Necesidad real de la empresa para la adquisición de una aplicación informática de gestión integrada de calidad, medio ambiente y seguridad laboral.

Introducción

Es por todos conocido el gran esfuerzo que la empresa tiene que hacer para dar cumplimiento a todos los requisitos legales en prevención de riesgos laborales y medio ambiente. De hecho, en la actualidad asistimos a un debate internacional sobre si existe excesiva legislación, si es absolutamente necesaria y, por tanto, podría reducirse, y sobre si las exigencias en la misma no son excesivas. La misma Comisión Europea ha llevado a cabo un estudio para determinar cuáles son los 10 elementos que las Pequeñas Y medianas Empresas (PYME) europeas consideran más molestos a la hora de aplicar la legislación en seguridad laboral[1]. Una de las conclusiones a la que llegó el estudio es que en muchas ocasiones la gran dificultad para la PYME reside en la propia identificación de la carga normativa (por ejemplo, la Unión Europea UE o la legislación nacional). Asimismo, los resultados destacan 11 áreas políticas onerosas y 14 piezas de la legislación de la UE, con una superposición justo entre los dos.

Como consecuencia de este estudio, la Comisión Europea está llevando a cabo un trabajo para hacer que partes de la legislación en seguridad pueda tener una carga más favorable para las PYME (por ejemplo, Registro, la Evaluación, la Autorización y la Restricción de las sustancias y preparados químicos REACH). Pese a todo, tanto la necesidad de identificación como del propio cumplimiento siguen siendo una gran carga para la empresa, por lo que otro tipo de solución que le ayudara y facilitara el cumplimiento legislativo, sería de gran utilidad.

Cierto es también, que existen normas o especificaciones técnicas internacionales de referencia que pueden ayudar a la empresa a gestionar su seguridad, su calidad y su medio ambiente: OHSAS 18001:2007[2] (en vías de internacionalización hacia la ISO 45001:2016). Está siendo desarrollada por el comité técnico ISO PC 283 [3], ISO 9001:2008[4] (en plena revisión hacia la ISO 9001:2015) e ISO 14001:2004[5] (también en revisión hacia la ISO 14001:2015), pero en muchas ocasiones la propia interpretación y adaptación de dichas normas a la empresa supone algo difícil y costoso. Y, por otra parte, la implantación de dichas normas no garantiza en sí el cumplimiento legal.

Por otra parte y unido a todo lo anterior, en la actualidad las empresas no sólo deben tener unos resultados económicos que permitan la obtención de beneficios, sino que además han de conseguir resultados que permitan satisfacer las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas o “stakeholders” que actúan con ellas. Estamos hablando de sus clientes, la comunidad local y global en la que operan, las autoridades públicas, los empleados, los propietarios y los proveedores. Todos ellos esperan algo de la empresa (expectativas, por ejemplo, el cliente espera un producto o servicio de calidad o los empleados un trabajo con el riesgo controlado), pero la empresa ha de dar una respuesta que satisfaga las necesidades de estas partes interesadas en toda su amplitud, por ejemplo, el cliente espera calidad en producto y servicio y la empresa ha de responder a la necesidad de cumplir determinadas leyes y normas para poder poner ese producto en el mercado; producto que no ha de suponer un riesgo ni para el cliente intermedio ni para el usuario final; producto que ha de ser diseñado y fabricado sin haber producido daño al medio ambiente y sin que su uso impacte al medio ambiente fuera de los estándares definidos.

La figura 1 argumenta, a través de un diagrama de análisis de “stakeholders” adaptado de la empresa Thorsman and Co (UK) [6] y su relación con los ámbitos de calidad, medio ambiente y prevención, la necesidad de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) en dichas materias.

Fig. 1 Diagrama de análisis de “stakeholders” y su integración en un SIG

Por todo esto, se ha trabajado en la investigación de la necesidad real de adquisición de una aplicación informática que integre en una única solución la ayuda al cumplimiento de los requisitos legales en estos ámbitos y a los requisitos de las normas de referencia en aras a una posible certificación. Estamos hablando de una herramienta informática para la gestión de un Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, la seguridad y salud laboral y el medio ambiente. Sin embargo, a la hora de definir lo que se entiende por integración de los sistemas de gestión, no existe un consenso en la literatura y son muy variadas y variopintas los conceptos de integración que se manejan.

