Dir. Desarrollo Prevención Industrial
Tel. 913138097 / teresa.ruiz-escribano@sgs.com
Rogelio Toledo CIBERNOS Dir. I+D
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
La Prevención de Riesgos Laborales es un área de gestión en la empresa que moviliza un nada despreciable conjunto de medios, recursos e información. En el camino que las empresas españolas van recorriendo hacia la eficacia preventiva cada vez se pretende una mayor implicación de diferentes áreas de la organización, de forma que la prevención pasa de ser una formalidad ejercida por el técnico o el departamento correspondiente a ser una preocupación común que implica a todos los departamentos de algún modo.
A la vez que ha ido avanzando este enfoque integral e integrador de la prevención, también hemos de avanzar en las herramientas que nos ayudan a conseguir la eficacia desde este planteamiento. SySprocess es un ejemplo de desarrollo de una herramienta de gestión diseñada desde este enfoque integral para facilitar cumplir el objetivo de ser realmente eficaces en prevención reduciendo el esfuerzo.
SySprocess también es una muestra de necesidad de unir la investigación y el desarrollo en el ámbito informático al campo de la prevención, de cómo se puede avanzar en soluciones cada vez más flexibles y adaptables a cada organización.
La herramienta que se presenta es fruto de la investigación y desarrollo desde CIBERNOS (empresa con más de 40 años de experiencia en el mundo de la informática) de una plataforma llamada PLAN (Plataforma en Línea de Apoyo al Negocio) y que ha sido cofinanciada por el CDTI (Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial) del Ministerio de Industria. Sobre esta plataforma se puede implementar la gestión de cualquier proceso dentro de la empresa y ha sido a través de esta posibilidad que se, junto con una empresa especializada en la prevención de riesgos laborales – SGS Tecnos, S.A. - se ha creado una herramienta específica.
QUÉ ES SySprocess
SySprocess es una aplicación informática diseñada para la gestión integral de la Prevención de Riesgos Laborales adaptable a cualquier organización.
SySprocess es fruto de la experiencia en el asesoramiento en la gestión preventiva a empresas por parte de SGS Tecnos, S.A. y la experiencia en desarrolloinformático de CIBERNOS, con lo cual responde a las necesidades actuales y reales de los responsables de la gestión preventiva.
En definitiva se trata de una herramienta eficaz para la informatización del Plan de Prevención exigido por el artículo 16 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales que en muchos casos está desarrollado como un Sistema de Gestión de la Prevención (SGPRL).
Conscientes de la cada vez mayor preocupación de las empresas por la eficaz gestión preventiva, SySprocess además de permitir la adecuada gestión documental de toda la información de prevención exigida, ha sido diseñada teniendo en cuenta los requisitos de la especificación OHSAS 18.001 para facilitar la aplicación práctica de los mismos.
QUÉ OFRECE SySprocess
SySprocess ha sido diseñada en su contenido por expertos en Prevención de Riesgos Laborales para que cualquier persona involucrada en la gestión preventiva de su empresa encuentre respuesta a sus necesidades reales.
Por otra parte, la arquitectura que presenta SySprocess cuenta con las ventajas más actuales desde el punto de vista informático. Tanto por su operativa en base a procesos (entendiendo por éstos la aplicación práctica de los procedimientos del SGPRL), como por su funcionamiento como asistente y más aún por la incorporación de diferentes formas de comunicación entre todas las figuras que intervienen en la prevención.
La aplicación permite a los diferentes usuarios programar actividades que son tratadas de forma que generan subprocesos, avisos y alarmas. Este funcionamiento facilita llevar al día cualquier aspecto de la gestión preventiva y tener un conocimiento en tiempo real de la planificación de actividades, las auditorías, la vigilancia de la salud, etc. por parte de los responsables.
La estructura que presenta SySprocess y las funcionalidades de comunicación con las que cuenta (el flujo de procesos entre usuarios, conexión con e-mail o SMS o enlaces a intranet, entre otros), contribuyen a promover la eficaz integración de la prevención en el conjunto de actividades de la organización.
ESTRUCTURA DE SySprocess
La aplicación está estructurada en tres bloques o apartados que responden a tres objetivos de utilidad:
1. Biblioteca de información.
Esta es el área donde los usuarios de la aplicación podrán consultar cualquier cosa que se haya generado. Esta consulta incluye acceder rápidamente a listados (evaluaciones realizadas, accidentes ocurridos, documentación del SGPRL, etc.) así como recuperar todos los documentos oportunos.
2. Panel de control.
El panel de control agrupa todas las acciones que podemos querer realizar en el día a día de la prevención, entre ellas: comunicar un accidente, dejar constancia de la entrada en vigor de nueva normativa, planificar formación, programar reconocimientos médicos, etc.
