UNIFIKAS: Aplicación informática para la gestión integrada de calidad, medio ambiente y seguridad laboral

Unifikas integra en una única solución todos los requisitos recogidos en las normativas internacionales vigentes en prevención de riesgos laborales, medio ambiente y calidad. La solución permite que las empresas puedan identificar, establecer y mantener con orden y rigor toda la documentación, procesos y procedimientos necesarios para cumplir con esas normativas. El cumplimiento de todos los requisitos establecidos por la legislación en estos ámbitos y la gestión de las medidas que ello conlleva, resultan una tarea complicada y difícil de coordinar para muchas empresas. Unifikas tiene como objetivo facilitar esta gestión integrando, en diferentes módulos y funcionalidades, todos los aspectos determinados por las normas de referencia. Así, trabajando mediante una única herramienta y con unos objetivos comunes, todo el personal se ve involucrado en una cultura de responsabilidad y mejora en estas áreas que conlleva una mayor eficiencia en las organizaciones a todos los niveles.
Palabras Clave: 
Software; Integración; Gestión; UNIFIKAS; Seguridad; ORP Conference
Autor principal: 
JAIONE
LARRAÑAGA ESNAOLA
Unifikas
España
Coautores: 
Aitor
Alustiza Collar
CyC
España
Eider
Fortea Méndez
Mondragon Unibertsitatea
España

INTRODUCCIÓN

Vivimos en un mundo en continuo cambio en el que tanto la sociedad en general como las empresas deben responder y demostrar cada vez más su responsabilidad, competitividad y eficiencia.

La manera más objetiva de demostrar esta competitividad es a través de la certificación en distintas normativas y la aplicación de la, cada vez más exigente, normativa vigente en términos de prevención de riesgos laborales, medio ambiente y calidad.

Por ello, resulta casi imprescindible que las organizaciones optimicen su gestión interna, estandarizando procesos e implicando a toda la organización en unos objetivos comunes en búsqueda de una mayor efectividad y eficiencia.

Con este objetivo último empezaron a tomar fuerza en el mercado los sistemas de gestión informatizados que, a nivel teórico, permitían y facilitaban estas gestiones. De este modo, se daba solución a la gestión en formato papel pero, a nivel práctico, en ocasiones surgían otras problemáticas derivadas del uso de soluciones tecnológicamente poco consistentes o que no cubrían todas las necesidades de la empresa.

En lo que se refiere a sistemas integrados de gestión de Prevención, Calidad y Medio Ambiente se puede observar que muchos de ellos parten de una base desestructurada. Inicialmente, eran sistemas de gestión de prevención de riesgos laborales que recogían determinados puntos (coordinación de actividades empresariales: gestión de la documentación, control de riesgos…) a los que se iban incorporando diferentes módulos o funcionalidades adicionales relativas a los ámbitos de medio ambiente y calidad que no englobaban toda la complejidad o necesidades de las empresas.

Además, como hemos señalado anteriormente, a nivel tecnológico algunas de estas soluciones resultaban inadecuadas. Precisamente en estos ámbitos, la seguridad en cuanto al uso de aplicaciones realizadas con tecnologías punteras y seguras respecto a la información registrada, junto con el respeto a pautas marcadas por ejemplo, por la Ley Orgánica de Protección de datos [1], resultan fundamentales.

Analizando esta casuística se hacía patente la necesidad de generar sistemas que dieran solución a las problemáticas planteadas en los productos que se observaban en el mercado. Así, el desarrollo de un sistema de gestión integral que respondiese a altos estándares de calidad a nivel tecnológico e, igualmente, a los requisitos y requerimientos de los tres ámbitos, adaptándose y evolucionando con la propia compañía, resultaba la solución más eficiente.

En definitiva, la manera más lógica, estructurada y productiva para que estos sistemas de gestión resultasen beneficiosos para las empresas partía de una visión global de las tres áreas con un diseño conceptual que englobase, desde el origen, los requerimientos pertinentes en cada ámbito.

