Cómo hacer una presentación excelente

Hace poco más de un año, en un viaje a Nairobi (Kenia), unos compañeros y yo conocimos a un niño masai de 12 años llamado Richard Turere, que nos contó una historia fascinante. Su familia cría ganado en las afueras de un vasto parque nacional y uno de los mayores desafíos es proteger a los animales de los leones, especialmente de noche. Richard se había dado cuenta de que colocar lámparas en un campo no disuadía los ataques de los leones, pero cuando caminaba por el campo con una antorcha, los leones se mantenían alejados. Desde pequeño, le interesaba la electrónica, y aprendió por sí mismo, por ejemplo, desmontando la radio de sus padres. Utilizó esa experiencia para diseñar un sistema de luces que se encendiera y apagara secuencialmente (con paneles solares, una batería de coche y una caja indicadora de motocicletas) y, por lo tanto, creara una sensación de movimiento que esperaba ahuyentara a los leones. Instaló las luces y los leones dejaron de atacar. Pronto, pueblos de otros lugares de Kenia empezaron a instalar las «luces de león» de Richard.

La historia era inspiradora y digna del público más amplio que podía ofrecer nuestra conferencia de TED, pero a primera vista, Richard parecía un candidato poco probable para dar una charla de TED. Era tremendamente tímido. Su inglés era interrumpido. Cuando intentó describir su invento, las frases aparecieron de manera incoherente. Y francamente, era difícil imaginarse a un preadolescente de pie en un escenario frente a 1.400 personas acostumbradas a escuchar a ponentes pulidos como Bill Gates, Sir Ken Robinson y Jill Bolte Taylor.

Pero la historia de Richard era tan convincente que lo invitamos a hablar. En los meses anteriores a la conferencia de 2013, trabajamos con él para enmarcar su historia, encontrar el lugar adecuado para empezar y desarrollar un arco de acontecimientos sucinto y lógico. Gracias a su invento, Richard había ganado una beca para ir a uno de los mejores colegios de Kenia, y allí tuvo la oportunidad de practicar la charla varias veces ante un público en directo. Era fundamental que aumentara su confianza hasta el punto en que su personalidad pudiera brillar. Cuando por fin dio su charla en TED, en Long Beach, se notaba que estaba nervioso, pero eso solo lo hizo más atractivo— la gente estaba pendiente de cada una de sus palabras. La confianza estaba ahí y cada vez que Richard sonreía, el público se derretía. Cuando terminó, la respuesta fue instantánea: una ovación sostenida de pie.

Desde la primera conferencia de TED, hace 30 años, los ponentes han abarcado desde figuras políticas, músicos y personalidades de la televisión que se sienten completamente a gusto ante la multitud hasta académicos, científicos y escritores menos conocidos, algunos de los cuales se sienten muy incómodos dando presentaciones. A lo largo de los años, nos hemos esforzado por desarrollar un proceso para ayudar a los presentadores sin experiencia a encuadrar, practicar y pronunciar charlas que la gente disfrute viendo. Por lo general, comienza de seis a nueve meses antes del evento e implica ciclos de diseño (y revisión) de un guion, ensayos repetidos y muchos ajustes. Modificamos continuamente nuestro enfoque, porque el arte de hablar en público evoluciona en tiempo real, pero a juzgar por la respuesta del público, nuestro régimen básico funciona bien: desde que empezamos a publicar las charlas TED en Internet, en 2006, se han reproducido más de mil millones de veces.

Basándome en esta experiencia, estoy convencido de que dar una buena charla es muy fácil de entrenar. En cuestión de horas, el contenido y la entrega de un orador pueden pasar de confusos a fascinantes. Y aunque la experiencia de mi equipo se ha centrado en el formato de 18 minutos o menos de TED, las lecciones que hemos aprendido sin duda son útiles para otros presentadores, ya se trate de un CEO que hace una gira de OPI, de un director de marca que presenta un nuevo producto o de una empresa emergente que presenta a inversores de capital riesgo.

Encuadre su historia

No hay manera de que pueda dar una buena charla a menos que tenga algo vale la pena hablar de ello. Conceptualizar y encuadrar lo que quiere decir es la parte más importante de la preparación. 

Todos sabemos que los humanos están programados para escuchar historias, y abundan las metáforas de las estructuras narrativas que mejor funcionan para atraer a la gente. Cuando pienso en presentaciones convincentes, pienso en llevar al público a un viaje. Una charla exitosa es un pequeño milagro: la gente ve el mundo de manera diferente después.

