El “Facility Management” (FM) como herramienta de Gestión de la Seguridad, la Calidad Ambiental y la Higiene en los Edificios

La IFMA (International Facility Management Association) define esta herramienta de gestión como “La práctica de coordinar el personal y el trabajo de una organización en el puesto de trabajo físico”; añade además que “es la práctica empresarial de planificar, proporcionar y mantener entornos de trabajo productivos”. El MIT (Massachusetts Institute of Technology) define el Facility Management como “La práctica de gestionar y coordinar el puesto de trabajo físico con el personal y el trabajo de la organización; contribuye a la conservación del medio ambiente, alimenta la cultura empresarial, e integra los principios de la administración de empresas, arquitectura, ingeniería y ciencias del comportamiento”.

El Facility Management, o técnica de gestión integral de recursos inmobiliarios, es una de las disciplinas de mayor crecimiento a nivel mundial en el ámbito de la gestión, que inicia su implantación en España a partir de la década de los años noventa. Su adopción como herramienta de gestión se ve justificada por el elevado coste de los recursos inmobiliarios, patrimonio que integra parte importante del activo en el balance de las empresas, y por el hecho de que el mantenimiento de los inmuebles constituye alrededor del 80% del total del coste de un edificio a lo largo de su vida útil, si ésta se estima en términos de alrededor de 50 años.

La creciente demanda de adaptación de los edificios a los cambios se ve además acompañada de un incremento en la complejidad y en la cantidad del número de instalaciones que alojan: redes de informática y telecomunicaciones, sistemas de control "inteligente", climatización, agua sanitaria, sistemas de seguridad, etc., lo que complica de forma significativa su adecuada gestión.

Por otro lado, las crecientes necesidades y requisitos planteados por usuarios y ocupantes de edificios en materias tales como seguridad, confort, higiene y calidad ambiental, producto de la profunda transformación de la dinámica del trabajo (tipo de empresa, ritmo de actividad, requerimientos personales), exigen que la gestión de los inmuebles deba enfocarse teniendo en cuenta la interrelación ineludible que existe entre las instalaciones, el espacio y la productividad personal de quienes desempeñan sus actividades en este entorno. Este hecho es sobre todo relevante en lo que atañe a las actividades del sector servicios, y a aquellas labores no relacionadas directamente con los procesos productivos tradicionales.

Los responsables de las empresas han de asumir definitivamente que el entorno de trabajo constituye un recurso estratégico, una inversión y una valiosa herramienta competitiva susceptible de generar interesantes ventajas económicas. Como tal, requiere de una adecuada planificación que permita su adaptación a los cambios. En este sentido, las técnicas de Facility Management aparecen como una herramienta de indiscutible valor.

El Facility Management surge en este contexto, partiendo de la implementación de una planificación global de los edificios, vinculando indisociablemente el proceso a los procedimientos de gestión estratégica global de la empresa, y evitando las improvisaciones del corto plazo. Los incrementos de costes derivados de la falta de previsión de los consumos, servicios, precios de alquiler y costes de inversiones futuras pueden suponer para las empresas un detrimento económico de significativa magnitud.

OBJETIVOS DEL FACILITY MANAGEMENT El objetivo de cualquier enfoque basado en el concepto de Facility Management es impartir un carácter profesional a la gestión de las instalaciones y servicios de los cuales dependen el aseguramiento de la vida útil de los activos invertidos en los mismos, así como certificar las condiciones de seguridad y confort que se han de garantizar a sus ocupantes. Entre otros, los principales objetivos que se ha de procurar alcanzar de modo simultáneo en dicho sentido, son los siguientes:

• Integrar el Plan Estratégico de Facility Management con el Plan Estratégico de Gestión General de la empresa.
• Establecer estrategias a largo plazo de ahorro de costes operativos en la gestión del edificio, racionalizando todo tipo de recursos, y aplicando rigurosos criterios de sostenibilidad.
• Mejorar la productividad mediante la conciliación equilibrada de recursos humanos, económicos e inmobiliarios.
• Generar ingresos y plusvalías.
• Analizar y gestionar el ciclo de vida de los elementos del edificio.
• Planificar los mantenimientos preventivos y correctivos del edificio, aplicando criterios de prevención de riesgos.
• Adquirir un criterio profesional a la hora de implantar tecnologías inteligentes.
• Gestionar eficazmente espacios y reubicaciones.
• Optimizar el consumo energético en los edificios.
• Mejorar la imagen corporativa.
• Garantizar la calidad ambiental, el confort, la higiene y la seguridad dentro de las dependencias del edificio.
• Gestionar eficazmente la subcontratación de servicios vinculados a los activos inmobiliarios.