Con esta vocación de integración y adaptabilidad a las necesidades de las empresas independientemente de su sector y particularidades, nace Unifikas. Este sistema de gestión, desarrollado como aplicación web, integra en diferentes módulos y funcionalidades adicionales todas las estipulaciones recogidas en la normativa internacional vigente en estas áreas: OHSAS (18001:2007) de prevención de riesgos laborales [2], ISO (9001:2008) de calidad [3] e ISO (14001:2004) de medio ambiente [4].

De este modo, haciendo uso de tecnología 100% segura y puntera se plantea una solución tecnológica de calidad e innovadora que responde a las necesidades que las organizaciones pueden tener en la gestión de estas tres áreas en sus empresas.

Metodología

Origen del producto

Unifikas parte de una necesidad constatada por la empresa de ingeniería software CyC, Consultoría y Comunicaciones [5], en el mercado hace 4 años. El cumplimiento de todos los requisitos establecidos por las normativas en los ámbitos de Prevención de Riesgos Laborales, Medio Ambiente y Calidad y la gestión de las medidas, documentación y procesos que conlleva, resultaban una labor difícil de coordinar en algunas empresas.

Los sistemas de gestión de estos ámbitos, en aquel entonces y en la actualidad, se centraban únicamente en un área concreta o no integraban correctamente los tres ámbitos y todos los requisitos correspondientes a cada uno de ellos. CyC constató esta carencia y la importancia y necesidad de optimizar los sistemas de gestión de las empresas en estas áreas. El objetivo último era mejorar la coordinación de sus actuaciones en estos ámbitos y la eficiencia y competitividad de la organización en su conjunto.

Así, CyC se puso en contacto con la Universidad de Mondragón para contar con el conocimiento de expertos en la materia. De este modo, se estableció una colaboración que unía el conocimiento de especialistas en prevención de riesgos laborales de la Universidad de Mondragón con el “know how” de CyC como consultora tecnológica. Tras tres años de trabajo conjunto se crea el producto Unifikas.

A día de hoy podemos afirmar que, Unifikas es una aplicación web diseñada para cumplir de manera sencilla y coherente con los requisitos establecidos por las normativas vigentes y conseguir la mejora y evolución positiva en las actuaciones de las organizaciones en estos ámbitos.

Características y funcionalidades

Unifikas es un sistema integrado de gestión de prevención de riesgos laborales, medio ambiente y calidad [6], que permite que las empresas puedan gestionar estas áreas de manera ordenada y rigurosa. La aplicación, desde su origen, recoge todos los requisitos y obligaciones establecidas por la normativa internacional vigente en estos ámbitos: OHSAS (18001:2007) de prevención de riesgos laborales, ISO (9001:2008) de calidad e ISO (14001:2004) de medio ambiente.

De este modo, bajo diferentes módulos y funcionalidades, Unifikas facilita que las organizaciones puedan identificar, establecer y mantener con mayor orden y control toda la documentación, procesos y procedimientos para actuar de manera coherente y responsable con esas normativas y la legislación más especifica que competa a la empresa en función de su actividad.

A continuación, detallaremos cómo los distintos puntos de las normativas quedan recogidos en los diferentes módulos de la aplicación:

Fig. 1 Cuadro de integración Norma OSHAS 18001 en Unifikas, sistema integrado de gestión

Fig. 2 Cuadro de integración Norma ISO 14001 en Unifikas, sistema integrado de gestión.

Fig. 3 Cuadro de integración Norma ISO 9001 en Unifikas, sistema integrado de gestión.

Además, la solución se ha diseñado de tal manera que las actuaciones de la empresa en cada proceso se revisen y evalúen mediante la valoración de las medidas establecidas y el análisis de resultados. De este modo, se plantea la mejora continua de las actuaciones de la organización en estos ámbitos. Este importante beneficio se ve incrementado por el hecho de que, la propia aplicación facilita la participación y consulta de los trabajadores independientemente de su localización (sede/planta), país, idioma… Con ello, cada empleado en su medida y puesto, se ve involucrado y asume su responsabilidad en estas áreas colaborando a que se genere una verdadera concienciación preventiva en las organizaciones.

Beneficios

El uso de sistemas integrados de gestión de prevención de riesgos laborales, medio ambiente y calidad como Unifikas conlleva múltiples beneficios en la gestión global de las organizaciones. A continuación, detallaremos algunos de los más destacados y que hemos podido verificar de manera práctica en las empresas en las que se ha implantado el producto.

