La empresa como sistema

La teoría de los sistemas se centra en el análisis de la estructura, las relaciones, los procesos y la interdependencia entre todas las partes o componentes de la empresa. El enfoque sintético implica la idea de que las empresas están formadas por partes y que éstas interaccionan entre sí para alcanzar un objetivo común.

Como todo sistema, las empresas disponen de una serie de inputs (entradas) que reciben del entorno en el cual funcionan y que incluyen las materias primas, las inversiones de capital, los trabajadores, etc. A su vez, la empresa genera una serie de outputs (resultados), que pone en el mercado. Estos outputs fundamentalmente son sus productos, que pone a la venta. Queda claro que dentro de la empresa cualquier acción va a afectar al resultado de todo el conjunto; por ejemplo, si el departamento de recursos humanos no selecciona personas con las habilidades y la formación adecuadas, los procesos productivos no conseguirán ser eficientes; si la oficina técnica no diseña los procesos adecuadamente generará una serie de riesgos para los trabajadores y los residuos de los procesos no serán adecuadamente eliminados, etc. No obstante, entre los diversos departamentos pueden surgir relaciones críticas: pensemos que son intervinientes de los diversos procesos de la empresa y están formados por personas, con todos los problemas que implica la gestión de estas. De ahí que el diseño de los procesos internos de la empresa sea un concepto y aspecto básico de la teoría de sistemas, pues con ello la coordinación interdepartamental se alcanza de una forma muy adecuada.

En consecuencia, como dice B. J. Hodge, existen dos conceptos importantes a tener en cuenta dentro de la teoría de sistemas:

• El holismo: un sistema debe ser considerado como un todo, de tal forma que los cambios en cualquiera de las partes tienen impacto y le afectan en su totalidad. Si el Departamento de compras tiene problemas para la compra de materias primas, el departamento de producción tendrá problemas para ejercer sus funciones.
• La sinergia: la suma de las interacciones de las partes interaccionantes entre si es tal que el resultado es mayor que el efecto de las partes por separado, de forma que una organización es más que la suma de las partes que la componen. Por tanto, la organización sólo será capaz de lograr sus metas mediante la coordinación entre los distintos departamentos y procesos.

Por otra parte, la teoría de los sistemas define que las empresas no pueden ser sistemas cerrados. Las empresas reciben energía (inputs) del entorno en forma de recursos (las mercancías, la mano de obra, etc.) y a su vez suministra sus productos a clientes, los cuales son externos a ella. Estos “inputs” y “outputs” son muy importantes porque representan el contacto de la empresa con el exterior. Sin ellos la empresa moriría.

La empresa como sistema y la integración de sistemas

El modelo de sistemas abiertos nos permite acercarnos a un enfoque estratégico de sistemas, a través del cual vamos a buscar los elementos clave de la organización, en nuestro caso en materia de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. La empresa debe seleccionar aquellos factores y estructuras que le permitan afrontar las diversas situaciones a las que se va a enfrentar A estos factores los denominaremos “factores de contingencia” y deben ser tenidos en cuenta en el diseño de la estructura organizativa de la empresa y de los procesos empresariales, así como en la fijación de sus metas y objetivos empresariales.

Por otra parte, un aspecto básico dentro de los sistemas abiertos es la definición de su estructura organizativa, pues ésta es la que refleja las relaciones internas, la división del trabajo y los medios existentes para coordinar las distintas actividades de la empresa. La estructura incluirá la definición de dónde se toman las decisiones (grado de centralización), cómo se divide el trabajo y se forman departamentos (diferenciación) y hasta qué punto las normas, políticas y procedimientos dirigen las actividades (formalización). Pero la elección de esta estructura organizativa debe ser contingente con el contexto donde se halla la organización. Por consiguiente, no hay una única forma de estructurar y organizar la empresa, sino que ésta dependerá del contexto y la situación en la que se encuentra (por ser un sistema abierto).