Cómo crear una tormenta de ideas — de forma remota

Cómo crear una tormenta de ideas — de forma remota

En la era de Covid-19, muchos de nosotros ya no trabajamos juntos en las mismas salas, pero aún necesitamos generar ideas de forma colaborativa. Afortunadamente, incluso en un entorno remoto hay varios enfoques que pueden ayudarlo a resolver problemas complejos de manera efectiva.
8 August 2020

Consigue un amplio alcance

Cuando usted y otros trabajan juntos para generar una nueva solución a un problema, es importante recordar que lo están haciendo aprovechando el conocimiento recogido en las cabezas de las personas involucradas en el proceso. La descripción del problema sirve como señal para que lleguen a su memoria y recuperen información relacionada.

Por lo tanto, es fundamental determinar quién está involucrado en una lluvia de ideas. Antes de la pandemia, en muchas organizaciones a menudo era difícil reunir a un amplio grupo de personas, debido a sus diferentes horarios y/o lugares. Pero debido a que nuestro defecto era tener reuniones en persona, no nos relacionamos mucho con personas que no podían estar físicamente presentes como parte del proceso de generación de ideas. Y sabíamos que las reuniones híbridas en las que algunas personas están presentes y otras están en línea son generalmente una experiencia horrible para quienes asisten a distancia.

Una ventaja de trabajar de forma remota es que ahora es más fácil incorporar a un grupo más amplio de participantes. Tienes que hacer esto con cuidado, sin embargo. No empieces con una lista de personas que quieras que participen en tu sesión de lluvia de ideas. En su lugar, identifique los roles y la experiencia que desee y, a continuación, busque a las personas que se ajusten a esa descripción. Pídale a sus colegas recomendaciones de personas que quizás no conozca y que tengan experiencia relevante. Esto le ayudará a asegurarse de que el grupo que reúne es más diverso, aportando una gama de orígenes y perspectivas diferentes a la tarea de resolución de problemas.

Aproveche las dificultades de programación

Cuando las personas trabajan de forma remota, puede ser difícil programar a todos para reuniones al mismo tiempo, especialmente si las personas están repartidas por zonas horarias. Para una lluvia de ideas, sin embargo, esto puede ser una bendición. Porque en realidad no necesitas que el grupo esté junto para llegar a las mejores ideas.

La teoría groupthink muestra que, durante la generación de ideas, los individuos piensan de manera diferente sobre un problema si trabajan solos. Pero cuando uno reúne al grupo para generar ideas, tienden a pensar igual, convergiendo en una solución común.

Así que comience su proceso de lluvia de ideas haciendo que cada persona genere soluciones potenciales por su cuenta, o tal vez haga que trabajen en grupos pequeños para pensar en las posibilidades. Lo que desea evitar es que todo el grupo comience a tirar ideas entre sí, lo cual no es ideal en un entorno remoto de todos modos. Asegúrese de que todos hayan tenido la oportunidad de participar y trabajar en el problema primero. Una forma de hacerlo es hacer que grupos pequeños capten sus ideas en un documento. Un segundo es hacer que los miembros del grupo te envíen sus pensamientos iniciales y los compilen antes de que alguien empiece a discutirlos.

Después de esa etapa inicial, recoja las soluciones que se han generado y envíelas al grupo para que se basen en ellas. Cree un documento compartido con las ideas preliminares que todos puedan editar e invite a las personas a desarrollar aún más las propuestas iniciales. Al leer sobre la colección de ideas que han llegado, también puede encontrar que algunas de las propuestas se beneficiarían de la experiencia de alguien que aún no forma parte del grupo. Una gran cosa acerca de que este proceso se extienda a lo largo del tiempo es que le da oportunidades de involucrar a nuevas personas que pueden aportar perspectivas valiosas al problema. Luego, más adelante en el proceso, usted puede reunir a todo el grupo para discutir las ideas más prometedoras y llegar a un consenso sobre un pequeño número de opciones a considerar más a fondo.

Obtenga información específica

Hay mucha investigación mostrando que cuanto más distante estás de algo en el tiempo, el espacio o socialmente, más abstractamente piensas en ello. Esto se llama teoría de nivel de construcción. En un entorno de trabajo remoto, esto significa que a menudo está físicamente distante del sitio de los problemas que está tratando de resolver y, por lo tanto, piensa en ellos de manera más abstracta.

Inicialmente, esa abstracción puede ser algo bueno. Si comienza con una representación general de un problema, aumenta las posibilidades de que se le recuerde algo que proviene de otra área de su experiencia. La abstracción, en otras palabras, puede ayudarle a encontrar buenas analogías para proporcionar información.

El peligro, sin embargo, es que te quedarás en las nubes, sin llegar a soluciones específicas. Y es difícil para la gente responder y construir sobre ideas genéricas.

Estamos pasando por este proceso ahora mismo en la Universidad de Texas, mientras planeamos nuestro semestre de otoño durante la pandemia Covid-19. Dirijo el grupo de trabajo que está planeando nuestras ofertas académicas. Durante las últimas semanas, hemos creado un escenario específico no solo para la mezcla de clases que se reunirían en persona y en línea, sino también para otros factores como la ocupación máxima de las aulas y el uso de máscaras de tela por parte de los estudiantes, el personal y el profesorado.

Cada semana, más de 250 personas comentan el escenario y señalan posibles problemas. No es sorprendente que eso signifique que cambia considerablemente. Debido a que el escenario es específico, lleva a la gente a pensar en temas que podrían no haber surgido si la discusión se mantuvo abstracta. Por ejemplo, hemos tenido que lidiar con encontrar espacios para estudiantes en el campus que tienen una clase presencial seguida de una que tiene lugar en línea. ¿Dónde se sentarán esos estudiantes para asistir a la clase en línea? No está claro que este problema hubiera surgido si no estuviéramos imaginando la solución en detalle.

Este proceso de diseño iterativo requiere que todos estén dispuestos a tratar los elementos de ese diseño como tentativos desde el principio. Si las personas clave comienzan a defender decisiones tempranas, entonces los miembros del grupo se desvinculan. Pero, cuando la gente ve que el escenario específico cambia de una versión a la siguiente, entonces siguen comprometidos a mejorarlo.

Dada la cantidad de incertidumbre que enfrenta cada organización, no habrá escasez de problemas difíciles que resolver en los próximos meses y años. Por lo tanto, es importante obtener lluvia de ideas correctamente ya sea que estén en línea o en la misma habitación juntos. Las lecciones que aprendemos de la lluvia de ideas en el entorno virtual muy probablemente nos servirán bien cuando estemos cara a cara otra vez.

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