Desde un punto de vista semántico, diferentes autores proponen varias clasificaciones de niveles para llevar a cabo la integración de las tres materias o diferentes niveles en la integración. Jesús Abad en su artículo Aspectos clave de la integración de sistemas de gestión [7] menciona tres fórmulas para realizar la integración: el nivel de alineamiento, en el que se integra sólo la documentación; el nivel de combinación: donde se añade la integración de las herramientas de mejora del sistema; y el nivel integración: donde se añade la integración de procesos operativos y la unificación de responsabilidades. Ferguson, M.C; et al, mencionan tres alternativas a los niveles de integración: el alineamiento, la combinación y la integración total [6].

Desde un punto de vista metodológico, podemos hablar de manera genérica de tres estándares a la hora de implantar el SIG: el enfoque basado en los estándares de gestión (las normas de referencia mencionadas anteriormente); el enfoque basado en TQM (Total Quality Management) que se fundamenta en el diseño de un mapa de procesos de la organización sin tener en cuenta los requisitos de las especificaciones técnicas de referencia; y el enfoque sistémico que establece la implantación de un sistema de gestión nuclear que da cobertura a los procesos compartidos por las funciones técnicas a integrar y posteriormente se añaden sistemas satélites para cada una de éstas, estableciendo mecanismos de interactuación con el sistema central [7].

Desde nuestro punto de vista un sistema integrado de gestión de la calidad, la seguridad y el medio ambiente ha de tener necesariamente un enfoque sistémico si se quiere conseguir un nivel de integración, puesto que estamos hablando de un conjunto de elementos interrelacionados mediante los cuales la organización diseña, planifica, ejecuta y controla sus procesos, procedimientos, actividades relacionadas con sus objetivos, políticas, retos, misión y visión en aras a satisfacer las necesidades de sus grupos de interés o stakeholders. Sin embargo, por la necesidad de la empresa de demostrar ante dichos stakeholders la bondad de sus productos, procesos y servicios, y por la todavía inexistencia de un estándar internacional e integrador de los tres elementos, dicho SIG ha de basarse en los tres estándares de referencia en calidad, medio ambiente y prevención. Hoy por hoy es la única manera que las empresas tienen de demostrar su valía en cada uno de los elementos es la certificación contra las normas. Y por otra parte, planteado el SIG desde un enfoque sistémico, la facilidad de incorporación de los sucesivos estándares que fueran surgiendo sería otra de sus grandes ventajas.

De esta manera y trabajando mediante una única herramienta y con unos objetivos comunes, todo el personal se ve involucrado en una cultura de responsabilidad y mejora en estas áreas que conlleva una mayor eficiencia en las organizaciones a todos los niveles.

Metodología

Toda empresa ha de tener entre sus objetivos ser lo más eficiente posible en su producción (producto, proceso o servicio), conseguir unos márgenes en ventas que le permitan un beneficio adecuado, conseguir un buen posicionamiento en el mercado respecto de la competencia etc. y esto se consigue entre otras cosas dando confianza a su cliente, favoreciendo su fidelidad y sobre todo, siendo el primero en sacar un producto nuevo al mercado.

Para comprobar que una herramienta informática satisface las necesidades de cumplimiento legal y de los estándares de referencia, se llevó a cabo un estudio de mercado con el objeto de determinar qué existe en la actualidad en relación a softwares que ayudan al cumplimiento legal en seguridad y medio ambiente, aplicaciones para la gestión de la calidad, para la gestión del medio ambiente y de la seguridad según las normas de referencia, y cuántos de ellos contempla una gestión integrada de las tres materias.

La herramienta para llevar a cabo el estudio fue internet a través de búsquedas específicas en función a nuestros objetivos. De todas las aplicaciones informáticas encontradas se fueron introduciendo elementos de filtro que nos permitieran acercarnos más a nuestros requisitos, filtros tales como sistema de gestión de calidad ISO 9001:2008[4], sistema de gestión ISO 14001:2004 [5]o sistema de gestión OHSAS 18001:2007[2]; cumplimiento legal; cumplimiento de seguridad laboral, etc.

De esta forma se identificaron los softwares nacionales que hacían referencia al cumplimiento de las normas de gestión de referencia de manera específica y aquéllos que decían hacerlo de manera integrada. Se identificaron 13 aplicaciones que decían cumplir con los requisitos de la ISO 9001[4], 2 con la ISO 14001[5] y 3 con la OHSAS 18001[2]. Y de manera integrada se identificaron 2 aplicaciones que decían integrar calidad y medio ambiente y 1 que afirmaba integrar seguridad y medio ambiente. Fueron 10 aplicaciones las encontradas que decían adaptarse a un sistema de gestión integrado según las tres normas de referencia. En total se estudiaron 32 aplicaciones. En la figura 2 se puede ver el resultado de los softwares estudiados para cada uno de los ámbitos.

