La Integración de Sistemas de Gestión: un Concepto Indefinido

Abad Puente, Jesús

Profesor asociado del Departamento de Organización de Empresas Universitat Politècnica de Catalunyajesus.abad@upc.eduRodríguez Mondelo, PedroProfesor titular del Departamento de Organización de Empresas Universitat Politècnica de Catalunyapedro.mondelo@upc.edu

ABSTRACT

La integración de sistemas de gestión se caracteriza por la confluencia de diferentes disciplinas que se incorporan al alcance de su investigación (Teoría Organizacional, Calidad, Seguridad y Salud Laboral, Medioambiente, etc.). Ello provoca que los especialistas que se ocupan de este sujeto de investigación incorporen sus propias definiciones del término “integración”, en función de su procedencia, pudiendo llegar a ser en ocasiones incluso contradictorias, lo que está originando ciertos desentendidos. Por todo ello, el objetivo de este artículo es realizar un análisis comparativo de las diferentes acepciones que se están utilizando del término, con el objetivo de facilitar algo de claridad en esta confusión.

Palabras clave

Integración, sistemas de gestión.

INTRODUCCIÓN

La integración de sistemas de gestión se caracteriza por la confluencia de diferentes disciplinas que se incorporan al alcance de su investigación. El hecho de que su tema principal de estudio sean los sistemas de gestión hace que intervengan dos importantes líneas de conocimiento: la Teoría General de Sistemas, en cuanto que el diseño actual de los mismos tiene sus fundamentos en ella, y la Teoría Organizacional, dado que su implantación se circunscribe al ámbito de las organizaciones. Por otra parte, se incorporan también las comunidades científicas de las áreas de conocimiento de Calidad (Q), Medio Ambiente (MA) y Prevención de Riesgos Laborales (PRL), al ser las tres funciones técnicas para las que se ha generalizado la implantación de sistemas de gestión y que están centrando actualmente la atención en el ámbito de los Sistemas Integrados de Gestión (SIG). Por último, cabe añadir los actuales paradigmas de la Excelencia Empresarial y de Total Quality Management (TQM), dado que sus principios están siendo considerados en las propuestas metodológicas planteadas por algunos autores.

Sin embargo, esta participación multidisciplinar ha originado la aparición de numerosas acepciones del término “integración” que están dificultando su comprensión, así como la adecuada comunicación entre los miembros de la comunidad científica, las

organizaciones y los especialistas. Veremos a continuación estas diferentes acepciones en función de la disciplina que las utiliza.

LA INTEGRAGRIÓN SEGÚN LA TEORÍA ORGANIZACIONAL

La estructura organizativa ha sido un tema central de investigación en la Teoría Organizacional, dando origen a una extensa literatura. Un análisis limitado de la misma permite comprobar como ha sido definida a menudo en términos de «división» y«coordinación» de tareas:

Tabla 1. Definiciones de “Estructura organizativa” (Fuente: elaboración propia)

En cambio, otros autores han hecho uso de los términos «diferenciación» e«integración». Por ejemplo, Hatch [5:161] sostiene que “numerosos teóricos han considerado que los conceptos de «diferenciación» e «integración» explican cómo y porque las organizaciones adoptan unas estructuras organizativas u otras” y Hodge et al. [2] reconocen que su definición comprende dos elementos clave: «diferenciación» e«integración». Así pues, parece existir una división de opiniones que, como intentaremos mostrar a continuación, no es tal.

Mientras que los conceptos de «división» y «coordinación» han sido utilizados sistemáticamente por los autores clásicos del estudio de las organizaciones, los conceptos de «diferenciación» e «integración» fueron formulados por primera vez en 1967 por Lawrence y Lorsch en su conocido estudio “Organization and Environment”. En él los autores llevaron a cabo un análisis exploratorio en empresas americanas de tres industrias diferentes (plásticos, envases y alimentación), en el que concluyeron que las condiciones del entorno de la organización afectaban en un grado sustancial su elección de una estructura organizativa. Para ello hicieron especial hincapié en lo que llamaron “estados de diferenciación e integración en los sistemas organizativos” [6:17].

