Ferràs, Josep Lluís
Responsable de Calidad, Seguridad y Medioambiente / Grupo RAKOSNIK / C/ Cuzco 30-40 / 08030 Barcelona, España 34 93 345 00 00 / jlferras@cartonajes-rakosnik.es
Hernández, Emilio
Departamento de Proyectos de Ingeniería / Universitat Politècnica de Catalunya / Campus Sud – Edificio H / Av. Diagonal, 647, pl. 10 / 08028 Barcelona, España 34 90 401 71 67 / ehernandez@ija.csic.es
ABSTRACT
En esta ponencia se tratan de describir las claves para crear y desarrollar con garantías la Dirección de un sistema de gestión integrado en calidad, seguridad y medioambiente, en el ámbito de las “pymes” industriales.
Se presenta una metodología práctica para la ejecución de las actividades relacionadas con este puesto, y se presentan dos casos reales de integración de sistemas con éxito en empresas de los sectores metalúrgico y de artes gráficas en Catalunya.
Palabras clave
Calidad, prevención, medioambiente, integración, sistema, gestión, pymes.
INTRODUCCIÓN
El creciente nivel de exigencia del mercado y de las Administraciones ha originado en el entorno empresarial la necesidad de contemplar e incorporar a sus sistemas de gestión criterios de calidad, medio ambiente y seguridad, enfocados a sus principales destinatarios respectivamente: clientes, entorno y sociedad, y trabajadores.
Entrando en el siglo XXI podemos considerar que un nuevo factor estratégico para la competitividad empresarial, y en especial en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas (pymes), por sus limitados recursos, es la optimización de la gestión por procesos a través de concentrar en un único directivo responsable, el desarrollo de las competencias en la gestión de los sistemas de calidad, prevención de riesgos laborales y medio ambiente. Y para hacerlo con garantías es necesario previamente definir esta Dirección, posicionándola horizontalmente en los niveles más elevados del organigrama empresarial, con la suficiente capacidad de decisión, a la vez que cumpliendo con unos exigentes requisitos formativos.
En la empresa moderna los mecanismos de suministro de información deben tender hacia la centralización, y los sistemas de gestión deben ser normalizados y compatibles. Ello comporta el conocer los modelos de gestión existentes, en especial aquellos que favorecen la integración, y a través de ellos desarrollar una metodología
práctica para la ejecución de actividades relacionadas.
La figura del Director de Sistemas de Gestión Integrados debe ser el paradigma de aprendizaje transversal de los conocimientos, habilidades y valores empresariales y éticos que impulsan a la empresa hacia la excelencia empresarial. Esta figura deberá disponer de los recursos adecuados para el desarrollo de sus tareas, valorando especialmente las herramientas informáticas presentes en el mercado y dirigidas a la gestión integrada.
Como ejemplos se presentan dos casos reales de implantación con éxito de este puesto de trabajo en el tejido industrial de Catalunya.
SISTEMAS INTEGRADOS
El concepto de sistema integrado se refiere, en lo que respecta a este artículo, al sistema de gestión de las áreas de calidad, medioambiente y prevención de riesgos laborales en la empresa.
Toda pyme, en prácticamente todos los países de la OCDE necesita hoy en día, por imperativa legal, una gestión sistemática de la prevención de riesgos laborales (PRL) y del medio ambiente (MA). Diferente es la situación en cuanto a la gestión de la calidad, dado que al tratarse de una actividad voluntaria, su desarrollo depende totalmente de la Dirección de la empresa. Pero en cuanto a la calidad del producto, desde hace tiempo ha pesado más la imperativa del propio mercado (cada vez es más imprescindible disponer de un sistema de gestión de la calidad certificado para competir), creando la paradoja de que entre las tres áreas, la gestión de la calidad está mucho más implantada y extendida que la gestión en PRL o MA, ambas obligatorias y reguladas por la Administración. De hecho, todavía en 2004 en España, son cinco veces más numerosas las empresas con un sistema de gestión de calidad certificado que las que poseen un certificado en MA [1]. De todas formas se trata en parte de un condicionante histórico, dado que los sistemas de gestión de la calidad fueron los primeros en aparecer y desarrollarse a finales de los 80, por delante incluso de importante legislación en materias de MA y PRL (véase por ejemplo la Ley 31/1995 de Prevención y la 54/2003 que la modifica, o la Directiva IPPC transpuesta en Catalunya como IIAA y en España recientemente).
