Hoy en día la normativa colombiana es cada vez más exigente en cuanto a la seguridad y salud de los empleados en el país, ya que cada vez se tiene más evidencia de la importancia de esta área de las empresas no solo para su productividad sino para el bienestar de la población trabajadora.
Pero esto de nada sirve sino se complementa con una estrategia efectiva de comunicación que permita llevar todos los mensajes sobre prevención y promoción que la empresa desee comunicar a sus empleados.
Kyron Pharmaceutical S.A durante su proceso de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo vio una necesidad de crear una estrategia de comunicación que le permitiera no solo comunicar a sus empleados los avances de la implementación sino también mensajes de prevención y promoción de seguridad y salud.
Con esto en mente, Kyron Pharmaceutical S.A pensó en una estrategia que cubriera a todos los empleados ya que la empresa cuenta con empleados que desarrollan sus actividades en ciudades diferentes a la ciudad donde se encuentra la sede principal.
JUSTIFICACIÓN:
La comunicación es un elemento de gran importancia en las relaciones humanas y en el caso de las empresas, la comunicación es su base estructural.
La comunicación organizacional es fundamental en las relaciones laborales modernas pues da lugar a la trasmisión de información indispensable para realizar cada uno de los procesos al interior de la empresa (1) y tiene como fin principal el cumplimiento de los objetivos organizacionales establecidos por la dirección.
Para lograr una buena comunicación organizacional es necesario que todos los niveles de la organización se comprometan para darle el valor que realmente debe dársele y trabajar en conjunto para establecer de esta manera las actividades a realizar (2)
Cada empresa es libre de escoger las actividades que va a realizar para crear y mantener una comunicación efectiva con sus diferentes grupos de interés a través del uso eficiente de los medios de comunicación existentes al interior de la organización.
Para hacer esta selección las organizaciones deben establecer cuáles van a ser los canales de comunicación que garanticen el intercambio constante de información y que aseguren que la información este siendo transmitida de manera correcta y clara (3)
En muchas empresas, en especial, en las pyme no se le da tanta importancia a la comunicación organizacional interna y se puede observar que no se genera la misma inversión ni en recursos monetarios ni en esfuerzos como si se hace con la comunicación externa o comunicación de marketing (4)
[1] La importancia de la Comunicación Organizacional en las empresas. Romero, Verónica. Ruiz-Healy Times. En Línea. http://www.ruizhealytimes.com/economia-y-negocios/la-importancia-de-la-comunicacion-organizacional-en-las-empresas. Consultado el 13 de febrero de 2018.
[2] Comunicación, estrategia de gestión en Prevención de Riesgos Laborales. En línea. http://www.intedya.com/internacional/595/noticia-comunicacion-estrategia-de-gestion-en-prevencion-de-riesgos-laborales.html. Consultado el 13 de febrero de 2018.
[3] Comunicación, estrategia de gestión en Prevención de Riesgos Laborales. En línea. http://www.intedya.com/internacional/595/noticia-comunicacion-estrategia-de-gestion-en-prevencion-de-riesgos-laborales.html. Consultado el 13 de febrero de 2018.
[4] Tres formas importantes de comunicación corporativa. Van Riel, Cees B.M. Universidad Erasmo de Rotterdam. En línea. http://181.198.63.90:8081/DOCISDI/LE/LE-280/LE-280.pdf. Consultado el 13 de febrero de 2018.
OBJETIVO GENERAL:
Crear e implementar estrategias de comunicación internas de Kyron Pharmaceutical S.A para así dar a conocer el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de la empresa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
-
Identificar las herramientas que se van a utilizar para implementar la estrategia de comunicación.
-
Identificar a la población trabajadora a la que se va a hacer extensiva la estrategia de comunicación.
-
Identificar y priorizar los temas a comunicar a través de las herramientas escogidas.
MARCO CONTEXTUAL:
1) CONTEXTUALIZACIÓN RIESGO Y ACTIVIDAD ECONÓMICA DE LA EMPRESA
2) HISTORIA:
Kyron Pharmaceutical S.A. es una Pyme colombiana perteneciente al Sector Secundario; con especialidad en la Industria Farmacéutica, se dedica a la comercialización y distribución de alimentos, suplementos dietarios, cosméticos y productos relacionados con la industria del Bienestar, que se encuentra en auge hoy en día.