Sin embargo, y dado que el objetivo fundamental es la ayuda del cumplimiento legal básico en seguridad y salud laboral y medio ambiente, se continuó con una identificación de las aplicaciones informáticas que decían ayudar al cumplimiento legal en estos ámbitos. En los 32 softwares estudiados, no encontramos referencias claras al cumplimiento legal en seguridad laboral y medio ambiente.

Figura 2: aplicaciones informáticas nacionales de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud laboral. Fuente: elaboración propia.[8-37]

Seguidamente se pasó a identificar de cada una de las aplicaciones encontradas en cada uno de los terrenos (norma concreta, integración de normas o cumplimiento legal) qué puntos o apartados de las normas decían cumplir en referencia a los módulos que proponían o a las explicaciones que daban en sus web, demo o vídeos; y qué legislación o artículo de la misma aseguraban cumplir. Por ejemplo, si la norma ISO 9001:2008[4] especifica que la empresa debe llevar a cabo un control de sus documentos y registros, se comprobaba si los diferentes softwares daban o no la posibilidad de que así fuera. En la figura 3 se muestra un ejemplo de lo que se fue haciendo con cada uno de los softwares en cada una de las normas.

Fig. 3 Análisis de la aplicación informática q-bo en relación a la ISO 9001:2008[4]

Cierto es que la profundización en este sentido fue todo lo exhaustiva que la web concreto dejaba, es decir, nos hemos basado en la información que las páginas web o publicaciones de los diferentes aplicaciones tienen y por lo tanto, en lo que las propias empresas dicen que sus programas hacen (algunos de los programas encontrados poseen demos que permiten su indagación de manera mucho más exhaustiva que aquellos otros que sólo te permiten leer lo que la empresa desarrolladora dice que son). En la figura 4 se muestra un ejemplo del análisis de una aplicación informática respecto a la norma OHSAS 18001:2007[2]

Fig. 4 Análisis de la aplicación informática ISO tools respecto a la norma OHSAS 18001:2007. Elaboración propia.

En este segundo análisis se pudo determinar en primer lugar que el concepto de sistema integrado de gestión de la calidad, la seguridad y salud laboral y el medio ambiente al que nosotros nos referimos, difiere bastante del que las aplicaciones estudiadas utilizan. Como ya se ha explicado en los primeros párrafos del presente artículo, cuando hablamos de sistema integrado de gestión de calidad, medio ambiente y prevención nos referimos a una integración total desde un enfoque sistémico y basado en el cumplimiento de los requisitos de los estándares (cara a una posible necesidad de certificación de alguno de dichos estándares por la empresa). No entendemos un SIG como un alineamiento de sistemas ni como una combinación de ellos.

Teniendo en cuenta esta apreciación, vimos que de las aplicaciones que afirman integrar los sistemas de gestión basados en las normas de referencia sólo uno cumplía con nuestras expectativas. Veamos el análisis:

· EHSM, Softexpert[15]: integra Medio ambiente y seguridad y salud laboral. Calidad no. El concepto de integración se asemeja a combinación de sistemas.

· Dabinformatica[24]: son soluciones específicas para clientes. Tienen una aplicación para la gestión de calidad y afirman integrarla con medio ambiente, pero no lo explican.

· One Consulting[26]: Integran calidad y medio ambiente. El concepto de integración es de alineamiento y algo de combinación. De seguridad y salud laboral no dice nada.

· Geventconsultores. Isogest[27]. No podemos decir que sea un sistema integrado de gestión. Tienen aplicaciones para la gestión de las tres materias por separado. No integrado.

· Sinapsys Business Solutions. Bemus[28]. Afirman tener un sistema integrado de gestión y por lo que hemos podido observar se ajusta bastante a nuestros requisitos.

· Isogest on line[12]. Afirman tener un sistema integrado de los tres sistemas. Sin embargo profundizando en sus explicaciones se asemeja a un gestor documental de los documentos y registros exigidos por las tres especificaciones técnicas. No podemos decir que sea un sistema integrado conforme a nuestros requisitos.

· Aenor. Control premiun[31]. Igual que en el caso anterior, parece ser más bien un gestor documental. No podemos decir que sea un sistema integrado de gestión conforme a nuestros requisitos.

· Innova22[32]. Parece dar cobertura a las tres especificaciones, pero no podemos decir que sea un sistema integrado de gestión conforme a nuestros requisitos. Se asemeja a un gestor documental.

· Kmkey[33]. No podemos decir que sea un integrado. Parece facilitar la integración, es decir, a modo de alineación documental. Se basa en cumplir la ISO 9001.

· Adeo[34]. Parece cumplir con los requisitos de cada una de los estándares pero por separado.