Si enmarca la charla como un viaje, las decisiones más importantes son decidir por dónde empezar y dónde terminar. Para encontrar el punto de partida correcto, tenga en cuenta lo que la gente del público ya sabe sobre su tema y lo mucho que les importa. Si asume que tienen más conocimientos o intereses que ellos, o si empieza a usar la jerga o se pone demasiado técnico, los perderá. Los ponentes más atractivos hacen un excelente trabajo al presentar el tema rápidamente, explicar por qué se preocupan tanto por él y convencer a los miembros del público de que ellos también deberían hacerlo.

El mayor problema que veo en los primeros borradores de las presentaciones es que tratan de cubrir demasiado terreno. No puede resumir toda una carrera en una sola charla. Si trata de meter todo lo que sabe, no tendrá tiempo de incluir los detalles clave y su charla desaparecerá en un lenguaje abstracto que puede tener sentido si sus oyentes están familiarizados con el tema, pero será completamente opaca si son nuevos en él. Necesita ejemplos específicos para desarrollar sus ideas. Por lo tanto, limite el alcance de su charla a lo que pueda explicarse y darse vida con ejemplos en el tiempo disponible. Gran parte de los primeros comentarios que damos tienen como objetivo corregir el impulso de generalizar demasiado. En vez de eso, profundice. Dé más detalles. No nos hable de todo su campo de estudio, háblenos de su contribución única.

Una charla exitosa es un pequeño milagro: la gente ve el mundo de manera diferente después.

Por supuesto, puede resultar igual de perjudicial explicar en exceso o extraer minuciosamente las implicaciones de una charla. Y ahí el remedio es diferente: recuerde que la gente del público es inteligente. Deje que averigüen algunas cosas por sí mismos. Deje que saquen sus propias conclusiones.

Muchas de las mejores charlas tienen una estructura narrativa que sigue vagamente una historia de detectives. El orador comienza presentando un problema y, a continuación, describe la búsqueda de una solución. Hay un momento de «ajá» y la perspectiva del público cambia de manera significativa.

Si una charla fracasa, casi siempre es porque el orador no la encuadró correctamente, calculó mal el nivel de interés del público o se olvidó de contar una historia. Incluso si el tema es importante, la pontificación aleatoria sin narración siempre es muy insatisfactoria. No hay progreso y no siente que está aprendiendo.

Hace poco estuve en una conferencia sobre energía en la que dos personas, un alcalde de la ciudad y un exgobernador, dieron charlas consecutivas. La charla del alcalde consistió básicamente en una lista de proyectos impresionantes que su ciudad había emprendido. Parecía alarde, como una libreta de calificaciones o un anuncio de su reelección. Rápidamente se hizo aburrido. Cuando la gobernadora habló, no enumeró sus logros, sino que compartió una idea. Sí, contó anécdotas de su época en el cargo, pero la idea era fundamental, y las historias explicativas o ilustrativas (y también divertidas). Era mucho más interesante. El punto subyacente del alcalde parecía ser lo genial que era, mientras que el mensaje del gobernador era: «He aquí una idea convincente que nos beneficiaría a todos».

Por regla general, a la gente no le interesa mucho hablar sobre organizaciones o instituciones (a menos que sean miembros de ellas). Las ideas y las historias nos fascinan; las organizaciones nos aburren, es mucho más difícil identificarse con ellas. (Los empresarios toman nota especialmente: no presuma de su empresa; más bien, cuéntenos del problema que está resolviendo).

Planifique su entrega

Una vez que haya hecho el encuadre, es el momento de concéntrese en su entrega. Hay tres formas principales de pronunciar una charla. Puede leerlo directamente de un guion o de un teleprompter. Puede desarrollar un conjunto de viñetas que tracen lo que va a decir en cada sección, en lugar de escribirlo todo palabra por palabra. O puede memorizar su discurso, lo que implica ensayarlo hasta el punto de internalizar cada palabra, palabra por palabra.

Mi consejo: no lo lea y no utilice un teleprompter. Por lo general, es demasiado distanciante; la gente sabrá que está leyendo. Y en cuanto lo perciban, la forma en que reciben su charla cambiará. De repente, su conexión íntima se evapora y todo parece mucho más formal. Por lo general, prohibimos cualquier tipo de enfoque de lectura en TED, aunque hicimos una excepción hace unos años con un hombre que insistía en usar un monitor. Colocamos una pantalla en la parte trasera del auditorio con la esperanza de que el público no se diera cuenta. Al principio hablaba con naturalidad. Pero pronto se puso rígido y se podía ver una horrible sensación de hundimiento entre el público cuando la gente se daba cuenta: «Oh, no, ¡nos está leyendo!» Las palabras estuvieron muy bien, pero la charla obtuvo malos índices de audiencia.

