SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE EN UNA EMPRESA DE PROYECTOS 2013 -2016

El sistema de gestión implementado bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2015 y OHSAS 18001:2007, y la Guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente para contratistas, es conocido internamente como el Sistema Integrado de Gestión (El SIG) de Tecno Fuego, el cual se ha integrado usando la estructura de alto nivel implementada por la ISO, contando entre otros, con los siguientes componentes: 

     1. DEFINICIÓN DEL CONTEXTO.

Tecno Fuego, ejecuta sus proyectos en diferentes industrias, entre ellas la minería del carbón, sector hidroeléctrico, empresas manufactura, en la cual implementa los procedimientos y estándares definidos para la planificación y control operacional.

Este entorno tiene un contexto, el cual se analiza durante la planeación estratégica, partiendo de la misión y visión de la organización, y aplicando la metodología DOFA, de la cual se obtiene un listado de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, como sigue: 

Figura 4. Fortalezas y debilidades Tecno Fuego

Figura 5. Fortalezas y debilidades Tecno Fuego.

Estos resultados de la DOFA, son la entrada para definir las acciones estratégicas que la organización desea emprender para mantener su sostenibilidad. 

     2.  LIDERAZGO

Como parte del liderazgo visible de la alta dirección se definen las estrategias a implementar, con base en las salidas de la matriz DOFA. Una de las estratégicas que es objeto de este documento, es continuar con la implementación de un sistema integrado de gestión efectivo para las condiciones de operación de la organización. Lo que equivale a afirmar que la alta dirección, teniendo en cuenta los beneficios esperados y los observados, toma la decisión de comprometerse a seguir impulsado la mejora continua, usando como herramienta un sistema integrado de gestión, el SIG.

     2.1 POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La alta dirección define las intenciones y dirección de la organización en relación a los resultados a lograr con la implementación, mantenimiento y mejora de su sistema integrado de gestión, a través de una política integrada, que internamente es conocida como la Política del SIG, y en la cual se expresan los siguientes compromisos:

• Satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.
• Proteger la seguridad y salud de los trabajadores y contratistas a partir de la identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos, estableciendo los controles para prevenir accidentes, enfermedades laborales y daño a la propiedad.
• Desarrollar las competencias de nuestros colaboradores mediante el permanente entrenamiento y capacitación.
• Promover la calidad de vida de nuestros colaboradores y generar impactos socio ambientales positivos a las partes interesadas.
• Destinar los recursos para el cumplimiento de los requisitos legales y otros, aplicables a la organización.
• Mantener y mejorar continuamente el sistema integrado de gestión.

Con base en las directrices definidas para el sistema de gestión integrado, se establecen los objetivos estratégicos, los cuales están alineados a lo definido en la política, como sigue:  

• Entregar servicios oportunos, confiables, estables, con cumplimiento de especificaciones y normatividad técnica aplicable para satisfacer al cliente.
• Implementar herramientas de gestión en seguridad, salud en el trabajo y ambiente para asegurar la integridad física, mental y social de nuestros trabajadores y contratista.
• Fortalecer las competencias de los colaboradores de la organización.
• Implementar programas de bienestar laboral y de responsabilidad social para colaboradores, contratistas y demás grupos de interés
• Destinar los recursos para el cumplimiento de los requisitos legales y otros, aplicables a la organización
• Implementar acciones para el mantenimiento y mejora continua del sistema integrado de gestión.
• Los objetivos se despliegan con indicadores y metas en todos los procesos involucrados en la consecución de los resultados, y cada responsable debe realizar una rendición de cuenta en periodos definidos sobre el desempeño, y las acciones correctivas o de mejora que se deben y/o desean implementar. 

     2.2 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN.

Existe un manual de funciones y desarrollo de competencias, donde se incluyen las competencias en términos de educación, formación, experiencia y habilidades que debe tener las personas que ocupen los cargos que hacen parte del organigrama de la organización. Adicionalmente se asignan las funciones y responsabilidades que tiene el cargo para que cumpla su objetivo, teniendo como base los requerimientos o estándares aplicables en cada proceso.