La sede principal de Kyron Pharmaceutical S.A., se encuentra en la ciudad de Bogotá D.C, y está estructurada comercialmente en cinco regionales: Cali, Medellín, Bucaramanga, Barranquilla, incluida Bogotá.
La empresa es un laboratorio farmacéutico especializado, claramente, en la venta de medicamentos de venta libre, pero con el pasar de los años, empezaron a encontrar un importante desempeño en el ámbito de la nutrición por lo que se decisión sacar una línea de productos que pudieran satisfacer dichas necesidades.
3) PRODUCTOS:
Kyron Pharmaceutical S.A comercializa y distribuye alimentos en polvo y líquido y suplementos dietarios bajo las siguientes marcas: Energold, Renergen y PremiumLife que son de su propiedad. Y las variedades de los productos que ofrece son: Cápsulas, Calcio, Diabéticos, Fibra, Jalea, Jarabe, Kids, Nutrición Total, Plus, Prenatal y Quinua.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
Kyron Pharmaceutical S.A es una pyme colombiana que se dedica a la distribución de alimentos y suplementos vitamínicos, es por esta razón varios de sus empleados ejercen sus funciones en diferentes ciudades del país. Para lograr control de esto, la empresa se apoya en el uso de nuevas tecnologías como lo son el uso del correo electrónico, mensajes de texto o de Whatsapp, etc.
Adicionalmente a esto, hasta el 2015 el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) no contaba con una persona empleada por la empresa para que ejerciera como responsable de su implementación.
Solo en octubre de ese año, una persona empleada directamente por Kyron Pharmaceutical S.A comenzó con la tarea de reiniciar el trabajo de creación e implementación del sistema que una empresa contratista había tratado de realizar desde el 2012 sin mucho éxito, pues no conocía muy bien ni la estructura ni las necesidades internas de la empresa en este ámbito.
Es desde octubre de 2015 que se encontró el desafío de comunicar a cada uno de los empleados de Kyron Pharmaceutical S.A las actividades, programas, protocolos, manuales, etc. Con los que se iba a realizar la implementación del SG-SST así como también comunicar todas las actividades de prevención y promoción en seguridad y salud en el trabajo.
Es así como surgió la siguiente pregunta: ¿Cómo lograr una comunicación organizacional interna que ayude a divulgar las acciones realizadas para mejorar las condiciones de trabajo, crear una cultura de prevención y que cubra a toda la población trabajadora de Kyron Pharmaceutical S.A?
METODOLOGÍA:
Teniendo en cuenta que el objetivo general es la creación e implementación de un Plan de Comunicación para dar a conocer el SG-SST al interior de Kyron Pharmaceutical S.A, se deben realizar algunas tareas y llevar a cabo algunas actividades específicas, esto con el fin de ejecutar los procesos de creación, implementación y mejora de la comunicación interna de la empresa.
La metodología para producir el Plan de Comunicación es de tipo aplicada pues durante el desarrollo de las actividades y tareas propuestas se aplicaran al contexto del problema concreto de Kyron Pharmaceutical S.A y a las necesidades de su SG-SST.
Adicionalmente a esto se tendrá un enfoque cualitativo pues la mayoría de las actividades a desarrollar no arrojaran un resultado de fácil medición y también se tendrá un componente cuantitativo en las encuestas que se realicen y en el costo de todo el proyecto hasta ahora.
DESARROLLO OBJETIVO ESPECÍFICO 1: identificar las herramientas que se van a utilizar para implementar la estrategia de comunicación.
Para el cumplimiento de este objetivo se realizó una investigación exhaustiva de software y aplicaciones basadas en internet y de fácil acceso a través de los diferentes dispositivos de navegación que puedan utilizar los empleados de Kyron Pharmaceutical S.A para acceder a ellos, además se eligieron opciones tradicionales
Herramientas para medios escritos:
- Cartelera dedicada a la Seguridad y Salud en el Trabajo
-
Formatos impresos previamente diseñados
-
Folletos
Herramientas medios electrónicos:
- Canva.com: utilizada para la creación de imágenes, infografías, boletines, etc.