Muchas de nuestras mejores y más populares charlas de TED se han memorizado palabra por palabra. Si está dando una charla importante y tiene tiempo para hacerlo, es la mejor manera de hacerlo. Pero no subestime el trabajo que implica. Uno de nuestros ponentes más memorables fue Jill Bolte Taylor , un investigador del cerebro que había sufrido un derrame cerebral. Habló de lo que aprendió durante los ocho años que tardó en recuperarse. Tras elaborar su historia y realizar muchas horas de práctica en solitario, ensayó su discurso docenas de veces ante el público para asegurarse de que lo tenía claro.

Obviamente, no todas las presentaciones merecen esa inversión de tiempo. Pero si decide memorizar su charla, tenga en cuenta que hay un arco predecible en la curva de aprendizaje. La mayoría de la gente pasa por lo que yo llamo el «valle de la incomodidad», donde no han memorizado muy bien la charla. Si dan la charla mientras están atrapados en ese valle, el público lo notará. Sus palabras sonarán recitadas, o habrá momentos dolorosos en los que miren fijamente a media distancia, o levanten los ojos, mientras se esfuerzan por recordar sus líneas. Esto crea distancia entre el orador y el público.

Superar este punto es sencillo, afortunadamente. Solo es cuestión de ensayar suficientes veces como para que el flujo de las palabras pase a ser algo natural. Entonces puede centrarse en pronunciar la charla con sentido y autenticidad. No se preocupe, ya llegará.

Pero si no tiene tiempo para aprender un discurso a fondo y superar ese incómodo valle, no lo intente. Elija viñetas en las tarjetas de notas. Mientras sepa lo que quiere decir para cada uno, estará bien. Céntrese en recordar las transiciones de una viñeta a la siguiente.

Preste también atención a su tono. Puede que algunos oradores quieran parecer autoritarios, sabios, poderosos o apasionados, pero normalmente es mucho mejor que hablen de forma conversacional. No lo fuerce. No ore. Sea usted.

Si una charla exitosa es un viaje, asegúrese de no empezar a molestar a sus compañeros de viaje por el camino. Algunos altavoces proyectan demasiado ego. Suenan condescendientes o llenos de sí mismos, y el público se cierra. No deje que eso suceda.

Desarrolle su presencia en el escenario

Para los oradores sin experiencia, el acto físico de estar en el escenario puede ser la parte más difícil de dar una presentación, pero la gente tiende a sobreestimar su importancia. Entender las palabras, la historia y el contenido correctos es un determinante mucho mayor del éxito o el fracaso que su postura o si está visiblemente nervioso. Y cuando se trata de presencia en el escenario, un poco de entrenamiento puede ser de gran ayuda.

El mayor error que vemos en los primeros ensayos es que la gente mueve demasiado el cuerpo. Se balancean de un lado a otro o desplazan su peso de una pierna a la otra. La gente lo hace de forma natural cuando está nerviosa, pero distrae y hace que el orador parezca débil. El simple hecho de hacer que una persona mantenga la parte inferior del cuerpo inmóvil puede mejorar drásticamente su presencia en el escenario. Hay algunas personas que son capaces de pasear por un escenario durante una presentación, y está bien si es algo natural. Pero es mejor que a la gran mayoría se quede quieta y confíe en los gestos con las manos para hacer hincapié.

Quizás el acto físico más importante en el escenario sea hacer contacto visual. Encuentre cinco o seis personas de aspecto amable en diferentes partes del público y mírelas a los ojos mientras habla. Piense en ellos como amigos a los que no ve en un año, a los que pone al día sobre su trabajo. Ese contacto visual es increíblemente poderoso y servirá más que cualquier otra cosa para ayudarlo a hablar. Incluso si no tiene tiempo para prepararse bien y tiene que leer un guion, mirar hacia arriba y hacer contacto visual marcará una enorme diferencia.

Otro gran obstáculo para los oradores sin experiencia es el nerviosismo, tanto antes de la charla como mientras están en el escenario. La gente afronta esto de diferentes maneras. Muchos oradores permanecen fuera del público hasta el momento en que lo hacen; esto puede funcionar bien, ya que mantener la mente concentrada en los oradores anteriores puede distraerlo y limitar el nerviosismo. Amy Cuddy, profesora de la Escuela de Negocios de Harvard que estudia cómo ciertas posturas corporales pueden afectar a la potencia, utilizó una de las técnicas de preparación más inusuales que he visto. Ella recomienda que la gente dedique tiempo antes de una charla a dar zancadas, de pie y extendiendo el cuerpo; estas posturas hacen que se sienta más poderoso. Es lo que hacía antes de subir al escenario y dio una charla fenomenal. Pero creo que el mejor consejo es simplemente respirar hondo antes de subir al escenario. Funciona.