Debido a su consideración sistémica de las organizaciones, señalaron que su interrelación con los ambientes exteriores les exigía dividirse en unidades, cada una de

las cuales se planteaba, como tarea principal, la cuestión del trato con una parte de las condiciones exteriores a la empresa. Sin embargo, estas partes del sistema debían estar también conectadas a fin de que se realizaran los propósitos de la organización. Esta división del trabajo en departamentos y la necesidad de realizar un esfuerzo unificador conduce, según los autores, al establecimiento de la diferenciación y la integración dentro de las organizaciones, sean del tipo que sean, entendidas en los siguientes términos:

“Mediante la palabra diferenciación queremos dar a entender esas diferencias en cuanto a la actividad y la conducta y no simplemente el hecho de la segmentación y el conocimiento especializado” [6:18]

“Definimos la integración como la cualidad del estado de colaboración que existe entre departamentos en los que se requiere realizar la unidad de esfuerzo que el ambiente requiere” [6:21]

La amplia aceptación posterior que ambos conceptos han tenido entre la comunidad científica ha conducido a su consolidación en la literatura sobre organización, extendiéndose el uso de «integración» en el mismo sentido que «coordinación» [2] [7] [8] y el de «diferenciación» como sinónimo de «división». Por ejemplo, Mintzberg [1] señala que el concepto de integración de Lawrence y Lorsch al operativizarlo es equivalente a sus “dispositivos de enlace” o mecanismos de coordinación por adaptación mutua; Hall [9], Hatch [5] y Gibson et al. [10] consideran que la complejidad de las organizaciones se determina a partir del grado de diferenciación horizontal y vertical, entendidas como división de tareas en un mismo nivel organizacional y división de niveles jerárquicos respectivamente, y Clegg [11] sostiene la tesis de que la diferenciación en las organizaciones modernas ha llegado demasiado lejos, originando una excesiva necesidad de integración, por lo que es necesario realizar el camino inverso: la “dediferenciación” (En el texto original “de- differentiation”) o agrupación de tareas y departamentos.

Esta doble asociación semántica queda claramente explícita en la definición de estructura organizativa que proponen Kast y Rosenzweig [12:119]:

“La estructura se refiere a la manera en que están divididas las tareas de la organización (diferenciación) y coordinadas (integración)”

LA INTEGRACIÓN SEGÚN LAS FUNCIONES TÉCNICAS DE CALIDAD Y SEGURIDAD Y SALUD LABORAL

En el campo de la gestión de la Calidad los términos “despliegue” e “integración” se superponen. Garvin [13] señala que el término “despliegue” se utiliza en dos sentidos: como medición de la difusión de los esfuerzos de la calidad a través de la organización (despliegue horizontal) y como medición del grado en que los objetivos estratégicos son trasladados desde los niveles superiores de la organización a los inferiores (despliegue vertical). En cambio, la integración se refiere al grado de alineamiento o armonía en una organización y la identifica con el uso de un mismo lenguaje entre diferentes departamentos y niveles. Sin embargo, a pesar de esta distinción, reconoce que los expertos utilizan ambos términos de forma intercambiable. Por  ejemplo, cuando Dale y Oakland [14] (cit. en [8]) dicen que “la certificación de una empresa depende de la introducción de un sistema de calidad completamente integrado en la organización” y que su evaluación debe mostrar que todos los procesos están trabajando en armonía, están señalando que los despliegues horizontal y vertical de la política y los procedimientos de calidad deben ser considerados como parte de esta evaluación.