-
Videobuilder: utilizada para la creación de los videos utilizados en las capacitaciones y la comunicación de temas relevantes a la seguridad y salud ocupacional.
-
Surveymonkey.com: utilizada para la creación de encuestas y evaluaciones de capacitaciones.
-
Issuu.com: utilizada para la creación de boletines que funcionen como una revista virtual.
-
Flipsnack.com: utilizada para la creación de boletines que funcionen como una revista virtual.
-
Redbooth: aplicativo de productividad para visualizar las tareas que se deben realizar. Se decidió por este en particular porque nuestro principal cliente también trabaja con este aplicativo y adicionalmente lo usamos para comunicarnos con ellos.
-
Lucidchart.com: para la elaboración de diagramas de flujo, organigrama, mapas, etc.
-
Extensiones de Google Chrome: Save my eyes y Posture Minder para descansar los ojos de la pantalla del computador y mejorar la postura cuando se trabaja en el computador. Estas están vinculadas a la dirección de correo electrónico de la empresa.
-
Email: para hacer llegar a todos los empleados notificaciones, boletines, etc.
-
Colmena ARL: se usa la página de internet de la ARL para programar algunas capacitaciones que se dictan de forma presencial pero especialmente las capacitaciones virtuales que ofrecen así como la herramienta Auto-gestionable para la implementación del SG-SST.
A continuación presento las herramientas usadas para tomar la decisión de usar algunas de las herramientas tecnológicas ya que el mercado ofrece muchas opciones.
ANEXO B: Links demos de las herramientas tecnológicas
-
Canva.com: https://www.youtube.com/watch?v=BPP08OkHEkg
-
Videobuilder: Link video demo: https://www.youtube.com/watch?v=BBGw1hJW79M
-
Surveymonkey.com: Link video demo: https://www.youtube.com/watch?v=yoDTZuDk5pU&t=0s&index=16&list=PLiTGWc0Er5wfwZeH8ek9-LUvqImcCAy3x
-
Issuu.com: Link video demo: https://www.youtube.com/watch?v=NUdvjNfpu5U
-
Flipsnack.com: Link video demo: https://www.youtube.com/watch?v=aTjjYg8DWLE
-
Redbooth: Link video demo: https://www.youtube.com/watch?v=iWNWN5652qQ
-
Lucidchart.com: Link video demo: https://www.youtube.com/watch?v=j_YwswirZvA
DESARROLLO OBJETIVO ESPECÍFICO 2: identificar a la población trabajadora a la que se le va a hacer extensiva la estrategia de comunicación.
Para lograr este objetivo se usaron las encuestas sociodemográficas que se aplicaron a los empleados tanto el formato físico y el electrónico, basados en la información arrojada en esta encuesta se estableció la cantidad de personas a las que se les va a hacer extensiva la estrategia de comunicación y también se establecieron subgrupos de acuerdo a la forma en como se les hará llegar la información, ya sea por medios tradicionales, electrónicos o una mezcla de ambos.
A continuación se muestra una distribución de los empleados de acuerdo a su edad:
A continuación se muestra una distribución de los empleados de acuerdo a género:
A continuación se muestra una distribución de los empleados de acuerdo al lugar donde desempeña sus labores:
DESARROLLO OBJETIVO ESPECÍFICO 3: identificar y priorizar los temas a comunicar a través de las herramientas escogidas.
Para cumplir este objetivo se usaron tres herramientas; la primera fue la encuesta de salud y hábitos que se realizó con el fin de realizar el perfil sociodemográfico y condiciones de salud de los empleados de Kyron Pharmaceutical S.A, la segunda herramienta una encuesta sobre su opinión sobre la forma en que la empresa hasta ahora se ha venido comunicando con ellos y la tercera herramienta también una encuesta que se le aplicó a los empleados para que dieran su opinión sobre los temas que les gustaría que se incluyeran en la estrategia de comunicaciones de seguridad y salud en el trabajo.
ANEXO D: Resultados encuestas comunicaciones y mejoras en las comunicaciones de Kyron Pharmaceutical S.A.
ANEXO E: Evidencias de comunicación.
DESCRIPCION DEL PROYECTO
El proyecto inició en el 2015 cuando la empresa comenzó con la implementación del SG-SST y designó a la persona encargada de este proceso, dándole luz verde para que realizara las actividades que considerara necesarias para llevar a cabo este proyecto.