Los nervios no son un desastre. El público espera que se ponga nerviosa.

En general, la gente se preocupa demasiado por el nerviosismo. Los nervios no son un desastre. El público espera que se ponga nerviosa. Es una respuesta corporal natural que, de hecho, puede mejorar su rendimiento: le da energía para rendir y mantiene la mente alerta. Siga respirando y estará bien.

Reconocer el nerviosismo también puede generar compromiso. Mostrar su vulnerabilidad, ya sea con los nervios o el tono de voz, es una de las formas más poderosas de ganarse al público, siempre que sea auténtica. Susan Caín, que escribió un libro sobre introvertidos y habló en nuestra conferencia de 2012, tenía miedo de dar su charla. Se podía sentir su fragilidad en el escenario y eso creó una dinámica en la que el público la apoyaba; todos querían abrazarla después. El hecho de que supiéramos que luchaba por mantenerse ahí arriba lo hizo hermoso, y fue la charla más popular del año.

Planifique la multimedia

Con tanta tecnología a nuestra disposición, puede que parezca casi obligatorio utilizar, como mínimo, diapositivas de presentación. A estas alturas, la mayoría de la gente ha escuchado los consejos sobre PowerPoint: mantenga la sencillez; no utilice una presentación de diapositivas como sustituto de las notas (por ejemplo, haciendo una lista de las viñetas de las que hablará; es mejor ponerlas en las tarjetas de notas); y no repita en voz alta las palabras de la diapositiva. Recitar diapositivas no solo es una variación del problema del teleprompter: «Oh, no, ¡también nos lee!» —pero la información solo es interesante una vez, y escuchar y ver las mismas palabras es repetitivo. Puede que ese consejo ya parezca universal, pero vaya a cualquier empresa y verá que los presentadores lo infringen todos los días.

Muchos de los mejores ponentes de TED no utilizan diapositivas y muchas charlas no las requieren. Si tiene fotografías o ilustraciones que hagan que el tema cobre vida, entonces sí, muéstrelas. Si no, considere prescindir de él, al menos durante algunas partes de la presentación. Y si va a utilizar diapositivas, vale la pena explorar alternativas a PowerPoint. Por ejemplo, TED ha invertido en la empresa Prezi, que fabrica un software de presentación que ofrece una vista de cámara de un paisaje bidimensional. En lugar de una secuencia plana de imágenes, puede moverse por el paisaje y ampliarlo si es necesario. Si se utilizan correctamente, estas técnicas pueden aumentar drásticamente la fuerza visual de una charla y mejorar su significado.

Los artistas, arquitectos, fotógrafos y diseñadores tienen la mejor oportunidad de utilizar imágenes. Las diapositivas pueden ayudar a encuadrar y mantener el ritmo de una charla y ayudan a los oradores a evitar perderse en la jerga o en un lenguaje demasiado intelectual. (Puede ser difícil hablar del arte, es mejor experimentarlo visualmente). He visto excelentes presentaciones en las que el artista o el diseñador ponen las diapositivas en un temporizador automático para que la imagen cambie cada 15 segundos. También he visto a los presentadores dar una charla acompañada de un vídeo, hablando junto a ella. Eso puede ayudar a mantener el impulso. El diseñador industrial Ross Lovegrove charla TED muy visual, por ejemplo, utilizó esta técnica para llevar al público a un extraordinario viaje creativo.

Otro enfoque que los creativos podrían considerar es incluir silencio en sus conversaciones y dejar que la obra hable por sí sola. El escultor cinético Rubén Margolin utilizó ese enfoque con un efecto poderoso. La idea no es pensar: «Voy a dar una charla». En vez de eso, piense: «Quiero ofrecer al público una experiencia poderosa de mi trabajo». Lo peor que pueden hacer los artistas y arquitectos es refugiarse en un lenguaje abstracto o conceptual.

El vídeo tiene usos obvios para muchos altavoces. En una charla TED sobre la inteligencia de los cuervos, por ejemplo, el científico mostró un vídeo de un cuervo doblando un anzuelo para pescar un trozo de comida de un tubo, lo que básicamente creó una herramienta. Ilustró su punto de vista mucho mejor que cualquier otra cosa que pudiera haber dicho.