• Seleccionar acertadamente el software más adecuado de gestión en Facility Management.

ENFOQUE Y CONTENIDO

Como herramienta de Gestión Integral del edificio, particularmente de las condiciones de calidad ambiental, confort, seguridad e higiene requeridas en su espacio interior, las técnicas de Facility Management se han de enfocar hacia garantizar la máxima eficacia en las siguientes áreas operativas:

Gestión de proyectos

: Introducir, adoptar y aplicar en la práctica el concepto de “Project Management”.

Gestión patrimonial

: Introducir en el enfoque del mantenimiento integral del edificio los aspectos financieros, administrativos y legales que implica la gestión del patrimonio y de las inversiones implícitas en el mismo.

Gestión de espacios

: Abordar la planificación y cuantificación de espacios, reubicaciones, ergonomía y sistemas de mobiliario, de acuerdo con los mejores criterios de funcionalidad, seguridad y confort.

Gestión de servicios generales

: Contemplar las alternativas teóricas y prácticas para el diseño y la organización de los protocolos de FM, los aspectos económicos que implica dicho protocolo, y todo lo concerniente a la contratación de los servicios que lo integran.

Gestión y mantenimiento de elementos constructivos

: Analizar los diferentes casos y posibilidades que puedan darse en relación con los elementos constructivos presentes en los edificios desde la perspectiva de su gestión.

Gestión y mantenimiento de instalaciones

: Contemplar la gestión y el mantenimiento de las instalaciones, así como los procedimientos operativos y de prevención más adecuados.

Gestión de servicios

: Definir, analizar y precisar las particularidades, requerimientos y ratios económicos de los principales servicios generales aplicables a la correcta y eficaz gestión del edificio.

Programas informáticos de soporte al FM

: Aplicar criterios racionales de selección de las herramientas disponibles en estas materias, optimizándolas y actualizándolas en función de la evolución tecnológica del sector.

Implantación del Facility Management

: Llevar a la práctica el contenido conceptual de los protocolos de actuación definidos en el plan de Facility Management.

El Entorno de Uso o de Trabajo se ha convertido en un recurso estratégico y en una herramienta competitiva de gran importancia. Partiendo de esta base, dicho entorno es el concepto alrededor del cual se ha de dar forma a un protocolo o marco de referencia de Facility Management, siendo sus componentes fundamentales las siguientes:

• El Continente, es decir, los edificios e inmuebles dentro de los cuales las personas llevan a cabo sus actividades.
• El Contenido o Puesto de Uso o de Trabajo propiamente tal, particularmente lo referente a la distribución del espacio y de los recursos materiales que lo sustentan, como las instalaciones y el mobiliario.

Son cuatro los elementos básicos del Entorno de Uso o de Trabajo:

• Las Personas
• El Trabajo o actividad a realizar
• El Puesto físico donde las personas llevan a cabo las actividades
• El Edificio dentro del cual los usuarios desarrollan las actividades

Y son también cuatro las disciplinas que conducen al correcto diseño y coordinación del entorno de trabajo:

• Los Principios de Organización Empresarial
• La Arquitectura
• La Ingeniería
• Las Ciencias del Comportamiento

Las técnicas de gestión por la vía del Facility Management son aplicables a cualquier edificio, en función de la demanda de los clientes. Adquieren especial relevancia en inmuebles con presencia y tráfico continuo de materiales, personas y usuarios, en los cuales se requieren prestaciones de servicios de soporte de máxima calidad, como ocurre en las siguientes áreas:

• Entidades públicas y organizaciones privadas, particularmente las que acusan elevadas tasas de movilidad y presencia de empleados y usuarios.
• Recursos inmobiliarios con fuerte dependencia de instalaciones y servicios técnicos.
• Edificios singulares.
• Edificios institucionales y de pública concurrencia.
• Patrimonios inmobiliarios diversificados, complejos y voluminosos, con importante valor en activos fijos.
• Patrimonios inmobiliarios de naturaleza corporativa, con acusados gastos en operaciones internas y de mantenimiento.

• Sectores específicos, tales como hospitales, hoteles, universidades, ferias y centros comerciales.