Las previsiones a corto plazo llevarían pues, continuando con la tendencia actual, hacia una estabilización de la implantación de sistemas de gestión de la Calidad (serie ISO 9000 en el 99% de los casos) y de los sistemas de gestión MA (serie ISO 14001 en un 90% y EMAS en un 10%) [1]. Es lógicamente previsible que a medio plazo aumenten sustancialmente las certificaciones en MA hasta niveles similares a los de calidad, principalmente debido a la propia integración natural de los sistemas de gestión en empresas ya certificadas en Calidad. Probablemente la vía elegida por la mayoría será la de ISO 14001, tanto por su mayor reconocimiento internacional (EMAS limitada a Europa y poco más) como por sus excepcionales similitudes que facilitan enormemente cualquier proyecto de integración.
800
700
600
ISO 9001
500
400
300
200
100
0
ISO 14001
EMAS
Evolución trimestral de las certificaciones por AENOR en calidad y MA en España
El escenario de los sistemas de gestión de PRL es cuantitativamente diferente de los dos anteriores. Aunque la situación debería ser similar a la del área de MA (legislación aplicable de obligado cumplimiento y existencia de estándares de gestión), en este caso el único marco de referencia consistente por el momento es la propia legislación, con lo cual se dificulta la integración. Las empresas, en su afán pragmático de yuxtaposición de los tres sistemas, han empezado a implantar e integrar la ISO 81900:EX (que no deja de ser experimental, no certificable) o bien la OHSAS 18001 que, sin formar parte de las series ISO, es igualmente una buena aproximación a las misma y que permite una fácil integración. También presenta un cierto éxito el estándar británico BS8800, aunque muy localizado en el Reino Unido.
Existen incluso desde hace algunos años modelos teóricos de integración, como el caso del EIC IT-378 de Venecia [2]. En su primera parte se explican los diversos sistemas de gestión en cada una de las tres áreas que nos ocupan, y en una segunda parte más extensa presenta un método de integración de los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad basado en la norma ISO 9001:2000. Es destacable este último punto, ya que la nueva versión de la serie ISO 9001 es una perfecta base sobre la que asentar el sistema de gestión integrado, oportunidad que no ofrecía la versión anterior de 1994.
Un sistema integrado aporta un sinfín de ventajas, como son la simplificación de la gestión documental, mayor participación del personal, establecimiento de procedimientos de trabajo uniformes combinando las tres áreas, prestigio ante clientes y proveedores, mayor control de las actividades, y optimización del funcionamiento de la organización gracias a la mejora continua. Las mayores desventajas o problemáticas se dan principalmente en las fases de implantación. Entre ellas están la falta de tiempo y recursos para el desarrollo del sistema, dificultad para la actualización de requisitos legales, trabas en la comunicación y la gestión del conocimiento, falta de concienciación y formación del personal especialmente en las áreas de medio ambiente
y prevención.
DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADOS
La clara evolución de los sistemas de gestión de Calidad, MA y PRL hacia su integración está creando la necesidad en el mercado laboral de profesionales expertos en las tres áreas, capaces de asumir considerables responsabilidades y con un perfil directivo imprescindible.
La rapidez con que se ha dado esta evolución ha encontrado relativamente desprevenido al mercado laboral, que se está adaptando a marchas forzadas para formar adecuadamente a los profesionales. Esto por el momento está generando un sinfín de combinaciones de puestos de trabajo, en función de las necesidades de la empresa, su tamaño, sector, facturación, etc. De este modo se dan puestos de responsable de Calidad y MA, de Calidad y PRL, de MA y PRL, o bien de las tres áreas conjuntamente, o bien de cada una individualmente en combinación con otras áreas (fabricación, comercial, incluso compras). Estos puestos generalmente se han creado más tratando de aprovechar las sinergias del puesto original que pensando en la necesidad de un puesto de trabajo concreto con responsabilidades definidas. De este modo se puede aprovechar los conocimientos en normas ISO del responsable de Calidad para responsabilizarle también del área de MA (por la similitud de los sistemas de gestión), o por otro lado se puede asignar las funciones de responsable de PRL a la dirección de fábrica por su conocimiento del proceso productivo y de los riesgos que conlleva.
