Proceso de generación de ideas: cómo recopilar e implementar las ideas de los empleados

Proceso de generación de ideas: cómo recopilar e implementar las ideas de los empleados

Las ideas de los empleados son la columna vertebral de cualquier iniciativa de innovación corporativa y, por lo tanto, un proceso de generación de ideas sólido que se pueda escalar en toda tu organización es clave.
1 Agosto 2022

Las ideas de tus empleados tienen el potencial de tener un impacto a largo plazo en tu negocio, dando lugar a nuevos productos, servicios y procesos y, en última instancia, proporcionándote una ventaja competitiva increíble. Por lo tanto, el proceso en sí debe adaptarse cuidadosamente a la cultura y las necesidades de tu organización y adaptarse perfectamente a tu negocio para garantizar la adopción por parte de los empleados.

A continuación, definiremos los pasos clave que deben incluirse dentro de un proceso efectivo de generación de ideas para maximizar el envío de ideas, el compromiso y, finalmente, la implementación.

Definición de tu proceso de generación de ideas

Los pasos clave en un proceso tradicional de generación de ideas siguen un camino establecido; presentación, colaboración, evaluación e implementación. Sin embargo, existen varios enfoques para cada paso del proceso que se pueden elegir en función de lo que sea mejor para tu empresa y tus empleados.

Presentación

Podría decirse que la fase de presentación es el paso más importante del proceso. Aquí es donde tus empleados enviarán sus ideas e iniciarán el proceso de innovación. Durante este paso, es importante hacer que el proceso sea lo más atractivo posible, así como alinearlo con los objetivos comerciales generales.

  • Hacer las preguntas correctas. Antes de la era digital, las ideas se compartían principalmente a través de buzones de sugerencias físicos. A menudo, estos se utilizaban y promovían poco, y rara vez lograban una innovación a gran escala debido a la falta de estructura y enfoque. La ideación es más exitosa cuando se enfoca en los desafíos que enfrenta tu organización y/o en torno a los objetivos y estrategia comerciales. Hacer las preguntas correctas en el momento adecuado puede brindarte las respuestas para superar los desafíos comerciales y encaminarte hacia el logro de tus objetivos comerciales. Además de decidir cuál es el mejor tema que debe abordar tu organización, es fundamental aprender a posicionar tus preguntas. Si el desafío de tu idea es muy detallado y haces muchas preguntas específicas, obtendrás menos ideas, pero serán de mayor calidad. Si el desafío de tu idea es vago o carece de detalles, es posible que recibas muchas ideas,  pero de peor calidad.
  • Proporcionar una estructura. Las herramientas de gestión de ideas son útiles para proporcionar un proceso formal de envío de ideas. Cuando esto se comunica y promueve adecuadamente en toda la empresa, los empleados tienen una forma fácilmente accesible de compartir sus ideas. Una de las empresas más innovadoras del mundo, Amazon, conoce la importancia de brindar un proceso formal de generación de ideas (PREFAQ) para sus empleados, para que “estén empoderados para buscar problemas y construir nuevas soluciones”. Con cualquier proceso formal, es importante ajustar esto para que el proceso sea lo más eficiente y relevante para tu negocio y tus desafíos como sea posible. Las herramientas de administración de ideas te permiten personalizar tus formularios para que puedas identificar exactamente lo que deseas de las ideas de tus empleados y mantener el enfoque.

Colaboración

Una vez que se envía una idea, todavía queda un largo camino por recorrer antes de que se implemente. Una parte importante del proceso de generación de ideas es hacer que tus empleados colaboren para hacer crecer y dar forma a una idea para aumentar sus posibilidades de implementación.

  • Dar forma a la idea a través de la discusión. Las herramientas de gestión de ideas facilitan la colaboración online, que es especialmente importante en la era remota actual. No solo tienen funciones de colaboración como comentarios y votaciones, sino que están gamificadas para impulsar la participación. Por ejemplo, se puede configurar un sistema de puntos para que los usuarios ganen y (si la empresa así lo decide) ganen premios por sus esfuerzos de colaboración. Los comentarios pueden ayudar a guiar una idea, y características como la votación también se pueden usar como una «regla» para predeterminar si una idea llega al siguiente paso del proceso. Por ejemplo, si una idea supera un cierto número de votos positivos, puede progresar automáticamente a lo largo del flujo de trabajo.
  • Crea equipos en torno a una idea. Otra forma de facilitar la colaboración es crear equipos con miembros elegidos específicamente que puedan trabajar juntos para desarrollar una idea (o incluso generar una lluvia de ideas para nuevas ideas). Aquí puedes seleccionar miembros que creas que tienen la mejor experiencia y conocimiento para formar y desarrollar la idea. Las organizaciones innovadoras proporcionan formas para que sus empleados colaboren en torno a ideas.