MARCO DE REFERENCIA DEL FACILITY MANAGEMENT ENFOCADO A LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD, LA CALIDAD AMBIENTAL Y LA HIGIENE EN LOS EDIFICIOS

El Marco General de Referencia del Facility Management, propuesto en España por el experto Joan Miró Bedós, constituye una singular base conceptual para enfocar esta herramienta a la gestión de la seguridad, la calidad ambiental y la higiene en edificios de cualquier naturaleza y condición. Este modelo cruza las cuatro componentes de la dimensión “Facility” (Inmovilizado Material o Patrimonio, Sistemas Técnicos o Instalaciones, Espacio o Arquitectura Interior, y Servicios Operativos), con las tres componentes de la dimensión “Management” (Planificación, Ejecución y Gestión).

En la tabla adjunta se refleja el contenido básico de dicho Marco de Referencia, incluyendo los aspectos fundamentales a tener en cuenta al aplicar en la práctica el citado modelo con un enfoque específicamente dirigido a la Gestión de la Seguridad, la Calidad Ambiental y la Higiene en los edificios. Los aspectos a considerar son básicamente los siguientes:

PATRIMONIO Planificación Estratégica

: Diseño – Proyecto – Permisos – Requisitos normativos

Planificación Táctica

: Ubicación – Orientación – Especificaciones

Ejecución

: Reformas

Operación

: Sin actuaciones

Mantenimiento

: Sin actuaciones

Auditoría

: Estado estructural – Seguridad – Sostenibilidad

INSTALACIONES Planificación Estratégica

: Requerimientos – Política ambiental

Planificación Táctica

: Normativas

Ejecución

: Ampliaciones – Modificaciones

Operación

: Energía – Agua – Climatización

Mantenimiento

: Energía – Agua – Climatización

Auditoría

: Energética – Factores de riesgo frente a la Legionelosis – Eficacia y rendimiento

ESPACIO Planificación Estratégica

: Necesidades de los usuarios – Parámetros ergonómicos – Política ambiental

Planificación Táctica

: Distribución – Diseño de interiores

Ejecución

: Ampliaciones – Reformas

Operación

: Calidad del aire – Iluminación – Ergonomía

Mantenimiento

: Sin actuaciones

Auditoría

: Síndrome Edificio Enfermo – Entorno electromagnético – Calidad de ambiente interior – Satisfacción usuarios

SERVICIOSPlanificación Estratégica

: Política ambiental – Gestión de residuos – Seguridad

Planificación Táctica

: Sin actuaciones

Ejecución

: Contratación

Operación

: Limpieza – Higiene – Residuos – Seguridad

Mantenimiento

: Áreas de trabajo – Áreas recreativas – Áreas de descanso

Auditoría

: Calidad – Satisfacción de los usuarios

Sobre la base de los anteriores criterios, el Marco básico de Referencia del Facility Management, aplicado concretamente a la gestión de la Seguridad, la Calidad Ambiental y la Higiene en los edificios, se sintetiza en la siguiente tabla:

En todo caso, este Marco de Referencia se ha de aplicar sistemáticamente con un enfoque integral, incorporando las correspondientes actuaciones dentro del plan de gestión general de la empresa, con visión estratégica a largo plazo.

AMBITO LEGISLATIVO Y NORMATIVA APLICABLE EN ESPAÑA A LA GESTION VIA FACILITY MANAGEMENT DE LA SEGURIDAD, LA CALIDAD AMBIENTAL Y LA HIGIENE EN LOS EDIFICIOS La norma fundamental que orienta las actividades del Facility Management en España es la UNE – EN 15221 – 1

, de octubre 2007, sobre Gestión de Inmuebles y Servicios de Soporte. Corresponde a la versión española de la norma europea EN 15221 – 1:2006.

Esta norma describe las funciones básicas de la gestión de inmuebles, y define los términos relevantes necesarios para entender su contexto.