Todo ello se hace en formato asistente para el usuario a través de los procesos. A continuación se muestra esquemáticamente el mapa de procesos con el que cuenta la aplicación:
Requisitos legales y otros requisitos
Nuevos proyectos y compras
Programa de Gestión
Evaluación de riesgos
Inspecciones de seguridad
Planificación de actividades preventivas
Formación
Vigilancia de la salud
Coordinación con SPA
Nueva documentación del sistema
No conformidades
Entrega de EPIs
Accidentes e incidentes
Información
Control condiciones de trabajo
Auditorías
Funcionamiento Comité de Seguridad y Salud
Comunicaciones externas e internas
Coordinación de
CONSTRUCCIÓN
|
actividades empresariales
 |
|
permitirán generar los informes a imprimir y llevar a cabo los mantenimientos oportunos de puestos, lugares de trabajo, actividades, equipos, EPIs, etc. 3. Agenda. En este aparatado se hace seguimiento de la planificación de todas las actividades que se llevan en marcha (evaluaciones programadas, reuniones del Comité de Seguridad y Salud, actividades preventivas planificadas, auditorías, coordinación de actividades preventivas, etc.). El diseño de las vistas de la agenda o primer vistazo es configurable para cada usuario de la aplicación según hasta dónde alcance su ámbito de gestión o responsabilidad. A través de la agenda o primer vistazo, cada usuario, según los permisos asignados, puede: • Acceder a sus “tareas pendientes”. • Conocer el estado de acciones planificadas (como responsable, aunque no le correspondieran). • Ver las acciones programas de formación, reuniones, auditorías, inspecciones, etc. |
OTRAS VENTAJAS DE SySprocess
Comunicación integrada
SySprocess es la única aplicación del mercado que, además de la lógica del proceso, los documentos, datos y reglas, cuenta con la comunicación integrada.
En cada proceso se determina en quién desemboca determinada acción preventiva o a quién hay que comunicar, convocar a una reunión, etc. Todo ello genera subprocesos que quedan registrados. Esta funcionalidad reduce la necesidad de realizar llamadas, desplazamiento para comprobaciones o enviar mensajes de correo electrónico.
Control de accesos y niveles de usuarios
La aplicación permite establecer todas las medidas de seguridad necesarias mediante el control de los accesos con las contraseñas establecidas y la limitación de acceso a determinadas partes de la misma según el tipo de usuario.
Adaptabilidad
SySprocess permite la personalización y adaptación a cada tipo de organización.
Tanto por la facilidad con que se puede modificar el contenido de formularios o las fases predefinidas en un proceso como por la rapidez con que se pueden generar nuevos procesos a medida, informes o plantillas es la herramienta más adaptable del mercado y que mejor se puede adaptar a la realidad concreta de una organización.
Trabajo en grupo
La arquitectura orientada a procesos que incorpora SySprocess permite una fácil y directa colaboración dentro de un proyecto entre equipos de trabajo pertenecientes a diferentes áreas o departamentos, lo cual contribuye a potenciar la Integración de la Actividad Preventiva.
La posibilidad de incorporar en una gestión preventiva a diferentes usuarios según va surgiendo la necesidad, permite compartir de manera inmediata toda la información adherida a dicha gestión.
Así, por ejemplo, un usuario perteneciente al departamento de Mantenimiento encargado de realizar mejoras en las instalaciones, podrá tener acceso a las evaluaciones de riesgo que hayan suscitado las modificaciones. O también, un jefe de obra puede estar en conocimiento de las modificaciones sufridas en el Plan de Seguridad y Salud que se ha presentado.
Buscador de tareas y archivos
Toda la información está siempre disponible desde el puesto de trabajo, PC portátil, Intranet, Wap, GPRS, lo que permite localizar de una forma rápida y cómoda todas las gestiones y documentos realizados.
La localización de archivos y tareas se realiza a través de campos de búsqueda lo que facilita considerablemente la localización de las mismas.
Actúa como archivo general, los archivos se almacenan a nivel Cliente/Producto y están catalogados según su tipo, lo que permite disponer de cualquier documento de forma ordenada y controlada, solo podrán acceder a los archivos aquellos empleados involucrados con el proceso y actividad y aquellos empleados que dispongan de permisos oportunos.
Trazabilidad y facilidad de verificación
Todas las actividades que se gestionan mediante la aplicación quedan registradas de forma que siempre se puede consultar cuándo, cómo y por quién se llevaron a cabo.
De cara a las auditorías legales o de certificación esto supone una ayuda para los responsables de prevención y un aspecto muy valorado por parte de los auditores.
QUIÉN HA DESARROLLADO SySprocess
La aplicación informática SySprocess ha sido desarrollada por:
• SGS Tecnos, S.A., empresa que cuenta con más de 20 años de experiencia den la Prevención de Riesgos Laborales.
− Servicio de Prevención Ajeno acreditado a nivel nacional (Resolución de Dirección General de Trabajo y Empleo de la Comunidad de Madrid con fecha 18/12/1997).
− Amplia experiencia en el asesoramiento en Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales.
• CIBERNOS, S.A., empresa con más de 40 años de experiencia en consultoría y Desarrollo Informáticos.
− Amplia experiencia en implantación de aplicaciones basadas en procesos (BPM).
− Desarrolladores de PLAN Plataforma en Línea de Apoyo al Negocio, co-financiada por el CDTI (Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial) del Ministerio de Industria.
Papers relacionados
