La mitad de sus reuniones son improductivas: 12 ideas para reducirlas

Con esta tendencia y su consecuente aumento del estrés, el agotamiento y la reducción de la seguridad psicológica, algunas empresas están probando los días sin reuniones.

El objetivo de los días sin reuniones

En mi artículo anterior, compartí una investigación que mostraba cómo al reducir las reuniones en un 60%, especialmente teniendo una política de tres días sin reuniones a la semana, las empresas podrían mejorar la autonomía, el compromiso y la colaboración y reducir la microgestión y el estrés.

Ahora bien, reducir las reuniones en un porcentaje tan elevado no sólo consiste en trasladar todas las citas a esos días, sino también en ser más conscientes de cuánto tiempo y energía se pierde y trabajar para mejorarlo.

Un gran ejemplo que siempre utilizo para ver cómo se puede mejorar el tiempo durante las reuniones es el uso de SMED, una técnica que la Fórmula 1 y la Nascar utilizan para reducir el tiempo empleado en cambiar los neumáticos. La mayoría de la gente tardaría fácilmente al menos 15 minutos en cambiar un solo neumático. Entonces, ¿cómo cambian los coches de Fórmula 1 los cuatro neumáticos en 2,5 segundos? Entienden que el tiempo es dinero y que cualquier segundo extra cuenta. Calcule cuánto tiempo pasa en reuniones, luego calcule su tarifa por hora y haga cuentas. Por supuesto, usted también querrá reducir las reuniones.

12 ideas para reducir el tiempo dedicado a reuniones

Revise las reuniones que dirige y a las que asiste, y hágase las siguientes preguntas desencadenantes para proponer ideas que le permitan reducir el tiempo que dedica a las reuniones:

1. ¿Es imprescindible esta reunión para alcanzar mis objetivos?
2. ¿Puede reducirse o espaciarse la frecuencia?
3. ¿Participan activamente todos los asistentes? ¿Es necesario que asistan todos? ¿Cómo puede ayudarles a contribuir de forma más eficaz?
4. ¿Puede lograrse el objetivo por otros medios, como Slack, correo o una llamada telefónica?
5. ¿Puede reducirse la reunión a 30 minutos? ¿Y a 15 minutos?
6. ¿Se puede actualizar el software o la aplicación de la empresa para que la reunión habitual sea 15 minutos más corta?
7. ¿Puede sustituirse la reunión por una conexión más corta de one to one?
8. ¿Se puede hacer alguna tarea antes o después de la reunión para que sea más corta pero más productiva?
9. ¿Está la reunión suficientemente organizada para cumplir su objetivo? Por ejemplo, ¿se necesita un orden del día, un anotador, un cronometrador o una pizarra?
10. ¿Necesitas otros recursos o funciones que te ayuden a hacerla más eficaz?
11. ¿Necesita formar a su equipo para hablar en las reuniones, de modo que sean más concisos o estén mejor preparados?
12. En definitiva, en caso de duda, ¿qué daño haría intentarlo?

Aunque al principio pueda parecer un reto reducir las reuniones, invitar a todo el mundo a participar explicando los motivos irá ganando adeptos con el tiempo. No es ningún secreto que casi todos los empleados se quejan de las reuniones. Al reducir el tiempo que la empresa dedica a las reuniones y mejorar la productividad de las restantes, aumentarán la colaboración y el compromiso, al tiempo que se reducirán significativamente el estrés, la ansiedad y el agotamiento.

La productividad se disparará, sin duda.