Esta “adaptación” de los puestos de trabajo a las nuevas exigencias del mercado ha servido perfectamente como motor de arranque para cubrir las necesidades básicas de las empresas, pero evidentemente si se pretende mantener una continuidad coherente en la gestión integrada de Calidad, MA y PRL, es más que conveniente plantear la creación de un nuevo puesto de trabajo que abrigue todas las expectativas.
Dependencia
En primer lugar hay que plantear la cuestión: ¿Responsable o Director?. La respuesta vendrá dada básicamente en función del tamaño de la empresa. Si la pyme es pequeña y no dispone de una línea directiva, sino solamente de un cuadro de mandos intermedios (jefe de compras, responsable técnico, etc.), evidentemente el puesto será el de responsable. Si la pyme es suficientemente grande como para disponer de una Dirección Comercial, Dirección Logística, Dirección Industrial, etc., entonces es extraordinariamente conveniente la creación de la Dirección de Calidad, PRL y MA, con el fin de que la Dirección General demuestre su compromiso directo con estas áreas.
Por ello la dependencia del Responsable o Director debe ser directamente de Dirección General o Gerencia, y excepcionalmente de la Dirección de Recursos Humanos en caso de existir dicho puesto (más común en empresas multinacionales). Nunca será aceptable desde un punto de vista coherente con los estándares normalizados la dependencia directa de por ejemplo la Dirección Industrial (hecho habitual en pymes). Con esta dependencia se está desacreditando la función del responsable del sistema integrado, ya que sus decisiones y recomendaciones están por encima del ámbito puramente industrial, afectando horizontalmente a todos los
departamentos de la empresa: financiero, comercial, etc. Esta dependencia de la Dirección Industrial ha dejado de tener sentido, incluso aislando el área de Calidad, con la nueva versión del 2000 de la ISO 9001 (aunque abierta a interpretaciones según las funciones asignadas a la Dirección Industrial).
Tareas
Las tareas básicas a desarrollar por un responsable del sistema integrado de Calidad, MA y PRL se pueden desglosar en las funciones comunes a las tres áreas y las particulares de cada una.
Entre las funciones comunes están el control de la documentación del sistema, la satisfacción del cliente y la gestión de sus reclamaciones (entendiendo “cliente” como el que compra nuestros productos en el caso de calidad, el entorno y la Administración en cuanto al MA, y los trabajadores de la empresa para la PRL), garantizar el cumplimiento de la legislación vigente y las especificaciones establecidas, planificar la formación, organizar las auditorias internas, etc. Entre las funciones específicas de calidad se encuentran la calibración de los equipos de control, la validación del producto en función de las especificaciones, etc. Entre las de MA destacaría el control medioambiental del proceso, la gestión de residuos, el control de emisiones y vertidos, etc. Finalmente el área con más tareas específicas es probablemente la de PRL: investigación de accidentes, gestión y control de equipos de protección individual (EPI’s), coordinación de trabajos subcontratados, autocontrol de equipos antiincendios, etc.
En cualquier caso lo más importante es que, como en cualquier función directiva, las tareas en este puesto deben ser definidas en un elevado porcentaje como de gestión, y no de ejecución. Al igual que un Director Comercial no acostumbra a realizar toda la burocracia que genera su departamento: presupuestos, pedidos, ofertas, etc. (excepto en pymes muy pequeñas), un responsable de sistemas integrados debe dedicar la mayor parte de su tiempo a la gestión y seguimiento de los mismos, y tan solo una mínima parte a la introducción de datos en el sistema. Aunque parezca innecesario remarcar este aspecto, es importante ya que en muchos casos, especialmente en los que el recién nombrado responsable de sistemas integrados ya realizaba una actividad (por ejemplo Calidad), se toman las nuevas tareas (MA y PRL) como actividades secundarias, y se considera que toda la gestión y seguimiento podrá realizarse en un tiempo complementario al del trabajo que ya realizaba. Dicha consideración es una falacia, ya que en primer lugar se está banalizando el trabajo que se realizaba previamente, y a la vez se está considerando el resto de áreas como actividades de “segunda categoría”. Si lo que se pretende desde Gerencia es la creación efectiva de esta figura, se deberán tener en cuenta los recursos a asignar para que pueda cumplir con sus objetivos y metas.