Evaluación

Una vez que se ha colaborado y desarrollado una idea, la siguiente etapa es que las personas adecuadas la evalúen para ver si es viable para su implementación. Esto implica examinar las presentaciones de ideas para identificar cuáles son las más relevantes y tienen una alta probabilidad de resolver un desafío.

  • Revisión de expertos. Con una herramienta de gestión de ideas, puedes configurar una «revisión de expertos». Por lo general, la presentación de ideas te dará una «sensación» aproximada sobre el valor de una idea y cuánto tiempo llevará implementarla, etc. Por lo tanto, durante la fase de evaluación, tus expertos se sumergirán en los detalles y harán estimaciones serias sobre su potencial. Funcionalidades como la “revisión de expertos” proporcionan un trampolín crucial para un análisis más detallado. Es probable que a medida que utilices estas funciones, tu pregunta se expanda a muchas más subpreguntas para que puedas obtener toda la información que necesitas para comprender si la idea es valiosa.
  • Panel de jueces. Para las organizaciones que desean incluir la gamificación en el proceso, organizar un panel de jueces puede ser una forma interactiva y divertida de evaluar ideas. Un panel de jueces involucra al empleado que presenta su idea a un panel de ‘expertos’ de la empresa que evalúan su potencial. Con esto, tu organización puede configurar eventos internos en torno a la ideación, lo que ayuda a generar compromiso y una cultura de innovación, que ha demostrado aumentar el éxito de la innovación. Estos eventos de evaluación de ideas permiten que la ideación se convierta en algo más que un proceso basado en datos, sino en una forma divertida de promover tu iniciativa de innovación entre tus empleados y cultivar un mayor compromiso.

Implementación

En esta etapa, tendrás una lista corta de ideas que presentan una oportunidad real para tu negocio y presentan soluciones a tus desafíos. Entonces, es hora de profundizar aún más en la idea y planificar su implementación.

  • Construyendo un caso de negocio. En esta etapa, es una buena práctica construir un caso de negocio para la idea, para delinear claramente lo que pretende lograr y por qué es necesario en términos comerciales. Será necesario considerar los presupuestos, el tiempo, los recursos y las codependencias, así como una evaluación de riesgos para garantizar un análisis exhaustivo. Después de lo cual, ahora deberías tener todo lo que necesitas para obtener la aprobación interna para convertir tu idea en realidad.
  • Prueba de concepto. Una prueba de concepto (POC) es un ejercicio en el que el trabajo se centra en determinar si una idea se puede convertir en realidad y para verificar que la idea funcionará como se imaginó. Aquí, las organizaciones deben crear un prototipo para probar la funcionalidad, el diseño y la viabilidad de la idea, con un período de incubación para ayudar a guiar a la empresa hacia la implementación completa. El POC debe brindarles a los tomadores de decisiones una idea de cómo se verá la idea una vez implementada y desplegada por completo.
  • Implementar y expandir. Si la idea se ha considerado viable y el prototipo ha sido un éxito, la idea se puede implementar por completo. En esta etapa, se requerirá un equipo de gestión del proyecto y los departamentos necesarios, como I + D, deben participar. Aquí, la idea se modificará, ajustará y crecerá orgánicamente a medida que llegue a más y más expertos dentro de tu empresa. Una vez que se ha implementado una idea, las organizaciones no deberían ver esto como una razón para dejar de mejorar la idea. La innovación es un proceso continuo, e incluso es posible que debas comunicarte con tus empleados para obtener más ideas sobre varios aspectos del producto final.

¿Qué enfoque es el adecuado para tu empresa?

Este proceso de generación de ideas solo debe verse como una guía aproximada, no como una ruta estricta. Cada iniciativa de innovación es diferente, por lo que es importante que el proceso se adapte continuamente de acuerdo con tus requisitos, audiencia y objetivos únicos. Por ejemplo, si tu tema es altamente confidencial, es posible que no desees una fase de discusión abierta, o si tienes un desafío técnico, necesitarás una etapa de presentación mucho más detallada.

No existe una talla única para todos cuando se trata de la generación de ideas, por lo que es fundamental utilizar una plataforma de gestión de la innovación sofisticada que sea lo suficientemente flexible como para adaptarse continuamente a tus necesidades cambiantes.

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