La solución integral implica que se puedan simplificar los procesos de gestión de Prevención, Medio ambiente y Calidad facilitando la coordinación de procesos, procedimientos y documentación en estas áreas de manera más unificada.

Además, facilita la participación de los empleados en la gestión de estas áreas de manera controlada generando diferentes perfiles de usuarios y, con ello, determinando accesos, responsabilidades, tareas y competencias por empleado y puesto. De este modo, al involucrar a la organización, cada empleado toma conciencia de su propia responsabilidad y, con ello, se pueden reducir tanto los recursos como el tiempo necesario a dedicar a la gestión más administrativa de estas áreas.

La integración de la normativa bajo un mismo sistema permite, igualmente, unificar auditorías si, como en el caso de Unifikas, se almacena un histórico de información y se registra cualquier cambio o variación en el tiempo. De este modo, se pueden extraer informes concretos por fechas, horas y se puede tener un registro y control de las actividades de manera detallada.

Igualmente, cabe destacar el hecho de que el sistema haya sido creado en base a la normativa internacional vigente y, por ello, facilita que la empresa pueda coordinar sus procedimientos en estas áreas con mayor eficiencia y cumplir de manera más sencilla y ordenada con la normativa y legislación que competa en cada caso. Además, Unifikas evoluciona con los cambios en esas normativas y permite al usuario introducir pequeñas variaciones para adaptarse al ámbito legal que afecte a su actividad.

Para evitar la problemática que en ocasiones se observa en algunos productos del mercado -empresas que se adaptan al sistema y no al contrario- Unifikas ha sido creado con vocación de compatibilidad e integración con los sistemas de gestión/ERP´s y hardware propios de la organización. Por ejemplo, con los sistemas de control de presencia, impresoras, etiquetas, alarmas, turnos,…Igualmente, permite una gestión centralizada de estos ámbitos en la organización bajo una plataforma común:

· Multi-País/Multi-idioma: es posible su utilización en diferentes países y distintos idiomas.

· Multi-cultura: adaptable a los requisitos que se requieran a nivel cultural. Por ejemplo, cambios en el orden de las fechas (día/mes/año; mes/día/año), adaptación a diferentes franjas horarias…· Multi-empresa: puede ser utilizada por empresas distintas del mismo grupo.· Multi-planta: diferentes plantas de la misma empresa pueden acceder a la aplicación.

En relación a este aspecto, otra de las características importantes y beneficiosas es la adaptabilidad del sistema a la empresa ya que Unifikas consta de módulos parametrizables y permite la ampliación de características en algunos de ellos (por ejemplo, en el módulo de “No Conformidades”) para moldearlos según las necesidades de la empresa.

Por otra parte, el registro de la información en el sistema permite crear un completo dossier de empleado con datos de formaciones, competencias, certificados, reconocimientos médicos, accidentes con/sin baja...

Unifikas facilita también el uso de herramientas de Business Intelligence: indicadores de resultados, informes y minería de datos para controlar los resultados de las medidas tomadas con el fin de analizar su desarrollo, efectividad y establecer cambios futuros en el caso de que se requieran. Es decir, el sistema facilita datos con valor que permitan analizar las medidas diseñadas y establecer mejoras en el caso de que fuera necesario. Así, la gestión más administrativa queda relegada al sistema y posibilita el que los responsables de estas áreas en las empresas puedan centrarse en optimizar los procesos, lograr mejores resultados y, en definitiva, aportar valor a la empresa para que sea más segura, eficiente y competitiva.

Con respecto a beneficios propios del diseño de la aplicación cabe destacar, la interconectividad de los módulos de Unifikas que permite que, automáticamente la información de un módulo se asome en otros. De este modo, se posibilita un control más global, coherente y riguroso de la gestión de la prevención de riesgos laborales, medio ambiente y calidad en las empresas.

Además, el sistema al ser una aplicación web, posibilita la sencillez de uso que resulta fácil e intuitivo para los usuarios. Se puede crear un número ilimitado de usuarios internos y externos que podrán acceder a la aplicación desde cualquier lugar 24 horas/365 días. Con respecto a los diferentes usuarios, éstos tendrán sus propios datos de acceso con diferentes roles, derechos y permisos para modificar y trabajar en la aplicación garantizando así, la seguridad y rigor de los datos en el sistema.

