.
Formación/información
Tal y como se comentó anteriormente, el responsable entrega a cada trabajador la ficha informativa con los datos necesarios para utilizar correctamente el equipo.
Por otro lado, en la formación específica impartida para la realización de tareas de riesgo (trabajos en altura, soldadura, manipulación de productos químicos, etc.) se trata en profundidad el apartado de la protección individual, especificando en cada caso qué equipos se debe utilizar y adiestrando a los trabajadores en su uso, incluidas las situaciones de emergencia.
En la utilización de equipos críticos, como dispositivos anticaídas o equipos de protección respiratoria, se organizan seminarios monográficos sobre los fundamentos de protección, uso, mantenimiento y revisiones, predominando en la carga lectiva los
aspectos prácticos y el trabajo con los equipos.
El procedimiento de gestión de EPIs del Cabildo de Tenerife actualmente regula la gestión de unos 100 equipos de protección diferentes; lleva en funcionamiento 4 años, y ha permitido garantizar que los equipos de protección individual que se entregan a los empleados públicos reúnen los requisitos de protección mínimos necesarios y que la gestión de los mismos se realiza cumpliendo con la reglamentación aplicable en la materia.
HERRAMIENTAS AUXILIARES DE GESTIÓN
Se mencionan a continuación algunas herramientas auxiliares utilizadas en la gestión de EPIs en el Cabildo de Tenerife.
Garantía de acceso a la información
Para conseguir que la documentación sea difundida a toda la organización, se mantenga permanentemente actualizada y sea accesible a todo el personal, dada la dispersión de centros de trabajo de la Corporación, se ha diseñado y puesto en marcha un portal web en la Intranet Corporativa a la que tiene acceso la gran mayoría de los empleados. Para el personal de campo que no dispone de ordenador la difusión de la documentación se realiza a través de ordenadores ubicados en puntos de información en los centros de trabajo a los que están asignados.
En dicho portal, y relacionado con los equipos de protección individual, pueden consultarse las evaluaciones de riesgos, procedimientos e instrucciones de trabajo, documentos de formación así como las fichas informativas de todos los EPIs contemplados en el contrato marco.
La ficha informativa del equipo de protección individual
El Real Decreto 773/1997 establece, en su artículo 8, que “el empresario deberá
informar a los trabajadores, previamente al uso de los equipos, de los riesgos contra los que les protegen, así como de las actividades u ocasiones en las que deben utilizarse. Asimismo, deberá proporcionarles instrucciones preferentemente por escrito sobre la forma correcta de utilizarlos y mantenerlos”.
Nuevamente, se trata de conseguir una sistemática de actuación que garantice el cumplimiento real (y no formal) de estos objetivos ante cualquier entrega que pueda realizarse en cualquiera de los centros de trabajo del Cabildo. Sin más que observar la complejidad e ilegibilidad de muchas de las informaciones que aportan los fabricantes en los envoltorios de los EPIs, se hace evidente la necesidad de ir más allá; la forma de abordar este aspecto en el Cabildo de Tenerife ha sido mediante la creación de un modelo de ficha informativa que aporte al trabajador de forma sencilla, y para cada uno de los EPIs contemplados en el contrato marco, la información esencial con respecto a los aspectos fundamentales en el uso de dichos equipos.
Esta ficha informativa específica se incluye, además, como parte del contrato de suministro del equipo, lo que garantiza que el EPI irá siempre acompañado de esa información clara y sencilla para el trabajador. El acuse de recibo (con su correspondiente formato específico) y los distintos controles activos servirán para acreditar y asegurar el cumplimiento de este aspecto del procedimiento.
Seguimiento y control del contrato marco: los controles activos
Cualquier sistema de gestión debe contar en su seno con herramientas que garanticen su capacidad de retroalimentarse para mejorar continuamente su eficacia y
eficiencia. La gestión de EPIs no es una excepción.
El Cabildo Insular de Tenerife cuenta, para este objetivo, con distintos elementos de seguimiento y evaluación continua que ayudan a detectar todos aquellos puntos susceptibles de mejora. Estas herramientas (cuestionario de seguimiento del contrato marco, buzón de prevención, controles activos y reactivos, etc.) permiten a todos los usuarios del Contrato Marco (no sólo los usuarios finales, sino también a los gestores, compradores, técnicos de prevención, etc.) contribuir con sus observaciones, comentarios y sugerencias a la mejora del procedimiento en aspectos tales como:
- El cumplimiento de las obligaciones de los adjudicatarios (plazos de entrega, calidades de la mercancía entregada, adecuación a lo solicitado, ficha informativa, etc.)
- La adecuación de los EPIs a las tareas que se efectúan: eficacia protectora, compatibilidad con otros EPIs, confort, etc.
- La detección de nuevas necesidades.
Por su importancia, señalaremos particularmente el papel que juegan los controles activos en este proceso. En efecto, cada uno de dichos controles cumple con su papel dentro del proceso de mejora continua, lo que resumidamente puede esquematizarse de la siguiente forma:
- Las inspecciones de seguridad permiten obtener una visión directa de la utilización de los EPIs; esta herramienta permite revisar periódicamente la evaluación de riesgos, detectando nuevas necesidades y/o corrigiendo las posibles deficiencias observadas en la visita en cuanto a la adecuación de los equipos a los riesgos de los que protegen, la compatibilidad con otros equipos, la comodidad, etc.
- Las auditorías nos permiten determinar el grado de implantación del sistema de gestión de EPIs y, por tanto, las “zonas oscuras” o lagunas en las que la implantación no ha logrado ser efectiva. De este modo tenemos focalizados los aspectos concretos a mejorar.
- Mediante la vigilancia de la salud se detectan posibles carencias protectoras de los EPIs, reacciones adversas no previstas ni deseadas
(sensibilidad a determinados tejidos, pequeñas lesiones por la incomodidadde algunos equipos, etc.).
Y, por supuesto, no ha de olvidarse nunca el papel fundamental que juega la formación continua del personal del Servicio de Prevención Propio para atender y aplicar las mejoras que el mercado ofrece en este aspecto, e incluso para proponer, según su propia experiencia, otras mejoras a los propios fabricantes y distribuidores, lo que redundará siempre en una mejor protección y confort de los trabajadores.
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos sinceramente a Dña. Nieves Pérez Marichal (Jefe del Servicio Técnico de Organización y Recursos Humanos), Dña. Rosa Baena Espinosa (Directora Insular de Recursos Humanos), D. Víctor Pérez Borrego (Consejero de Presidencia y Hacienda) y a todos los Representantes de los Trabajadores su constante apoyo, tanto en la creación del Servicio de Prevención como en el impulso continuo de la acción preventiva en la Corporación.
REFERENCIAS
- 1. OHSAS 18001:1999, Sistemas de gestión de la seguridad y salud – especificación.
- 2. OHSAS 18002:2000, Sistemas de gestión de la prevención de riesgos laborales. Reglas generales para la implantación de OHSAS 18001.
- 3. ILOOSH 2001, Directrices relativas a los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
- 4. Manual de Prevención de Riesgos Laborales del Cabildo de Tenerife. D.L. TF 1576/2003.
- 5. Asociación de Empresas de Equipos de Protección Individual (2002). Guía de selección de equipos de protección individual. D.L. 358222002