En lo que atañe concretamente a la gestión de la Seguridad, la Calidad Ambiental y la Higiene en los edificios, es preciso tener en cuenta las prescripciones y orientaciones expuestas en los decretos y normas específicamente aplicables en territorio español, entre los cuales cabe destacar fundamentalmente los siguientes:

• Ley 31 / 1995 – Prevención de Riesgos Laborales.
• Real Decreto 1027 / 2007 – Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE). Modificado por Real Decreto 1826 / 2009
• Real Decreto 486 / 1997 – Disposiciones mínimas de Seguridad y Salud en los lugares de trabajo.
• Real Decreto 314 / 2006 – Código Técnico de la Edificación.
• Real Decreto 865 / 2003 – Prevención y Control de la Legionelosis.
• Real Decreto 140 / 2003 – Criterios Sanitarios de la Calidad del Agua de consumo humano.
• Real Decreto 3349 / 1983 – Reglamentación Técnico Sanitaria para la fabricación, comercialización y utilización de Plaguicidas. Modificado por R.D. 162 / 1991 y R.D. 443 / 1994.
• Norma UNE 100012 – Higienización de Sistemas de Climatización.
• Norma UNE 171212 – Buenas prácticas en operaciones de Limpieza.
• Norma UNE 171330 – Calidad Ambiental en Interiores – Diagnóstico de Calidad Ambiental Interior.
• Norma UNE 171210 – Buenas prácticas en los planes de Desinfección, Desinsectación y Desratización.

A los anteriores, será preciso añadir la normativa de aplicación local exigida por las Comunidades Autonómicas que la tengan específicamente establecida.

OTRAS CONSIDERACIONES DE INDOLE GENERAL REFERENTES AL FACILITY MANAGEMENT Antes de implantar las técnicas del Facility Management a la gestión de la Seguridad, la Calidad Ambiental y la Higiene en los edificios, se han de tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• El FM se ocupa de gestionar actividades, servicios y temas que nada tienen que ver con las actividades específicas en que se basa el negocio concreto de una empresa. En otras palabras, su función se enfoca a todo lo que no sea el objetivo propio del negocio (“core business”) de la entidad en la cual se establece como herramienta de gestión inmobiliaria, lo cual no excluye que se ha de integrar plenamente dentro de la estrategia general de dicha empresa.

• En tal sentido, en España, a diferencia de otros países, aún no se reconoce el valor añadido que puede aportar a las organizaciones la gestión vía FM de aquellos activos que, sin ser esenciales para el negocio en sí, resultan fundamentales a la hora de impartir solidez patrimonial a sus cuentas de resultados y a sus balances. Debido a su carácter esencialmente técnico, el FM tiende a no ser reconocido como herramienta estratégica de gestión, pese a que su naturaleza conceptual es esencialmente organizativa. La adopción de un programa integral de gestión de inmuebles mediante técnicas de FM puede representar para las empresas un ahorro de entre un 10% y un 15%, habiéndose logrado en ciertos casos niveles de reducción de costes de mantenimiento de hasta un 30%.

• Además de sus ventajas de índole económica, las técnicas de gestión de activos inmobiliarios mediante FM generan importantes beneficios de tipo cualitativo, que afectan fundamentalmente a los usuarios y ocupantes de los edificios. Aspectos vinculados a la prevención de riesgos, a la seguridad, al confort, a la higiene y a la calidad ambiental avalan este hecho, sobre todo si se tiene en cuenta el reconocido valor que actualmente representa para las empresas el “entorno de trabajo” como recurso estratégico y herramienta competitiva.

• La implantación de estrategias de FM en la gestión de edificios implica en gran medida el tener que recurrir a la contratación de servicios y suministros por la vía de la externalización o del “outsourcing”. Este hecho es fruto de la necesidad de atender las múltiples disciplinas técnicas y profesionales que entran en juego a la hora de gestionar un tema altamente complejo como es la gestión de activos inmobiliarios, cuyo desarrollo transcurre en escenarios de mercados muy competitivos, sujetos a un dinámico proceso de evolución y transformación tecnológica.

• Si bien esta modalidad favorece la implantación de trabajos altamente especializados y profesionalizados, así como su integración de modo coordinado y organizado dentro del correspondiente marco de referencia, implica a la vez el requisito de aplicar el máximo rigor a la hora de seleccionar las mejores opciones entre las múltiples y variadas alternativas que en este terreno ofrece el mercado. En todo caso, tanto las empresas a contratar como su personal técnico y operativo, han de disponer de la necesaria formación y preparación técnica y profesional, además de contar con las acreditaciones, autorizaciones y homologaciones exigidas por la legislación y por la normativa aplicable a su respectivo ámbito de actividad, sin excluir, desde luego, aquellas obligaciones derivadas directamente de los principios de Responsabilidad Civil.