Otra característica destacable es que la aplicación se ha desarrollado con tecnología 100% segura y en cumplimiento con los requisitos establecidos por la LOPD, Ley Orgánica de Protección de Datos [1].

Por último, cabe destacar el hecho de que la evolución de Unifikas está garantizada y planificada, cada versión futura puede funcionar sobre las anteriores. De este modo, Unifikas acompaña y evoluciona con la organización y sus necesidades particulares en cada momento.

Resultados

Unifikas está compuesto por una serie de Módulos que abarcan todos los requisitos para actuar acorde a las exigencias vigentes en materia de prevención de riesgos laborales, medio ambiente y calidad.

Todos ellos recogen un apartado de revisiones con el fin de analizar las medidas tomadas y establecer modificaciones y mejoras continuas en la organización.

A continuación, realizaremos una breve descripción de cada uno de ellos:

CAE: Coordinación de Actividades Empresariales

Este módulo permite gestionar los pedidos/proyectos y el intercambio de documentación con el personal externo en ambas direcciones: contratas que acceden a las instalaciones de la empresa o la documentación que le corresponde a esta última entregar en el caso de que acuda a las instalaciones de sus clientes. De este modo, se establece un mayor control de la documentación y se posibilita un “Control de Accesos”: se acepta o niega la entrada a trabajadores y máquinas a las instalaciones de la empresa en función de esos requisitos previos exigidos a la contrata.

Para facilitar toda la coordinación de actividades empresariales el sistema contiene, igualmente, la posibilidad de homologación de contratas habituales que deberán cumplir con una serie de requisitos predeterminados.

No conformidades

Mediante este módulo se pueden gestionar las no conformidades reales o potenciales de la empresa: incidentes, accidentes, fallos de producción o de producto, devoluciones…identificando y buscando las causas de esas No conformidades e implantando acciones inmediatas, correctivas, preventivas y reparadoras.

También se puede revisar la eficacia y efectividad de las medidas y procedimientos implantados para solventar esas no conformidades detectadas.

Productos

Mediante este modulo se registra la información: documentación y revisiones de todos los bienes, bienes prestados, equipamientos y servicios adquiridos. Por ejemplo, se puede realizar un registro de fichas de maquinaria, productos químicos, equipos de protección individual (EPIS). Incluso se puede generar una lista de proveedores y productos homologados que facilite la compra de nuevos productos.

Auditorías

Posibilita planificar y establecer auditorías internas y unificar las auditorías externas que se desarrollen para verificar el correcto funcionamiento de cada proceso de la empresa.

Igualmente, permite el registro de la información relativa a su desarrollo y resultado y la realización de auditorías no planificadas, en función de resultados de análisis de riesgos, incidencias y no conformidades.

Riesgos

A través de este módulo se pueden identificar los peligros y riesgos en la organización a nivel de lugares de empresa o de puestos de trabajo. De este modo, se puede realizar un análisis de los peligros (comunes o específicos) y de los riesgos en cuanto a la probabilidad y gravedad de sus consecuencias. Así se podrán determinar una serie de medidas y controles para reducir su impacto.

Además, se pueden llevar a cabo revisiones de las evaluaciones de riesgos determinadas para la empresa y comprobar así su efectividad.

Emergencias

El módulo de “Emergencias” posibilita la preparación y respuesta ante emergencias que pudieran darse en una organización. También permite el registro y distribución de los planes de autoprotección que se desarrollen tanto a nivel de documentación como de materiales, con respecto a su aplicación. En este módulo se pueden, igualmente, planificar y analizar los simulacros que se desarrollen en la organización para ver sus resultados y establecer mejoras si fuera necesario.

Leyes

El módulo “Leyes” facilita el registro de la normativa y legislación que afecte a la organización.

Además, en este módulo hay un espacio para el registro de autorizaciones y permisos relativos a la actividad que desarrolla la empresa.

Procesos

En este módulo se realiza un registro de la documentación referente a política de la empresa en los tres ámbitos. En “Procesos” se pueden crear y establecer una serie de objetivos en consonancia con la política establecida. Estos objetivos se pueden desglosar en tareas, desarrollar mapas de procesos y usar programas para su consecución/medición de resultados. Por último, se puede realizar una revisión periódica de políticas, objetivos y procesos.