· BSI.Entropy[35]. Parece una aplicación de ayuda a la gestión de la competitividad. Es más amplio que un sistema integrado de gestión tal y como lo planteamos, y esto hace que no recoja todos los requisitos de cada una de los estándares y del cumplimiento legal en seguridad y salud laboral y medio ambiental.

· ControlDoc[36]. Parece ser un gestor documental. No habla de integración de calidad, medio ambiente y prevención, sino de la integración a nivel de todo tipo de sistemas. De base es muy diferente a nuestros requisitos.

· Norprogramia[38]. Tienen 3 aplicaciones y dan la posibilidad de integrarlas en una. Parece ser un alineamiento, no una integración real. No se habla de cumplimiento legal ni de posibilidad de certificación.

· CyC. UNIFIKAS[37] Parece ser un sistema integrado de gestión que se basa en el modelo que nosotros entendemos como integración de sistemas. Está basado en los tres estándares de referencia.

En la figura 5 se muestra el análisis que se ha llevado a cabo con una aplicación informática en relación a la integración de los sistemas de gestión.

Fig. 5 Análisis del software BEMUS en relación a la integración de sistemas de gestión

Conclusiones y limitaciones del estudio

Concluido definitivamente el estudio pudo apreciarse que realmente el cumplimiento legal en seguridad y salud laboral (a nivel básico) y en medio ambiente (permisos y autorizaciones) unido a un sistema integrado de gestión en los tres ámbitos, parecía no darse en aquellos softwares que decían hacerlo. La mayoría de las aplicaciones estudiadas tienen un módulo donde la empresa puede incorporar la legislación y normativa que debe cumplir a modo de repositorio, y otro, que normalmente es de indicadores o revisión por la dirección, donde se evalúa si se cumple o no. Es decir, el sistema integrado en sí mismo no favorece dicho cumplimiento legal y es la propia aplicación el camino que la empresa ha de seguir para ir cumpliendo los requisitos legales (básicos).

Por otra parte, el cumplimiento de los estándares sí está más generalizado, aunque no todos los softwares estudiados pueden hablar de una integración ni de la posibilidad de que un auditor externo realice una auditoría de certificación de las tres normas.

Todo esto unido a las dificultades que encuentran las empresas a la hora de diseñar, planificar, desarrollar e implantar un SIG de calidad, medio ambiente y prevención prueba y argumenta que el mercado necesita un software que una ambos aspectos: el legal y el sistema integrado de gestión; igualmente, la empresa necesita una aplicación que permita que su sistema de gestión sea auditado y certificado por auditores externos y verifique el cumplimiento de las normas de referencia, por una parte, y sea auditado para una auditoría reglamentaria o legal en legal en seguridad y salud laboral.

En la actualidad no existe la auditoría integrada de los tres sistemas de gestión, pero sí la auditoría de un sistema de gestión que esté integrado en otros. Dichas afirmaciones se sostienen por la verificación realizada módulo por módulo relativa al cumplimiento de los requisitos de las tres normas, por una parte, y por la verificación de cada módulo del cumplimiento del articulado de la Ley 31/95 de prevención de riesgos laborales[39] y el Reglamento de los Servicios de Prevención (RD 39/97)[40]. Para llevar a cabo esta última tarea nos hemos basado en el Manual de Osalan para la auditoría reglamentaria de prevención de riesgos laborales[41].

Por otra parte, en lo que a las necesidades más informáticas se refiere, podemos hablar de multilingüismo, multiterritorialidad, posibilidad de estar en la nube, que pueda hacer informes de todo lo que se le pida, que tenga un historial claro y fácil de encontrar y que pueda recoger datos de otros programas existentes en la organización.

Y finalmente, algo muy importante para la seguridad y salud laboral y el medio ambiente y para la creación de la tan añorada cultura de la seguridad y del medio ambiente, la aplicación debe favorecer la participación de todos los niveles de la empresa en los ámbitos que desarrolla. Diferentes aplicaciones lo hacen de formas diferentes, como a través de un buzón de sugerencias, o a través de permisos específicos para cargos concretos de la estructura organizacional o enviando avisos cada vez que algún trabajador necesita una formación. Alguno de los softwares estudiados, como por ejemplo Bemus o Unfikas, incluye todos estos aspectos y le añade de manera muy específica todos los avisos, comunicaciones y acuses de recibo a y de los delegados de prevención, garantizando de esta manera el artículo 18 de la Ley 31/95[39] de consulta y participación.

Agradecimientos

Hemos de agradecer sinceramente a Don Raúl Mendoza la colaboración y apoyo en la investigación.

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