En el área de Prevención de Riesgos Laborales sucede algo similar. Si nos fijamos en la legislación española, se observa enseguida como las dos normas básicas, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995) y el Reglamento de los Servicios de Prevención (Real Decreto 39/1997), siguen con absoluta fidelidad los principios de la calidad [15]. Parece lógico, por lo tanto, que en este área el concepto de “integración” se utilice también en un sentido similar al de “despliegue”. Sirva de ejemplo el Reglamento de los Servicios de Prevención cuando señala que:

“La prevención de riesgos laborales, como actuación a desarrollar en el seño de la empresa, deberá integrarse en el conjunto de sus actividades y decisiones, tanto en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que éste se preste, como en la línea jerárquica de la empresa, incluidos todos los niveles de la misma. La integración de la prevención en todos los niveles jerárquicos de la empresa implica la atribución a todos ellos y la asunción por éstos de la obligación de incluir la prevención de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten” (art. 1 del Real Decreto 39/1997).

En cuanto a esta semejanza entre Calidad y Prevención de Riegos Laborales, Castejón [15] va más allá y considera incluso que los redactores del Reglamento se inspiraron en la norma ISO 9001:1994, dejando patente que su idea de la gestión de la prevención era que ésta debía ser organizada según principios similares a los de la calidad.

LA INTEGRACIÓN SEGÚN LA INVESTIGACIÓN SOBRE SISTEMAS DE GESTIÓN

En el campo de la integración de sistemas de gestión existe en la actualidad un doble posicionamiento de los autores en cuanto al sujeto objeto de la acción: aquellos que consideran que la integración debe producirse sobre los estándares de sistemas de gestión y aquellos que consideran que la integración debe llevarse a cabo sobre los sistemas de gestión implantados en las empresas, estén basados o no de modelos normalizados. Ambas posturas conducen a consecuencias diferentes.

La integración de estándares de sistemas de gestión

El resultado final bajo este posicionamiento sería la publicación de un único estándar genérico que cubriera las diferentes funciones técnicas específicas involucradas [16] [17]. El concepto de sistema integrado de gestión queda entonces sujeto únicamente al resultado de la implantación de dicho estándar.

En esta línea destaca el estudio que realizó la empresa MacGregor Associates [18] a petición de la organización British Standards Institution, cuyo objetivo principal fue analizar los elementos comunes existentes entre las normas ISO 9001:1994 e ISO 14001:1996 y determinar si era posible su integración con otros estándares. Para ello, consideraron necesario realizar la siguiente distinción entre los conceptos de alineamiento e integración:

• alineamiento: “estándares de sistemas de gestión  paralelos,  específicos para cada una de las especialidades, pero con un alto grado de aspectos en común en sus estructuras y contenidos”
• integración: “un único estándar de sistema de gestión al más alto nivel, con opcionales estándares modulares de soporte que cubren requisitos específicos”.

Una de sus principales conclusiones fue que las diferencias en el alcance entre ambas normas dificultaban su integración, aunque sí era posible alinearlas. De hecho, es significativo que ningún organismo normalizador oficial haya aprobado hasta el momento un estándar integrado de sistema de gestión y sí se haya realizado desde ISO un esfuerzo por armonizar la terminología, la estructura y los elementos de la reciente ISO 9001:2000 con la ya existente en esos momentos ISO 14001:1996 (en el 2004 se revisó la norma ISO 14001, aunque no se han producido importantes cambios en su estructura y fundamentos).

Karapetrovic y Jonker [19] han señalado que la publicación de dicho estándar presenta el inconveniente de que debería englobar los estándares de sistemas de gestión existentes hasta el momento y ser modificado cada vez que apareciera un estándar de gestión nuevo. Además, son numerosas las experiencias empresariales que parecen demostrar que la integración de sistemas internos de gestión no necesariamente requiere de un estándar integrado [20].

Sin embargo, a pesar de que el interés por la integración de estándares parece estancado en estos momentos, han aparecido algunas propuestas de modelos de sistemas integrados cuyos esquemas son similares a los planteados por los estándares.

La integración de sistemas de gestión

La necesidad que surge bajo este posicionamiento es definir adecuadamente el término “integración”, de tal modo que nos permita determinar objetivamente cuándo dos o más sistemas pueden considerarse integrados. Ello no es fácil, por lo que la mayoría de autores eluden dar una definición formal del mismo y utilizan un camino indirecto, aunque más operativo: la consideración de la integración de sistemas de gestión como un proceso progresivo, cuyos niveles vienen caracterizados por ciertas variables mesurables, de forma que cuando se alcanza el estadio superior se considera que se ha logrado la “autentica integración completa”.

