Excelente método de organización: GTD

Excelente método de organización: GTD

Organízate con Eficacia, Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen.
23 Octubre 2017

Este método GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que necesita hacer, y permitiéndole concentrarse en la realización de aquellas tareas.

¿Qué es GTD?

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. Él también sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.

La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. 

Allen también sostiene que nuestro “sistema de recordatorios” es considerablemente menos eficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por lo tanto, las “acciones próximas” almacenadas según el contexto en nuestro “sistema confiable” actúan como soporte externo que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización.

“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.”

Principios


Los principios esenciales de GTD son los mostrados a continuación:

Recolectar

Capturar todo lo que necesitas seguir, recordar o realizar en lo que Allen llama una “cesta o cubo”: una bandeja, un correo electrónico, una grabadora, una libreta, una agenda o cualquier combinación de estas. Saca todo esto fuera de tu mente y recógelo en un elemento de almacenamiento, preparado para ser procesado más tarde. Todos los “cubos” deberían ser vaciados (tras ser procesados) al menos una vez por semana.

Procesar

Cuando tu procesas tu “cubo”, debes seguir estrictamente este orden:

  • Empezar por el principio
  • No procesar más de un elemento a la vez.
  • Nunca devolver un elemento de vuelta al “cubo”.
  • Si un elemento requiere una acción para ser realizado:
    • Si lleva menos de dos minutos, hazlo. (Dos minutos es una guía, es aproximadamente el tiempo que te tomaría posponerlo formalmente.)
    • Si no es tu tarea, delégalo apropiadamente.
    • Posponlo.
  • Si un elemento no requiere una acción,
    • Archívalo como referencia.
    • Tíralo si no es realizable.
    • Incúbalo si no se puede llevar a cabo por el momento.
  • Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazlo inmediatamente. La regla de los “dos minutos” es una directriz, que es aproximadamente el tiempo que tarda una tarea en realizarse o en decidir si se aplaza.

Organizar

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

  1. Acciones próximas – Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa ‘Escribir un informe del proyecto’, la acción próxima puede ser “Escribir a Fred para reunirnos unos minutos” o ‘Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe’ o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: ‘en la oficina’, ‘por teléfono’, o ‘en la tienda’.
  2. Proyectos – toda tarea abierta en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo. En espera – cuando tu has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobad periódicamente para ver existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
  3. Algún día/Quizá – se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser ‘aprender Chino’ o ‘tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo’. Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que el denomina ‘paisaje yermo’: cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista ‘Pendiente’ deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

Los usuarios del servicio de correo electrónico de Google, Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos tal y como se explica en el artículo de Bryan Murdaugh “Getting Things Done with Gmail”. Esto mantiene muchas de los conceptos de GTD pero puesto en marcha a través del correo electrónico.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios será completamente inútil si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, puedes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde tu “cubo”.

La disciplina GTD requiere que se revise al menos semanalmente el contenido de nuestro “cubo”, los proyectos abiertos, y los elementos en espera, asegurando que cualquier nueva tarea o eventos entrantes sean registrados en el sistema y que todo está al día. Allen sugiere la creación de un tickler file para ayudar a refrescar tu memoria cada semana en el momento de analizar los proyectos y las tareas.

Hacer

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.

Aquí una imagen gráfica sobre los principios, espero que esta información te sirva para Recopilar, organizar y realizar toda esa lista de tareas pendientes:

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