Dado que todos los componentes del sistema de gestión tienen inmerso un mini ciclo PHVA, la evaluación del cumplimiento de las funciones y responsabilidades planificadas se hace a través de evaluaciones de desempeño al personal, lo que permite analizar los resultados, para decidir si es necesario actuar a través de acciones correctivas. 

     3. PLANIFICACIÓN

Todos los procesos se planifican a través de programas de gestión, procedimientos, estándares, guías e instructivos, que nacen como respuesta a los diferentes riesgos a los que debe enfrentar la organización.  

Cada sede y proyecto que hacen parte de la estructura de la empresa, tiene su propia planificación de actividades que debe ejecutar en cuanto a los componentes del sistema integrado, ajustados a los riesgos y objetivos de cada proceso, y al grado de control administrativo y técnico que decide implementar.

Adicionalmente cada objetivo tiene una plantificación sobre las estrategias, recursos, responsables, y fecha para el cual se debe lograr la meta especificada. 

Figura 6. Formato para la planificación para logro de los objetivos

     3.1 RIESGOS Y SUS CONTROLES

La organización con base a los resultados del análisis de su contexto, define los riesgos corporativos a gestionar, con el fin de evitar resultados no deseados y aumentar los resultados deseados. Los riesgos con mayor valoración son:

• Incumplimiento de la normatividad legal aplicable a la organización, por falta de análisis y seguimiento.
• Perdida de los acuerdos con los proveedores internacionales, que nos permiten ser proveedores autorizados para Colombia.
• Pérdida de rentabilidad por errores en la estructura de costos de los proyectos vendidos.
• Perdida de contratos por no contar con un sistema de gestión de la calidad, seguridad, salud y ambiente evaluado y certificado.
• Error en el proceso de toma de decisiones, por   ausencia de información confiable y en tiempo real. 

Figura 7. Matriz de gestión de riesgos. 

Para cada uno de estos riesgos corporativos, se definen las acciones de control para reducir la probabilidad de que se materialice, y minimizar las consecuencias en caso de que el riesgo residual haga que el evento ocurra.  Las acciones de control son implementadas en los procesos, teniendo en cuenta la competencia y la suficiencia de los recursos existentes. La eficacia de estas acciones, se mide a través de indicadores de gestión orientados a medir grado de control que se está ejerciendo sobre el riesgo.  

     3.2 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES.

Los peligros y los riesgos, que puede ocasionar accidentes y enfermedades laborales se identifican en el proceso de Gestión SSOA, el cual tiene el objetivo de prevenir estos eventos no deseados.

Los riesgos para la seguridad y salud con mayor magnitud son:

• Fatalidades por exposición a alturas mayores a 1.5 metros.
• Lesiones graves a trabajadores y daños a la propiedad durante eventos derivados del uso de vehículos.
• Atrapamientos por exposición a partes mecánicas en movimiento.    
• Explosión por uso de cilindros presurizados.
• Enfermedades laborales por exposición a sílice y carbón.
• Enfermedades laborales por exposición a ruido.
• Enfermedades laborales por posturas inadecuadas, movimientos repetitivos y   manejo manual de cargas.                     

Para cada uno de estos riesgos alto potencial, se implementan programas de gestión, procedimientos, permisos de trabajo, y se hace seguimiento a través de inspecciones, reporte de condiciones y actos inseguros, y observaciones de comportamiento. 

     3.3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS.

Los requisitos legales aplicables a una organización, están por encima de cualquier requisito estipulado por otras partes interesas y/o normas de aplicación voluntaria. Dado que estos requisitos tienen alta influencia en la sostenibilidad de organización, es de vital importancia su identificación, cumplimiento y seguimiento.

Existe gran regulación legal aplicable a diferentes procesos internos, se tienen requisitos financieros, tributarios, laborales, ambientales, que requieren la participación de personal interdisciplinario en la planificación, ejecución y seguimiento de las acciones para su cumplimiento.