Si se usa bien, el vídeo puede ser muy eficaz, pero hay errores comunes que deben evitarse. Un clip tiene que ser corto; si dura más de 60 segundos, corre el riesgo de perder personas. No utilice vídeos —especialmente los corporativos— que suenen autopromocionales o como infomerciales; la gente está condicionada a desconectarse de ellos. Cualquier cosa con una banda sonora puede resultar peligrosamente desagradable. Y haga lo que haga, no muestre un vídeo suyo siendo entrevistado en, por ejemplo, la CNN. He visto a los altavoces hacer esto y es una muy mala idea, nadie quiere acompañarlo en su viaje de ego. La gente de su público ya lo escucha en directo, ¿por qué querrían ver simultáneamente el clip de su cabeza parlante en una pantalla?

Armando

Empezamos a ayudar a los ponentes a preparar sus charlas con seis meses (o más) de antelación para que tengan tiempo de sobra para practicar. Queremos que las charlas de la gente estén definitivas al menos un mes antes del acto. Cuanto más practiquen en las últimas semanas, mejor les irá. Lo ideal es que practiquen la charla solos y ante el público.

Lo difícil de ensayar una presentación delante de otras personas es que se sienten obligados a ofrecer comentarios y críticas constructivas. A menudo, los comentarios de diferentes personas varían o entran directamente en conflicto. Esto puede resultar confuso o incluso paralizante, por eso es importante ser exigente con las personas que utiliza como público de prueba y a las que invita a dar su opinión. En general, cuanta más experiencia tenga una persona como presentadora, mejores serán las críticas que pueda ofrecer.

Aprendí muchas de estas lecciones yo mismo en 2011. Mi colega Bruno Giussani, que es el comisario de nuestro evento de TEDGlobal, señaló que, aunque había trabajado en TED durante nueve años, había sido el presentador de nuestras conferencias y había presentado a muchos de los ponentes, yo nunca había dado una charla de TED. Así que me invitó a regalar uno y acepté.

Fue más estresante de lo que esperaba. A pesar de que dedico tiempo a ayudar a los demás a enmarcar sus historias, era difícil encuadrar las mías propias de una manera que me pareciera convincente. Decidí memorizar mi presentación, que trataba sobre cómo el vídeo web impulsa la innovación mundial, y fue muy difícil: a pesar de que dedicaba muchas horas y recibía buenos consejos de mis colegas, no cabe duda de que llegué a un punto en el que no lo tenía del todo claro y empecé a dudar de que alguna vez lo tendría. La verdad es que pensé que podría bombardear. Estaba nerviosa hasta el momento en que subí al escenario. Pero al final todo acabó yendo bien. Definitivamente no es una de las mejores charlas TED de todos los tiempos, pero tuvo una reacción positiva y sobreviví al estrés de vivirla.

Al final, aprendí de primera mano lo que nuestros ponentes han estado descubriendo durante tres décadas: las presentaciones aumentan o disminuyen según la calidad de la idea, la narración y la pasión del orador. Se trata de la sustancia, no del estilo de hablar o de la pirotecnia multimedia. Es bastante fácil «entrenar» los problemas en una charla, pero no hay manera de «entrenar» la historia básica: el presentador tiene que tener la materia prima. Si tiene algo que decir, puede crear una buena charla. Pero si el tema central no está ahí, es mejor que no hable. Rechaza la invitación. Vuelva a trabajar y espere a que tenga una idea convincente que realmente valga la pena compartir.

Lo más importante que debe recordar es que no hay una buena manera de dar una charla. Las charlas más memorables ofrecen algo nuevo, algo que nadie ha visto antes. Los peores son los que parecen formulaicos. Así que, bajo ningún concepto, intente emular todos los consejos que le he dado aquí. Tenga en cuenta la mayor parte, claro. Pero haga que la charla sea suya. Sabe lo que lo distingue de usted y de su idea. Aproveche sus puntos fuertes y dé una charla que sea realmente auténtica para usted.

10 formas de arruinar una presentación

Por más difícil que sea dar una buena charla, es muy fácil arruinarla. Estos son algunos errores comunes que TED aconseja a sus ponentes que eviten.

1. Tómese mucho tiempo para explicar de qué trata su charla.
2. Hable despacio y dramáticamente. ¿Por qué habla cuando puede orar?
3. Asegúrese de hacer saber sutilmente a todo el mundo lo importante que es.
4. Consulte su libro varias veces. Aún mejor, citese usted mismo.
5. Llene sus diapositivas con numerosas viñetas de texto y varias fuentes.
6. Utilice un montón de jerga técnica inexplicable para hacerse parecer inteligente.
7. Hable extensamente sobre la historia de su organización y sus gloriosos logros.
8. No se moleste en ensayar para comprobar cuánto dura su charla.
9. Suena como si estuviera recitando su discurso de memoria.
10. Nunca, nunca haga contacto visual con nadie del público.