Formación

En el módulo de “Formación” se puede dar información y formación a los trabajadores según requisitos para desempeñar sus puestos de trabajo en función tanto de su lugar de trabajo, cargo...

También se pueden planificar formaciones específicas como medida preventiva en relación al listado de riesgos detectados.

Salud

A través de este módulo, se pueden gestionar los planes de vigilancia de la salud de la empresa: registro de los reconocimientos médicos de los trabajadores de una organización para garantizar su salud y determinación de aptos por puesto (no se registran datos médicos). Posibilita, igualmente, establecer una relación de bajas, enfermedades comunes y profesionales por trabajador con el fin de implantar medidas preventivas o correctivas en la organización.

Consultas

Conlleva el establecer herramientas colaborativas que mejoren la comunicación interna y fomenten la participación. Facilita la gestión de reuniones, comités de seguridad y salud, envío de actas, noticias...etc.

Medioambiente

En este módulo se pueden identificar, gestionar y evaluar aspectos medioambientales como pueden ser:

· Aguas: captación y gestión de vertidos.

  • Gestión de residuos
  • Gestión de emisiones atmosféricas
  • Suelos contaminados

Funcionalidades adicionales de la aplicación

En el sistema, se denominan como funcionalidades adicionales a aquellas herramientas transversales a toda la aplicación que permiten administrar los recursos y la información que requiere la gestión de estas áreas implicando a toda la organización a nivel interno y externo.

Configuración

Mediante esta funcionalidad se pueden administrar y parametrizar características de la aplicación en función de las necesidades y actividad de la organización.

Desde aquí se puede, por ejemplo, realizar una gestión de recursos creando distintos perfiles de usuario con diferentes roles y menús de acceso. Igualmente podemos registrar información de las organizaciones que accedan a la aplicación, trabajadores, máquinas y productos… y definir mapas de lugares y departamentos. Mediante la sección de parámetros se podrán definir los distintos permisos para compartir la información en el sistema.

Además, permite crear listas de chequeo y establecer alertas automáticas para todo Unifikas. De este modo, se puede recibir información en relación a criterios preestablecidos por ejemplo para: Riesgos, Equipos, EPIS, Emergencias, No Conformidades, Auditorías, Objetivos e Indicadores, Formaciones, Vigilancia de la Salud...

Indicadores de resultados

Permite analizar la información guardada en el sistema haciendo uso de herramientas de Business Intelligence: indicadores de resultados, informes y minería de datos.

Así, se pueden obtener de manera automática resultados de objetivos y ver y analizar posibles mejoras a implementar.

Gestor documental

Permite la identificación, almacenamiento, protección y recuperación de los registros documentales en todos los ámbitos del sistema.

Además, guarda un histórico de la información en el tiempo, de tal modo que la empresa tiene la seguridad de que, toda la información y actividad queda registrada por fecha y hora concreta.

Extranet

Unifikas, puede ser utilizada como una vía de comunicación con el personal externo de la empresa (contratistas, clientes y visitas) que permite su participación y la consulta de información en ambas direcciones (empresa - contrata y contrata - empresa). De este modo, se facilita enormemente el intercambio de información que competa en cada caso: documentación, riesgos por puesto de trabajo, incidentes y no conformidades…

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

  • 1. Ley Orgánica 15/ 1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
  • 2. OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos de la versión española, AENOR (Asociación Española de la Normalización y Certificación), 2007.
  • 3. ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos de la versión española elaborada por el comité técnico AEN/CTN 66 Gestión de la calidad y evaluación de la conformidad cuya Secretaría desempeña AENOR.
  • 4. ISO 14001:2004 Sistemas de gestión ambiental – Requisitos de la versión española elaborada por el comité técnico AEN/CTN 150 Gestión Medioambiental cuya Secretaría desempeña AENOR.
  • 5. CyC, Consultoría y Comunicaciones: www.cyc.es
  • 6. Unifikas, Sistema integrado de gestión de prevención de riesgos laborales, medio ambiente y calidad: www.unifikas.com

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