Los requisitos legales se identifican por los responsables de cada proceso, y se incluyen en una matriz en Excel, donde se compara cada requisito con la evidencia existente, y se decide si se está cumpliendo o no. Este seguimiento se hace de forma individual, y al final se obtiene un grado de cumplimiento de los requisitos legales, que se consigue al dividir los requisitos cumplidos sobre el total de requisitos aplicables. 

     3.4 ROGRAMAS DE GESTIÓN

Los programas de gestión permiten planificar, ejecutar, verificar y mejorar las acciones definidas para el control de riesgos en materia de seguridad, salud y ambiente. Estos programas son ejecutados según la población expuesta al riesgo, y tiene componentes enfocados a prevenir accidentes y enfermedades, controlando causas en los equipos, personas y sistemas de gestión.

Cada programa tiene indicadores que permite hacer seguimiento a su cumplimiento, cobertura y eficacia, y por consiguiente al control del riesgo al cual se encuentra asociado. 

     4. APOYO

En este punto se definen los recursos en los cuales se va a cimentar el sistema integrado de gestión, estos se definen teniendo en cuenta aquellos que son necesarios para lograr asegurar la competencia, toma de conciencia, comunicación, participación y consulta, información documentada, infraestructura y otros a recursos que llamaremos generales. 

     4.1 RECURSOS GENERALES

Cada proyecto ejecutado por la organización tiene una estructura de costos, donde según las características del contexto donde se va a ejecutar el servicio, se asignan recursos que dan soporte a la implementación de los requisitos que se han definido para el sistema integrado de gestión.  En esta etapa se debe estar muy atento a lo que define la legislación, en cuanto a infraestructura y ambiente de trabajo. 

     4.2 COMPETENCIA

Se tiene un manual de desarrollo de competencias, en el cual definen los requisitos de competencia por cargo, y en general para cualquier persona que pertenezca a una parte interesada que pueda tener impacto en logro de los objetivos definidos, estas competencias se estandarizan y se controlan por gestión humana, que se encarga de proveer a los procesos el personal necesario según las competencias definidas.

El personal que ingresa nuevo, y no tiene las competencias específicas de la actividad económica, se capacitan y entrenan durante una inducción, con la finalidad que pueda protegerse ante los riesgos a los que estará expuesto, y que tenga la actitud y aptitud necesaria para entregar un servicio al cliente, que cumpla con sus necesidades y expectativas. 

     4.3 TOMA DE CONCIENCIA

La constante comunicación usando estrategias como capacitaciones, sensibilizaciones y/o charlas al comienzo o durante los turnos de trabajo, ayuda a lograr que el comportamiento del personal este acorde a las políticas y procedimientos de la organización. Adicionalmente, se hace un seguimiento al comportamiento o cumplimiento de estos estándares en campo, donde en caso de detectar desviaciones u oportunidades de mejora, se toman inmediatamente las acciones correctivas y preventivas necesarias. 

Figura 8. Taller de identificación de riesgos IX mes del SIG.

Como estrategia adicional para la toma de conciencia, en los meses de junio de cada año, se celebra el mes del SIG, esta actividad ya está en su IX versión, y en ella se hacen jornadas de capacitación, talleres y eventos deportivos, que nacen de los resultados de seguimiento y medición de los procesos, y que muestran en que aspectos se requiere reforzar al personal. 

Figura 9. Jornada de capacitación IX mes de SIG.

     4.4 COMUNICACIÓN

Se cuenta con tabla donde se definen los temas que se deben comunicar interna y externamente, esta guía incluye que comunicar, cuando comunicar, como comunicar y a quien comunicar. 

La aplicación de esta estructura ayuda a aumentar los resultados deseados al interior de la organización, y a reducir el riesgo de desinformación en el personal, que puede causar desmotivación y hasta una pérdida de imagen de la organización ante la sociedad y clientes. 

     4.5 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA.

Como recursos de participación y consulta, se tienen comités y mecanismos para reportar productos no conformes, no conformidades y condiciones de seguridad y salud, que de no corregirse a tiempo pueden llevar a quejas del cliente, accidentes o enfermedades laborales.

