Las ventajas infinitas de recortar las reuniones a 30 minutos

Las ventajas infinitas de recortar las reuniones a 30 minutos

Hace cinco años, después de la frustración que me causó mi tendencia poco útil de hacer malabares con varias tareas al mismo tiempo, inicié un experimento: durante una semana, no haría más de una sola cosa a la vez, y observaría los resultados.
10 Febrero 2018

Ese experimento lo cambió todo a mejor. Mis relaciones mejoraron, mi estrés disminuyó y mi productividad se disparó. No existe ninguna desventaja en centrarse en una sola cosa a la vez sin distracciones.

En el lado de las ventajas, empecé a notar una impaciencia casi insoportable al desperdiciar el tiempo. Antes, si me encontraba en una reunión en la que no se estaba consiguiendo nada, me dedicaba al correo electrónico o navegaba la web. En mi mundo post-multitarea, mantener la concentración en una reunión improductiva resultaba dolorosamente difícil.

Así topé con la revelación más revolucionaria y transformadora de los últimos cinco años: el tiempo comprimido.

Primero, una salvedad. Hay algunas cosas en mi vida, como las cenas con amigos,  escribir, dormir y el tiempo en familia, que se merecen un amplio espacio de mi tiempo.

Pero hay otras, como la mayoría de las reuniones y del trabajo táctico, que se podrían beneficiar del tiempo comprimido.

A menudo programamos franjas de una hora. ¿Por qué? ¿Cómo se convirtió una hora en nuestra asignación estándar de tiempo para tantas reuniones, teleconferencias y citas?

Mientras mi impaciencia con el tiempo perdido aumentaba, así que probé un nuevo experimento: reduje a la mitad el tiempo que asigno a muchas actividades.

Empecé con algo fácil. Antes pasaba una hora al día haciendo ejercicio. Ahora son 30 minutos. Tanto mi peso como mi estado físico en general han mejorado.

Este es el motivo: mi intensidad es mayor (sé que sólo dispongo de 30 minutos), como mejor (no dependo del ejercicio para mantener el tipo), integro más movimiento en cada día (no dependo únicamente de mi régimen de ejercicio para mantenerme en buena forma) y nunca falto a una sesión (siempre puedo encontrar 30 minutos).

Si se dispone de la mitad del tiempo para lograr algo, uno se vuelve hiperconsciente de cómo emplea ese tiempo. E hiperconcentrado mientras tanto. La mayoría de mis llamadas telefónicas ahora duran 30 minutos o menos. Los podcast que escucho no duran más de 20 minutos. Incluso muchas de mis teleconferencias con múltiples personas son de 30 minutos o menos. La gente que asiste a estas teleconferencias, conscientes de la limitación de tiempo, son más conscientes de cuándo hablar, y tienen más cuidado de seguir unas tangentes que no resultan útiles.

La gente también escucha mejor porque, cuando las cosas se mueven más de prisa, tendemos a estar más alertos. Sabemos que un sólo momento de distracción nos dejará rezagados. Y, puesto que esto nos mantiene más involucrados, los procesos llegan a ser más entretenidos.

Y si hay un área en la que el tiempo comprimido me ha resultado especialmente útil ha sido en el coaching que hacemos para Bregman Partners. Durante los últimos años, estos procesos se han empezado a impartir en sesiones de 30 minutos.

Las ventajas obvias son obvias: todos ahorran tiempo y dinero.

Pero aquí va lo menos obvio: las sesiones no es que sean igual de potentes, lo son mucho  más. Cuando tanto el coachcomo el cliente saben que sólo disponen de 30 minutos, meten la marcha rápida.

  • Los clientes se presentan. Al igual que sucedió con mis entrenamientos, existen muchas menos probabilidades de faltar a una sesión de 30 minutos que a las de una hora.
  • Todos son puntuales. Cada minuto cuenta en una conversación de 30 minutos y lo saben. La sesión arranca antes, ya que la relación se construye según el buen trabajo, no en conversaciones superficiales.
  • Hay mayores probabilidades de que la gente venga preparada. No se pierde tiempo con temas tangenciales y conversaciones absurdas. Los clientes saben lo que quieren cubrir y lo han pensado con antelación.
  • La limitación del tiempo aumenta la concentración y la atención. La gente no se concentra en tres temas; aborda la oportunidad más grande o el obstáculo persistente e irresoluble. Y van al grano. La focalización da paso al éxito.
  • Los mentores están más dispuestos a ser valientes, y los clientes son más abiertos. En una sesión de 30 minutos, los coaches no se pueden permitir andarse por las ramas. Van al grano antes, y con mayor rapidez, interrumpen de forma más valiente y plantean unas preguntas más provocativas.
  • Los clientes son más productivos entre sesiones de coaching. No estoy seguro de por qué. Pero esta es mi hipótesis: los líderes de todos los niveles necesitan ser altamente adeptos en ir al grano. La sesión de coaching agudiza la aptitud de ir al grano más rápidamente, centrándose en los elementos más esenciales de una situación y tomando medidas.

¿Las desventajas? Aún no he divisado ninguna.

Inténtenlo ustedes mismos. Acorten algunas de sus reuniones de una hora a 30 minutos. Cuando lo hagan, consideren estos tres pasos como una guía para aumentar la potencia de los 30 minutos:

1. Lean lo que haga falta con antelación y pidan a los demás que lo hagan también. Piensen en sus preguntas e inquietudes. Decidan qué le importa y lo que se puede obviar. Háganse la pregunta más importante: ¿qué resultado quieren conseguir?

2. Escojan una sola cosa que tendrá el mayor impacto, y dediquen los 30 minutos a ese tema, problema u oportunidad. Empiecen en hora, sin contemplaciones para los que lleguen tarde, y sean atrevidos y disciplinados a la hora de mantener la conversación encauzada. Ignore cualquier cosa que sea menos que crítica. Tomen decisiones rápidamente, incluso si no son perfectas. Conseguir avances en un solo asunto es mucho más útil que tocar muchos temas y no avanzar en ninguno.

3. El indicio de una buena reunión no es la propia reunión. Es lo que suceda después de la reunión. Reserven al menos los últimos cinco minutos para resumir lo que se ha aprendido, articulen lo que ha sido valioso, comprométanse a las acciones que tomarán a raíz de la reunión y aclaren cómo evaluarán el éxito de los próximos pasos.

Necesitarán saber cómo "ir al punto más crítico rápidamente" y tener el valor de hacerlo si aspira a sacar el máximo partido a su tiempo. Tendrá que ser atrevido, y hasta provocador. Necesitarán estar dispuestos a interrumpir, de forma meditada y para el bien mayor de avanzar hacia lo más importante. Tiene que obviar las cosas que realmente no importen.

Y tienen que estar totalmente presentes. Sin multitareas. Sin el envío de mensajes por debajo de la mesa. Sin distracciones. Y eso también representa una ventaja: podrán estar totalmente presentes en sus actividades.

Existe un coste. Mientras que resulta vigorizante, estar tan concentrado de forma constante requiere mucha energía, incluso durante períodos cortos de tiempo. Por otro lado, cuando reduzcan a la mitad el tiempo de sus reuniones y otras actividades, dispondrá de mucho más tiempo para relajarse en cenas con amigos, escribiendo, durmiendo y pasando un tiempo no estructurado con sus seres queridos.

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