Gestión de la #PRL: la formulación de problemas, origen de grandes soluciones

Imagina una organización -puede ser tu empresa- en la que se ha iniciado un proceso de toma de decisiones sobre una función concreta. Esta situación no es muy difícil de imaginar: la toma de decisiones es algo muy habitual en cualquier organización. 

En esta ocasión, la situación planteada es importante: el empeoramiento de los datos de siniestralidad laboral ha llevado a la dirección de la compañía a replantearse la gestión de la PRL en conjunto. Por eso, en la primera reunión para tratar el tema, se encuentran los responsables de algunos departamentos de la empresa, el representante de los trabajadores y también los máximos responsables de la organización. Tú estas en esta reunión, elije el rol que quieras.

La reunión no tiene agenda clara más allá de la explicación de la situación por parte del director general de la empresa, a modo de introducción. A partir de allí, cada responsable expondrá su punto de vista y, más pronto que tarde, planteará las soluciones que entienda más adecuadas para resolver la situación y se generará una discusión.

Situaciones como la descrita en este ejemplo se producen muy habitualmente en cualquier reunión: a la exposición de un problema le sigue casi de forma automática el planteamiento de soluciones con la buena intención de resolver la situación de una forma rápida y eficiente. 

Centrarse en las soluciones -que puede parecer en principio muy positivo e incluso evidenciar una actitud positiva ante una situación adversa- es sin embargo el planteamiento contrario al aconsejado por muchos expertos en el análisis y toma de decisiones.

«Cuando comienzas a [...] resolver un problema, las primeras soluciones que se te vienen a la cabeza son muy complejas y por eso la mayor parte de la gente se queda parada cuando llega a este punto. Pero si sigues, vives con el problema y pelas más capas de la cebolla, llegas a menudo a soluciones muy elegantes y muy simples». Steve Jobs [1]

Por paradójico que parezca, situar el problema en el eje de todo el proceso de toma de decisiones es el camino más eficaz para llegar a buenas soluciones. El primer paso consiste en identificar y formular correctamente los problemas. 

¿QUÉ ES Y QUÉ NO ES UN PROBLEMA?

Un problema es la distancia que hay entre la situación real y una situación deseada, a la que no se puede llegar porque hay factores que se interponen. Estos factores son el dilema.

En un proceso de toma de decisiones hay tantos problemas como actores implicados: cada uno tiene una situación deseada y un dilema que le impide cumplir sus objetivos. Si falta alguno de estos dos elementos -deseo o impedimento- no hay problema. 

Para identificar los objetivos y dilemas de cada actor, resulta útil empezar con una tabla como la siguiente. En el ejemplo de la reunión de este post:

Con los objetivos y dilemas de cada actor, se realiza la formulación del problema en una sola frase. La formulación del problema de cada actor quedaría de esta forma:

• Director general: "¿Cómo mejorar el desempeño de la PRL en la empresa sin incrementar los gastos?";
• Responsable PRL: "¿Cómo mejorar el desempeño "en campo" sin descuidar el trabajo de gestión?";
• Responsable técnico: "¿Cómo incrementar el nivel de seguridad en los procesos sin complicar los procedimientos de trabajo?"

En el caso del responsable de los trabajadores, no tiene un problema aparente, puesto que no tiene un dilema que le impida conseguir sus objetivos. De momento, dejaremos a este actor sin un problema formulado.

En el ejemplo utilizado en este post, la formulación de problemas ha sido rápido. No es más que un ejemplo sencillo. Pero en una situación real, necesitarás muchas entrevistas con cada actor y recopilar gran cantidad de datos. En la práctica, la formulación de problemas es una de las fases más determinantes, complejas y que más tiempo requieren dentro de todo el proceso de toma de decisiones. En una ponderación realista, la formulación de problemas complejos puede suponer fácilmente un 30% del tiempo total de todo el proceso de toma de decisiones.  

Los tres elementos descritos en este post -objetivos, dilemas y formulación de problemas- son los datos de entrada de la siguiente fase en el proceso de toma de decisiones, que será tratada en el siguiente post de la serie dedicada a las herramientas de nivel estratégico para la gestión de la PRL.

Referencias:
[1] WIKIQUOTE. Steve Jobs. http://es.wikiquote.org/wiki/Steve_Jobs. Consultado 16 feb 2015.
DE HAAN, Alexander, DE HEER, Pauline. 2012. Solving complex problems. Eleven International Publishing. Pg 126 (imagen)
Bibliografía:
PREVENCIÓN INTEGRAL. 30 ene 2015. Herramientas de nivel estratégico para la prevención. http://www.prevencionintegral.com/comunidad/blog/aragon-valley/2015/02/11/herramientas-nivel-estrategico-para-prevencion. Consultado 16 feb 2015.
DE HAAN, Alexander, DE HEER, Pauline. 2012. Solving complex problems. Eleven International Publishing.
ENSERINK, Bert, HERMANS, Leon, KWAKKEL, Jan, THISSEN, Wil, KOPPENJAN, Joop, BOTS, Pieter. 2010. Policy Analysis of Multi-Actor Systems. Uitgeverij LEMMA.