La siguiente tabla muestra las principales propuestas al respecto encontradas en la literatura:

Tabla 2. Propuestas de niveles de integración de sistemas de gestión (Fuente: elaboración propia)

Seghezzi [21] propone tres niveles de integración para sistemas integrados de gestión basados en los correspondientes estándares:

• suma (“addition”): los sistemas parciales de Q, MA, PRL, costes, etc. se mantienen separados, así como su documentación. Sin embargo, sus contenidos son comparables mediante el desarrollo de listas de referencias

cruzadas. Según el autor, este es el primer paso hacia un sistema integrado total de gestión

• fusión (“merger”): existe integración completa a nivel operacional (los trabajadores disponen de instrucciones de trabajo únicas, lo que les facilita su comprensión), así como un único manual de gestión, aunque se mantienen capítulos específicos de los diferentes sistemas, por lo que todavía son visibles. Para alcanzar este nivel de integración Seghezzi aconseja utilizar la serie ISO 9000 como base
• integración (“integration”): en este nivel existe un único sistema global en el que los sistemas individuales dejan de ser visibles.

La propuesta de Wilkinson y Dale [22] establece cuatro niveles, aunque el primero de ellos no puede ser considerado como tal, dado que hace referencia a un sistema individual:

• primer nivel: se alcanza cuando un sistema individual se integra en todas y cada una de las funciones y actividades de  la organización (los  autores utilizan aquí el término integración en el mismo sentido que desde las funciones de Q, MA y PRL: como despliegue)
• segundo nivel: se combinan los sistemas basados en los estándares ISO 9000:1994, ISO 14001:1996 y BS 8800:1996 a través de las tablas de correspondencias de los mismos. El peligro en este nivel es que se convierte simplemente en la combinación de la documentación, lo cual puede satisfacer a los organismos de certificación, pero aspectos como la política, el cambio cultural y el compromiso con la mejora continua pueden verse comprometidos
• tercer nivel: aparecen sistemas satélite que gestionan aspectos comunes del resto de sistemas, como por ejemplo la formación
• cuarto nivel: en este nivel se fusionan los sistemas, estén o no certificados, en un sistema de gestión global, lo que puede considerarse como un verdadero sistema integrado. Requiere la implicación de todos los miembros de la organización y las políticas y objetivos de cada uno de los sistemas inicialmente separados están alineados y respaldan la estrategia, política y objetivos globales de la organización.

Esta propuesta fue utilizada por Douglas y Glen [25] en un trabajo de tipo exploratorio en el que realizaron una encuesta sobre 28 pequeñas y medianas empresas del Reino Unido que tenían implantados sistemas de gestión basados en los estándares ISO 9001:1994 e ISO 14001:1996. Concluyeron que la mayoría de ellas habían alcanzado tan solo el segundo nivel de Wilkinson y Dale. De este estudio es reseñable también que el 86% de las empresas encuestadas afirmaran que recibirían con buenos ojos un estándar único para ambos sistemas.

Block y Marash [23] presentaron una propuesta enfocada a la integración de sistemas de gestión a partir de los estándares ISO 9001:1994 e ISO 14001:1996. Distinguen dos formas de integrar:

• integración parcial: caracterizada por la existencia de manuales separados, aunque con documentos compartidos; es decir,  en  lugar  de  crear  un conjunto completamente independiente de procedimientos, el SGMA utiliza

aquellos procedimientos del SGQ que pueden aplicarse fácilmente a cuestiones medioambientales, mediante las modificaciones o ampliaciones necesarias, como por ejemplo el de control de la documentación

• integración total: un sistema totalmente integrado que incluye un único manual que aborda los  requisitos combinados  de los  SGQ y  SGMA. Los procedimientos ya existentes se modifican con el fin de incorporar los elementos específicos impuestos por cada uno de los estándares correspondientes, con lo que los sistemas pierden su identidad. Sólo existe un manual de sistemas, un conjunto de procedimientos, una auditoría que examina los requisitos combinados y una revisión por parte de la dirección.

