Las reuniones son terribles. ¿Puede un equipo de élite arreglarlo?

Las reuniones son terribles. ¿Puede un equipo de élite arreglarlo?

Cirujanos, ex fuerzas especiales, entrenadores de la NBA: ¿pueden algunas de las mejores mentes en el desempeño humano idear un plan para mejorar las reuniones de negocios?
2 Noviembre 2019

Las reuniones, según la investigación académica, son las peores. Se estima que entre 36 y 56 millones se realizan diariamente solo en los lugares de trabajo de EE. UU., Según la consultora Lucid Meetings. Interrumpen el día y frustran el valioso trabajo profundo; drenan tiempo, moral y dinero.

Por qué es importante la planificación

"Sabemos cómo mejorar [las reuniones], pero la gente elige no mejorarlas", dice Joe Allen, profesor de psicología organizacional de la Universidad de Utah y director del Centro para la Efectividad de las Reuniones en el Centro para las Ocupaciones de las Montañas Rocosas de Salt Lake City. y salud ambiental.

Los asistentes deben limitarse a aquellos cuya experiencia es necesaria para realizar las tareas en cuestión.

Programe la reunión para que coincida con sus objetivos. Una reunión no debería durar una hora si el contenido se puede debatir eficazmente en 27 minutos.

Usa tu agenda sabiamente. Una agenda detallada distribuida de antemano permite a las personas prepararse. Se vuelve inútil si no se cumple. Mantenga las discusiones enfocadas y en la tarea.

Llegue temprano, o al menos a tiempo. La tardanza desperdicia el tiempo de todos. Además, la investigación muestra que unos minutos de charla previa a la reunión ayuda a las personas a sentirse más cómodas para hablar en la discusión más tarde.

Informe posterior. Inmediatamente después de la reunión, los líderes deben enviar actas y elementos de acción, e identificar claramente a las personas responsables del seguimiento.

Beneficios secundarios

Ahora, la pregunta incómoda: ¿podría la reunión sobre reuniones haber sido simplemente un correo electrónico?

Sobre una base puramente informativa: posiblemente. La primera parte del día se gastó en varias presentaciones sobre reuniones, comportamiento grupal y similares, y durante la tarde los participantes se dividieron en grupos para intercambiar ideas sobre cómo las reuniones podrían mejorar.

En las sesiones grupales de lluvia de ideas, los participantes arrojaron ideas creativas: haga que todos los participantes usen trajes a juego para eliminar la jerarquía. Intercambie contenido al comienzo de una reunión y obligue a sus colegas a presentarse mutuamente. Entregue al moderador un mapa de calor para controlar cuándo los participantes están físicamente estresados ​​o entusiasmados por una idea (yikes). Cree una clase de profesionales cuya función principal sea organizar reuniones, o simplemente eliminarlas por completo y dejar que se desarrolle el caos.

Sin embargo, no surgió una teoría coherente de la interrupción de la reunión. A pesar de la abundancia de talento reunido, se necesitará mucho más de un taller de ocho horas para inventar un reemplazo viable para la reunión. Ese doloroso check-in semanal todavía está en tu calendario.

Quizás este experimento refuerza la idea de que las reuniones no son el tema ideal para el pensamiento al estilo 'moonshot'. Walshe describe el entrenamiento de alto rendimiento como un 70% de prácticas basadas en evidencia (para un atleta, un buen sueño y nutrición; para un asistente a la reunión, que llega a tiempo y se apega a la agenda), 20% de entrenamiento experimental y 10% fuera tiros largos. Quizás lo mismo se puede aplicar a las reuniones, pero, como señalaron Allen y otros, la mayoría de los gerentes aún no están logrando el 70%.

Pero, ¿qué se habría perdido si nunca se hubieran conocido? ¿Por qué algún grupo de personas se reúne en un entorno profesional?

Algunos estaban intrigados por la lista de participantes y entusiasmados por conocer nuevos colaboradores potenciales. Otros querían volver a conectarse con personas que ya están en su red. Para aquellos que se centran en las reuniones para ganarse la vida, fue una valiosa oportunidad de investigación. Y algunos solo querían salir de su oficina por un día. Y en esos frentes, el día fue un éxito.

Hay muchas razones por las cuales las personas se encuentran que no tienen nada que ver con la información en la agenda. Una buena reunión es aquella en la que todos quieren estar allí.

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