Para lo anterior, se tiene documentado un procedimiento que incluye los mecanismos de reporte, y la disponibilidad de diferentes recursos para hacerlo, como lo es la comunicación directa a la persona encargada del proceso, a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas, o usando formatos en físico, que el personal tiene disponible en su lugar de trabajo.  

     5. OPERACIÓN

Basados en el ciclo de mejora continua, esta etapa representa el hacer o ejecutar de los aspectos planificados, y donde se debe evidenciar la aplicación de todos los controles administrativos y   técnicos, considerados como necesarios para controlar los riesgos identificados para la calidad, seguridad, salud y ambiente. 

     5.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL

Se tienen definidos procedimientos, instructivos, estándares y listas de cuequeo, para el control de aquellas actividades que tienen alto potencial de generar perdidas significativas en caso de materializarse, entre estos se tienen:

• Procedimientos para el montaje del sistema contra incendio.
• Procedimientos para la inspección y mantenimiento de sistemas contra incendio.
• Procedimiento para la ejecución de tareas de alto riesgo, como son trabajos en altura, trabajos en caliente y trabajos con energías peligrosas.
• Programa de observación de comportamientos, para hacer seguimiento al cumplimiento de los estándares que tienen incluidos controles críticos.

     5.2 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

Es necesario el control de los productos y servicios suministrados por proveedor y contratista, ya que estos tienen gran potencial de impactar positiva o negativamente en el cumplimiento de los compromisos adquiridos con el cliente, y los resultados que se logren en materia de prevención de accidentes y enfermedades laborales. Para lo anterior, se definen los tipos de productos y servicios que ingresan a los procesos, y se estableen los controles a implementar antes, durante y después de recibir, teniendo en cuenta la criticidad del proveedor o contratista.

En este sentido, se asigna un administrador de cada proveedor o contratista, quien se encargada de recibir el producto o servicio, y de asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la organización, para esto se dejan registros del proceso de selección, evaluación y reevaluación periódica del desempeño, las cuales son comunicados a los interesados con el fin de que se tomen las acciones de mejora a las que haya lugar.  

     5.3 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO

Durante el proceso de costeo y planificación, se contemplan los recursos necesarios para que todos los procesos y proyectos puedan lograr los objetivos propuestos, incluyéndose entre otros, la competencia y aptitud del personal, la infraestructura, la logística, las herramientas de seguimientos y medición, y los elementos de protección personal requeridos, según los riesgos del área donde se ejecutan las actividades. 

     5.4 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

Antes de hacer la entrega al cliente de los productos y servicios, se aplican herramientas de seguimiento y medición, como son basculas, dinamómetros, medidores de gases, manómetros y flexómetros, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables. Para hacer trazabilidad y asegurar el proceso, se dejan registros mediante listas de chequeo, donde se verifica el cumplimiento de los requisitos predefinidos.

Dado que los sistemas contra incendio, son controles de ingeniera que deben estar operativos en todo momento, cualquier instalación que no cumpla los requisitos, o lo que es lo mismo, una salida no conforme del proceso gestión de proyectos, es corregida inmediatamente ante de entregar al cliente.

Todos estos controles implementados, ayudan a reducir el error humano, disminuyendo el riesgo de entregas no conformes al cliente, lo que a su vería materializado en aumento de las quejas, y perdidas imagen de la organización. 

     5.5 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

La prevención y respuesta efectiva ante una emergencia, permite reducir las pérdidas en caso de que un riesgo de seguridad se materialice; para esto, cada proyecto tiene identificada las amanezcas y el nivel de vulnerabilidad que tiene, lo que permite establecer medidas enfocadas a reducir la sensibilidad ante dichas amenazas. En este sentido, se diseñan, mantienen y ponen a prueba de forma periódica, los estándares de respuesta ante cada tipo de evento de emergencia identificado.