Durante el transcurso de estos tres (3) años, se comenzó realizando la documentación del sistema y a medida que se fue necesitando, la persona encargada de la implementación de este comenzó a realizar acciones encaminadas a mejorar la comunicación entre la empresa y los empleados en materia de prevención y promoción de la seguridad y salud en el trabajo.
Lo primero que se realizó fue la programación de varias capacitaciones a través de Colmena ARL de forma virtual y la adquisición de una cartelera para usar en esta área. En la cartelera se publica mensualmente temas relacionados a la prevención y promoción de la seguridad en el trabajo y la salud, temas relacionados a las celebraciones de cada mes, temas de interés general e invitaciones a capacitaciones presenciales.
A medida que se vieron las necesidades que surgían tras el avance en la implementación del sistema, se fue pensando en otros medios de comunicación para hacer llegar la información a los empleados de la empresa y de ahí surgio la idea de hacer un boletín mensual que se crean en Flipsnack o en Issuu, estos se envían a través de correo electrónico donde también se tratan los temas antes mencionados y estos boletines se envían a todos los empleados de Kyron Pharmaceutical S.A.
En el 2017 se pensó en hacer llegar las capacitaciones internas a los empleados mediante el uso de videos institucionales realizados con VideoBuilder y evaluaciones realizadas a través de la herramienta Survey Monkey ya que de esta forma se podía hacer extensa a todos los empleados de la empresa y ellos tienen una franja de tiempo para realizar dichas capacitaciones, esto se planteo para asi dar cumplimiento total a la matriz de capacitaciones de la empresa, ya que anteriormente se solo se cumplia de forma parcial.
Con la ayuda de Survey Monkey también se realizaron las encuestas para realizar el Perfil Sociodemografico y Condiciones de salud de la empresa pues con esta herramienta pudimos hacer llegar estos formatos a toda la población trabajadora y asi poder caracterizarla. Esta herramienta se ha usado constantemente para la creacion de otras encuestas que se han necesitado en el transcurso de la implementación del sistema.
El último medio de comunicación que se adoptó en la empresa fueron los folletos que se hacen llegar a los empleados que se desempeñan como representantes de ventas, en estos se tratan temas de seguridad vial y de prevención del riesgo publico.
Todo este trabajo realizado se ha apoyado en la herramienta de productividad Redbooth, donde la empresa cuenta con un ambiente de trabajo donde la Gerencia participa y puede hacer seguimiento del progreso realizado.
Kyron Pharmaceutical S.A conoce la importancia de la comunicación hacia sus clientes internos y por esta razón hay disposición por parte de la Gerencia para mejorar la comunicación que se da entre la empresa y sus empleados.
Con esto en mente se determinó que había la necesidad de iniciar con la creación de una estrategia de comunicación y que está debía iniciar con las temáticas de prevención y promoción de la seguridad y salud en el trabajo y de acuerdo a los resultados obtenidos en esta área se podría comenzar en la implementación de esa misma estrategia en otras áreas de la empresa que se considere que también tienen la necesidad de mejorar su comunicación hacia los empleados y generando así una cultura de comunicación interna más estructurada.
-
Se logró crear un Plan de Comunicaciones para Kyron Pharmaceutical S.A enfocado en la prevención y promoción de la seguridad y salud en el trabajo.
-
Se determinó quienes componen la población trabajadora de la empresa así como sus condiciones de salud.
-
Se determinó cuáles son las formas de comunicación más usadas por los empleados de Kyron Pharmaceutical S.A y que preferencias tienen en cuanto a los temas divulgados a través del Plan de Comunicaciones de la empresa.
-
Se divulgó y acercó el SG-SST a los empleados de Kyron Pharmaceutical S.A y con esto se creó un sentido de compromiso en cada uno de los empleados con su salud.
-
Se involucró más a la Gerencia de la empresa en la implementación no solo del SG-SST sino del Plan de Comunicación creando un nivel de compromiso y responsabilidad hacia la seguridad y salud de cada uno de los empleados sea superior.