Para Block y Marash ninguna de las dos opciones es intrínsecamente mejor que la otra y consideran que la estructura organizativa, el estilo de gestión y el campo de aplicación del sistema ejercen una influencia decisiva a la hora de decidir qué enfoque es preferible:

Tabla 3. Variables influyentes en la decisión del nivel de integración (Fuente: Block y Marash [23])

Por último, Ferguson et al. [24] consideran dos dimensiones definitorias del proceso de integración: el nivel de integración y el modo de integración. Respecto a la primera de ellas distinguen entre tres posibles niveles:

• alineamiento: cada uno de los sistemas está bajo la órbita de un departamento o unidad cuyo responsable sigue automáticamente sus propias metas y objetivos, siendo la integración tan sólo documental
• combinación: se mantiene la separación departamental, pero algunos procedimientos operativos son comunes (por ejemplo el control documental, la formación, la auditoría interna, etc.)
• integración: aparece un sistema único plenamente  integrado  en  sus aspectos documentales y en los referentes a la autoridad y dirección.

En cuanto a la segunda dimensión, consideran que la integración puede ser realizada por políticas, de modo cultural y por procesos. En el primer caso, por políticas, la dirección fija las políticas y objetivos globales que se desplegarán en áreas de mejora por proyectos, no existiendo ninguna discrecionalidad en los niveles operativos. Cuando la integración es cultural se definen las áreas de mejora por proyectos en los mismos niveles operativos, mientras que si se realiza por procesos, las políticas y objetivos globales definidos por la dirección se desplegarán y se harán operativos sobre la base de los procesos existentes y no de los proyectos a desarrollar.

Esta propuesta presenta un doble interés: en primer lugar porque traslada el término “alineamiento”, que MacGregor Associates [18] utilizaron en el marco de los estándares, al ámbito de los sistemas de gestión y en segundo lugar porque, a diferencia del resto de propuestas, concretan para cada uno de los tres niveles los elementos del sistema que deben estar integrados (véase tabla 4).

Leyenda: A = Procedimiento autónomo o independiente; I = Procedimiento Integrado

Tabla 4. Niveles de integración de los sistemas de Q, MA y PRL (Fuente: Ferguson et al. [24])

CONCLUSIONES

Como hemos comprobado, el concepto de integración es entendido de forma diferente según la disciplina de procedencia del investigador que lo utiliza: desde la Teoría Organizacional es utilizado como sinónimo de “coordinación” entre las diferentes unidades de la organización; los expertos en Calidad y Seguridad y Salud Laboral lo utilizan para referirse al despliegue tanto horizontal como vertical de los fundamentos de sus funciones técnicas y la implicación de todos los miembros de la organización.

Por otra parte, desde la propia investigación sobre Sistemas de Gestión se dibujan actualmente dos corrientes diferentes: los que opinan que la integración debe realizarse sobre los estándares de gestión y los que consideran que debe llevarse a cabo sobre los propios sistemas de gestión, manteniendo por separado los diferentes estándares en que se basan los sistemas. La necesidad que surge bajo el segundo posicionamiento es definir adecuadamente el término “integración”, lo cual no resulta fácil, por lo que la mayoría de autores han eludido dar una definición formal del mismo y han preferido utilizar un camino indirecto, aunque más operativo: la consideración de la integración de sistemas de gestión como un proceso progresivo, cuyos niveles vienen caracterizados por ciertas variables mesurables, de forma que cuando se alcanza el estadio superior se considera que se ha logrado la “autentica integración completa”.

Estas diferencias en la interpretación de lo que significa el término integración sirven de fundamento para señalar la urgente necesidad de definiciones adecuadas que existe en estos momentos.

REFERENCIAS

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