De todos modos la función más importante del responsable de sistemas integrados es la de organizar el sistema de forma que cada individuo dentro de la empresa cumpla con las tareas que le corresponden, lo cual repercute directamente en más tiempo para ejercer las funciones que le son propias. Por ejemplo, es su responsabilidad la investigación de accidentes laborales, pero ello no quiere decir que deba investigarlos todos personalmente. Su función pasa por organizar una metodología que explique quién y cómo debe investigar un accidente, pasando por organizar la formación necesaria de los responsables, el archivo del histórico de accidentes, los formatos y procedimientos a utilizar, etc. Una vez organizada la tarea, puede funcionar autónomamente y necesitar solo de una supervisión periódica. Con
esto se pretende indicar que un buen responsable de gestión de sistemas no necesitará excesivos recursos para desarrollar su trabajo (dentro de una pyme debería bastar con un apoyo administrativo a jornada completa o parcial). Aunque suene mal, el responsable de sistemas debe buscar que “los demás trabajen por él” en todas las funciones cuya ejecución no sea su responsabilidad directa. Por tanto debe valerse de todas las herramientas a su alcance: asesoría medioambiental en la Administración (véase Junta de Residus, Agencia Catalana de l’Aigua, etc), coordinación de trabajos con el SPA si está contratado, autocontrol por los propios operarios en el proceso productivo, etc.
Requisitos: perfil y formación
Por el momento no existe ninguna formación reglada sobre gestión integrada de sistemas de Calidad, MA y PRL. De hecho, estos temas aparecen raramente como asignaturas en estudios universitarios, a excepción de algunas ingenierías que los han incorporado recientemente en sus planes de estudios, pero siempre de forma individual. Por otra parte, existe una oferta cada vez más amplia en estudios de tercer grado (master y postgrado) sobre sistemas integrados: EEN en Salamanca, ICT en Barcelona, ITG en Vigo, etc. El hecho de que se trate de una formación no reglada provoca que la gama de la oferta sea muy diversa en cuanto a precio del curso, duración, contenidos, etc. Estos cursos son totalmente recomendables incluso para profesionales con vasta experiencia y conocimientos en alguna de las tres áreas.
El perfil profesional ideal para este puesto de responsabilidad sería el de una persona con formación técnica (preferentemente ingenierías técnicas o superiores), y con formación específica sobre las tres disciplinas, bien realizada individualmente o bien a través de un curso de gestión integrada. Sería muy recomendable en el área de PRL disponer de una titulación de grado superior en prevención, con la especialidad de seguridad o también recomendable la de higiene.
Dada la amplitud de contenidos de estos campos, es recomendable que la persona escogida para el cargo tenga una mínima experiencia en la empresa y sea buena conocedora de sus procesos industriales. Por supuesto se podría suplir con experiencia demostrable en cargos similares en otras empresas preferentemente del mismo sector (las áreas de Calidad y especialmente MA pueden variar sustancialmente en contenido de un sector industrial a otro).
A un nivel más personal, se deberán mostrar habilidades sociales y de comunicación, ya que deberá ser capaz de enseñar y motivar a todos los niveles. Organización, rigurosidad y metódica, saber gestionar un proyecto relacionándolo funcionalmente con todos los servicios de la empresa. Anteriormente este concepto se relacionaba estrictamente con la obtención de un certificado requerido por el cliente. En cambio hoy en día esta imagen varía hacia un beneficio o incluso recompensa comercial, gracias a los resultados observados sobre los productos y el cumplimiento de los requisitos legales. Este hecho está igualmente relacionado con la evolución hacia la obtención de resultados, debiendo adaptar teorías y metodologías hacia una vertiente eminentemente operacional. Actuar como interlocutor privilegiado con puestos de Dirección y con los clientes. Buena aptitud para la negociación y capacidad de compromiso. Saber convencer con
Papers relacionados