RECOMENDACIONES:
De acuerdo a lo observado se realizan las siguientes recomendaciones:
- Utilizar lenguaje claro y sin tecnicismos al momento de hacer infografías, boletines, folletos o videos para que de esta forma no se pierda ninguna parte de la información que se quiera comunicar en el momento y si es necesario el uso de tecnicismos hacer una introducción previa al tema a tratar, esto con el fin que el mensaje sea captado por todos los recipientes de la información.
- Propiciar espacios para la sana discusión e interacción de los empleados ya sea de forma física o buscando herramientas tecnológicas que les permita realizar esto.
- Desarrollar más estrategias que permitan involucrar a participar de las actividades desarrolladas como parte de la estrategia de comunicación interna a los empleados de Kyron Pharmaceutical S.A especialmente a aquellos que desempeñan sus labores apartadas de la sede principal.
- Continuar con la investigación e implementación de nuevas herramientas tecnológicas que faciliten la puesta en marcha de la estrategia de comunicación interna.
- Continuar involucrando a los empleados de Kyron Pharmaceutical S.A en el desarrollo de la estrategia mediante encuestas de satisfacción y mejoras que le harían a la estrategia para que de esta forma la información y mensajes que se les hacen extensivos sean más atractivos y de su agrado.
- Realizar mejoras periódicas a todos los medios de comunicación empleados por la empresa.
- Buscar asesoría para así mejorar los contenidos e información que se comunican a los empleados.
- Evaluar constantemente la estrategia de comunicación actual para medir el impacto que tiene en la población trabajadora.
A Kyron Pharmaceutical S.A por darme la oportunidad y la confianza para liderar el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; a la Gerencia de la empresa por ser comprensivos y receptivos durante este proceso.
A Colmena ARL por toda la asesoría y capacitación que nos ha brindado como empresa y en particular a mí.
A Eduardo Yela por su asesoría, acompañamiento y comprensión durante el tiempo que hemos trabajado juntos.
A Mabel Cifuentes ya que me contagió con su pasión y entusiasmo por el tema.
A Coexistir por su colaboración y comprensión desde que inicié este proyecto.
Comunicación, estrategia de gestión en Prevención de Riesgos Laborales. En línea. http://www.intedya.com/internacional/595/noticia-comunicacion-estrategia-de-gestion-en-prevencion-de-riesgos-laborales.html. Consultado el 13 de febrero de 2018.
Diccionario de la Real Academia Española (RAE). Definición Comunicación. En línea. http://dle.rae.es/?id=A58xn3c. Consultado el 16 de febrero de 2018.
Diaz Cabanilas, Cintia Marilu. Definición Comunicación Organizacional. Comunicación Organizacional. Cintia Marilu Díaz Cabanillas. En línea. http://www.monografias.com/trabajos86/la-comunicacion-organizacional/la-comunicacion-organizacional.shtml. Consultado el 16 de febrero de 2018.
L’Oreal Paris España. Definición Nuevas Tecnologías. En línea. http://www.loreal-paris.es/tendencias/moda/que-son-las-nuevas-tecnologias.aspx. Consultado el 16 de febrero de 2018.
Nunes, Isabel L. Aspectos generales de seguridad y salud en el trabajo (SST).
DEMI, Faculdade de Ciências e Tecnologia, Universidade Nova de Lisboa, Portugal. En línea.https://oshwiki.eu/wiki/Aspectos_generales_de_seguridad_y_salud_en_el_trabajo_(SST)#cite_note-3. Consultado 16 de febrero 2018Van Riel, Cees B.M.Tres formas importantes de comunicación corporativa. Universidad Erasmo de Rotterdam. En línea. http://181.198.63.90:8081/DOCISDI/LE/LE-280/LE-280.pdf. Consultado el 13 de febrero de 2018.
Romero, Verónica. Ruiz-Healy Times. La importancia de la Comunicación Organizacional en las empresas. En Línea. http://www.ruizhealytimes.com/economia-y-negocios/la-importancia-de-la-comunicacion-organizacional-en-las-empresas. Consultado el 13 de febrero de 2018.
Van Riel, Cees B.M.Tres formas importantes de comunicación corporativa. Universidad Erasmo de Rotterdam. En línea. http://181.198.63.90:8081/DOCISDI/LE/LE-280/LE-280.pdf. Consultado el 13 de febrero de 2018.
Papers relacionados
