Digital Workplace: una nueva forma de comunicación, colaboración y conocimiento en las empresas

Un reto en el que quisimos hacer foco recientemente desde Incipy y bajo el título “Rethink Internal Communications & Employee Experience”, organizamos en Madrid y Barcelona dos interesantes eventos con el hashtag #InternalCommunications acompañados por Raona, para compartir tendencias, ejemplos y casos de éxito sobre cómo las empresas están evolucionando:

• De la tradicional intranet al Digital Workplace
• Del mail a los Entornos Colaborativos
• Y mejorando la experiencia del empleado gracias a la Inteligencia Artificial

¿Cuál es la realidad actual de las empresas?

El talento se une a las organizaciones con la mentalidad del consumidor digital.
Han evolucionado los espacios físicos de trabajo y por lo general las organizaciones disponen de oficinas más modernas y espacios más inspiradores, abiertos, pero la gran asignatura pendiente sigue estando en los espacios digitales:

• Bandeja de entrada colapsada de correos electrónicos
• Dificultad para encontrar información interna
• Información desactualizada o duplicada
• Comunicación corporativa no segmentada e unidireccional
• Muchas herramientas corporativas pero confusión en el uso
• Uso de herramientas no corporativas
• Dificultad para trabajar en remoto o en movilidad
• Trabajo en silos

¿Por qué es clave evolucionar hacia un “Digital Workplace"?

“The Digital Workplace enables new, more effective ways of working; raises employee engagement and agility, and exploits consumer-oriented styles and technologies”, afirma Gartner.

Y así lo han podido experimentar un 36% de las organizaciones en España que ya ha evolucionado de la intranet al Digital Workplace, según el 4º Estudio de Transformación Digitalelaborado por Incipy

En los eventos celebrados, tuvimos la suerte y el gran orgullo de contar con el valiosísimo testimonio de clientes como: Almirall, Ricoh España, Naturgy, Reale y Ferrovial que compartieron con todos su experiencia en este tipo de proyectos. Todos coincidieron de forma unánime en que:

• No es un desafío tecnológico, aunque la tecnología importa y es el facilitador.
• Es un reto de transformación cultural
• Un proyecto transversal, que rompe barreras, silos y jerarquías.
• Un proyecto que ayuda a responder a los desafíos de negocio y a las necesidades de los empleados.

¿En qué ayuda un Digital Workplace?

Un lugar de trabajo digital inteligente mejora la COMUNICACIÓN, la COLABORACIÓN, el acceso al CONOCIMIENTO y la productividad en los PROCESOS. Veamos cómo:

COMUNICACIÓN

• Vista unificada de lo que pasa en la compañía desde un mismo punto de entrada: noticias, eventos, conversaciones, comunicados…
• Con presentación de la noticias con formatos más visuales, modernos y atractivos.
• En donde se potencia la comunicación bidireccional, ya que los contenidos pueden recibir comentarios, likes y ser compartidos.
• Con segmentación de los contenidos por audiencias
• Multidioma
• Móvil, con su propia app
• Que integran los clipping de prensa de forma inteligente
• Con editores de contenidos fáciles y ágiles.

COLABORACIÓN

• Plataformas que incluyen las funcionalidades de una Red Social Corporativa, para potenciar la comunicación, la colaboración y el trabajo transversal, a través de comunidades y grupos en red, para compartir y colaborar en base a temáticas, proyectos, iniciativas globales, locales….
• Plataformas que incluyen funcionalidades de Co-creación, para iniciativas de Innovación, de crowdfunding de ideas, de gamificación…
• Espacios digitales de trabajo, en donde cada empleado, gracias a la inteligencia artificial, recibe customizada la presentación automatizada de su actividad, sus comunidades, sus grupos, sus tags de mayor interés…

CONOCIMIENTO

• Digital Workplaces en donde el acceso al conocimiento interno y los contenidos corporativos es por fin fácil, intuitivo y ágil de encontrar. Plataformas que se convierten en Centros de conocimiento de la organización: políticas, normativas, plantillas, documentación departamental…

• En donde el conocimiento no solo está en los contenidos, sino en las personas de la organización, para acceder y conectar fácilmente con expertos internos, por departamentos, zonas geográficas, en base a habilidades y conocimientos…

• Con potentes buscadores avanzados, que se convierten en el mejor “google interno” de la empresa, para buscar noticias, documentos, conversaciones….
• Y de nuevo la inteligencia artificial actúa en estas plataformas con un aprendizaje continuo y automatizado de la organización y de los empleados, (machine learning), clave para conocer mejor los intereses, las relaciones, las necesidades internas, etc.

PROCESOS

• Acceso centralizado a todas las aplicaciones, herramientas, servicios corporativos.
• Integración incluso de algunas de ellas para recibir en un mismo punto mensajes, listado de tareas pendientes, validar procesos del equipo con un simple “click”…
• Workflows inteligentes que se customizan según el empleado.
• Chatbots, que dan respuesta a peticiones, preguntas, dudas internas.
• Analítica de datos, que permite recoger datos accionables y conocer mejor los intereses y comportamientos de la organización y de los empleados.

Urge abordar la comunicación interna y la experiencia del empleado con otro paradigma y acompañar el cambio con nuevos canales digitales, más interactivos y bidireccionales.