Porqué sin la usabilidad la coordinación de actividades empresariales (CAE) te puede freir las neuronas

Porqué sin la usabilidad la coordinación de actividades empresariales (CAE) te puede freir las neuronas

Gregorio Delgado, Director comercial y de marketing de dokify
1 Diciembre 2016

Cuando hablamos de tecnología a muchos se nos viene a la cabeza Alemania. Y no es casualidad, detrás de China es el país del mundo que más productos de alta tecnología exporta. Según el banco mundial exportaron por valor de unos 200.000 millones de dólares en el 2014. Me impresiona que además han crecido en más de 120.000 millones en el periodo del 1999 al 2014.

Si conoces un poco a los alemanes, sabrás que su cultura tecnológica es impresionante; manejan conceptos en su día a día que en España sólo los ingenieros conocen. Sin embargo, aquí todos somos expertos en imitar a Chiquito de la Calzada. Es otra cosa.

En el mismo periodo de 15 años, nuestras exportaciones en alta tecnología crecieron en algo más de 8.000 millones de dólares, hasta superar los 15.000. Estamos en el puesto 24 en el ranking mundial, muy lejos de lo que nos correspondería por el tamaño de nuestra economía. Ojala nos acabemos de dar cuenta de verdad de la importancia de la tecnología para nuestro futuro.

En dokify estamos decididos a aportar nuestro granito de arena. En este artículo quiero hablarte de uno de nuestros focos y porqué es tan importante en la coordinación de actividades empresariales (CAE): la usabilidad, la facilidad de uso en las tecnologías.   

El uso de la tecnología cansa y puede afectar gravemente a la salud

Uno los aspectos que más me choca del carácter alemán es que, junto a esa envidiable cultura tecnológica, muestran con frecuencia comportamientos infantiles y un notable gusto por lo naif. Hay que reconocer que tanta tecnología cansa, es conveniente buscar vías de escape, entregarse de vez en cuando a actividades simples y lúdicas.

Actualmente ya hablamos de estrés tecnológico o estrés informático, para identificar posibles aspectos negativos en la salud derivados del uso de las tecnologías. Este estrés se suma a otros factores que influyen en el “estrés ocupacional” y puede provocar el síndrome de “burn-out”, un problema que cada vez preocupa más en el ámbito laboral.

Así en el artículo “La astenia, un mal de muchos españoles” publicado por Protección Laboral el 22/12/2015 se incide en este tema: “El desarrollo tecnológico ha supuesto un aumento en el número de puestos de trabajo que demandan una mayor proporción de habilidades cognitivas que físicas. Esto hace que, en la actualidad, la evaluación de la carga mental sea un aspecto central en la investigación y desarrollo de sistemas hombre-máquina que permitan obtener niveles más altos de confort, satisfacción, eficacia y seguridad en el trabajo, objetivos fundamentales de la Ergonomía.”

Usabilidad y diseño estético pueden estar en guerra

Muchos tenemos la idea de que una plataforma es buena o no, en primera instancia, en base a su atractivo, si es bonita o llama la atención y se diferencia del resto, desde un punto de vista del diseño estético.

La primera vez que me vi confrontado con el concepto “usabilidad” fue al acceder al portal idealista.com, como parte de mi proceso de incorporación a esta empresa. Mi primera reacción fue de extrañeza y decepción; idealista me estaba generando excelentes vibraciones, pero su plataforma para dar de alta y buscar inmuebles no tenía “diseño”.

Jesús Encinar, un enamorado de la usabilidad, fundador de idealista.com, lo cuenta de esta manera al analizar un libro del guró de la usabilidad Jakob Nielsen: “Personalmente para mi fue una epifanía enormemente liberadora ver useit.com [la web de Jakob Nielsen] […]. Hasta ese momento el diseño de idealista.com lo había estado realizando un diseñador gráfico, con un alto grado de sentido estético pero escasa usabilidad. […] Al liberarnos de la tiranía del diseño estético pudimos concentrarnos 100% en usabilidad.”

Me encanta cómo define Juan Leal, reputado experto en usabilidad, a qué se dedica: “Hacemos posible que la tecnología nos ayude a tener una vida más sencilla”.