Esta gestión ante emergencias, incluye un fuerte componente de toma de conciencia, que se logra a través de capacitaciones y divulgaciones del plan, y el entrenamiento especifico al personal brigadista, para que se mantenga con la actitud, aptitud y competencias necesarias, para lograr el objetivo de prevenir y controlar las posibles emergencias. 

     6. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Cada proceso tiene unos objetivos y metas que cumplir, los cuales se miden usando indicadores de gestión, estos permiten medir su desempeño de forma individual, lo que finalmente permite conocer el desempeño de toda la organización.

Los resultados de la evaluación del desempeño, son analizados en periodos planificados, a través de mecanismo de rendición de cuentas, con el fin de determinar la necesidad de emprender acciones preventivas, correctivas o de mejora. 

     6.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

El sistema de integrado de gestión, mide su desempeño en cuanto a la percepción del cliente, aplicando encuestas predefinidas al momento de la entrega de los sistemas contra incendio instalados, y a través reuniones con el cliente, donde se evalúa su percepción en cuanto al desempeño en calidad, seguridad, salud y ambiente de la organización.  Estas encuestas se tabulan y analizan, y se calcula un índice de satisfacción promedio, que permite tomar acciones, para reducir la variabilidad en el cumplimiento de los requisitos al cliente.

     6.2 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES

Los eventos que tuvieron consecuencias en las personas o en la propiedad, y los que no, se dividen de la siguiente forma:

incidentes son investigados con la participación de un grupo interdisciplinario, que incluye un representante del comité de seguridad y salud en el trabajo, el responsable del sistema de gestión de la seguridad y salud, y el jefe inmediato del trabajador accidentado o el supervisor del área.  A cada uno de estos eventos, se le definen las causas inmediatas y básicas, y la falta de control detectada que permitió la materialización del riesgo, estas actividades preventivas y correctivas son asignadas a un responsable de ejecución, y se incluyen en un plan único de trabajo de la organización, donde se le hace seguimiento al cumplimiento y eficacia de las mismas. 

     6.3 AUDITORIA INTERNA

Con finalidad de recabar evidencia objetiva, que permita medir el desempeño, se programan auditorías internas con personal auditor interno capacitado e independiente al proceso auditado. Cada proyecto es auditado como mínimo una vez al año, y por su criticidad el proceso misional de gestión de proyectos, se audita más de una vez al año incluyendo auditorías a diferentes proyectos. 

Como salida de las auditorías internas, se tiene un informe, el cual se le comunica al responsable del proceso, quien a su vez lleva a cabo un análisis de causas de los hallazgos, y define las correcciones y/o acciones correctivas necesarias para cada desviación detectada, a las cuales se les hace seguimiento para determinar el nivel de cumplimiento y eficacia.

     6.4 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Una vez a año se hace una revisión completa al SIG, y periódicamente se llevan a cabo comités gerenciales, donde los responsables de cada proceso rinden cuentas sobre el logro de los objetivos, las no conformidades encontradas, las quejas del cliente, entre otros temas.

De cada reunión se generan acciones correctivas, preventivas o de mejora, que se registran en un acta con su respectivo responsable y fecha de cumplimiento, lo que permite mejorar el sistema integrado de gestión, a través del liderazgo de la alta dirección y la asignación de los recursos necesarios. 

     6.5 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA

Son todas las acciones implementadas para mejorar los resultados medibles, que son parte de las salidas de los procesos, en este sentido se implementan acciones preventivas, acciones de mejora, correcciones y acciones correctivas. 

Una no conformidad se entiende como una salida que no cumple con una necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria, estas se pueden ver representadas en:  Productos y servicios que no cumplen los requisitos, incumplimientos de procedimientos, incumplimientos legales o reglamentarios, en general cualquier incumplimiento de un requisito. Estas no conformidades son identificadas, y se definen una corrección para eliminar la no conformidad, y se evalúa a través de un análisis de causas, o por su periodicidad de ocurrencia, la necesidad de implementar las acciones correctivas que sean necesarias, con el objetivo de eliminar la causa raíz, que esta ocasionado la aparición de la desviación. ​