Cambios que pueden generar enormes resultados

Volviendo a idealista, es posible que conozcas su boletín semanal de noticias inmobiliarias. Jacob Nielsen utiliza el ejemplo del rediseño de la interacción de subscripción por email a este boletín en uno de sus libros. La simplificación en el proceso de solicitud de email hizo que el número de subscripciones creciera enormemente. Hoy el boletín de idealista tiene más de 800.000 suscriptores.

Cuando nos planteamos un desarrollo en dokify, buscamos crear una funcionalidad que resuelva un problema del modo más fácil e intuitivo para el usuario. La interfaz y su usabilidad es parte fundamental. Pero tanto nuestros usuarios, como nuestra plataforma y el uso que se le da, van evolucionando. Nuestros conocimientos también. Esto hace que con cierta frecuencia nos planteemos rediseños de la interfaz de funcionalidades ya existentes o aprovechemos mejoras para rediseñar la interfaz.  

Una buena usabilidad puede significar el ahorro de muchos costes

En dokify hemos gestionado hasta la fecha más de 5.000.000 de documentos. Imagínate una acción que hay que realizar 5 millones de veces. Si conseguimos que sea más sencilla e intuitiva, y por lo tanto requiera menos esfuerzo y menos tiempo, multiplicamos por mucho el ahorro. Por eso hemos rediseñado varias veces la funcionalidad de anexado de documentos, analizando contínuamente dónde un número relevante de usuarios encuentran dificultades, buscando la facilidad de uso.

Otra funcionalidad que hemos rediseñado varias veces es la de asignación, que se utiliza, por ejemplo, para asignar a un empleado su actividad o los riesgos relacionados y definir la documentación que se debe anexar del mismo. La acción de asignación se ha realizado cientos de miles de veces en nuestra plataforma, ya que cada empleado suele necesitar varias asignaciones.

Otro ejemplo, y ya paro, aunque podría seguir hasta que te hartaras de mí y dejaras de leer, son las funcionalidades para compartir documentos entre empresas. Un documento al que tienen que acceder varias empresas clientes de una contrata se anexa una sóla vez y está disponible en nuestra plataforma, incluso validado por dokify, para todos; la empresa propietaria del documento indica quién debe tener acceso a él, en función de quién se lo solicita.

Un foco que nunca perdemos en dokify

Como ves, automatizar la coordinación de actividades empresariales (CAE) y en general, la gestión de requisitos propios o cliente-proveedor tanto de empresa, personas o máquinas, donde interviene un intercambio y gestión documental, es un campo donde aplicar la usabilidad tiene una especial relevancia.

La usabilidad es pues uno de nuestros principales focos y se alinéa con nuestro objetivo, como dice Juan Leal, de que la tecnología ayude a tener una vida más sencilla, más fácil, a todas las empresas registradas en nuestra red colaborativa.

Introducir nuevas funcionalidades siempre es un reto. Los usuarios deben aprender a utilizarlas. Cuando una nueva funcionalidad está disponible en nuestra plataforma, se guía al usuario con breves indicaciones que van apareciendo en las zonas de la pantalla en las que se debe interactuar.

Pero la usabilidad no es siempre suficiente para hacerles la vida más fácil a nuestros usuarios; es imprescindible que en caso de duda haya una ayuda inmediata. El servicio de soporte de dokify es el complemento necesario para cumplir nuestro objetivo; y la respuesta debe ser inmediata, por el canal que más le guste al usuario, teléfono, email, o el chat de la plataforma.  

El 40 % de los recursos de dokify se dedican al desarrollo de nuestra plataforma y una parte importante de los mismos se dedica al rediseño de la interfaz para garantizar que dokify sigue siendo la solución más fácil e intuitiva del mercado.

Seguimos mejorando nuestra solución software para que la coordinación de actividades empresariales y gestión de requisitos sea cada vez más rápida, eficiente y fácil.

dokify es la solución más fácil para la coordinación de actividades empresariales (CAE) y la gestión integral eficiente de requisitos cliente-proveedor, creamos una red colaborativa de empresas.

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Gregorio Delgado
Director comercial y de marketing de dokify

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